Von generisch zu relevant: KI in der internen Kommunikation richtig einsetzen

ChatGPT und Co. haben in kürzester Zeit gezeigt, wie mächtig generative KI sein kann. Entsprechend verbreitet sind die Tools mittlerweile in Unternehmen. Für die interne Kommunikation zeigt sich jedoch schnell: Mit Standardlösungen stoßen Unternehmen an ihre Grenzen. Die KI kennt weder den organisatorischen Kontext noch die Tonalität, berücksichtigt Datenschutzanforderungen ungenügend und erstellte Inhalte erfordern oft manuelle Nachbearbeitung.

Interne KIs wie Haiilo AVA schließen diese Lücke. Damit ist die KI direkt in die Kommunikationslandschaft eures Unternehmens eingebunden und unterstützt euch dabei, Inhalte zu erzeugen, die wirklich zu Zielen, Kultur, Zielgruppen und Arbeitsweisen eures Unternehmens passen.

In diesem Beitrag zeigen wir euch, wie interne KI-Lösungen rechtssichere und relevante Inhalte für eure Unternehmenskommunikation erstellen.

Generative KI intern nutzen: Was sind Grenzen?

Generative KI kann viele Prozesse in der internen Kommunikation unterstützen – doch ihre Möglichkeiten sind nicht grenzenlos. Wer sie unreflektiert einsetzt, riskiert Missverständnisse, erhöhten Aufwand oder sogar Vertrauensverluste. Die folgenden Punkte zeigen, wo generische KI in der internen Kommunikation an ihre Grenzen stößt.

Kontext zur Unternehmenskommunikation fehlt

ChatGPT und ähnliche Tools sind darauf trainiert, allgemeine Sprache zu verarbeiten und zu generieren. Sie haben jedoch keinen Einblick in die spezifische Unternehmenskultur, die Tonalität oder die Kommunikationsrichtlinien einer Organisation. Für eure interne Kommunikation ist aber genau das entscheidend. Denn eine Ansprache, die nicht zur Kultur passt oder die Bedürfnisse der Mitarbeitenden verfehlt, wirkt schnell unpersönlich oder sogar befremdlich.

Gefährdetes Vertrauen durch ungenaue Inhalte

Generative KI liefert Inhalte auf Basis von Wahrscheinlichkeiten. Bedeutet: Formulierungen der KI sind zwar sprachlich korrekt, inhaltlich aber schnell ungenau oder sogar faktisch falsch. In der internen Kommunikation, wo Verlässlichkeit eine große Rolle spielt, kann das fatale Folgen haben: Fehlerhafte oder missverständliche Informationen untergraben das Vertrauen in eure Kommunikationsabteilung und schwächen die Glaubwürdigkeit eurer Unternehmensführung.

Datenschutz und Sicherheit bleiben kritisch

Wenn ihr öffentliche KI-Systeme verwendet, besteht immer die Gefahr, dass sensible Unternehmensdaten nach außen gelangen. Prompts, in denen vertrauliche Informationen enthalten sind, können zum Beispiel in fremden Systemen gespeichert oder ausgewertet werden. Für Unternehmen mit strengen Compliance-Anforderungen birgt das ein erhebliches Risiko.

Mehrarbeit statt Effizienz

Ein zentrales Versprechen von KI lautet, Arbeitszeit zu sparen. In der Praxis bedeutet die Arbeit mit generischen Tools jedoch häufig das Gegenteil: Die generierten Texte sind oft zu allgemein, nicht auf Zielgruppen zugeschnitten und ihr müsst sie inhaltlich wie stilistisch umfangreich nachbearbeiten. Statt Effizienzsteigerung entsteht zusätzlicher Aufwand. Ergo: Der eigentliche Mehrwert der Automatisierung verpufft.

Interne KI vs. generative KI: Was interne KI besser macht

Im Vergleich zu generischer KI punktet die interne KI in den Bereichen Kontext, Sicherheit und Effizienz. Dadurch betten sich Kommunikationsinhalte besser in die bereits bestehende Kommunikationslandschaft ein und bleiben compliant. Das sind Vorteile:

Nahtlose Einbettung in die Kommunikationslandschaft

Interne KI ist anders als Tools wie ChatGPT direkt mit den Kommunikationskanälen eures Unternehmens verbunden. In anderen Worten: KI ist direkt im Intranet, in euren Mails oder Chat-Tools wie Microsoft Teams integriert. KI-gestützte Inhalte entstehen also genau dort, wo ihr sie veröffentlicht.

Output entsteht nach organisatorischem Kontext

Interne KI versteht den Unternehmenskontext. Sie kennt eure bevorzugte Sprache, Tonalität und Werte sowie Kommunikationsrichtlinien. So entstehen Inhalte, die zur Unternehmenskultur passen, auf Mitarbeitende zugeschnitten sind und Vertrauen schaffen.

Effizient und personalisiert

Statt allgemeiner Textbausteine liefert interne KI Vorschläge, die Zielgruppen und Kanäle direkt berücksichtigen. Ein Beitrag für das Intranet unterscheidet sich im Stil von einer E-Mail an Führungskräfte oder einem Post im Social Feed. Mitarbeitende erhalten so Informationen, die für sie wirklich nützlich sind.

Sicher in der Nutzung

Ein weiterer entscheidender Punkt ist die Datensicherheit. Interne KI-Systeme laufen innerhalb der Infrastruktur eures Unternehmens und geben keine sensiblen Informationen an Dritte weiter. Dabei berücksichtigt sie Compliance-Vorgaben und Datenschutzgesetze wie die DSGVO.

