Kollaboration – die flexible und intensive Form der Zusammenarbeit

Wie arbeitet ihr in eurem Unternehmen zusammen? Haltet ihr euch lange Zeit mit der Erstellung von komplexen Projektplänen auf, gehen Dokumente im E-Mail-Verkehr verloren und bleiben neue Erkenntnisse nur einzelnen Projektteams vorbehalten?

Nicht jedes Team, das gemeinsam an einem Projekt arbeitet, arbeitet auch wirklich zusammen. Kollaboration ermöglicht eine besonders effiziente und intensive Form der Teamarbeit, die vor allem auch in Zeiten von Remote Work und hybriden Arbeitsformen für eine flexible und dennoch starke Vernetzung sorgt. Voraussetzung dafür ist, dass ihr in eurem Unternehmen ein entsprechendes Set-up für die digitale Kollaboration bereitstellt.

Lest in diesem Beitrag, was kollaboratives Arbeiten von anderen Formen der Zusammenarbeit unterscheidet und welche Vorteile eine effiziente Teamarbeit für euer Unternehmen hat. Darüber hinaus verraten wir euch die Grundbausteine für eine erfolgreiche und moderne Kollaboration in der heutigen Arbeitswelt.

Kollaboratives Arbeiten – eine Definition

Kollaboration heißt Zusammenarbeit. Kollaborative Zusammenarbeit ist dabei eine sehr flexible und schnelle Form, um im Team oder Unternehmen zusammenzuarbeiten. Die besondere Qualität von Kollaboration liegt darin, dass sie auf mehreren Ebenen erfolgt. Kollaborieren heißt nicht nur, an einer gemeinsamen Aufgabe mitzuwirken, sondern auch, kollektive Werte zu teilen und ein übergreifendes Ziel zu verfolgen.

Besonders klar wird die Definition von Kollaboration, wenn wir uns die Unterschiede zur Kooperation genauer ansehen.

Was ist Kooperation?

Der Begriff Kooperation lässt sich als Zusammenwirken beschreiben. Unterschiedliche Personen und Teams wirken hier auf festgelegte Weise an einem Projekt mit. Dafür wird die Gesamtaufgabe in kleinere Teilaufgaben aufgeteilt, die parallel von unterschiedlichen Verantwortlichen bearbeitet werden. Dadurch entstehen auch unterschiedliche Teilziele. Kooperation zeichnet sich durch zugeteilte Rollen, abgegrenzte Bereiche, klassische Hierarchien, klare Prozesse und Regeln sowie seriell verknüpfte Arbeitsschritte aus.

Kooperation fördert Autonomie. Jede beteiligte Person oder Personengruppe ist für ihr eigenes Gebiet zuständig. Durch Informations- und Erfahrungsaustausch sowie regelmäßige Absprachen und Abstimmungen wirken die Teilbereiche wechselseitig aufeinander ein.

Was ist Kollaboration?

Kooperation wird oft als Synonym für Kollaboration verwendet. Tatsächlich baut kollaboratives Arbeiten auf Kooperation auf, jedoch geht es noch weiter. Bei der Kollaboration werden Hierarchie- und Bereichsgrenzen vollständig aufgehoben. Ziel der Kollaboration ist es, von der Ich-Orientierung zum Wir zu gelangen und die Fähigkeiten effizient zu bündeln. Alle Beteiligten wirken an allen Ergebnissen mit und sind gleichermaßen für das gemeinsame Ziel verantwortlich. Kollaboration ist damit ein fortlaufender, mehrdimensionaler Prozess, der letztendlich mehr ist als die Summe seiner Einzelteile.

Wann ist kollaboratives Arbeiten notwendig?

Vor allem Unternehmen, die in sehr dynamischen Märkten agieren und Innovationen hervorbringen, profitieren von der kollaborativen Zusammenarbeit. Kollaboration ist ideal, um agil auf Marktveränderungen reagieren zu können und die Grenzen der eigenen Expertise zu überwinden. Auch neue und komplexe Probleme, für die sich nicht auf vorhandene Strukturen und Wissen zurückgreifen lässt, lassen sich durch die flexible Form der Zusammenarbeit zügig lösen.

