Warum Speaking up oft scheitert und wie ihr eine Speak-up-Kultur richtig aufbaut

Wie oft trauen sich eure Mitarbeitenden im Unternehmen wirklich, ihre Meinung zu sagen – gerade dann, wenn es kritisch wird oder unangenehm sein könnte? Die Ergebnisse einer Zety-Studie zeigen ein klares Bild: Viele Beschäftigte fühlen sich im Arbeitsalltag unsicher und zögern, Probleme offen anzusprechen. Diese Zurückhaltung hat Folgen – für Zusammenarbeit, Innovation und Vertrauen im Team. Genau hier setzt Speaking up an: Ängste abbauen und ein Umfeld schaffen, in dem offene Kommunikation möglich ist. Eine starke Speak-up-Kultur macht den Unterschied. Statt Schweigen und Zurückhaltung zählt der Mut zur offenen Ansprache – auch bei kritischen Themen.

In diesem Beitrag erfahrt ihr, was eine Speak-up-Kultur ausmacht, warum Speaking up im Arbeitsalltag so wichtig ist und wie ihr sie Schritt für Schritt etabliert und nachhaltig fördert.

Was ist eine Speak-up-Kultur?

Eine Speak-up-Kultur beschreibt ein Arbeitsumfeld, in dem Mitarbeitende offen ihre Meinungen, Bedenken äußern sowie sensible Themen ansprechen können – ohne Angst vor negativen Konsequenzen. Speaking up bedeutet dabei mehr als nur Feedback zu geben: Es geht darum, auch kritische Punkte frühzeitig anzusprechen, Risiken sichtbar zu machen und aktiv zur Verbesserung beizutragen. Psychological Safety, also psychologische Sicherheit am Arbeitsplatz, ist die Grundlage dafür. Nur wenn sich Mitarbeitende wirklich sicher fühlen, Kritik zu äußern oder Probleme anzusprechen, entstehen ehrliche Gespräche und nachhaltige Verbesserungen. Andersherum ausgedrückt: Wenn Mitarbeitende Angst vor negativen Reaktionen haben, bleiben wertvolle Hinweise unausgesprochen und Chancen zur Weiterentwicklung gehen verloren.

📚 Lesetipp: Die meisten Führungskräfte geben an, dass sie Offenheit, aktives Zuhören und sich Mitarbeitende wünschen, die ihre Meinung sagen. Doch wenn Unternehmen wachsen, wird die Kommunikation oft glatter, kontrollierter und einseitiger. Ohne, dass es jemand bewusst so plant, verwandelt sich die Unternehmenskultur in eine Einbahnstraße. Wie wir bei Haiilo damit umgehen und warum uns dieses Thema besonders wichtig ist, erfahrt ihr im aktuellen Newsbeitrag von Hannah Soye, Chief People & Culture Officer bei Haiilo zu „Two‑way culture beats top‑down comms (almost) every time“.

Vorteile und Chancen einer offenen Speak-up-Kultur

Eine Speak-up-Kultur ist auch immer eine offene Kommunikationskultur. Bedeutet: Mitarbeitende teilen Wissen, Meinungen und Bedenken frei, statt wichtige Themen unausgesprochen zu lassen. Speaking up wird zum festen Bestandteil des Arbeitsalltags – nicht zur Ausnahme. Das hilft Teams, Probleme frühzeitig zu erkennen und schneller zu lösen. Plus: Mitarbeitende sprechen Fehlverhalten und Herausforderungen an, noch bevor sie zu größeren Problemen oder Risiken werden.

Zudem ist eine Speak-up-Kultur meist auch eine offene Feedbackkultur. Sprechen alle offen Punkte an, entsteht automatisch mehr und besseres Feedback. Kurzum: Konstruktives Feedback wird zur Normalität und nicht nur in formellen Gesprächen gegeben. Das schafft den Rahmen, in dem sich Mitarbeitende, Führungskräfte und Prozesse kontinuierlich verbessern können.

