Interne Kommunikationsprojekte 2025: So setzt ihr euch gegen die Konkurrenz durch

Moderne Mitarbeiter-Apps, agile Informationsflüsse, eine lebendige Feedbackkultur: Interne Kommunikationsprojekte (IK-Projekte) sind der Schlüssel, um Unternehmen zukunftsfähig zu machen. Doch während IT-Upgrades oder KI-Strategien Budget und Aufmerksamkeit des Managements binden, kämpfen IK-Verantwortliche oft um Ressourcen. Das Ergebnis? Change-Projekte scheitern häufig an unklarer Kommunikation und auch alltägliche Prozesse stagnieren, weil Informationen nicht zielgerichtet fließen oder im Unternehmen verloren gehen.

In diesem Artikel zeigen wir euch, wie ihr euer IK-Projekt 2025 strategisch positioniert, den Mehrwert messbar macht und selbst in hart umkämpften Budgetrunden überzeugt.

Warum interne Kommunikation im Wettbewerb steht – und warum sie gewinnen muss

IT-Sicherheit, KI-Integration, HR-Recruiting: Das Management priorisiert 2025 Projekte, die harte Business-KPIs liefern. Interne Unternehmenskommunikation landet dabei oft auf der „Nice-to-have“-Liste – aus drei Gründen:

1. Der ROI wird nicht greifbar kommuniziert
   „Wie wirkt sich eine bessere Mitarbeiter-App auf unseren Umsatz aus?“ – Fehlen konkrete Zahlen, bleibt IK ein abstrakter Kostenpunkt. Dabei beweisen Studien, dass eine transparente Kommunikation die Produktivität um bis zu 25 Prozent steigert.
2. IK wird als Support-Funktion unterschätzt
   IK-Projekte werden oft als „Zusatzaufgabe“ behandelt – dabei sind sie der Schlüssel für erfolgreiche Veränderungen. Ohne klaren Dialog scheitern viele Change-Projekte, weil Teams nicht mitgenommen werden.
3. Fehlende strategische Positionierung
   Statt IK als eigenständiges Projekt zu pitchen, solltet ihr sie als Multiplikatorin für Top-Prioritäten wie KI oder Employer Branding framen.

Erfolgsstrategie #1: Management überzeugen – mit Business-Sprache und klarem Mehrwert

„Das Intranet muss moderner werden“ reicht 2025 nicht mehr. Entscheider:innen wollen wissen: Welches Business-Problem löst ihr mit eurem Kommunikationsprojekt? Um dies strukturiert zu beantworten, könnt ihr das Bedarfs-Stakeholder-Business Case-Support-Framework nutzen. Dieses Framework hilft dabei, euer Projekt systematisch aufzubauen, von der Problemdefinition bis zur Akzeptanzsicherung. So schafft ihr eine solide Basis für euer Vorhaben – und überzeugt das Management mit klarem Mehrwert.

So macht ihr den ROI sichtbar

Ein effektiver Weg, den ROI zu veranschaulichen, ist der direkte Vergleich zwischen dem aktuellen Zustand (Problem) und dem angestrebten Zustand (Lösung). Diese Gegenüberstellung schafft einen klaren emotionalen Kontrast und macht den Nutzen unmittelbar greifbar. Zusätzlich könnt ihr auf bestehende Daten zurückgreifen oder neue erheben. Dies zeigt, wie euer Projekt direkt zur Verbesserung von Geschäftszielen beiträgt.

Beispiel 1:

• Problem: „Ohne digitale Kanäle verlieren wir monatlich 120 Stunden durch verpasste Schicht-Updates.“
• Lösung: „Durch die Einführung einer App reduzieren wir den Zeitaufwand für Schicht-Updates um 80 %. Das entspricht einer Zeitersparnis von 96 Stunden pro Monat – oder einer Kostenersparnis von 15.000 €.“

Beispiel 2:

• Problem: „Jede Woche gehen 300 E-Mails verloren oder werden nicht gelesen, was zu Missverständnissen führt.“
• Lösung: „Durch ein modernes Intranet reduzieren wir Informationsverluste um 70 % und steigern die Effizienz um 25 %. Das entspricht einer Zeitersparnis von 120 Arbeitsstunden pro Monat.“

Erfolgsstrategie #2: Ressourcen sichern – mit strategischem Stakeholder-Management

Kommunikationsprojekte scheitern selten an technischen Herausforderungen, sondern oft an menschlichen Faktoren. Ein typisches Problem: Während die Geschäftsführung auf Effizienzsteigerung und ROI fokussiert ist, sehen andere Abteilungen möglicherweise keinen direkten Nutzen für ihre tägliche Arbeit. Ohne eine gezielte Strategie zur Einbindung aller relevanten Stakeholder:innen drohen Projekte zu stagnieren oder gar zu scheitern.