Vorteile von kollaborativen Arbeitsprozessen

• Zeitverluste minimieren: Kollaboratives Arbeiten erfordert keine langwierige Projektplanung. Fördert ihr in eurem Unternehmen die kollaborative Zusammenarbeit, könnt ihr viele Arbeitsprozesse verkürzen und seid zudem reaktionsfähiger.
• Mehr Flexibilität: Kollaboration ist eine sehr flexible Form der Zusammenarbeit, sowohl auf inhaltlicher als auch zeitlicher und personeller Ebene. Ihr könnt eure Strukturen schnell an neue Anforderungen anpassen, nutzt eure Ressourcen stets effizient und bleibt zu einem hohen Grad beweglich.
• Weiterentwicklung fördern: Kollaboration fördert die Weiterentwicklung aller Beteiligten. Die gemeinsame Nutzung von Wissen, die gegenseitige Unterstützung und das Teilen von Lernerfahrungen sorgen für Wachstum auf kollektiver und persönlicher Ebene. In einer kollaborativen Arbeitsumgebung lernen eure Mitarbeitenden voneinander. Fehler werden nur einmal gemacht und Erfolge stetig weiterentwickelt.
• Konzentration auf Unternehmensziele: In der kollaborativen Zusammenarbeit steht das gemeinsame Ziel immer im Fokus. So verliert ihr die Vision eures Unternehmens nie aus den Augen und sorgt dafür, dass eure Mitarbeitenden in eine gemeinsame Richtung arbeiten.
• Zusammenarbeit intensivieren: Kollaboration ist eine sehr intensive Form der Zusammenarbeit, die sowohl die Bindung der Belegschaft zu eurem Unternehmen als auch die Verbindung unter euren Mitarbeitenden stärkt.
• Höhere Produktivität: Insgesamt steigert eine effiziente Zusammenarbeit die Produktivität. Arbeitsprozesse werden vereinfacht, Talente wirksam gebündelt und alle Ressourcen gewinnbringend eingesetzt.

Warum ist Kollaboration so wichtig?

Vor allem in Zeiten von flexiblen Arbeitsmodellen und digitalen Arbeitsstrukturen braucht es neue Formen der Zusammenarbeit. Digitale Kollaborationstools machen eine organisierte Teamarbeit unabhängig von zeitlichen und räumlichen Grenzen möglich, wodurch sie vor allem im Kontext von Remote und Hybrid Work immer relevanter werden.

Anstatt große Anhänge per E-Mail hin- und herzuschicken, ermöglichen digitale Tools die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit. Sie sorgen für einen stetigen Informationsfluss, machen Wissen zugänglicher und Prozesse transparenter. Dadurch stellen sie die Weichen für eine offene Unternehmenskultur, die Feedback fördert, Fehler toleriert und aus ihnen lernt, Veränderungen anstößt und Wachstum vorantreibt.

Was fördert die kollaborative Zusammenarbeit?

Um die Kollaboration zu fördern, solltet ihr in eurem Unternehmen eine Kultur der Zusammenarbeit etablieren. Stimmt die Art der Zusammenarbeit dabei stets auf eure individuellen Strukturen und Ressourcen ab. Sie sollte zu euch und euren Unternehmenszielen passen und sich natürlich in den Arbeitsalltag eurer Mitarbeitenden integrieren lassen.

Holt zudem eure Führungskräfte mit an Bord. Diese legen den Grundstein für die Art und Weise, wie Teams zusammenarbeiten, und dienen als Vorbild für kollaborative Arbeitsweisen.

Mit folgenden Tipps schafft ihr die perfekten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Kollaboration.

1. Klare Ziele setzen

Voraussetzung für eine effiziente Zusammenarbeit ist, dass allen das gemeinsame Ziel klar ist. Die Ziele sollten also stets eindeutig und transparent kommuniziert werden. Nur so wissen alle, worauf sie hinarbeiten. Zudem fällt es dadurch leichter, Prioritäten zu setzen. Macht eure Belegschaft mit eurer Vision vertraut und lasst sie auch aktiv an der Formulierung von Zielen mitwirken. Können sich eure Mitarbeitenden mit den Zielen identifizieren, sind sie motivierter und engagierter, sodass das volle Potenzial ausgeschöpft werden kann.

