Die Digitalisierung ist in Unternehmen zum Buzzword geworden. So besitzt nahezu jedes moderne Unternehmen heute eine Digitalisierungsstrategie. Den digitalen Wandel haben wir also schon längst hinter uns gelassen. Neue Herausforderungen zeigen sich jetzt in der digitalen Transformation, getrieben von Technologien wie künstlicher Intelligenz. Sie erhöhen den Digitalisierungsgrad in der Wirtschaft nochmals. Für Unternehmen bedeutet das, Change-Prozesse anzutreiben.

Denn hinter dem Begriff Digitalisierung stecken echte Geschäftsmodelle und Effizienzgewinne. Für Mitarbeitende ist die Digitalisierung im Unternehmen meist jedoch nichts anderes als ein abstraktes Buzzword. Kommt es dann zu Change-Prozessen, fühlen sie sich unverstanden, nicht abgeholt und leisten im Worst Case Widerstand. Hier kommt die interne Kommunikation ins Spiel: Sie ist das Bindeglied zwischen Technologien und den Menschen, die sie nutzen. Wenn ihr Mitarbeitende nicht nur informiert, sondern inspiriert und aktiv in Digitalisierungs- und Transformationsprozesse einbindet, verwandelt sich die Digitalisierung von einer abstrakten Strategie in eine gemeinsame Vision.

Deshalb zeigen wir in diesem Beitrag Strategien, Tipps und Best Practices, wie die interne Kommunikation die Digitalisierung im Unternehmen vorantreibt.

Was bedeutet Digitalisierung im Unternehmen?

Digitalisierung im Unternehmen bedeutet einfach erklärt, einen analogen Unternehmensprozess (zum Beispiel Dokumente per Post zu versenden) mittels Einsatz von Technologie zu digitalisieren. Unternehmen digitalisieren natürlich nicht nur einen Prozess, sondern sehr viele. So erobern digitale Technologien abteilungsübergreifende Arbeitsprozesse: Egal, ob in der Produktion, im Einkauf, Verkauf oder in der Buchhaltung – Technologien wie Software oder Internet of Things erobern die Arbeitswelt.

📚 Lesetipp: Die Digitalisierung ist auf strategischer Ebene ein Thema der unternehmerischen Wertschöpfung. Richtig umgesetzt, entlastet die Digitalisierung Mitarbeitende, beschleunigt und automatisiert Prozesse und zeigt sich in Zahlen in einem gestiegenen ROI. In unserem Beitrag „Digitalisierung der internen Kommunikation – Strategie und Prioritäten“ erklären wir euch, wie ihr eure Digitalisierungsstrategie speziell für die interne Kommunikation aufsetzt.

Mit der digitalen Plattform von Haiilo erreicht ihr wirklich alle Mitarbeitenden – am Schreibtisch, unterwegs oder an der Frontline.

Digitalisierung und digitale Transformation: Was sind Unterschiede?

Hinter der Digitalisierung steht eine tiefgreifende Veränderung der Arbeits- und Denkweisen im Unternehmen – die digitale Transformation. Sie ist weit mehr als nur Technologie einzusetzen, um einen Prozess ins Digitale zu übertragen. Es geht auch darum, Geschäftsprozesse neu aufzusetzen – und diese verändern wiederum, wie Teams und Technologien untereinander kommunizieren. Dadurch findet ein gesamter Wandel in der Unternehmenskultur statt. Deshalb steht der digitale Wandel auch stellvertretend für Digitalisierung.

Kurz gesagt: Bei der digitalen Transformation steht nicht die Technologie selbst im Mittelpunkt, sondern die Frage, wie Unternehmen sie nutzen können, um langfristig relevant und wettbewerbsfähig zu bleiben. Es geht also um den Mehrwert, den Technologien auf das gesamte Unternehmen haben. Wenn ihr euren Vorstand zum Beispiel von einer internen Kommunikationssoftware überzeugen möchtet, wäre ein Argument, dass sie die Mitarbeiterbindung fördert.