Realer Impact von KI auf eure interne Kommunikation

Das Ergebnis einer KI für die interne Kommunikation sind spürbare Effekte auf Tempo, Qualität und Sicherheit:

• Schneller: Die KI erstellt Kampagnen, Newsletter oder Ankündigungen in Minuten statt Stunden. So gewinnt ihr Zeit für Strategie und kreative Arbeit.
• Konsistenter: Die KI hält Tonalität und Unternehmenssprache ein, sodass Botschaften über alle Kanäle hinweg einheitlich und professionell wirken.
• Engagierender: Die KI erstellt für eure Mitarbeitenden Inhalte, die auf Rollen, Standorte und Interessen zugeschnitten sind und sie so aktiver einbindet.
• Sicherer: Die KI setzt Inhalte datenschutzkonform nur innerhalb der Unternehmensumgebung ein, wodurch ihr Compliance-Risiken reduziert und sensible Informationen zuverlässig schützt.

Haiilo AVA: Unternehmensinterne KI-Lösung für Kommunikationsprofis

Mit Haiilo AVA bekommt ihr einen echten Kommunikationsassistenten, der auf euer Unternehmen zugeschnitten ist. AVA ist direkt in eurem Kommunikationsökosystem integriert – zum Beispiel im (Social) Intranet, der Mitarbeiter-App oder euren Chat-Tools.

Features und Nutzen von Haiilo AVA:

• Texte schneller erstellen und auf den Punkt bringen: AVA unterstützt euch beim Schreiben, fasst bestehende Inhalte präzise zusammen und liefert kreative Impulse wie passende Hashtags.
• Content in eurer Brand Voice kreieren: Egal ob locker, formell oder markenkonform – AVA trifft den Ton.
• Multichannel-Support: Newsletter, Intranet-Post oder Change-Kampagne? Nutzt eure mit AVA erstellten Textentwürfe für verschiedene Formate und Kanäle.
• Antworten, wenn sie gebraucht werden: Dank KI-gestützter Suche finden Mitarbeitende die relevanten Infos sofort – ohne langes Suchen.
• Visuelle Konsistenz im Handumdrehen: Ob Avatar oder Event-Cover: AVA generiert automatisch Designs, die zu eurem Auftritt passen.
• Inhalte, die man hören kann: AVA macht Artikel und News auf Wunsch hörbar – ideal für unterwegs oder die Frontline.
• Schnell informiert bleiben: AVA erstellt Zusammenfassungen wichtiger Inhalte, damit niemand etwas verpasst.
• Datenschutz? Check: Alle Daten bleiben sicher im Unternehmen, kein Prompt-Leak, kein Risiko.

Haiilo AVA verändert die interne Kommunikation grundlegend: Die KI unterstützt euch dabei, wichtige Botschaften schneller zu erstellen, gezielt aufzubereiten und über die passenden Kanäle an eure Mitarbeitenden zu bringen. Hier ein paar typische Einsatzszenarien:

Führungskräftekommunikation

Mit Haiilo AVA bereitet ihr Führungskräfte-Botschaften in kürzester Zeit so auf, dass sie klar, präzise und verständlich bei allen ankommen. Das spart wertvolle Zeit im Management und stärkt gleichzeitig die Glaubwürdigkeit.

Mögliche Einsatzbereiche:

• CEO-Statements
• Q&As
• Intranet-Startseite
• E-Mail-Newsletter
• CEO-Blog oder Videobotschaft
• Chat-Tools wie Microsoft Teams oder Slack

Unternehmensweite Change- oder HR-Messages

Neue Prozesse, Benefits oder Kulturinitiativen sind oft erklärungsbedürftig und je nach Zielgruppe unterschiedlich relevant. AVA hilft euch, Inhalte schnell für die betroffenen Abteilungen, Rollen und Standorte zu erstellen, präzise zu verdichten und visuell konsistent aufzubereiten. Mitarbeitende können wichtige News auch anhören, und über die KI-gestützte Suche finden sie Detailantworten genau dann, wenn sie gebraucht werden. 

Mögliche Kanäle:

• HR-Newsletter
• Digital Signage
• Interne Blogposts
• Push-Nachrichten für die mobile App

Redaktion entlasten

Routineaufgaben wie Newsletter, Kampagnen oder Social Posts verschlingen oft viel Zeit. Mit AVA erstellt ihr Inhalte in Minuten, ohne Abstriche bei Qualität oder Tonalität zu machen. So kann sich euer Redaktionsteam stärker auf Strategie, Kreativität und Storytelling konzentrieren.

Mögliche Kanäle:

• Intranet-Kampagnenbereiche
• Interne Newsletter
• Mitarbeiter-App
• Digitale Screens im Büro oder in der Produktion

📽️ Video-Tipp: Neugierig geworden? Dann schaut euch jetzt an, was Haiilo AVA kann:

Fazit: Interne Kommunikation braucht interne KI

Generative KI wie ChatGPT ist extrem leistungsstark, aber für die interne Kommunikation schlicht nicht gebaut. Mit Haiilo AVA wird KI endlich dort wirksam, wo ihr sie braucht: direkt im Kommunikationsökosystem eures Unternehmens. Seid ihr bereit, interne Kommunikation schneller, sicherer und wirksamer zu gestalten? Dann testet Haiilo AVA und überzeugt euch selbst: Jetzt Demo buchen!