2. Offene Kommunikation

Fördert in eurem Unternehmen eine offene und ehrliche Kommunikation. Ohne Kommunikation und den häufigen Austausch untereinander funktioniert keine Form der Zusammenarbeit. Eine offene Kommunikationsstruktur regt den Ideenfluss an, trägt zur Konfliktlösung bei und stärkt zudem die Verbindung untereinander. Darüber hinaus ermöglicht es regelmäßiges Feedback. Nur so könnt ihr Prozesse laufend verbessern.

3. Informationssilos abbauen

Informations- und Datensilos bremsen die Zusammenarbeit im Unternehmen sehr stark aus. Die Aufgabe für eine effiziente Kollaboration ist, die Grenzen zwischen den Teams und Abteilungen aufzubrechen und Wissensbänke für alle zu öffnen, anstatt sie in einzelnen Gruppen zu bunkern. Fördert den interdisziplinären Austausch und macht eure Ressourcen für alle zugänglich.

4. Wissen teilen

Um Informationssilos zu vermeiden und eine ideale Kollaboration zu ermöglichen, solltet ihr euer Wissen zentralisieren. Sammelt euer Wissen, eure Erkenntnisse und Lernerfahrungen an einer Stelle. Sorgt dafür, dass alle eure Mitarbeitenden jederzeit und von jedem Ort darauf Zugriff haben und ohne viel Aufwand die für sie relevanten Informationen finden. Der große Vorteil von kollaborativer Zusammenarbeit ist, dass ihr die einzigartigen Talente und Fähigkeiten eurer Mitarbeitenden zusammenbringt, sodass alle davon profitieren.

5. Gegenseitige Unterstützung

Kollaboration ist ein Miteinander. Sie bietet die große Chance, voneinander zu lernen und über sich hinauszuwachsen. Wichtig dabei ist eine wohlwollende Umgebung. Wenn unterschiedliche Fachkenntnisse aufeinandertreffen, sind Konflikte und Diskussionen vorprogrammiert. Nutzt die verschiedenen Meinungen und Ansichten, um neue Perspektiven zu gewinnen. Arbeitet zudem Konzepte zur Konfliktlösung heraus und ermöglicht eine rege Feedbackkultur.

Eine Kollaboration, die von gegenseitiger Unterstützung und einem offenen Mindset für Diversität geprägt ist, stärkt den Zusammenhalt.

6. Raum für persönliches Wachstum

Auch wenn bei der kollaborativen Zusammenarbeit das Wir in den Vordergrund rückt, stecken doch auch sehr individuelle Akteure dahinter. Für ein effizientes Arbeiten im Team ist es daher wichtig, die individuellen Fähigkeiten, Bedürfnisse und Vorstellungen zu verstehen. Gemeinsame Ziele werden nur dann verfolgt, wenn sie auch zu den individuellen Zielen passen.

Schafft eine kollaborative Umgebung, in der individuelle Stärken gefördert werden und Raum zur persönlichen Weiterentwicklung gegeben wird.

7. Mitarbeitende motivieren

Engagierte Mitarbeitende sind die treibende Kraft für eine erfolgreiche Kollaboration. Sind eure Mitarbeitenden motiviert und engagiert, interagieren sie mehr miteinander, bringen sich mehr ein und treiben Innovationen voran. In der kollaborativen Zusammenarbeit zählt jede Stimme. Sorgt dafür, dass sich eure Mitarbeitenden gehört fühlen. Zeigt ihnen, dass sie einen wertvollen Beitrag für das jeweilige Projekt sowie das Unternehmen leisten.

8. Gemeinsame Erfolge feiern

Erreichte Ziele und gemeinsame Erfolge dürfen und sollen auch gefeiert werden. Belohnt eure Mitarbeitenden für die harte Arbeit und erkennt den Beitrag jedes Einzelnen an dem Erfolg an. Insgesamt sollte die Zusammenarbeit immer von Wertschätzung und Anerkennung geprägt sein. So haltet ihr die Motivation stets hoch und treibt eure Mitarbeitenden zu Höchstleistungen an.

