Mit dem (Social) Intranet zur stärkeren Mitarbeiterbindung: Tipps und Best Practices

Ein Drittel der Beschäftigten in Deutschland will kündigen – so das Ergebnis einer McKinsey-Studie. Eine hohe Fluktuation verursacht im Unternehmen erhebliche Kosten, mit den ausscheidenden Mitarbeitenden geht Know-how verloren, die Teamdynamik verändert sich und auch Kundenbeziehungen können beeinträchtigt werden. Strategien zur Mitarbeiterbindung sollen genau das verhindern und dem Unternehmen treue sowie engagierte Mitarbeitende bescheren.

Ein wichtiges Instrument in der heutigen digitalen Welt ist dabei das (Social) Intranet. Wir zeigen euch in diesem Beitrag, wie ihr mit einer modernen Kommunikationsplattform Mitarbeitende nachhaltig an euer Unternehmen bindet.

Aktuelle Herausforderungen: Warum Mitarbeitende gehen

Im Frühjahr 2021 ging eine große Kündigungswelle durch die USA. Während der Corona-Pandemie hinterfragten viele Arbeitnehmende ihr aktuelles Arbeitsverhältnis. Es kam zu massenhaften Kündigungen, zur „Great Resignation“. Währenddessen macht sich in den sozialen Medien der Trend des Quiet Quitting breit. Entwicklungen wie diese lassen Unternehmen verunsichert zurück.

Vor allem im Hinblick auf den drohenden Fachkräftemangel wird der Kampf um qualifizierte und engagierte Talente immer härter. Dabei ist die Gruppe der 18- bis 29-jährigen Beschäftigten besonders wechselbereit: Laut einer aktuellen Studie von forsa im Auftrag von XING planen 12 Prozent konkret einen Jobwechsel im kommenden Jahr, 37 Prozent sind generell offen für einen Wechsel.

Die Rolle von Mitarbeiterbindung

Doch was sind die Gründe, dass sich Arbeitnehmende nach einem neuen Arbeitgeber umschauen? Bei den Befragten der McKinsey-Studie stachen drei Aspekte besonders hervor: ungenügende Vergütung, Unzufriedenheit mit der Führung und mangelnde Entwicklungsmöglichkeiten. Weitere wichtige Gründe für einen Jobwechsel sind zudem oft der Wunsch nach einer besseren Work-Life-Balance oder mehr Sinnhaftigkeit im Job.

Gleichzeitig ist vor allem jungen Arbeitnehmenden eine hohe Arbeitsplatzsicherheit wichtig, wie eine Studie des Forschungs- und Beratungsinstituts Organomics zeigt. Das heißt, sie suchen nach einem Arbeitgeber, der ihnen eine stabile, langfristige Beschäftigung gewährt.

Ein großer Faktor ist zudem die emotionale Bindung der Mitarbeitenden an ihren Arbeitgeber und ihren Job. Im Jahr 2023 fühlten sich laut dem Gallup Engagement Index nur 19 Prozent der Arbeitnehmenden emotional verbunden – dabei zeigt sich in den letzten Jahren ein Abwärtstrend. Je geringer die Bindung, desto wechselbereiter sind die Befragten.

Rolle des (Social) Intranets bei der Mitarbeiterbindung

Ein (Social) Intranet kann euch dabei helfen, die Mitarbeiterbindung zu stärken und den Gründen für eine Fluktuation entgegenzuwirken, indem es eure interne Kommunikation, eure Kultur, die Effizienz und die Arbeitsumgebung verbessert.

Transparente Top-down-Kommunikation

Mit einer modernen Kommunikationsplattform wie einem Intranet fördert ihr eine transparente, offene und ehrliche Kommunikation in eurer Firma. Wichtige Unternehmensinformationen, News und Updates könnt ihr über eine zentrale Plattform unternehmensweit ausspielen.

So sind eure Mitarbeitenden stets auf dem Laufenden, haben eure Werte, Visionen sowie euren Corporate Purpose stets vor Augen und können strategische Entscheidungen besser nachvollziehen. Das alles trägt dazu bei, dass sich eure Beschäftigten stärker mit eurem Unternehmen identifizieren und Vertrauen aufbauen.