Gegenüberstellung Digitalisierung und digitale Transformation

Rolle der internen Kommunikation in der digitalen Transformation

Die digitale Transformation stellt Unternehmen vor kulturelle und organisatorische Herausforderungen. Denn auch Mitarbeitende müssen neue Prozesse, Technologien und Denkweisen adaptieren. Der erste Schritt dafür ist Akzeptanz. Denn nur wenn Mitarbeitende offen für die neuen Technologien und deren Möglichkeiten sind, nutzen sie diese auch mit Begeisterung. Deshalb ist die Digitalisierung in Unternehmen für die interne Kommunikation zunächst Übersetzungsarbeit – nämlich zu erklären, warum Technologien jetzt alte Prozesse ersetzen und welchen Mehrwert digitale Arbeitsplätze bieten.

Die interne Kommunikation gewährleistet also erst, dass die digitale Transformation in Unternehmen nicht nur umgesetzt ist, sondern auch gelebt wird:

  • Nimmt Ängste und kommuniziert klar, welche Chancen der digitale Wandel für Mitarbeitende bereithält.
  • Inspiriert zu Veränderung und motiviert durch Erfolgsgeschichten Mitarbeitende, ein Teil der digitalen Transformation zu sein.
  • Verankert Werte und verdeutlicht durch kontinuierliches Messaging, dass die Digitalisierung eine Haltung des Unternehmens ist.

Fördert Kollaboration und vernetzt Mitarbeitende durch digitale Tools für die synchrone und asynchrone Kommunikation wie das Social Intranet oder die Mitarbeiter-App, was die Zusammenarbeit stärkt.

Studie: 57 % der Unternehmen berichten, dass die Digitalisierung ihr Geschäftsmodell verändert

Dos and Don’ts bei der Digitalisierung von Kommunikationsprozessen

Die Digitalisierung von Kommunikationsprozessen bietet Unternehmen enorme Chancen – von effizienteren Abläufen bis hin zu einer stärkeren Einbindung der Mitarbeitenden. Doch wie bei jeder Veränderung gibt es sowohl Best Practices als auch Stolperfallen. Das sind Dos and Don’ts, um Effizienz und das Employee Engagement zu steigern:

  • Do: Fragt Mitarbeitende, welche Software sie bevorzugen und welche Wünsche sie an ihren digitalen Arbeitsplatz haben.
  • Don’t: Führt keine Tools ein, deren Mehrwert ihr nicht kennt.
  • Do: Setzt auf ganzheitliche Tools wie Intranets oder Collaboration-Tools, um die digitale Kommunikation zu zentralisieren und den Informationsfluss benutzerfreundlich zu halten.
  • Don’t: Implementiert nicht mehrere Kommunikationsinstrumente auf einmal. Das verwirrt eure Mitarbeitenden nur und endet im Wildwuchs.
  • Do: Nutzt Kommunikationstools wie Digital Signage oder die Mitarbeiter-App, um auch Frontline-Mitarbeitende zu erreichen.
  • Don’t: Schließt keine Mitarbeitenden aus, nur weil sie keinen Büroarbeitsplatz haben.
  • Do: Bietet Schulungen an, um die Chancen von neuen Kommunikationstools zu erklären, Mitarbeitende für den Umgang zu sensibilisieren und die Akzeptanz zu erhöhen.
  • Don’t: Lasst eure Mitarbeitenden nicht allein mit neuen Kommunikationstools. Das ist ineffizient und führt garantiert zu einem hohen Frustrationslevel.

Welche Plattformen digitalisieren die interne Kommunikation ganzheitlich?

Welche Kommunikationsplattform ist also die richtige, um die interne Kommunikation ganzheitlich zu digitalisieren?