9. Verantwortlichkeiten festlegen und kommunizieren

Flache Hierarchien, flexible Strukturen und die Loslösung von der Ich-Orientierung in der kollaborativen Zusammenarbeit machen es umso notwendiger, Verantwortlichkeiten klar festzulegen und zu kommunizieren. So wissen alle an dem jeweiligen Projekt Beteiligten stets, an wen sie sich für Absprachen oder Fragen wenden müssen. Voraussetzung dafür ist, dass auch ein klares Verständnis der eigenen Rolle vorhanden ist.

10. Vertrauen schaffen

Die Basis für eine effiziente Zusammenarbeit ist Vertrauen. Vertrauen schafft den Rahmen für eine offene Kommunikation und ein Miteinander auf Augenhöhe. Es ist wichtig, um sich gegenseitig unterstützen und mögliche Differenzen klären zu können. Für eine vertrauensvolle Arbeitsumgebung sorgt ihr durch Transparenz, Authentizität und Wertschätzung.

11. Implementierung von digitalen Kollaborationstools

Stellt euren Mitarbeitenden intuitive und hilfreiche Tools bereit, mit denen sie sich einfach vernetzen und austauschen können. Moderne Werkzeuge für die Unternehmenskommunikation, die sowohl den sozialen Austausch fördern als auch die Team- und Projektarbeit unterstützen, sind beispielsweise Social Intranets. Anstatt die Zusammenarbeit durch die Nutzung von vielen verschiedenen Tools zu verkomplizieren, nutzt ihr die unterschiedlichen Funktionen einer Plattform, die als Single Source of Truth und als zentrale Anlaufstelle eures Unternehmens dient.

Vorteile von digitalen Kollaborationstools

Digitale Kollaborationstools wie Haiilo Home bieten viele Vorteile:

1. Unternehmenskultur pflegen: Haiilo Home ist die digitale Heimat für euer Unternehmen. Hier lebt ihr eure Werte, pflegt euer Zusammengehörigkeitsgefühl und baut eine Kultur des Vertrauens und Miteinanders auf.
2. Offene Kommunikation fördern: Ob in Einzel- und Gruppenchats oder Community-Feeds, im Social Intranet könnt ihr euch schnell und unkompliziert austauschen und für gemeinsame Projekte verbinden.
3. Wissen sammeln: Teilt euer Expertenwissen in spannenden Blogartikeln und sammelt eure Lernerfahrungen in Wikis. In unserem Social Intranet macht ihr euer Wissen und eure Prozesse transparent für alle zugänglich. Informationssilos gehören so der Vergangenheit an. Einfache Suchfilter und eine übersichtliche Dokumentenablage vereinfachen den Zugriff zum Unternehmenswissen. Über die Nutzerprofile findet ihr zudem immer genau den richtigen Experten oder die Expertin, die ihr für euer Projekt braucht.
4. Feedbackkultur etablieren: Der unkomplizierte Austausch, der durch unser Social Intranet ermöglicht wird, regt eine ehrliche Kommunikationskultur an, in der Kritik, Verbesserungsvorschläge und ehrliches Feedback willkommen sind. Erstellt zudem aufschlussreiche Mitarbeiterbefragungen und findet heraus, wie ihr die Kollaboration in eurem Unternehmen noch weiter verbessern könnt.

FAQ: Kollaboration

Was heißt Kollaboration?

Kollaboration ist eine sehr flexible und intensive Form der Zusammenarbeit. Kollaborative Zusammenarbeit bedeutet, alle Fähigkeiten effizient zu bündeln, sich gegenseitig zu unterstützen und voneinander zu lernen. Alle arbeiten an einem gemeinsamen Ziel und leisten einen gleichwertigen Beitrag zum Ergebnis.

Was sind die Ziele von Kollaboration?

Das Ziel von Kollaboration ist, Systemgrenzen aufzuheben und dadurch beweglicher zu bleiben. Fähigkeiten und Talente sollen effizient gebündelt und Wissen gemeinsam genutzt werden.

Was fördert Kollaboration?

Die Basis für eine erfolgreiche Kollaboration im Betrieb ist eine Unternehmenskultur, die auf Vertrauen, Offenheit und Wertschätzung fußt. Moderne Kollaborationstools helfen dabei, Wissen zentral zu sammeln, den Austausch zu fördern und für transparente Abläufe sowie Informationsflüsse zu sorgen.