Ressourcen zur Einarbeitung und Weiterentwicklung

Über das Intranet ist euer Unternehmenswissen für alle verfügbar. Eure Mitarbeitenden können unkompliziert auf wichtige Informationen wie euren Wertekatalog, Arbeitsrichtlinien oder Kontaktdaten von Kolleg:innen zugreifen.

Das hilft zum einen neuen Angestellten, sich schnell im Unternehmen zurechtzufinden. Indem ihr im Intranet euer Wissen speichert und relevante Ressourcen sowie Schulungsangebote teilt, gebt ihr euren Mitarbeitenden zum anderen die Chance, sich fortlaufend weiterzuentwickeln. Die Kolleg:innen können sich untereinander austauschen und von den Erfahrungen, Erfolgen und Fehlern der anderen lernen. Beispielsweise berichten sie von ihren Erkenntnissen aus Fachtagungen, verlinken lesenswerte Blogbeiträge oder empfehlen Webinare.

Das Intranet wird so zu einer wichtigen Plattform, um eure Mitarbeitenden zu fördern und ihnen Weiterbildungs- und Aufstiegschancen aufzuzeigen – was die Motivation steigert und eure Angestellten länger ans Unternehmen bindet.

Kollegialer Austausch und Zusammenarbeit

Kennt ihr alle eure Kolleg:innen und wisst, an welchen Projekten andere Abteilungen gerade arbeiten? Durch die Zunahme von Remote und Hybrid Work entsteht eine immer größere räumliche Distanz zwischen der Belegschaft. Umso schwieriger wird es, das Gemeinschaftsgefühl aufrechtzuerhalten.

Das Intranet bietet vielfältige Möglichkeiten, sich ortsunabhängig zu vernetzen, ob über Einzel- und Gruppenchats oder Communities. Projektteams können sich einfach im digitalen Raum organisieren, an gemeinsamen Dokumenten arbeiten und Ergebnisse teilen. Ebenso könnt ihr eure Mitarbeitenden über das Intranet zu Events einladen, um das Miteinander zu stärken.

Das Intranet ist insgesamt ein lebendiger Ort für und von euren Mitarbeitenden, an dem ihr eure Unternehmenskultur täglich leben könnt – egal, wo ihr euch gerade aufhaltet. So sorgt ihr dafür, dass sich alle als wichtiger Teil der Unternehmensgemeinschaft fühlen.

Partizipation und Engagement der Mitarbeitenden

Arbeitnehmende sind zufriedener, wenn sie eigenverantwortlich arbeiten, eigene Entscheidungen treffen, sich beteiligen und abwechslungsreiche Aufgaben übernehmen können. Das bestätigt unter anderem eine vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales getragene Forschungsstudie.

Als interaktive Kommunikationsplattform fördert das Intranet die Partizipation und Autonomie der Mitarbeitenden. Sie können ihre Profile und Aufgaben selbstständig verwalten, haben jederzeit und von überall Zugriff auf die notwendigen Ressourcen und können ihre Arbeitsumgebung flexibel gestalten. Gleichzeitig haben sie in Diskussionsgruppen, über Umfragen oder Feedbackkanäle die Möglichkeit, ihre Meinung zu äußern, Ideen auszutauschen und Feedback zu geben.

Durch den offenen Dialog und freie Räume in eurem Intranet stimuliert ihr darüber hinaus die Kreativität und Innovationskraft eurer Belegschaft. Die Mitarbeitenden können nicht nur sich selbst persönlich und beruflich weiterentwickeln, sondern auch die Zukunft des Unternehmens aktiv mitgestalten. Mitarbeitende zu beteiligen stärkt ihre Identifikation mit dem Unternehmen, das Vertrauen und die Loyalität. Auch wenn es auf den ersten Blick wie ein Gegensatz erscheint: Freiheit schafft Bindung.

Best Practices: Wie ihr eure Mitarbeitenden mit einem Intranet bindet

Wie genau ihr euer Intranet aufbaut und einsetzt, um eine hohe Mitarbeiterbindung zu erreichen, zeigen wir euch nun anhand der folgenden acht Tipps.

1. Benutzerfreundliche und mobil zugängliche Plattform schaffen

Damit eure Mitarbeitenden das Intranet wirklich eigenständig und flexibel nutzen können, sollte es benutzerfreundlich und intuitiv bedienbar sein. Die Funktionen sollten die tatsächlichen Aufgaben eurer Belegschaft abbilden und ihnen eine leichte Navigation durch die Informationen und Ressourcen ermöglichen.

