So gelingt Usability im Intranet: 7 Best Practices aus echten Kundenprojekten

Usability ist kein technisches Detail, sondern der Schlüsselfaktor dafür, ob Mitarbeitende das Intranet täglich nutzen und als internen Weg der Kommunikation annehmen. Viele Intranet-Projekte scheitern, weil Mitarbeitende die Software als kompliziert, unübersichtlich oder wenig hilfreich im Arbeitsalltag empfinden.

Wie also entwickelt ihr ein Intranet, das eure interne Kommunikation fördert und benutzerfreundlich ist? In diesem Artikel teilen wir Tipps zur Einführung und Nutzung eures Intranets sowie echte Learnings aus unseren Haiilo-Kundenprojekten.

Lesson 1: Intuition schlägt Schulung – wie Redakteur:innen ohne IT-Know-how erfolgreich starten

Der Intranet-Rollout gelingt schneller, wenn Redakteur:innen und Admins ohne umfangreiche IT-Schulung starten können. Je intuitiver die Plattform, desto leichter fällt die digitale Adoption. Ergo: Nutzer:innen teilen tatsächlich Informationen im Intranet. Das heißt, die Navigation im Intranet sollte so klar strukturiert sein, dass die Technik im Hintergrund verschwindet und die Arbeit im Vordergrund steht.

💡 Usability-Tipps zur Intranet-Strategie:

• Setzt auf ein klares Layout und eine intuitive Oberfläche, die auch ohne Handbuch verständlich ist.
• Reduziert die Klickpfade zu den wichtigsten Funktionen für eine einfache Navigation.
• Benennt Menüs sowie Felder klar und kategorisiert sie sinnvoll.
• Bietet statt komplexer Schulungspakete Micro-Learnings oder kurze Video-Tutorials, die leicht konsumierbar sind.
• Gebt Redakteur:innen die Chance auf schnelle Ergebnisse direkt nach dem Go-live.

Intranet Best Practices: Technische Hürden mit Haiilo überwinden

Haiilo ist so aufgebaut, dass alle Nutzer:innen die Funktionen des Social Intranets ohne umfangreiche Einarbeitung verstehen. Die intuitive Navigation sowie smarte Vorlagen und Drag-and-Drop-Elemente für Intranet-Inhalte senken Einstiegshürden und vereinfachen die Nutzung. So ist Haiilo schnell Teil des Arbeitsalltags aller Kolleg:innen.

• Die Messe Stuttgart setzt seit 2016 auf ein Social Intranet, das den Arbeitsalltag der rund 380 Mitarbeitenden spürbar vereinfacht. Haiilo überzeugte als Lösung, die sich am Kommunikationsverhalten der Mitarbeitenden orientiert – intuitiv, interaktiv und sofort einsatzbereit.

„Haiilo hat sich damals sehr an der bestehenden Social-Media-Kommunikation orientiert. Das heißt, der Aufbau des Social Intranets war einfach auch so, wie es die User:innen schon kennen. Es ist sehr viel Bekanntes und man findet sich dadurch auch wirklich sehr schnell zurecht.” – Stefanie Kromer, Direktorin Kommunikation und Unternehmenssprecherin bei der Messe Stuttgart

Lesson 2: Mobile-first ist Pflicht, nicht Kür – Frontline-Kommunikation stärken

Gerade in Unternehmen mit vielen Non-Desk- oder Frontline-Mitarbeitenden entscheidet mobile Zugänglichkeit über den Erfolg eurer internen Kommunikation. Mobile-first heißt, allen Mitarbeitenden einen schnellen und sicheren Zugriff auf Informationen im Unternehmen zu gewähren. Das Ziel ist, Intranet-Inhalte so zu optimieren, dass die Funktionalität und Usability auf jedem Endgerät sichergestellt ist.