Die Lösung? Ein systematisches Stakeholder-Management, das sicherstellt, dass alle Beteiligten frühzeitig identifiziert, verstanden und in den Prozess eingebunden werden. Hier sind die zwei wichtigsten Schritte:

1. Stakeholder-Mapping: Wer hat Einfluss und welche Interessen verfolgen diese Personen?

Bevor ihr loslegt, müsst ihr wissen, wer in eurem Unternehmen Einfluss hat und welche Interessen diese Personen verfolgen. Diese Fragen helfen euch dabei:

• Budget-Macht: Wer kontrolliert die finanziellen Ressourcen? Identifiziert die Stakeholder:innen, die über Budgets entscheiden, und analysiert, wie ihr deren Prioritäten ansprechen könnt.
• Blockaden erkennen: Wer könnte das Projekt aus Angst vor Kontrollverlust oder mangelnder Priorität behindern? Manche Stakeholder:innen könnten Bedenken haben, weil sie befürchten, dass das Projekt ihre Position oder Arbeitsweise beeinträchtigt.
• Konkurrenz um Ressourcen: Manchmal stehen andere Abteilungen in Konkurrenz, weil sie ihre eigenen Schwerpunkte durchsetzen wollen. Analysiert, wo potenzielle Konflikte entstehen könnten, und entwickelt Strategien, um diese frühzeitig zu lösen.

Mit einem klaren Stakeholder-Mapping könnt ihr gezielt auf die Bedürfnisse und Interessen der wichtigsten Akteur:innen eingehen.

2. Individuelle Kommunikationsstrategie: Wie überzeugt ihr verschiedene Stakeholder?

Verschiedene Stakeholder:innen haben unterschiedliche Prioritäten. Deshalb müsst ihr eure Argumente an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen. Hier sind Beispiele, wie ihr unterschiedliche Gruppen überzeugen könnt:

• Für die Geschäftsführung:

„Unser Projekt beschleunigt die KI-Einführung – denn wir liefern Echtzeitdaten aus 10.000 Mitarbeiterinteraktionen. Das hilft uns, datenbasierte Entscheidungen schneller zu treffen.“

Fokus: Business-Wert, ROI, strategische Vorteile.

• Für die IT-Abteilung:

„Die neue Plattform reduziert Support-Anfragen um die Hälfte – das spart personelle Kapazitäten und minimiert Ausfallzeiten.“

Fokus: Technische Effizienz, Sicherheit, Reduktion von Problemen.

• Für die Mitarbeitenden:

„Mit der neuen App habt ihr alle wichtigen Informationen immer dabei – egal ob im Büro oder unterwegs.“

Fokus: Nutzerfreundlichkeit, Zeitersparnis, Verbesserung des Arbeitsalltags.

📚 Lesetipp: Ihr wollt den Vorstand von einer internen Kommunikationssoftware überzeugen, aber wisst nicht genau, wie ihr die richtigen Argumente findet? In unserem Artikel „10 Tipps, um den Vorstand von der internen Kommunikationssoftware zu überzeugen„ zeigen wir euch praxisnahe Strategien, die Entscheider:innen begeistern.

Erfolgsstrategie #3: Langfristig wirken – mit agiler Umsetzung und sichtbaren Erfolgen

Um den langfristigen Erfolg eines Kommunikationsprojekts zu sichern, braucht es eine agile Herangehensweise, die schnelle Erfolge sichtbar macht und gleichzeitig kontinuierlich weiterentwickelt wird. Hier sind die wichtigsten Schritte, um dieses Ziel zu erreichen:

1. Schnelle Erfolge definieren

Beispiel: „In 6 Wochen: 100 % der Schichtpläne digital über die App.“

Diese klare Zielsetzung demonstriert unmittelbar den Mehrwert für die tägliche Arbeit. Die Digitalisierung reduziert manuelle Prozesse, minimiert Fehlerquellen und steigert die Effizienz.