Macht euer Intranet zudem über eine mobile App zugänglich, sodass eure Mitarbeitenden es auch unterwegs oder unabhängig von einem Computerarbeitsplatz nutzen können. Mit einem benutzerfreundlichen Intranet erfüllt ihr das Bedürfnis von jungen Arbeitnehmenden nach innovativen Arbeitsumgebungen und erleichtert auch älteren Mitarbeitenden die Digitalisierung.

Bei SONNENTOR freut sich die heterogene Belegschaft beispielsweise über die einfache Suchfunktion in ihrem Intranet und darüber, dass sie auch über das private Smartphone Zugang hat. Die Mitarbeitenden können die Inhalte zu ihren Bedingungen aufrufen und zum Beispiel in Ruhe beim Mittagessen oder auf dem Weg zur Arbeit durch die Unternehmensnachrichten scrollen. Auch in den späten Abendstunden wird die Plattform noch gerne besucht – ein Zeichen dafür, dass sich die Mitarbeitenden selbst außerhalb der Arbeitszeiten mit dem Unternehmen verbunden fühlen.

2. Mitarbeitende persönlich ansprechen

Echte Bindung entsteht nur, wenn sich eure Mitarbeitenden in eurer Kultur, euren Werten und eurer Kommunikation wiederfinden – wenn sie als individuelle Personen mit eigenen Bedürfnissen, Wünschen und Interessen wahrgenommen werden und nicht nur als eine Personalnummer.

Um das zu erreichen, sind folgende drei Strategien wichtig, die ihr über das Intranet umsetzen könnt:

1. Employee Listening: Das Intranet bringt euch nah an eure Mitarbeitenden. Nutzt Diskussionsforen, Umfragen, Kommentarspalten und Communities, um allen eine Stimme zu geben. Wenn ihr genau zuhört, erfahrt ihr, was eure Mitarbeitenden für mehr Zufriedenheit und Bindung brauchen.
2. Personalisierung: Nutzt die Erkenntnisse über die Interessen und Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden, um sie mit personalisierten Inhalten anzusprechen. Richtet zudem Personalisierungsmöglichkeiten im Intranet ein. So können die Nutzenden selbstständig Inhalte abonnieren und eine individualisierte Startseite einrichten.
3. Storytelling: Eine emotionale Bindung entsteht durch: Emotionen. Durch authentisches Storytelling bietet ihr euren Mitarbeitenden Identifikationsmöglichkeiten, Sinnhaftigkeit und ein besseres Verständnis für euer Handeln und eure Werte.

3. Interne Marke durch Intranet-Branding stärken

Viele Unternehmen konzentrieren sich vor allem auf das externe Branding, um ihre Attraktivität für potenzielle Kunden und Mitarbeitende zu steigern. Die externe Marke steht jedoch auf wackeligen Beinen, wenn sie intern nicht gefestigt ist – und neue Mitarbeitenden zum Beispiel im stressigen Arbeitsalltag den Purpose schnell wieder aus den Augen verlieren.

Mit einem starken Intranet-Branding spiegelt ihr die Kultur und Werte des Unternehmens wider, stärkt die Marke in den Köpfen eurer Mitarbeitenden und schafft ein beständiges Gefühl von Zugehörigkeit. Einheitliche Farben, Logos und Slogans im Intranet tragen dazu bei, dass sich Mitarbeitende als Teil einer größeren Gemeinschaft fühlen.

4. Interaktion und Dialog fördern

Ein Intranet mit vielfältigen Integrationsmöglichkeiten sowie integrierten Feedback- und Ideenmanagement-Tools ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre Meinungen und Vorschläge aktiv einzubringen. Dies fördert eine offene Kommunikationskultur und zeigt, dass das Unternehmen die Beiträge der Mitarbeitenden wertschätzt.