Usability-Tipps zur mobilen Intranet-Strategie:

• Bietet alle Kernfunktionen auch mobil an, also nicht nur News, sondern auch Chats, Dokumente und Feedback.
• Optimiert Inhalte für kleine Bildschirme mit klarer Struktur und gut lesbarer Typografie.
• Nutzt Push-Benachrichtigungen für wichtige Updates, damit sie garantiert ankommen.
• Stellt sicher, dass auch externe oder ehrenamtliche Mitarbeitende unkompliziert Zugriff erhalten.

Intranet Best Practices: Mobile Reichweite mit Haiilo stärken

Haiilo bringt alle Funktionen des Social Intranets direkt aufs Smartphone – mit einer modernen App, die so intuitiv ist, dass selbst seltene Nutzer:innen sofort loslegen können. Mit personalisierten Feeds, einer klaren Benutzerführung und einfachen Zugriffsmöglichkeiten wird die mobile Nutzung zum Standard. Das steigert die Reichweite eurer internen Kommunikation und bindet auch diejenigen ein, die bisher schwer zu erreichen waren.

• Die American Medical Association setzte bei der Implementierung auf eine konsequente Mobile-first-Strategie. Inhalte wurden in Haiilo kanal- und rollenspezifisch ausgespielt, sodass Mitglieder nur relevante Informationen erhielten. Die benutzerfreundliche Oberfläche ermöglichte einen sofortigen Start – das Engagement stieg auf 89 %.

• Asklepios versorgt über 67.000 Mitarbeitende in Medizin und Pflege mit relevanten Inhalten direkt aufs Handy. Ergebnis: Hohe Akzeptanz und schnelle Informationsverteilung auch ohne festen Arbeitsplatz.

„Jede:r bei Asklepios kann sich den digitalen Arbeitsplatz mit der ASKME-App in die Kasack- oder Hosentasche stecken.“ – Hilkka Zebothsen, Leitung interne Kommunikation Asklepios

• Die Johanniter-Unfall-Hilfe hat mit „4juh“ eine Plattform geschaffen, die heute über 50 % ihrer Zugriffe mobil verzeichnet. Klare Rechtevergabe, einfache Bedienung und mobile App sorgen dafür, dass selbst Ehrenamtliche von Tag eins aktiv dabei sind.

„Da die Plattform sowohl von dienstlichen als auch privaten Endgeräten erreichbar ist, bietet 4juh insbesondere auch Johannitern ohne PC-Arbeitsplatz eine Möglichkeit, aktiver Teil der Kommunikation und Gemeinschaft zu sein und auf dem neuesten Stand zu bleiben.“ – Hauke Serger, Corporate Community Manager bei der Johanniter-Unfall-Hilfe

Lesson 3: Inklusion durch Barrierefreiheit – rechtlich und kulturell relevant

Ein Intranet ist nur dann wirklich gut, wenn alle es nutzen können – auch Menschen mit Seh- oder Hörbehinderungen, motorischen Einschränkungen oder kognitiven Besonderheiten. Barrierefreiheit ist demnach der Grundstein für gelebte Inklusion. Indem ihr Zugänge einfach gestaltet, Teilhabe ermöglicht und die Community stärkt, bleiben alle im Unternehmen informiert.

Usability-Tipps zur barrierefreien Intranet-Strategie:

• Orientiert euch an anerkannten Standards wie WCAG und Barrierefreiheitsstärkungsgesetz.
• Nutzt Tools, mit denen Nutzer:innen Inhalte an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können.
• Achtet auf klare Kontraste, einfache Sprache und screenreaderfreundliche Strukturen.
• Testet regelmäßig mit echten Nutzer:innen, um Barrieren frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
• Bezieht Menschen mit Behinderungen aktiv in die Konzept- und Testphase ein.

📚 Lesetipp: Erfahrt auf unserem Blog, warum Barrierefreiheit im Intranet jetzt Chefsache ist.