Ein weiterer Vorteil: Unterschiedliche Perspektiven führen zu fundierteren Entscheidungen. Wenn Speaking up gefördert wird, bringen mehr Menschen ihre Ideen ein – auch solche, die sonst vielleicht ungehört bleiben. So entstehen neue Denkansätze und Innovation wird aktiv vorangetrieben. Denn echte Innovation entsteht nur, wenn sich alle trauen, kreativ zu denken und auch unkonventionelle Vorschläge zu machen.

So stärkt psychologische Sicherheit und die Speak-up-Kultur euer Unternehmen:

• Mitarbeitende teilen Wissen offen, statt es für sich zu behalten.
• Teams sprechen Fehler früh an und lernen aktiv daraus.
• Alle trauen sich, Ideen, Feedback und Bedenken zu äußern.
• Offenheit verbessert Zusammenarbeit und beschleunigt Entscheidungen.
• Mitarbeitende identifizieren sich stärker mit Zielen und Veränderungen.
• Wer sich sicher fühlt, bringt sich aktiver und engagierter ein.
• Ein offenes Arbeitsklima steigert Produktivität und Innovation nachhaltig.

Herausforderungen

Speak-up-Kultur klingt wunderbar leicht auf dem Papier. Doch in der Praxis ist sie für nahezu jedes Unternehmen eine echte Herausforderung. Viele Mitarbeitende zögern beim Speaking up, weil sie negative Konsequenzen befürchten – etwa ein schlechteres Standing im Team, Karrierenachteile oder kritische Reaktionen von Vorgesetzten. Diese Unsicherheit führt dazu, dass wichtige Themen oft unausgesprochen bleiben.

Besonders in stark hierarchischen Strukturen fällt es schwer, sich gegenüber Führungskräften zu äußern – vor allem bei unangenehmen oder kritischen Themen. Führungskräfte spielen hier eine Schlüsselrolle: Sie können Speaking up aktiv fördern oder unbewusst verhindern. Wenn sie selbst keine offene Kommunikation vorleben, bleibt die Hemmschwelle bestehen. Das hat Folgen: Weniger Austausch, weniger Feedback und eine Kultur, in der Probleme eher übergangen als gelöst werden.

Gleichzeitig kann eine Speak-up-Kultur ohne regelmäßige Rückmeldungen und einen wertschätzenden Umgang mit Meinungen nicht wachsen. Feedback muss sichtbar erwünscht sein – und ernst genommen werden. Besonders herausfordernd ist der Wandel in Unternehmen, die bislang eher eine Schweigekultur hatten. Wenn Kritik und Ideen lange Zeit nicht gefragt waren, braucht es gezielte Maßnahmen, klare Signale und vor allem Zeit, um Vertrauen aufzubauen. Erst dann wird Speaking up Schritt für Schritt zur neuen Normalität.

📚 Lesetipp: Beim letzten Haiilo Breakfast Club haben interne Kommunikator:innen offen über ihre größten Herausforderungen in der internen Kommunikation gesprochen. Angefangen bei alltäglicher Wertschätzung, Akzeptanz in der Geschäftsführung bis in hin zu echten Kulturherausforderungen. Erfahrt auf unserem Blog, welche Erkenntnisse wir mitgenommen haben.

4 Merkmale einer erfolgreichen Speak-up-Kultur

Was zeichnet eine Speak-up-Kultur wirklich aus und worauf sollten Führungskräfte achten? Das sind vier Merkmale der offenen Unternehmenskultur:

1. Neue Ideen offen annehmen und Risikobereitschaft zeigen

Innovation entsteht nur, wenn Führungskräfte neue Ideen nicht abwerten oder Mitarbeitende aus Angst vor Fehlern Einfälle bewusst zurückhalten. Speak-up-Kultur bedeutet deshalb, Vorschläge und Experimente aktiv zu fördern – selbst wenn sie nicht sofort perfekt sind. Führungskräfte sollten hier mutig vorangehen, Experimente ermöglichen und deutlich machen: Risikobereitschaft und Kreativität sind ausdrücklich erwünscht.