Tipps zur Definition von schnellen Erfolgen:

• Setzt euch realistische Ziele, die innerhalb kurzer Zeit erreichbar sind.
• Konzentriert euch auf Maßnahmen, die einen direkten Einfluss auf die Unternehmenskommunikation haben.
• Berücksichtigt dabei die unterschiedlichen Bedürfnisse der Zielgruppen und wie diese am besten erreicht werden können.

2. Datenbasierte Erfolgsmessung – quantitativ und qualitativ

Um den langfristigen Erfolg eines Projekts nachzuweisen, sollten sowohl quantitative als auch qualitative Aspekte berücksichtigt werden.

Quantitative Messung:

• Nutzt klar definierte KPIs, um den Fortschritt messbar zu machen.
• Beispiel: „Reduktion von Abstimmungs-E-Mails um 40 %.“

Qualitative Messung:

• Feedback-Workshops und Interviews mit Teilnehmenden liefern wertvolle Einblicke in die tatsächlichen Erfahrungen und Herausforderungen.

Integration von Daten in die Berichterstattung:

• Verknüpft die gewonnenen Erkenntnisse mit konkreten Business-Zahlen.
• Beispiel: „Durch die Digitalisierung der Schichtpläne sparen wir monatlich 50 Arbeitsstunden, was einer Kostenersparnis von 2.500 € entspricht.“

3. Sichtbarkeit schaffen – Storytelling als Schlüssel zum Erfolg

Um sicherzustellen, dass euer Projekt weiterhin auf der Agenda der Entscheider:innen bleibt, ist es entscheidend, die richtige Form der Präsentation zu wählen. Storytelling ist hierbei ein mächtiges Werkzeug.

Beispiel für eine Erfolgsgeschichte: „Dank der neuen App meldete eine Lagermitarbeiterin ein schwerwiegendes Sicherheitsrisiko. Durch die schnelle Reaktion konnten wir Reparaturkosten in Höhe von 15.000 € vermeiden.“

4. Testumgebungen nutzen

Startet mit kleinen Tests in einer begrenzten Umgebung, bevor ihr große Roll-outs plant. So könnt ihr potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und beheben.

Beispiel: Ein dreiwöchiger Test mit 30 Mitarbeitenden in der Produktion zeigte: Die neue App reduzierte die Zeit für Schichtübergaben um 70 %. Die Teamleitung berichtet: „Endlich haben wir alle Infos auf einen Klick – das spart Nerven und Zeit.“

Highlevel-Tipps: So wird euer internes Kommunikationsprojekt zum Erfolg

Unsere Expert:innen bei Haiilo betonen insbesondere drei Punkte, die sich in der Praxis als wesentliche Erfolgshebel für interne Kommunikationsprojekte herausstellen:

1. Startet mit der Bedarfsanalyse im Rahmen der Planung – ohne klaren Fokus auf die Zielgruppen scheitert jede Durchführung.
2. Nutzt digitale Kommunikation, um Themen wie Change oder Employer Branding zu unterstützen – das schafft Mehrwert für andere Branchen-Projekte.
3. Setzt auf agile Formate wie Workshops oder Pilot-Veranstaltungen – so gewinnt ihr Unterstützung von skeptischen Stakeholder:innen.

Best Practice & Fallstudie: Die Johanniter-Unfall-Hilfe 

Mit über 75.000 haupt- und ehrenamtlichen Helfenden ist die Johanniter-Unfall-Hilfe (JUH) eine der größten Hilfsorganisationen Europas. Doch die interne Kommunikation war lange Zeit eine große Herausforderungen:

• Das bisherige Intranet war veraltet, statisch und wurde kaum genutzt.
• Informationen wurden über regionale Newsletter und analoge Aushänge verbreitet.
• Interaktion war nicht möglich – viele Mitarbeitende fühlten sich abgekoppelt.