Intranet Best Practices: So sorgt Haiilo für inklusiven Zugang

Haiilo ist so konzipiert, dass die Plattform auch mit unterstützenden Technologien reibungslos nutzbar ist. Dadurch lassen sich Plattformen wie das Social Intranet direkt an persönliche Bedürfnisse der Mitarbeitenden anpassen – egal, wie speziell sie sind.

• Die Johanniter-Unfall-Hilfe ermöglicht allen Organisationsmitgliedern, unabhängig von körperlichen oder kognitiven Fähigkeiten, den vollen Zugang zum Social Intranet. Dank Eye Able® können Nutzer:innen ihre Anzeige individuell konfigurieren – zum Beispiel durch vergrößerte Schrift, Farbfilter oder optimierte Kontraste.

Lesson 4: Dezentral heißt demokratisch – Content Creation ohne Overhead

Ein Social Intranet lebt davon, dass Fachabteilungen, Projektteams und Standorte selbst Inhalte beisteuern. Das Ziel ist es so, mehr relevante Inhalte zu kreieren, schnellere Updates für alle zu erhalten und den Flaschenhals der zentralen Redaktion zu minimieren. Kurzum geht es darum, dass Mitarbeitende ihre eigenen Geschichten erzählen können und gehört werden.

Intranet-Usability-Tipps für eine dezentrale Content Creation:

• Nutzt ein einfaches Rollen- und Berechtigungssystem, um Verantwortlichkeiten transparent zu machen.
• Definiert Grundlayouts und Vorlagen, um ein einheitliches Erscheinungsbild zu sichern.
• Reduziert den Abstimmungsaufwand durch klare Guidelines für Inhalte und Freigaben.
• Setzt auf intuitive Bedienung, damit neue Redakteur:innen sofort starten können.

Intranet Best Practices: Mit Haiilo die Content Creation demokratisieren

Ein zentrales Element von Haiilo ist die übersichtliche Rollen- und Rechteverwaltung: Admins können mit wenigen Klicks festlegen, wer Inhalte erstellen, bearbeiten oder veröffentlichen darf. So lassen sich für jede Abteilung, jeden Standort oder jedes Projektteam maßgeschneiderte Verantwortlichkeiten definieren.

• Die Zeppelin Universität wollte innerhalb eines Semesters ein Social Intranet als zentrales digitales Drehkreuz einführen – und das ohne lange IT-Schulungen für alle Beteiligten. Mit Haiilo gelang der schnelle Start: Redakteur:innen aus Verwaltung, International Office und Qualitätsmanagement konnten sofort Inhalte erstellen und das System eigenständig nutzen.

„Wir haben für jede Abteilung eine Seite. Diese Seite hat dann Admins – meistens ist das die Abteilungsleitung. Und wenn es da noch ein, zwei Personen gibt, die sich etwas auskennen oder es sich zutrauen, Inhalte zu pflegen, dann fügen wir sie einfach als Admins hinzu.“ – Stefanie Zeller, Head of IT, Zeppelin Universität

Lesson 5: Feedback und Analytics – wie kontinuierliche Verbesserung gelingt

Ein gutes Social Intranet ist nie „fertig“. Veränderungen entstehen durch neue Inhalte, Strukturen und Funktionen, die ein modernes Intranet gestalten und ausmachen. Wer weiß, welche Inhalte besonders gut funktionieren, wo Suchanfragen ins Leere laufen oder welche Communities am aktivsten sind, kann die Plattform gezielt verbessern und die digitale Adoption langfristig steigern.

Usability-Tipps zur Verbesserung der Software mit Feedback & Analytics

• Trackt Usability-KPIs wie Task Completion Rate, Sucherfolg oder Engagement-Quote, um Fortschritte messbar zu machen.
• Nutzt Umfragen, Kommentarspalten oder anonyme Feedback-Formulare direkt im Intranet.
• Segmentiert Daten nach Standort, Abteilung oder Rolle, um gezielt Optimierungen vorzunehmen.
• Zeigt, dass ihr Feedback ernst nehmt, indem ihr Änderungen zeitnah umsetzt und kommuniziert.

