Die Mitarbeiterbefragung – warum sie so wichtig ist und worauf ihr dabei achten solltet

Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen sind in vielen Unternehmen heute keine Seltenheit mehr. Wahrscheinlich habt auch ihr in eurem Unternehmen schon die ein oder andere Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit gemacht oder nutzt ein Umfrage-Tool als Unterstützung von Feedbackgesprächen.

Eine Mitarbeiterbefragung kann jedoch noch viel mehr. Wir zeigen euch in diesem Artikel, welche Vorteile euch Mitarbeiterumfragen als strategisches Instrument bringen. Mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung und unseren Tipps steht der erfolgreichen Durchführung einer Mitarbeiterbefragung nichts mehr im Wege.

Mitarbeiterbefragung Definition

Die Mitarbeiterbefragung ist ein sehr wichtiges Instrument für das Management und die Personalabteilung, um Daten von den Mitarbeitenden des Unternehmens zu erheben. Diese Daten können sowohl quantitativer als auch qualitativer Natur sein. Die Mitarbeiterbefragung wird meist in Form eines Fragebogens durchgeführt. Die Fragen dienen dazu, mehr über die Motivation, das Engagement, das Meinungs- und Stimmungsbild der Mitarbeitenden zu erfahren und sich direktes Feedback zur Unternehmensführung, Unternehmensstrategie und zu Unternehmensprozessen einzuholen.

Letztendlich ist die Mitarbeiterbefragung ein sehr vielseitig einsetzbares Tool, mit dem ihr die unterschiedlichsten Zielsetzungen verfolgen könnt. Mitarbeiterumfragen könnt ihr sowohl für die ganze Belegschaft als auch für einzelne Abteilungen planen. Die Befragung sollte dabei immer auf freiwilliger Basis und anonym durchgeführt werden. So könnt ihr sicherstellen, dass auch wirklich authentische und wahrheitsgetreue Antworten gegeben werden. Erzwungene und nicht anonymisierte Umfragen führen dagegen zu Unmut sowie Unsicherheit und verzerren die Ergebnisse.

Was bringt eine Mitarbeiterumfrage?

Bestimmt habt ihr schon sehr anregende Gespräche mit einzelnen Mitarbeitenden am Kaffeeautomaten oder in der Schlange an der Kantinentheke geführt und dadurch einen Einblick erhalten, was eure Belegschaft bewegt und beschäftigt. Solche kleinen Momente des Austauschs im Alltag sind ohne Frage sehr wertvoll, jedoch lässt sich davon noch lange kein aussagekräftiges Gesamtbild ableiten.

Auch regelmäßige Mitarbeitergespräche sind zwar wichtig, um im Dialog zu bleiben, jedoch sind diese in der Regel sehr individuell. Die Mitarbeiterbefragung dagegen ist ein standardisiertes Werkzeug, mit dem Arbeitgeber eine große Menge an Daten von der gesamten Belegschaft sammeln können, die sich mit ebenso standardisierten Methoden auswerten lassen. So erhaltet ihr eine valide Faktengrundlage, um Veränderungsprozesse anzustoßen und die richtigen Entscheidungen für euer Unternehmen zu treffen.

Aber nicht nur auf Arbeitgeberseite, sondern auch für die Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen hat die Mitarbeiterbefragung einen wertvollen Nutzen. Sie bekommen dadurch ein starkes Kommunikationswerkzeug an die Hand, das von jedem und jeder Einzelnen sehr leicht zu bedienen ist und in der Gesamtheit eine große Wirkung erzielt. Die Mitarbeiterumfrage involviert jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin, alle erhalten die Chance, sich einzubringen und die Zukunft des Unternehmens mitzugestalten. Ganz nach dem Motto: Jede Stimme zählt!

Vor- und Nachteile einer Mitarbeiterbefragung

Vielleicht habt ihr Bedenken, dass euch die Mitarbeiterbefragung nur mit einer Menge weiterer Probleme überschüttet. So gibt es in eurem Unternehmen sicherlich schon genug tägliche Herausforderungen, die ihr stemmen müsst, ohne dass euch die ungeschönte Meinung der Mitarbeitenden um die Ohren fliegt.

