Fluktuationsrate zu hoch? Diese versteckten Kosten belasten euch – und so senkt ihr sie

Viele Unternehmen wissen nicht, wie hoch ihre Fluktuationskosten tatsächlich sind. Auch aktuelle Analysen zeigen: Die meisten Organisationen unterschätzen die finanziellen Folgen einer hohen Fluktuationsrate deutlich oder erfassen sie gar nicht systematisch.

Vor allem die indirekten Fluktuationskosten bleiben oft unter dem Radar – und machen doch einen großen Teil aus. Produktivitätsverluste, Wissensabfluss oder zusätzliche Belastung für Teams lassen sich schwer messen, wirken sich aber direkt auf den Geschäftserfolg aus.

In diesem Beitrag schlüsseln wir für euch auf, mit welchen direkten und indirekten Fluktuationskosten im Durchschnitt zu rechnen ist, wie sie mit eurer Fluktuationsrate zusammenhängen und warum ihr diese systematisch ermitteln solltet, um bessere Entscheidungen zu treffen.

Fluktuationskosten Definition

Unter Fluktuationskosten fallen alle Kosten, die durch die Mitarbeiterfluktuation verursacht werden, also durch einen Personalwechsel entstehen. Sie stehen in direktem Zusammenhang mit der Fluktuationsrate eines Unternehmens und zeigen, welche finanziellen Folgen häufige Abgänge wirklich haben. Dazu zählen:

• Austrittskosten für den Weggang und die Kündigung von Mitarbeitenden
• Recruiting- und Onboarding-Kosten für die Neubesetzung der vakanten Stelle
• Kosten für Übergangslösungen und Mehrbelastungen
• Opportunitätskosten aufgrund von entgangenen Gewinnen und Umsatzeinbußen

Direkte und indirekte Fluktuationskosten

Meist werden bei der Ermittlung der Fluktuationskosten lediglich die direkten Kosten herangezogen. Dazu gehören alle sichtbaren Ausgaben, wie beispielsweise eine Abfindung an gekündigte Mitarbeitende, Kosten für Inserate, eine Personalberatung oder Schulungen der neuen Beschäftigten. Diese Kosten lassen sich vergleichsweise einfach erfassen, da sie direkt im Budget sichtbar sind.

Mindestens genauso hoch schlagen aber auch die indirekten Fluktuationskosten zu Buche. Diese zeigen sich meist durch einen zusätzlichen Personal- und Zeitaufwand, zum Beispiel um Stellenausschreibungen zu verfassen, Bewerbungsgespräche zu führen und neue Mitarbeitende während der Einarbeitung zu betreuen. Hinzu kommen Effekte wie sinkende Produktivität, Wissensverlust im Team oder verzögerte Projekte – Faktoren, die eng mit einer steigenden Fluktuationsrate zusammenhängen und oft unterschätzt werden.

Daraus setzen sich die Fluktuationskosten zusammen

Fluktuationskosten entstehen über einen längeren Zeitraum hinweg, mindestens von der Kündigung bis zur vollständigen Einarbeitung der Neubesetzung – und zwar für jeden Fluktuationsfall neu. Je höher die Fluktuationsrate, desto häufiger durchlaufen Unternehmen diesen kostenintensiven Prozess. Dabei summieren sich viele einzelne Faktoren, die auf den ersten Blick oft nicht sichtbar sind.

In der nachfolgenden Checkliste haben wir typische Kostenstellen je nach Phase zusammengetragen. Sie hilft euch, die tatsächlichen Auswirkungen besser zu verstehen und die Fluktuationskosten ganzheitlich zu betrachten – statt nur einzelne Ausgaben zu isolieren.

Austrittskosten (Beendigung des Arbeitsverhältnisses)

Direkte Austrittskosten:

• Resturlaubstage
• Krankmeldungen (Fehlzeiten verursachen direkte Kosten durch Entgeltfortzahlung und indirekte Kosten durch Produktionsausfälle.)
• Entgeltfortzahlungen bei Freistellung
• Anwalts- und Gerichtskosten
• Abfindung

Indirekte Austrittskosten:

• Kündigung bearbeiten und administrativ begleiten
• Exit-Gespräche führen und auswerten
• Arbeitszeugnis ausstellen
• Minderleistung (Nach einer Kündigung sinkt häufig die Motivation, was sich direkt auf die Produktivität auswirkt.)
• Mehrbelastung der bleibenden Mitarbeitenden, um den Personalwegfall zu kompensieren

Such- und Auswahlkosten (Recruiting)

Direkte Such- und Auswahlkosten:

• Inserate und Stellenausschreibungen schalten
• Personaldienstleister oder Headhunter:innen anheuern
• Informationsmaterial für Kandidat:innen produzieren

Indirekte Such- und Auswahlkosten:

• Stellenausschreibungen verfassen und abstimmen
• Bewerbungen sichten und priorisieren
• Vorstellungsgespräche führen und nachbereiten
• Interne Abstimmungen und Entscheidungsprozesse, die Zeit und Ressourcen binden