Hier ein paar Best Practices:

• Im Social Intranet finden Mitarbeitende viele Funktionen, die sie aus den sozialen Medien kennen. Zum Beispiel können Sie über den Gefällt-mir-Button mit einem Klick Beiträge markieren, die für sie interessant und relevant sind.
• Einen transparenteren Einblick in die Meinung eurer Mitarbeitenden erhaltet ihr, wenn ihr noch mehr Reaktionen als den Daumen hoch sowie die Kommentarfunktion freischaltet. Wichtig ist, dass ihr die Reaktionen nicht einfach so stehen lasst, sondern darauf eingeht und den Dialog fördert. Nur so fühlen sich eure Mitarbeitenden gesehen und ernst genommen.
• Fragt eure Mitarbeitenden zudem direkt nach Feedback. Über kurze Pulsumfragen erhaltet ihr beispielsweise schnell ein aktuelles Stimmungsbild. Richtet in eurem Intranet weitere Kanäle und Räume ein, über die die Beschäftigten einfach Feedback an Führungskräfte oder Kolleg:innen geben können.
• Ermöglicht aber auch anonymes Feedback. Damit stellt ihr sicher, dass eure Angestellten ihre ehrliche, unzensierte Meinung äußern.
• Offene Ideenboxen, Brainstorming-Seiten, Innovation Hubs und Communities laden die Mitarbeitenden dazu ein, ihre Ideen zu teilen und zu diskutieren.
• Fördert Employee-Generated Content, lasst eure Mitarbeitenden also selbstständig Blogbeiträge, Wiki-Artikel und weitere authentische Inhalte verfassen.

All diese Maßnahmen machen eure Mitarbeitenden zu aktiven Mitgliedern eurer Unternehmensgemeinschaft, was sie langfristig an euch bindet. Gleichzeitig identifiziert ihr mit einer offenen Kommunikations- und Feedbackkultur auch schneller mögliche Problemstellen und könnt einer mangelnden Bindung gezielter entgegenwirken.

5. Mitarbeitende in Communities integrieren

Bindung entsteht vor allem durch Verbindung mit anderen Menschen. Im Intranet eignen sich insbesondere Communities dazu, Mitarbeitende miteinander zu vernetzen. Communities können team- und abteilungsspezifische, aber auch offene Räume sein, um sich zu bestimmten Interessen und Themen auszutauschen. Diese können auch privater Natur sein. So entsteht nicht nur berufliche Bindung auf der Basis von gemeinsamem Wissen und Erfahrungen, sondern auch eine Verbundenheit auf persönlicher Ebene.

Im Intranet der Brandenburger Firmengruppe gibt es beispielsweise eine Community für innovative Projekte der Auszubildenden. Eine andere widmet sich Initiativen, um die Gesundheit der Mitarbeitenden zu fördern. Bei der Johanniter-Unfall-Hilfe finden leidenschaftliche Sammler:innen eine eigene Intranet-Community, in der sie sich zum Beispiel über die neuesten Johanniter-Modellautos austauschen können.

Communities kreieren eine Gemeinschaft und geben den Mitarbeitenden Raum, sich persönlich zu entfalten und ihre Interessen gemeinsam mit anderen auszuleben.

6. Täglich Wertschätzung zeigen

Unternehmen, die Anerkennungsprogramme implementieren, weisen eine höhere Mitarbeiterbindung und eine geringere Fluktuation auf. Laut einer Deloitte-Studie wünschen sich 85 Prozent der Mitarbeitenden, dass ihnen regelmäßig Dankbarkeit entgegengebracht wird. Einem Viertel der Befragten ist es wichtig, dass nicht nur große Leistungen und Erfolge gewürdigt werden, sondern auch die Bemühungen, die sie täglich in ihre Arbeit stecken.

Im Intranet habt ihr vielfältige Möglichkeiten, eure Anerkennung zu zeigen. Die Wertgarantie Group hat zum Beispiel eine eigene Community für Geburtstage und Jubiläen eingerichtet und nutzt diese besonderen Anlässe, um ihre langjährigen Mitarbeitenden zu würdigen.

Weitere Möglichkeiten sind:

• Digitale Abzeichen: Verleiht euren Mitarbeitenden Auszeichnungen für besonderes Engagement, die in ihrem Intranet-Profil angezeigt werden.
• Öffentliche Ankündigungen: Nutzt Newsfeeds, um einzelne Mitarbeitende und Teams öffentlich zu loben.
• Mitarbeitende des Monats: Implementiert ein Programm, bei dem eure Mitarbeitenden Kolleg:innen vorschlagen dürfen, die im vergangenen Monat besonders aufgefallen sind. In einer Abstimmung könnt ihr dann den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin des Monats küren.
• Feedback-Board: Über eine „Kudos-Wall“ oder ähnliche Feedback-Formate können sich Kolleg:innen gegenseitig wertschätzen und sich zum Beispiel für die Unterstützung bei einem Projekt, ein wertvolles Learning oder die tolle Urlaubsvertretung bedanken.
• Erfolgsgeschichten: Teilt Erfolgsgeschichten eurer Teams, zum Beispiel als Blogartikel, Case-Study-Video oder Interview mit den Beteiligten.