Jedoch ist genau das der Punkt, warum Mitarbeiterbefragungen so wichtig sind. Denn nur so kann eine wirkliche Veränderung erzielt werden. Zudem decken Mitarbeiterbefragungen nicht nur Schwachstellen auf, sondern vor allem auch schon vorhandene Stärken und Potenziale, auf die ihr aufbauen könnt. Damit erhaltet ihr also wertvolle Erkenntnisse, die ihr zu Bewältigung der täglichen Herausforderungen braucht. Die Mitarbeiterbefragung arbeitet nicht gegen euch, sondern für und mit euch.

Unternehmensdaten sammeln

Die Mitarbeiterbefragung hilft euch dabei, wichtige Unternehmensdaten zu sammeln – und zwar in einer großen Menge. So erhaltet ihr ein umfassendes Meinungsbild und eine verlässliche Faktengrundlage.

Betriebsblindheit ausschalten

Möglicherweise denkt ihr, dass in eurem Unternehmen im Grunde eh alles rund läuft und eine Mitarbeiterbefragung nicht notwendig ist. Genau das ist aber ein großer Fehler. Eine über die Jahre eingeschlichene Betriebsblindheit und eingefahrene Strukturen sind für die Weiterentwicklung eines jeden Unternehmens fatal. Umso wichtiger ist es, sich immer neue Impulse und Anregungen einzuholen. Nutzt dafür die Ressourcen, die ihr habt: eure Mitarbeitenden.

Direktes Feedback einholen

In großen Unternehmen mit vielen unterschiedlichen Abteilungen geht der Blick für die einzelnen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen schnell verloren. Es ist wenig sinnvoll, Entscheidungen lediglich aus dem Personalbüro oder aus der Führungsebene heraus zu treffen, ohne die Bedürfnisse derjenigen zu kennen, die diese Entscheidungen schließlich an der Maschine, am Schreibtisch oder am Kunden und an der Kundin umsetzen. Mithilfe einer Mitarbeiterbefragung könnt ihr euch Feedback und Input direkt von der Quelle einholen.

Kommunikation fördern

Die Mitarbeiterbefragung ist ein sehr wertvolles Instrument der internen Kommunikation. Durch die standardisierte Form der Befragung wird die Kommunikation dabei rationalisiert und strukturiert. Vor allem in großen Unternehmen ist die Durchführung von Umfragen ein einfaches und übersichtliches Instrument, um die Mitarbeiterkommunikation anzuregen.

Mitarbeiter einbinden

Mitarbeiterbefragungen sind ein gutes Mittel, um die Mitarbeitermotivation und das Mitarbeiterengagement anzufeuern. Zeigt euren Mitarbeitenden, dass ihre Meinung wichtig ist, dass sie im Unternehmen etwas bewegen können. Wenn ihr euren Mitarbeitenden die Chance gebt, sich einzubringen, werden sie auf lange Sicht motivierter und zufriedener sein.

Handlungsfähig werden

Wie schon erwähnt, helfen euch Mitarbeiterbefragungen dabei, Schwächen und Stärken in eurem Unternehmen aufzudecken. Erst das Wissen um Missstände und eure Ressourcen macht euch handlungsfähig.

Objektives Meinungsbild

Meinungen, Wünsche und Erwartungen sind sehr subjektive Aspekte. Durch die standardisierte und anonymisierte Form der Befragungen erhaltet ihr am Ende jedoch ein objektives Meinungsbild, das ihr als Entscheidungsgrundlage nutzen könnt.

Entwicklung nachvollziehen und vergleichen

Mitarbeiterbefragungen sind schließlich ideal, um Entwicklungen nachvollziehen zu können. Wenn ihr die Befragungen regelmäßig durchführt, könnt ihr die Ergebnisse wunderbar vergleichen und daraus den Erfolg eurer Maßnahmen ableiten. Mitarbeiterbefragungen entfalten also ihre ganze Kraft, wenn sie nicht nur singuläre Ereignisse bleiben, sondern als festes Element in die Mitarbeiterkommunikation eingebunden werden.