Eintrittskosten (Onboarding)

Direkte Eintrittskosten:

• Eventuell höheres Gehalt der Neubesetzung
• Arbeitsplatz einrichten
• Neue Software-Lizenzen erwerben
• Kosten für Schulungen und Weiterbildung
• Beteiligung an Reise- und Umzugskosten

Indirekte Eintrittskosten:

• Arbeitsvertrag aufsetzen
• Neue Mitarbeitende anmelden und integrieren
• Einarbeitungsplan erstellen und koordinieren
• Feedbackgespräche führen
• Mentoring-Programm und Begleitung durch erfahrene Kolleg:innen
• Minderleistung (Neue Mitarbeitende benötigen Zeit, um Prozesse zu verstehen und ihre volle Leistung zu erreichen. In dieser Phase ist die Produktivität oft reduziert.)

Opportunitätskosten

Opportunitätskosten sind genau genommen keine direkt sichtbaren Ausgaben. Sie beschreiben die Verluste und entgangenen Gewinne im Vergleich zu einer besseren Alternative. Im Kontext der Mitarbeiterfluktuation zeigen sie, was Unternehmen verlieren, wenn Mitarbeitende gehen – ein Effekt, der bei steigender Fluktuationsrate besonders stark ins Gewicht fällt. Beispiele dafür sind:

• Mit den ausscheidenden Mitarbeitenden gehen auch geschäftliche Beziehungen und Kundenkontakte verloren.
• Das Unternehmen verliert Know-how, das im schlimmsten Fall zur Konkurrenz übergeht.
• Unter Umständen müssen Teams umstrukturiert und Rollen neu verteilt werden.
• Angefangene Projekte bleiben unvollendet oder verzögern sich.
• Kündigungen können das Betriebsklima stören und die Mitarbeiterzufriedenheit, Mitarbeitermotivation sowie die Arbeitseinstellung des Personals negativ beeinflussen.

Wie hoch sind die Fluktuationskosten?

Wie wir gesehen haben, setzen sich die Fluktuationskosten aus vielen verschiedenen Parametern zusammen, die sich auch nicht immer auf den Cent genau beziffern lassen. Die Höhe der Kosten ist zudem abhängig von der Branche, der Unternehmensgröße und der jeweiligen Stelle. Grundsätzlich ist mit höheren Kosten zu rechnen, wenn Führungskräfte das Unternehmen verlassen.

Einen guten Einblick in mögliche Kosten bietet die anfangs erwähnte Fluktuationskosten-Studie des Kompetenz Center Mitarbeiterbefragung aus dem Jahr 2016. Aus den Angaben der 112 befragten Unternehmen mit 1.000 und mehr Mitarbeitenden ergeben sich folgende durchschnittliche Fluktuationskosten in den unterschiedlichen Kategorien:

• Direkte und indirekte Austrittskosten: 2.145 Euro und 2.122 Euro pro Fall
• Direkte und indirekte Such- und Auswahlkosten: 4.591 Euro und 6.115 Euro pro Fall
• Direkte und indirekte Eintrittskosten: 2.002 Euro und 2.097 Euro pro Fall
• Opportunitätskosten: 16.819 Euro pro Fall
• Aufschlag für Fehlbesetzung: 7.178 Euro pro Fall (Der Aufschlag ist nach der Wahrscheinlichkeit berechnet, dass die Fluktuationskosten erneut anfallen. Diese liegt laut den Befragten bei 20 %.)

Rechnet man die Kosten zusammen, ergibt sich ein durchschnittlicher Mindestbetrag von 43.069 Euro pro Fluktuationsfall. Zum Vergleich: Drei Jahre zuvor kam die gleiche Studie noch auf eine Summe von 36.911 Euro. Schon in dieser kurzen Zeit sind vor allem die Kosten für die Suche und Auswahl von neuen Mitarbeitenden stark angestiegen.

Seitdem sind wieder einige Jahre vergangen, und die Kosten werden nicht weniger. Insbesondere im Hinblick auf den voranschreitenden Fachkräftemangel müssen Unternehmen heute mehr Budget denn je in die Hand nehmen, um überzeugendes Employer Branding zu betreiben und qualifizierte Fachkräfte anzuziehen.

Fluktuationskosten berechnen – so geht’s!

Viele Unternehmen machen sich nicht die Mühe, ihre Fluktuationskosten systematisch zu ermitteln. Dadurch entgeht ihnen die Chance, die größten Kostenstellen zu identifizieren und mit passenden Maßnahmen die Kosten aktiv zu senken. Gerade bei einer steigenden Fluktuationsrate können sich diese versteckten Kosten schnell summieren und erheblichen Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit haben.