  • Social Intranet: Das Social Intranet kombiniert Funktionen für die Wissensweitergabe mit interaktiven Elementen, die den Austausch unter Kolleg:innen fördern. So ist das Social Intranet der zentrale Info-Hub, um News zu teilen, gemeinsam auf Dokumente zuzugreifen oder auf dem Laufenden darüber zu bleiben, was die Kolleg:innen so machen.
  • Mitarbeiter-Apps: Mit Mitarbeiter-Apps erreicht ihr ebenfalls Mitarbeitende ohne festen Büroarbeitsplatz. So macht sie Informationen zu jeder Zeit zugänglich – natürlich auch jene aus dem Intranet.

Digital Signage: Um Informationen auch physisch sichtbar zu machen, gibt es Digital Signage. Über Bildschirme könnt ihr Blue-Collar-Worker in Echtzeit und vor Ort mit wichtigen Informationen versorgen.

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Digitalisierung in der Arbeitswelt: Das sind Vorteile und Nachteile

Die Digitalisierung der Arbeitswelt ist unumgänglich. Unternehmen, die an der Revolution nicht teilnehmen, bleiben zurück. Dennoch tun sich vor allem kleine Unternehmen (ausgenommen Start-ups) und der Mittelstand in Deutschland schwer, die Digitalisierung voranzutreiben. Studien von Bitkom zeigen, dass die Unternehmensgröße den Digitalisierungsgrad beeinflusst: Je größer das Unternehmen, desto höher ist der Digitalisierungsgrad. Die deutsche Wirtschaft ist vor allem von KMUs geprägt. Das Ende vom Lied: Deutsche Unternehmen hinken der Digitalisierung hinterher.

 

Herausforderungen bei der Digitalisierung in Unternehmen

Die größten Herausforderungen der Digitalisierung liegen interessanterweise nicht in der Technik – es sind die Menschen, die die digitale Transformation behindern:

  • Kultureller Widerstand: eine tief verwurzelte Mentalität der Belegschaft, dass Veränderung etwas Schlechtes ist
  • Anpassungsprobleme: Schwierigkeiten, lang eingespielte Workflows abzuändern und sich auf etwas Neues einzulassen
Studie: 48 % der deutschen Unternehmen haben Probleme bei der Digitalisierung

Chancen der Digitalisierung in der Arbeitswelt

Umso wichtiger ist es, Mitarbeitenden die Chancen und das Ziel der Digitalisierung frühzeitig aufzuzeigen. Formuliert dafür einen strategischen, integrativen Ansatz. Führungskräfte können beispielsweise eine direkte Vorbildfunktion einnehmen, indem sie aktuelle Entwicklungen transparent teilen oder für das Thema sensibilisieren:

  • Flexible Arbeitsmodelle: Der Einsatz digitaler Technologien ermöglicht erst beliebte Arbeitsmodelle wie Remote Work.
  • Effizienzsteigerung: Digitale Tools automatisieren zeitintensive Aufgaben, reduzieren Fehler, entlasten Mitarbeitende und schaffen so Raum für kreatives wie strategisches Arbeiten.
  • Zugang zu Innovation: Technologien wie künstliche Intelligenz, Internet of Things oder Big Data verschaffen Unternehmen heute wichtige Wettbewerbsvorteile.
  • Personalisierte Karrierechancen: Individuelle Weiterbildungsangebote fördern die Karriere und bilden die eigenen Kompetenzen weiter aus.
  • Verbesserte Zusammenarbeit: Teams teilen über Kollaborationstools Informationen und Wissen effizient, und das in Echtzeit.
  • Nachhaltigkeit: Digitale Prozesse senken den Papierverbrauch, optimieren Lieferketten und fördern umweltbewusstes Arbeiten.
  • Gesteigerte Mitarbeiterbindung: Tools zur internen Kommunikation eröffnen neue Möglichkeiten, Mitarbeitende stärker einzubinden und so mehr an das Unternehmen zu binden.