Bei all den Vorteilen von Mitarbeiterbefragungen lässt sich natürlich nicht abstreiten, dass die Durchführung mit einigem Arbeits- und Zeitaufwand verbunden ist. Mit einer sorgfältigen Planung und der Nutzung eines smarten Umfrage-Tools wird dieser Aufwand jedoch recht überschaubar. Stattdessen erleichtern euch Mitarbeiterumfragen, wie die vielen Vorteile zeigen, langfristig die Arbeit.

Gründe und Themen für Mitarbeiterbefragungen

Neben rein organisatorischen Umfragen, zum Beispiel zur Planung des nächsten Team-Events, werden Mitarbeiterbefragungen in der Regel dazu genutzt, um sich Feedback von den Mitarbeitenden einzuholen und sich ein Bild über die allgemeine Stimmung im Unternehmen zu machen. Konkret sind folgende Gründe und Themen für Mitarbeiterbefragungen denkbar:

1. Mitarbeiterzufriedenheit: Hier geht es darum, herauszufinden, wie zufrieden die Mitarbeitenden mit den Arbeitsbedingungen sind. Typisch sind dabei Fragen zu Gehalt, Arbeitszeiten, zur Arbeitsplatzgestaltung, zum Betriebsklima, Arbeitsalltag und Führungsstil. Mehr dazu hier.
2. Mitarbeitermotivation: Mit Umfragen zur Mitarbeitermotivation erfahrt ihr mehr über das Engagement und den Gestaltungswillen eurer Mitarbeitenden und könnt mögliche Motivationskiller, aber auch Motivatoren identifizieren. Mehr dazu hier.
3. Mitarbeiterengagement: Befragungen zum Mitarbeiterengagement dienen dazu, die Fähigkeiten, das Entwicklungspotenzial sowie den Schulungs- und Förderungsbedarf der Mitarbeitenden festzustellen. Mehr dazu hier.
4. Mitarbeiterbindung: Fragen zur Identifikation mit dem Unternehmen sollen ein Bild darüber liefern, wie verbunden sich die Mitarbeitenden zum Unternehmen fühlen. Das Ziel ist es, Fluktuationen zu reduzieren. Mehr dazu hier.
5. Organisationskultur: Was ist die Mission des Unternehmens, wie werden die Unternehmenskultur und die Teameinheit von den Mitarbeitenden wahrgenommen? Auch das sind Fragen, die Teil einer Mitarbeiterbefragung sein können. Mehr dazu hier.
6. Geschäftsprozesse: Eine Mitarbeiterbefragung kann dazu genutzt werden, um Geschäftsprozesse zu optimieren und sich dafür Ideen und Vorschläge von der Belegschaft einzuholen. Mehr dazu hier.
7. Unternehmensführung: Häufig werden Mitarbeiterbefragungen durchgeführt, um die Unternehmensführung zu professionalisieren und Mitarbeiter-Feedback zum Führungspersonal zu generieren. Eine bewährte Variante ist das 360-Grad-Feedback. Hier werden Rückmeldungen aus verschiedenen Perspektiven eingeholt: von den Mitarbeitenden, Vorgesetzten, aus dem Kollegium, von der Kundschaft sowie in Form einer Selbsteinschätzung. Mehr dazu hier.
8. Employee Experience: Mitarbeiterbefragungen sind ideal, um die Gesamterfahrung von Mitarbeitenden im Unternehmen festzuhalten und zu begleiten, also einen Einblick in die Employee Journey zu erhalten. Mehr dazu hier.
9. Employer Branding: Viele der genannten Gründe sind vor allem für die Personalabteilung und Führungskräfte relevant. Jedoch sollte der Nutzen von Mitarbeiterbefragungen für das Marketing nicht unterschätzt werden. So lässt sich mit Mitarbeiterumfragen mehr über die Arbeitgeberattraktivität erfahren, und wie das Unternehmen als Marke wahrgenommen wird. 