Die Formel, um die Fluktuationskosten zu berechnen, geht so:

Fluktuationskosten = (anfallende Kosten pro Fluktuationsfall) x (Anzahl der Mitarbeitenden im Unternehmen x Fluktuationsrate)

Oder kurz gesagt: Die Fluktuationskosten eines Unternehmens sind die Kosten pro Fluktuationsfall multipliziert mit der Anzahl der Fluktuationsfälle. Entscheidend ist dabei, dass ihr sowohl direkte als auch indirekte Kosten berücksichtigt, um ein realistisches Gesamtbild zu erhalten.

In der Praxis arbeiten viele Unternehmen mit Durchschnittswerten. Häufig wird angenommen, dass die Kosten pro Fluktuationsfall etwa 30 bis 100 Prozent des Jahresgehalts (brutto) der ausscheidenden Mitarbeitenden betragen – je nach Position, Branche und Dauer der Nachbesetzung. Führungsrollen oder spezialisierte Fachkräfte verursachen in der Regel deutlich höhere Kosten.

Wichtig ist: Diese Werte sind nur Richtgrößen. Je genauer ihr eure eigenen Daten erhebt – etwa zur Dauer der Nachbesetzung, Produktivitätsverlusten oder Recruiting-Aufwänden – desto präziser könnt ihr eure Fluktuationskosten berechnen und gezielt Maßnahmen zur Senkung eurer Fluktuationsrate ableiten.

🧮 Eine Beispielrechnung:

Angenommen, Arbeitnehmende in Deutschland verdienen im Durchschnitt rund 49.200 Euro brutto im Jahr. Gleichzeitig liegt die Fluktuationsrate in vielen Unternehmen im zweistelligen Bereich. Was bedeutet das konkret für die Kosten?

Bei einem Arbeitgeber mit 1.000 Mitarbeitenden und einer Fluktuationsrate von 30 Prozent verlassen jährlich etwa 300 Personen das Unternehmen. Geht man konservativ davon aus, dass ein Personalwechsel im Schnitt rund 30 Prozent eines Jahresgehalts kostet, ergeben sich Fluktuationskosten von etwa 14.760.000 Euro pro Jahr.

Diese Beispielrechnung zeigt: Selbst kleine Veränderungen haben große Wirkung. Schafft es das Unternehmen, die Fluktuationsrate nur um drei Prozentpunkte zu senken, reduziert sich die Anzahl der Abgänge deutlich – und damit auch die Kosten. In diesem Fall ergibt sich eine Ersparnis von rund 1,476 Millionen Euro jährlich.

Je höher das Gehaltsniveau oder je komplexer die Positionen, desto stärker steigen die tatsächlichen Kosten pro Abgang. Umso wichtiger ist es, die eigene Fluktuationsrate genau zu kennen und gezielt zu steuern.

So könnt ihr eure Fluktuationskosten reduzieren

Das wirksamste Mittel, um Fluktuationskosten zu reduzieren, ist, die Fluktuationsrate in eurer Firma zu senken. Das Zauberwort lautet: Mitarbeiterbindung. Mit der Frage, wie ihr Mitarbeitende an euer Unternehmen bindet, haben wir uns in unserem Blogartikel „Maßnahmen für eine erfolgreiche Mitarbeiterbindung“ schon ausführlich beschäftigt.

Zudem empfehlen wir euch unseren Blogartikel zur Mitarbeiterfluktuation, in dem wir euch zeigen, wie ihr die Fluktuationsrate berechnet und welche Gründe es überhaupt für die Mitarbeiterfluktuation gibt.

Neben einer hohen Mitarbeiterbindung hilft euch auch eine strategische Unternehmenskommunikation dabei, unvermeidbare Fluktuationen bestmöglich zu meistern und Kosten sowie Verluste zu minimieren:

• Macht die Mitarbeiterbindung und Mitarbeiterzufriedenheit zu zentralen Themen eurer Kommunikationsstrategie.
• Kommuniziert rechtzeitig, wenn ein Personalwechsel ansteht, sodass sich alle Mitarbeitenden darauf vorbereiten können.
• Achtet stets auf eine wertschätzende Kommunikation, um Unmut im Kollegium zu vermeiden.
• Plant Zeit für eine gute Übergabe ein.
• Sammelt euer Unternehmenswissen zentral an einem Ort, sodass das Know-how nicht mit den ausscheidenden Mitarbeitenden verloren geht.
• Investiert in ein starkes Employer Branding, um eure Recruitingprozesse zu verkürzen und zu vereinfachen.
• Lasst dabei auch eure Mitarbeitenden für euch sprechen und baut ein professionelles Employee-Advocacy-Programm auf.
• Nutzt ein Tool für das digitale Onboarding, um die Einarbeitungsprozesse effizienter zu gestalten.
• Messt eure Maßnahmen und dokumentiert eure Ausgaben.

Unsere Employee Engagement Platform Haiilo unterstützt euch dabei, die Kommunikation und Zusammenarbeit in eurem Unternehmen zu verbessern und eure Unternehmenskultur zu stärken – und damit auf lange Sicht die Fluktuationsrate sowie Fluktuationskosten zu senken.