Das sind drei Herangehensweisen:

• Psychologische Sicherheit schaffen: Alle sollen sich sicher fühlen, Ideen zu teilen.
• Fehlerkultur etablieren: Nicht jede Idee führt direkt zum Erfolg – das ist Teil des Prozesses.
• Offene Innovationsformate nutzen: Etabliert Brainstormings, Ideenwettbewerbe oder Innovationssprints.

📚Lesetipp: Psychologische Sicherheit am Arbeitsplatz ist die absolute Basis für die Speak-up-Kultur. Erfahrt in unserem Beitrag „Psychologische Sicherheit am Arbeitsplatz fördern – Tipps und Best Practices“, wie ihr euer Unternehmen in ein sicheres Umfeld verwandelt.

2. Kritik und Widerspruch konstruktiv gegenüber Führungskräften äußern

In einer Speak-up-Kultur ist Kritik und Widerspruch kein Angriff, sondern sogar erwünscht. Schließlich sind unterschiedliche Perspektiven eine Chance zur Verbesserung. Natürlich ist Feedback keine Einbahnstraße. In einer Feedbackkultur sollten auch Führungskräfte bewusst nach Feedback fragen und offen darauf reagieren. Geben sie Feedback, sollten sie transparent machen, welche Maßnahmen aus dem Feedback folgen.

Ganz wichtig dabei: Es muss auch feste Wege geben, Feedback zu geben und zu erhalten. Aufgabe der internen Kommunikation ist es in diesem Zuge, verschiedene Wege für Feedback zu öffnen und zu kommunizieren – zum Beispiel anonyme, aber auch öffentliche Feedbackgelegenheiten schaffen.

3. Teammitglieder freiwillig helfen und unterstützen

Eine Speak-up-Kultur bedeutet nicht nur, Probleme anzusprechen, sondern auch füreinander da zu sein. In der Teamkommunikation ist ein offener Dialog dafür ein zentrales Instrument. Das sind Wege:

• Teams sollten sich bewusst Zeit nehmen, um über Herausforderungen, offene Fragen und Verbesserungspotenziale zu sprechen.
• Regelmäßige Check-ins, offene Fragerunden oder digitale Austauschplattformen kreieren eine unterstützende Atmosphäre.
• Führungskräfte und Teammitglieder zeigen ihre Anerkennung füreinander durch kleine Gesten, Lob oder gezielte Formate wie ein „Shout-out“.

Noch ein Hinweis: Manche Mitarbeitende zögern, um Hilfe zu bitten, weil sie sich unsicher fühlen oder negative Reaktionen befürchten. Es hilft, klar zu kommunizieren, dass Fragen stellen und Unterstützung suchen ausdrücklich erwünscht sind. Wenn sich alle aktiv unterstützen, wächst nicht nur das Vertrauen – sondern auch die Teamleistung.

4. Misserfolge offen diskutieren und gemeinsam reflektieren

In einer Speak-up-Kultur kehrt ihr Misserfolge nicht unter den Teppich. Ihr reflektiert diese Aktivitäten und lernt aus ihnen. Denn Fehler und Fehlverhalten passieren – entscheidend ist, wie euer Team mit ihnen umgeht.

Das sind Quick Wins, die ihr direkt umsetzen könnt:

• Überlegt nach jedem Fehler gemeinsam, was ihr aus ihm lernen könnt und wie ihr es in Zukunft besser macht.
• Führt Formate wie „Fuck-up Nights“, Lessons-Learned-Meetings oder Fehler-Reviews ein, um offen über Fehler zu sprechen und aus ihnen zu wachsen.
• Zeigt als Führungskräfte, dass Fehler zum Lernprozess gehören, indem ihr selbst offen mit euren eigenen Erfahrungen umgeht.

📽️ Video-Tipp: Eine Speak-up-Kultur kennzeichnet sich durch ein hohes Gemeinschaftsgefühl. In diesem Video erfahrt ihr, wie Unternehmen wie die Styria Media Group mit dem Intranet das Gemeinschaftsgefühl nachhaltig stärken.