Was sind die Ziele einer Mitarbeiterbefragung im Unternehmen?

Aus den eben genannten Gründen lassen sich viele verschiedene Ziele ableiten, die mit der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung verfolgt werden. Diese wiederum lassen sich drei Hauptzielen zuordnen:

1. Mitarbeiterbindung
2. Prozessoptimierung
3. Qualitätssicherung

Bei der Mitarbeiterbindung geht es darum, wie verbunden sich die Mitarbeitenden zum Unternehmen fühlen. Aspekte wie die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und der Mitarbeitermotivation spielen hier ebenso eine Rolle.

Mitarbeiterumfragen dienen weiterhin dazu, Arbeitsprozesse zu optimieren. Die Befragung ist dabei ein hilfreiches Tool, um Problemstellen zu identifizieren und sich Verbesserungsvorschläge von Mitarbeitenden einzuholen. Mit Mitarbeiterbefragungen können somit sowohl der Ist-Zustand als auch der Soll-Zustand abgefragt werden.

Qualitätssicherung ist ebenso ein wichtiger Aspekt. Eine Mitarbeiterumfrage gibt euch Aufschluss über die Arbeitsweisen und Fähigkeiten eurer Mitarbeitenden. Daraus könnt ihr Maßnahmen und Lösungen ableiten, um die Leistung eurer Mitarbeitenden zu steigern und das Kundenerlebnis zu verbessern.

Wie kommuniziert man eine Mitarbeiterbefragung?

Wichtig im ersten Schritt ist immer, dass ihr euch selbst als Initiatoren und Initiatorinnen der Mitarbeiterbefragung darüber bewusst seid, welche Ziele ihr mit der Befragung verfolgt und was ihr euch davon erwartet. Diese Ziele und Erwartungen solltet ihr entsprechend auch an die Teilnehmenden kommunizieren. Das ist sehr wichtig, um eine Akzeptanz für die Mitarbeiterbefragung zu schaffen.

Dazu gehört ebenso, transparent zu machen, was mit den Ergebnissen am Ende passiert – und dass am Ende auch etwas passiert. Indem ihr den Teilnehmenden aufzeigt, welchen persönlichen Nutzen die Befragung für sie hat, motiviert ihr nicht nur generell zur Teilnahme, sondern auch zu wahrheitsgemäßen Antworten. Vergesst in diesem Zuge nicht, stets die Freiwilligkeit und Anonymität der Umfrage zu betonen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Durchführung einer Mitarbeiterbefragung

Eine Mitarbeiterbefragung sollte immer sorgfältig geplant werden. Dazu gehören neben der eigentlichen Durchführung ebenfalls viele Schritte in der Vor- und Nachbereitung. Nur so könnt ihr sicherstellen, dass die Befragung den gewünschten Zweck erfüllt.

Phase 1: Vorbereitung

Wie bei vielem, so ist auch bei der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung mit einer guten Vorbereitung schon viel gewonnen. Nicht verkehrt ist es, wenn ihr am Anfang erst einmal eine kleine Bestandsaufnahme oder Bedarfsanalyse macht. Vorbefragungen helfen dabei, herauszufinden, wo Handlungsbedarf ist und welche Themen die Mitarbeitenden gerade am meisten beschäftigen.

Danach stellt sich die Frage, was ihr mit der Mitarbeiterbefragung erreichen wollt. Kennt ihr die Gründe und Ziele der Befragung, könnt ihr euch Gedanken über die passende Befragungsart und mögliche Fragen machen. Zudem sorgt ihr für die nötige Transparenz, um alle Beteiligten abzuholen.