Diese Defizite hatten direkte Auswirkungen: Wissenslücken, ineffiziente Prozesse und eine eingeschränkte Partizipation der Mitarbeitenden. Mitarbeiterbefragungen bestätigten, dass es dringenden Handlungsbedarf gab und so stellte sich schließlich auch der Vorstand die Frage: „Wie schaffen wir eine Plattform, die unsere Kommunikation modernisiert, Wissen bündelt und unsere Organisation enger vernetzt?“

Die Zielsetzung: Eine digitale Plattform für alle

Um Transparenz zu schaffen und den Austausch zu stärken, entschied sich die JUH für ein Social Intranet mit Haiilo. Die Organisation verfolgte dabei eine zentrale Vision: „Wir schaffen EINE moderne, alltagsfähige Plattform zur Kommunikation, Information, Vernetzung und zum Wissensaustausch für alle Mitarbeitenden und Helfenden der JUH, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.“

Damit hat die JUH ihrem Kommunikationsprojekt eine klare Zielsetzung und Richtung vorgegeben – die Voraussetzung, um das Projekt transparent kommunizieren, zielgerichtet durchführen und nicht zuletzt den Erfolg auswerten zu können.

Die Ergebnisse: Mehr Beteiligung, effizientere Prozesse, stärkere Gemeinschaft

Seit dem Go-live 2018 hat sich das Social Intranet „4juh“ als zentraler Kommunikations- und Wissenshub der JUH etabliert:

• 30.000 aktive Nutzer:innen – fast achtmal so viel wie vorher
• Über 50.000 Blogartikel veröffentlicht und 1,5 Millionen Nachrichten versandt
• 51 % mobile Nutzung – Mitarbeitende und Ehrenamtliche bleiben auch unterwegs informiert
• Vereinfachte Organisation von Einsätzen, Schulungen und Veranstaltungen

Ein Beispiel: Die Community „RockerRetter“ organisiert den Johanniter-Einsatz auf dem Deichbrand-Festival. Alle Helfenden greifen über die Community im Social Intranet auf Einsatzdokumente zu, stimmen Abläufe ab und tauschen sich in Echtzeit aus – eine enorme Erleichterung für die Einsatzplanung.

Learnings: Was ihr von der JUH lernen könnt

Entscheidend für den Erfolg eurer Kommunikationsprojekte ist eine klare Vision, wie sie die Johanniter-Unfall-Hilfe für „4juh“ hatte. Von Anfang an verfolgte die Organisation konkrete Ziele, die zur Unternehmensstrategie und Mission passten, was auch den Vorstand ins Boot holte. Dabei wurde das Projekt nicht als reines IT-Projekt verstanden, sondern als ein Change-Maßnahme, die die Unternehmenskultur maßgeblich positiv verändern und nicht zuletzt die JUH als modernen Arbeitgeber positionieren würde – in Zeiten des Fachkräftemangels ein nicht zu unterschätzender Faktor. 

Fazit: IK-Projekte 2025 – vom Kostenfaktor zum Business-Enabler

Interne Unternehmenskommunikation ist keine „Soft Skill“-Disziplin mehr, sondern ein strategischer Hebel für Produktivität, Innovation und Change-Resilienz. Die Erfolgsformel für IK-Projekte der Zukunft:

1. ROI sichtbar machen – mit Daten, die überzeugen
   Ob höhere Produktivität, geringere Fluktuation oder schnellere Entscheidungen – nutzt messbare KPIs, die direkt mit Geschäftszielen verknüpft sind. Beispiel: „Unser Intranet reduzierte Abstimmungs-E-Mails um 70 % – das spart 200 Arbeitsstunden pro Monat.“
2. Stakeholder:innen einbinden – von der Idee bis zur Umsetzung
   Gewinnt frühe Unterstützer:innen durch maßgeschneiderte Argumente – ob für die IT („weniger Support-Tickets“) oder die Geschäftsführung („schnellere Markteinführung“).
3. Erfolge iterativ feiern – statt auf den Big Bang zu warten
   Startet mit schnellen Erfolgen wie digitalen Schichtplänen oder FAQ-Chatbots. Zeigt, wie kleinere Lösungen Großes bewirken – das schafft Momentum für weitere Budgets.

Ihr wollt nicht bei Null anfangen? Als Partner für über 500 Unternehmen wissen wir bei Haiilo: Der Erfolg von Kommunikationsprojekten lebt von der Kombination aus passender Technologie, praxiserprobten Methoden und maßgeschneiderter Beratung. Sprecht uns gerne an – wir unterstützen euch bei eurem individuellen Projekt und helfen euch zum Beispiel auch dabei, ein Management Summary aufzusetzen.