Step-by-Step Guide: Wie ihr eine Speak-up-Kultur einführt

Eine Speak-up-Kultur entsteht nicht über Nacht. Selbst wenn sie einmal entwickelt ist, müsst ihr sie weiterhin proaktiv fördern. Mit diesen Schritten schafft ihr ein Umfeld, in dem sich alle trauen, ihre Stimme zu erheben:

1. Commitment der Führungsebene sicherstellen: Führungskräfte müssen Speak-up aktiv vorleben, konstruktive Kritik fördern und selbst offen kommunizieren.
2. Psychologische Sicherheit schaffen: Macht klar: Niemand muss Angst vor negativen Konsequenzen haben, wenn er oder sie Bedenken oder Ideen äußert.
3. Klare Kommunikationswege etablieren: Richtet regelmäßige Feedbackrunden, digitale Meldekanäle oder anonyme Umfragen ein, damit sich alle sicher äußern können. Nutzt zum Beispiel Mitarbeiter-Apps, um Meinungen unkompliziert und direkt einzuholen.
4. Konstruktiven Dialog fördern: Trainiert Teams und Führungskräfte darin, Kritik professionell und wertschätzend aufzunehmen und zu nutzen.
5. Fehler als Lernchance begreifen: Implementiert Formate wie Lessons-Learned-Meetings oder Fehler-Reviews, um Offenheit zu fördern.
6. Mitarbeitende aktiv einbinden: Schafft Möglichkeiten, damit alle sich an Entscheidungen beteiligen können – beispielsweise über eine Employee Experience Platform oder Workshops.
7. Fortschritt regelmäßig messen und anpassen: Fragt aktiv nach Feedback, wertet Daten aus und messt Erfolge mit KPIs wie Beteiligungsraten.

Die Rolle von digitalen Lösungen zur Förderung einer Speak-up-Kultur

In digitalen Arbeitswelten ist natürlich auch die Speak-up-Kultur teils digitalisiert. Gerade beim Speaking up über Standorte und Zeitzonen hinweg spielen Tools eine entscheidende Rolle. Vor allem in der Remote-Team-Kommunikation sind digitale Kommunikationstools nicht wegzudenken: Sie schaffen niederschwellige Möglichkeiten für den Dialog, geben auch zurückhaltenden Mitarbeitenden eine Stimme, machen Feedback messbar und helfen euch, eine offene Unternehmenskultur aktiv zu gestalten. Gleichzeitig sorgen sie dafür, dass Speaking up nicht nur punktuell, sondern kontinuierlich stattfindet:

• Feedback-Teilnahmequote: Wie viele Mitarbeitende beteiligen sich an Umfragen, Pulse-Checks oder Feedback-Sessions? Eine steigende Quote zeigt, dass sich mehr Personen sicher fühlen, ihre Meinung zu äußern und aktiv am Austausch teilnehmen.
• Anzahl und Qualität der Beiträge: Analysiert, wie oft und in welcher Tiefe Feedback, Vorschläge oder Kritik geäußert werden – sei es in Meetings, auf einer Mitarbeiterplattform oder über anonyme Meldesysteme. Mehr und differenzierteres Feedback ist ein klares Signal für gelebtes Speaking up.
• Mitarbeiterzufriedenheit und Vertrauen: Führt regelmäßig Umfragen zur psychologischen Sicherheit durch. Fragen wie „Fühle ich mich sicher, Kritik zu äußern?“ geben wertvolle Einblicke in das Stimmungsbild und zeigen, ob eure Maßnahmen greifen.
• Fluktuation und Engagement: Unternehmen mit einer ausgeprägten Speak-up-Kultur erleben oft eine geringere Fluktuation und höhere Mitarbeiterbindung, da sich die Mitarbeitenden gehört und wertgeschätzt fühlen.

Welche digitalen Lösungen fördern eine Speak-up-Kultur?