Implementiert insgesamt eine Kultur, in der Learnings jeder Art geschätzt werden und sich die Mitarbeitenden wohl damit fühlen, Erfolge und auch Misserfolge zu teilen. Geht mit gutem Vorbild voran, feiert kleine wie große Leistungen und motiviert eure Mitarbeitenden dazu, ihren Kolleg:innen persönlich sowie öffentlich Dankbarkeit zu zeigen.

7. Neue Mitarbeitende digital onboarden

Laut einer Umfrage von softgarden haben rund 18 Prozent der Bewerber:innen ihren neuen Job schon einmal innerhalb der ersten hundert Tage gekündigt – oft wegen einer schlechten Employee Experience, weil die Einarbeitung mangelhaft war oder die Erwartungen aus der Bewerbung nicht erfüllt wurden. Mit einem Intranet-gestützten digitalen Onboarding könnt ihr dem entgegenwirken und eure Mitarbeitenden vom ersten Tag an euer Unternehmen binden – oder sogar schon früher. Rotkäppchen-Mumm lädt seine neuen Mitarbeitenden beispielsweise schon vor dem eigentlichen Arbeitsantritt in einen speziellen Workspace im Intranet ein.

Das hat zwei wesentliche Vorteile:

1. In dem Workspace können sie auf wichtige Ressourcen zugreifen und sich ein umfassendes Bild vom Unternehmen machen. Ebenso können sie Fragen stellen, Kolleg:innen kennenlernen und sich mit anderen Neulingen austauschen.
2. Schon von Anfang an werden die Mitarbeitenden mit der Kommunikationsplattform vertraut gemacht. So können sie sich schnell an der Kommunikation und Unternehmenskultur beteiligen.

Im Onboarding setzt ihr die Grundpfeiler dafür, ob sich die Mitarbeitenden langfristig integriert fühlen. Umso wichtiger ist es, dass ihr sie in dieser kritischen Zeit ausreichend begleitet. Das Intranet bietet die ideale Plattform, um euren neuen und langjährigen Mitarbeitenden nah zu sein und sie in die Gemeinschaft einzugliedern.

8. Employee Advocacy fördern

Man kann darüber streiten, was zuerst da war: Loyale Mitarbeitende, die positiv über das Unternehmen sprechen, oder ein Employee-Advocacy-Programm, das die Loyalität und Bindung der Mitarbeitenden fördert. Am Ende bedingt sich beides gegenseitig.

Mitarbeitende, die sich stark mit dem Unternehmen und seinen Werten identifizieren und stolz auf ihre Arbeit und Firma sind, werden eher zu Markenbotschafter:innen. Durch Advocacy-Programme wertschätzt und belohnt ihr zudem aktive Markenbotschafter:innen, fördert ihre Weiterentwicklung und Mitbestimmung – was sie wiederum stärker an das Unternehmen bindet.

Mit dem Employee-Advocacy-Modul von Haiilo bieten wir euch ein hilfreiches Tool, um ein solches Programm aus eurem Intranet heraus auf die Beine zu stellen. So können eure Mitarbeitenden beispielsweise mit wenigen Klicks relevante Beiträge in ihren sozialen Netzwerken teilen. Über Leaderboards könnt ihr den Erfolg eurer Botschafter:innen nachverfolgen und ihre Bemühungen würdigen.

Das Social Intranet als Ort der (Ver-)Bindung

Ein (Social) Intranet ist nicht einfach nur ein Kommunikationskanal, sondern ein unverzichtbares Instrument, um die Mitarbeiterbindung zu stärken, indem es die interne Kommunikation, Weiterbildung, Beteiligung und kollegiale Zusammenarbeit fördert. Dadurch identifizieren sich Mitarbeitende stärker mit dem Unternehmen und bleiben langfristig engagierter. Mit der modernen Intranet-Lösung von Haiilo geben wir eurem Unternehmen eine digitale Heimat, mit der sich eure Mitarbeitenden vom ersten Tag an verbunden fühlen.