Generell solltet ihr immer alle wichtigen Stakeholder mit ins Boot holen. So solltet ihr alle betroffenen Abteilungen, die Geschäftsführung und den Betriebsrat über die Mitarbeiterbefragung informieren und über die Ziele aufklären. Vor allem die Abstimmung und Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat ist wichtig, um stets die Interessen der Mitarbeitenden zu wahren. Das schafft zudem Vertrauen, sodass die Akzeptanz für die Befragung unter der Belegschaft höher ist.

Phase 2: Durchführung

Habt ihr euch für die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung entschieden, geht es darum, die richtige Plattform und das richtige Tool dafür zu wählen. Natürlich könnt ihr einen klassischen Fragebogen auf Papier erstellen und händisch von den Mitarbeitenden ausfüllen lassen. Das ist jedoch vor allem in großen Unternehmen nicht wirklich praktikabel und bedeutet sehr viel Mehraufwand, der für die Übertragung und Auswertung der Ergebnisse anfällt.

Heutzutage gibt es sehr viele intelligente Online-Tools, mit denen sich unkompliziert Online-Umfragen erstellen lassen. Vergleicht hier am besten unterschiedliche Anbieter und informiert euch genau über die angebotenen Features. Moderne Umfrage-Tools erledigen viele Schritte völlig automatisch und machen die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen dabei zum Kinderspiel.

Achtet bei der Wahl der Befragungsart darauf, dass alle Mitarbeitenden Zugang dazu haben. Auch Mitarbeitende ohne eigenen PC oder E-Mail-Adresse sollten die Chance haben, sich an der Befragung ohne viel Aufwand zu beteiligen.

Sind die technischen Voraussetzungen geklärt, kann es dann auch endlich damit losgehen, den Fragebogen für die Mitarbeiterbefragung zu erstellen. Je besser ihr in der Vorbereitungsphase geplant habt, desto einfacher wird es euch hier fallen, die richtigen Fragen zu finden. Bevor ihr eine finale Version des Fragebogens festlegt, solltet ihr auf jeden Fall einen Probedurchlauf mit einer kleinen Testgruppe durchführen. So könnt ihr Fehler, uneindeutige und missverständliche Fragen vermeiden.

Ist der Fragebogen fertig erstellt, könnt ihr ihn veröffentlichen und alle Mitarbeitenden zur Teilnahme einladen. Gebt den Befragungsteilnehmenden eine Anleitung mit, damit sie genau wissen, was zu tun ist. Idealerweise teilt ihr auch mit, wie viele Minuten die Umfrage in etwa in Anspruch nimmt, damit die Mitarbeitenden sich ein entsprechendes Zeitfenster in ihrem Terminkalender setzen können, um die Fragen in Ruhe zu bearbeiten.

Legt auf jeden Fall eine konkrete Deadline fest. Mindestens zwei Wochen solltet ihr euren Mitarbeitenden zur Beantwortung der Fragen geben, damit sich alle genug Zeit nehmen und auch kurzfristig abwesende Kollegen und Kolleginnen daran teilnehmen können. Länger als sechs Wochen sollte der Prozess der Datenerhebung nicht dauern, da mit der Zeit die Motivation zur Teilnahme sinkt und die Mitarbeiterbefragung schlicht vergessen wird. Deshalb solltet ihr auch zwischendurch eine Erinnerung verschicken, um alle an die Umfrage zu erinnern.

Und dann heißt es erst einmal warten, bis alle Daten erhoben sind und die Befragung abgeschlossen ist.

Phase 3: Auswertung

Nach der Datenerhebung folgt der spannende Teil: die Auswertung der Ergebnisse. Für diese Phase solltet ihr euch genug Zeit nehmen. Lest die Antworten immer aus der Sicht der Mitarbeitenden. Nehmt Kritik nicht persönlich und behaltet im Hinterkopf, dass ihr es hier auch oft mit Übertreibungen zu tun habt. Eure Aufgabe besteht darin, zwischen den Zeilen zu lesen und Zusammenhänge zu erkennen. Vielleicht besteht auch noch Gesprächsbedarf, um Unklarheiten zu beseitigen. Nutzt die Umfrageergebnisse immer gerne, um mit den Befragungsteilnehmenden in Dialog zu treten und euch Feedback zum Aufbau und der Durchführung der Befragung einzuholen.