5 Tipps, wie Unternehmen die Digitalisierung erfolgreich vorantreiben können

Hier sind unsere fünf Tipps, wie ihr die Digitalisierung in eurem Unternehmen systematisch angeht:

  1. Entwickelt eine klare Vision passend zu eurer Digitalisierungsstrategie und kommuniziert sie an alle Mitarbeitenden. Verknüpft dann Digitalisierungsinitiativen an Unternehmensziele, um ihre Bedeutung zu untermauern.
  2. Vermittelt das Warum hinter der Digitalisierung eines Prozesses immer als Erstes.
  3. Setzt auf niedrigschwellige Pilotprojekte, um erste Erfolge sichtbar zu machen. Testet neue Technologien in kleinen Teams und optimiert diese, bevor ihr sie unternehmensweit ausrollt. Das mindert Risiken und erhöht die Akzeptanz.
  4. Investiert in Weiterbildung und baut die digitale Kompetenz eurer Mitarbeitenden kontinuierlich aus. So lernen sie sicher und effizient mit neuen Technologien umzugehen.
  5. Setzt auf Nachhaltigkeit. Bei der Einführung neuer Technologien solltet ihr immer auch auf langfristige Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit achten.

Wichtig dabei: Integriert auch Non-Desk-Mitarbeitende frühzeitig in die Digitalisierung eurer Geschäftsmodelle. Sie zeigen nochmal auf andere Weise, wie eure IT-Infrastruktur flächendeckend aussehen muss, um wirklich alle Mitarbeitenden im Unternehmen zu erreichen.

Wie das IBB mit dem Social Intrant von Haiilo die Unternehmenskultur transformiert.

Digitalisierung und die Zukunft der Arbeitswelt: Wie Arbeit 4.0 die Transformation beeinflusst

Auch in Zukunft ist die Arbeitswelt von tiefgreifender Transformation geprägt. Im Fokus zurzeit: Arbeit 4.0. Gemeint ist die Verschmelzung von Technologie und Arbeit, die den Arbeitsalltag zunehmend flexibler, ortsunabhängiger und kollaborativer gestaltet. Neue Technologien treiben diese Transformation weiter voran. Tätigkeiten, die früher manuell oder zeitaufwendig waren, übernimmt nun künstliche Intelligenz. Automatisierung wiederum ermöglicht es, sich wiederholende Aufgaben zu delegieren, sodass die Mitarbeitenden sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können. Cloud-Lösungen bilden hingegen das technische Rückgrat dieser neuen Arbeitswelt. Mitarbeitende können so auf dieselben Ressourcen unabhängig vom Standort zugreifen – und das zu jeder Zeit.

Für Unternehmen ist der digitale Wandel demnach eine Chance, innovativer zu werden und schon heute effizienter zu sein. So ist die digitale Transformation der Treiber für den ganzheitlichen Erfolg eines Unternehmens.

Die Chancen von Arbeit 4.0

Fazit: Digitalisierung im Unternehmen als Chance wahrnehmen

Die digitale Transformation entwickelt sich stetig weiter. Damit euer Unternehmen Schritt hält, braucht es Digitalisierungsstrategien, die Mitarbeitende in den Fokus rücken. Sie sind es, die in digitalen Prozessen arbeiten müssen. Kommuniziert eure Vorhaben daher frühzeitig und kontinuierlich. Technologien wie die Haiilo Employee Experience Platform helfen euch dabei, Inhalte so zu kuratieren, dass sie bei einzelnen Mitarbeitenden auch Gehör finden. Dann nehmt ihr als gesamte Organisation die Chancen der Digitalisierung wahr und zieht gemeinsam an einem Strang Richtung digitaler Zukunft.

Häufig gestellte Fragen zur Digitalisierung im Unternehmen

  • Was ist Digitalisierung im Unternehmen?
  • Wie verändert die Digitalisierung die Arbeitswelt?
  • Was bedeutet Arbeit 4.0?

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