• Mitarbeiter-App: Eine Mitarbeiter-App wie die von Haiilo verbindet das gesamte Unternehmen. Funktionen wie Feedback geben, an Umfragen teilnehmen oder Updates posten senken die Hürde für Speaking up und machen Austausch jederzeit möglich.
• Employee Experience Platform: Eine umfassende Plattform wie Haiilo integriert Feedback- und Kommunikationsfunktionen, stärkt das Engagement und gibt Raum für offene Diskussionen. Personalisierte Inhalte sorgen zusätzlich dafür, dass sich Mitarbeitende gezielt angesprochen fühlen und eher ihre Meinung teilen.
• Social Intranet: Das Social Intranet von Haiilo fördert eine Speak-up-Kultur, indem es interaktive Funktionen wie Kommentarbereiche, Diskussionsforen und Ideensammlungen bietet. So wird Speaking up sichtbar, nachvollziehbar und für alle zugänglich.

Fazit: Speak-up-Kultur schafft Raum für eine offene Kommunikation im Unternehmen

Eine starke Speak-up-Kultur schafft die Grundlage für transparente Kommunikation, mehr Vertrauen und echte Zusammenarbeit. Speaking up sorgt dafür, dass Ideen, Feedback und auch kritische Themen frühzeitig auf den Tisch kommen – und nicht ungehört bleiben. Das stärkt nicht nur die Innovationskraft, sondern auch die Bindung und das Engagement der Mitarbeitenden.

Mit Haiilo als zentrale Employee Experience Platform könnt ihr eine Speak-up-Kultur gezielt fördern und im Alltag verankern. Interaktive Kommunikationsformate, Feedback-Tools und transparente Informationskanäle erleichtern Speaking up und machen es für alle zugänglich. So entsteht ein offener Dialog, in dem sich Mitarbeitende gehört fühlen – und aktiv zum Unternehmenserfolg beitragen.

FAQ: Häufige Fragen zur Speak-up-Kultur

Warum ist Speaking up im Unternehmen so wichtig?

Speaking up sorgt dafür, dass Probleme, Risiken und Ideen frühzeitig sichtbar werden. Wenn Mitarbeitende offen sprechen, lassen sich Fehler schneller beheben und bessere Entscheidungen treffen. Gleichzeitig stärkt es das Vertrauen im Team, weil sich alle gehört fühlen. Ohne Speaking up bleiben wichtige Hinweise oft unausgesprochen – und Chancen zur Verbesserung gehen verloren.

Was hält Mitarbeitende davon ab, offen ihre Meinung zu sagen?

Die häufigste Hürde ist Angst: vor negativen Reaktionen, Konflikten oder Nachteilen im Job. Auch fehlende Vorbilder im Management spielen eine große Rolle. Wenn Führungskräfte nicht offen kommunizieren oder kritisch reagieren, sinkt die Bereitschaft für Speaking up deutlich. Deshalb ist es entscheidend, ein Umfeld zu schaffen, in dem Feedback ausdrücklich erwünscht ist.

Wie können Unternehmen Speaking up konkret fördern?

Wichtig ist, Speaking up aktiv im Alltag zu verankern. Dazu gehören klare Feedbackkanäle, regelmäßige Austauschformate und Führungskräfte, die offen zuhören und reagieren. Auch kleine Maßnahmen helfen: gezielte Fragen in Meetings, anonyme Umfragen oder sichtbare Reaktionen auf Feedback. Entscheidend ist, dass Mitarbeitende merken: Ihre Stimme hat Wirkung.

Woran erkennt man eine funktionierende Speak-up-Kultur?

Eine funktionierende Speak-up-Kultur zeigt sich daran, dass Mitarbeitende regelmäßig Feedback geben, Fragen stellen und auch kritische Themen ansprechen. Diskussionen sind offen und lösungsorientiert. Zudem werden Ideen aufgegriffen und weiterentwickelt. Kurz gesagt: Speaking up ist kein Risiko mehr, sondern ein selbstverständlicher Teil der Zusammenarbeit.