Zur Auswertung der Daten stehen euch unterschiedliche quantitative und qualitative Methoden zur Verfügung. Bei der Auswertung solltet ihr immer die unterschiedlichen Parameter heranziehen. Die verschiedenen Abteilungen eures Unternehmens haben ganz unterschiedliche Anforderungen und Bedürfnisse, daher ist es sinnvoll, entsprechende Differenzierungen vorzunehmen.

Bei vielen Online-Umfragen werden euch die Ergebnisse zwar direkt in Echtzeit angezeigt, jedoch solltet ihr diese auf keinen Fall unkommentiert veröffentlichen. Möglicherweise wollt ihr auch nur einen Teil der Ergebnisse der Öffentlichkeit zugänglich machen. Bereitet die Ergebnisse hierfür verständlich und visuell ansprechend auf.

Phase 4: Nachbereitung

Mit der Veröffentlichung der Umfrageergebnisse fängt eigentlich erst der wichtigste Teil der Mitarbeiterbefragung an. Jetzt geht es nämlich darum, zur Tat zu schreiten und konkrete Maßnahmen zu planen, zu präsentieren und umzusetzen. Eine Mitarbeiterbefragung, die am Ende lediglich nur Missstände aufzeigt, aber keine Taten folgen lässt, bringt niemandem etwas. Daher ist es auch so wichtig, in der ersten Phase genaue Ziele zu definieren.

Idealerweise plant ihr nach der Mitarbeiterbefragung schon die nächste. So könnt ihr mit einer erneuten Umfrage zu einem späteren Zeitpunkt den Erfolg der durchgeführten Maßnahmen messen. Möglicherweise haben sich aus den Ergebnissen der Befragung auch neue Themen und Fragestellungen ergeben, die mit einer erneuten Mitarbeiterbefragung angegangen werden können.

Checkliste: 10 Schritte zur Mitarbeiterbefragung

1. Bedarf analysieren
2. Ziele definieren und kommunizieren
3. Stakeholder involvieren
4. Geeignetes Umfrage-Tool auswählen
5. Fragebogen erstellen
6. Einladung verschicken
7. Daten erheben
8. Daten auswerten
9. Ergebnisse veröffentlichen und präsentieren
10. Maßnahmen umsetzen

Mitarbeiterfragebogen erstellen: Beispiele und Tipps

Der Erfolg einer Mitarbeiterbefragung hängt natürlich zu einem großen Teil von dem Fragebogen ab. Nur wenn ihr die richtigen Fragen stellt, erhaltet ihr aussagekräftige Antworten.

Beispiele für mögliche Fragen in der Mitarbeiterbefragung

• Fragen zur Loyalität: Haben eure Mitarbeitenden vor, auch noch in den nächsten drei Jahren im Unternehmen zu arbeiten? Würden sie das Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfehlen?
• Fragen zum Team: Wie gefällt euren Mitarbeitenden die Zusammenarbeit im Team, was läuft gut, was könnte verbessert werden?
• Fragen zur Kommunikation: Erhalten eure Mitarbeitenden alle notwendigen Informationen, werden sie rechtzeitig über Neuerungen und Veränderungen informiert?
• Fragen zum Vorgesetzten: Fühlen sich eure Mitarbeitenden wertgeschätzt und motiviert, werden sie angemessen belohnt? Bekommen sie regelmäßig konstruktives Feedback?
• Fragen zur Selbsteinschätzung: Können eure Mitarbeitenden ihre täglichen Aufgaben meistern, haben sie dafür alle Kenntnisse, die sie brauchen? Können sie sich persönlich weiterentwickeln und erleben sie persönliches Wachstum?
• Fragen zur Work-Life-Balance: Wie hoch ist das Stresslevel, finden eure Mitarbeitenden Ausgleich in der Freizeit, wie funktioniert der Balanceakt zwischen Arbeits-und Privatleben?
• Fragen zur Zufriedenheit: Wie zufrieden sind eure Mitarbeitenden mit der Ausstattung am Arbeitsplatz, haben sie alles, um ihre Arbeit zu erledigen? Wie steht es um das Gehalt, die Arbeitszeiten und sonstige Arbeitsbedingungen?
• Fragen zur Unternehmenskultur: Können sich eure Mitarbeitenden mit den Unternehmenswerten identifizieren? Wie sieht es mit den Themen Inklusion und Gleichberechtigung im Unternehmen aus?

Darauf ist bei der Mitarbeiterbefragung besonders zu achten

Tatsächlich sind unsere eben aufgeführten Beispielfragen keine guten Fragen für Mitarbeiterbefragungen, sondern lediglich als inhaltliche Orientierung zu sehen. Zunächst einmal solltet ihr die Fragen natürlich so formulieren, dass ihr eure Mitarbeitenden direkt ansprecht. Achtet immer darauf, dass die Fragen verständlich und eindeutig formuliert sind. Die Frage „Wie zufrieden sind Sie mit Ihrem Gehalt und den Arbeitszeiten?“ lässt sich zum Beispiel nicht eindeutig beantworten, da hier nach zwei Dingen gleichzeitig gefragt wird.

Auch Suggestivfragen und einseitige Antwortoptionen sind auf jeden Fall zu vermeiden. Gebt den Befragungsteilnehmenden niemals das Gefühl, dass es falsche und richtige Antworten gibt, sondern lasst ihnen die Freiheit, eine ehrliche Antwort zu geben. Die Fragen sollten also immer neutral gestellt werden, um die Ergebnisse nicht zu verfälschen.

Formuliert eure Fragen möglichst abwechslungsreich. Nichts ist ermüdender, als immer die gleiche Frage zu lesen. Zudem kann eine monotone Fragestellung dazu führen, dass die Fragen gar nicht mehr richtig gelesen werden oder dass der Fragebogen frühzeitig abgebrochen wird. Es spricht jedoch nichts dagegen, Fragen aus vergangenen Umfragen einfließen zu lassen, um die Antworten zu vergleichen.

Idealerweise solltet ihr euren Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, Fragen zu überspringen, falls sie diese nicht beantworten möchten oder können. Ihr könnt dies aber auch als extra Antwortoption hinzufügen. Denn die Gründe für das Nichtbeantworten von Fragen können durchaus eine interessante Information sein.

Generell habt ihr zwei Möglichkeiten zur Gestaltung der Fragebögen: geschlossene Fragen und offene Fragen. Bei geschlossenen Fragen gebt ihr Antwortmöglichkeiten vor, zum Beispiel in Form einer Skala oder als Einfach- oder Mehrfachauswahl, bei denen die Befragten eine oder mehrere Antworten ankreuzen können. Bei offenen Fragen sind die Antworten nicht vorgegeben, die Befragungsteilnehmenden können also ganz frei Antworten formulieren. Dafür solltet ihr ihnen genug Platz geben.

Mit offenen Fragen solltet ihr sparsam umgehen, da sie schnell überfordern können und die Beantwortung mit einigem Aufwand verbunden ist. Achtet generell darauf, dass der Aufwand für die Mitarbeiterbefragung im Rahmen bleibt. Bei der Anzahl der Fragen gilt: So wenig wie möglich, so viel wie nötig.

Wann und wie oft sollten Mitarbeiterbefragungen durchgeführt werden?

Viele Unternehmen nutzen Mitarbeiterbefragungen für eine Art Jahresrückblick am Ende des Geschäftsjahres. Das ist jedoch aus mehreren Gründen nicht wirklich empfehlenswert.

Innerhalb eines Jahres kann viel passieren. Ereignisse aus dem Frühjahr sind für die Befragungsteilnehmenden am Ende des Jahres nicht mehr wirklich greifbar. Mitarbeiterbefragungen sind besonders dazu geeignet, aktuelle Meinungsbilder abzubilden und auf akute Missstände zu reagieren.

Eine Durchführung einmal im Jahr ist daher auch zu wenig. Eine höhere Frequenz erlaubt schnellere Reaktionen. Zudem kommen ganz schön viele Fragen zusammen, wenn damit ein ganzes Jahr abgedeckt werden soll. Die Folge: ein riesiger Fragenkatalog. Mit möglichst kurz gehaltenen Fragebögen in kürzeren Abständen vermeidet ihr Befragungsmüdigkeit.

Ein Problem, das euch zudem am Ende des Jahres begegnet, ist der Weihnachtsurlaub. Generell solltet ihr Zeiten meiden, in denen bekanntlich viele Mitarbeitenden abwesend sind, so auch in den Sommerferien oder rund um wichtige Messen.

Mitarbeiterbefragungen sind ideal, um die Meinungen der gesamten Belegschaft abzubilden. Dennoch ist es durchaus auch sinnvoll, Befragungen im kleineren Kreis durchzuführen, so in einzelnen Abteilungen und Teams. Empfehlenswert ist zudem, sich an der Employee Journey zu orientieren und Mitarbeiterbefragungen beispielsweise am Ende des Onboarding-Prozesses, nach Abschluss eines Projektes, nach einer Weiterbildung oder nach Umstrukturierungsmaßnahmen durchzuführen.

Mindestens zweimal im Jahr sollte darüber hinaus ein Feedbackgespräch zwischen den Mitarbeitenden und deren Vorgesetzten stattfinden. Auch hierfür könnt ihr Tools der Mitarbeiterbefragung nutzen.

Zum Thema Anonymität

Anonymität spielt bei Mitarbeiterbefragungen eine große Rolle. Nur wenn sich eure Mitarbeitenden völlig frei in der Beantwortung der Fragen fühlen und wissen, dass sie keine persönlichen Konsequenzen durch die Teilnahme befürchten müssen, bekommt ihr ehrliche und wahrheitsgetreue Antworten. Achtet also immer darauf, dass sich die Antworten nicht auf einzelne Personen zurückführen lassen.

Dennoch ergibt es Sinn, einige persönliche Angaben abzufragen, wie das Geschlecht, die Dauer der Betriebszugehörigkeit oder die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Abteilung. Doch auch hier solltet ihr sicherstellen, dass sich daraus keine eindeutigen Rückschlüsse ergeben, beispielsweise bei einer Abteilung mit nur wenigen Mitarbeitenden.

Seid euch immer bewusst, dass ihr bei Mitarbeiterbefragungen mit sensiblen Daten zu tun habt. Der Schutz eurer Mitarbeitenden sollte stets eure Priorität sein. Vor allem auch bei der Auswahl des Umfrage-Tools solltet ihr darauf achten, dass dieses alle Anforderungen und gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz erfüllt.

Hilfreiche Tools für Mitarbeiterbefragungen

Tools für Umfragen gibt es viele auf dem Markt. Die Software eurer Wahl sollte professionell sein und euch möglichst viele Schritte bei der Erstellung, Durchführung und Auswertung eurer Mitarbeiter-Feedbacks erleichtern.

Moderne Umfrage-Tools wie Haiilo Insights bieten euch beispielsweise automatisierte Fragen und hilfreiche Vorlagen für die Mitarbeiterbefragung, mit denen ihr ganz einfach einen Fragebogen erstellen könnt. Über Haiilo Insights verschickt ihr die Einladungen zur Umfrage automatisch über die wichtigsten Kommunikationskanäle, wie beispielsweise über Slack oder SMS, und erreicht eure Mitarbeitenden mit nur einem Klick.

Unsere Plattform ist für die Befragungsteilnehmenden einfach und intuitiv zu bedienen. 

Die Ergebnisse der Mitarbeiterumfrage erhaltet ihr in Echtzeit und anschaulich aufbereitet. Erstellt ganz einfach übersichtliche Diagramme und Grafiken und erkennt auf einen Blick die Trends in eurem Unternehmen.