Intranet Best Practices: Feedbackkultur mit Haiilo aufbauen

Haiilo bietet integrierte Analytics-Dashboards und Employee-Listening-Funktionen, mit denen Unternehmen in Echtzeit erkennen, wie Inhalte genutzt werden. So filtert ihr Daten wie Interaktionen von Communities, mobile Zugriffsdaten oder Likes auf bestimmte Themen.

• Peek & Cloppenburg KG Hamburg erreichte mit „COCO“ – ihrem Haiilo Social Intranet – eine neue Dimension an Interaktion: Die integrierte Feedbackfunktion half, Inhalte und Strukturen schnell an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anzupassen – ob im Store, in der Logistik oder im Headquarter. Das Ergebnis: 1100 aktive Nutzer:innen täglich, 335 gegründete Communities, rund 140.000 Likes und über 12.000 Kommentare.
• L’Oréal Frankreich, Spanien & Portugal setzt monatliche, intelligente Umfragen in Haiilo ein, um Stimmungsbilder einzufangen und Maßnahmen datenbasiert anzupassen. Durch die Kombination aus Echtzeit-Analytics und anonymen Antworten konnte das Team früh Trends erkennen, Probleme adressieren und die Mitarbeiterzufriedenheit signifikant steigern.

Lesson 6: Design ist mehr als „schön“ – es ist funktional

Ein funktionales Intranet-Design bedeutet mehr als ansprechende Optik. UI (User Interface) und UX (User Experience) müssen Orientierung bieten, Arbeitsprozesse unterstützen und die kognitive Last für Nutzer:innen senken. Klare visuelle Hierarchien, gut strukturierte Inhalte und eine konsistente Gestaltung helfen, Informationen schneller zu finden und effizient zu arbeiten.

Usability-Tipps für ein funktionales Intranet-Design

• Nutzt ein responsives Layout, das auf Desktop, Tablet und Smartphone gleichermaßen funktioniert.
• Bietet ein konsistentes Farb- und Icon-System, um Wiedererkennung zu fördern.
• Reduziert visuelles Rauschen: weniger unnötige Designelemente, mehr Fokus auf den Inhalt.
• Implementiert modulare Seitenelemente, damit Redakteur:innen flexibel gestalten können.

📚 Lesetipp: Euer Intranet hat ein UX-Problem? Wir zeigen euch, wie ihr es beheben könnt.

Intranet Best Practices: Wie Haiilo Design und Usability vereint

Haiilo kombiniert ein modernes, aufgeräumtes Erscheinungsbild mit einem technisch durchdachten Baukastenprinzip. Über Widgets und Apps können Redakteur:innen Inhalte wie Blogs, Wikis, Formulare oder Dokumentenordner per Drag-and-Drop anordnen.

Stefanie Kromer von der Messe Stuttgart beschreibt es so:

„Man findet sich hier sehr, sehr schnell zurecht, auch in der Oberfläche, im Aufbau der Widgets – die sind super verständlich, die sind klar, und man kann entlang eines Baukastenprinzips hier so seine Welt zusammenbauen.“ – Stefanie Kromer, Direktorin Kommunikation und Unternehmenssprecherin bei der Messe Stuttgart

Auch Hauke Serger hebt das intuitive Baukastenprinzip hervor:

„Ein wertvoller Vorteil von Haiilo ist dabei der hohe Individualisierungsgrad in der Gestaltung von Seiten und Communities. Haiilo funktioniert in einem übersichtlichen Baukastenprinzip: Durch die verschiedenen Apps und Widgets können unsere Redakteur:innen unabhängig von ihrer digitalen Fitness auf ihren Seiten kreativ werden und neben Blogbeiträgen z. B. Listen, Formulare, Wikis, Dokumentenordner oder eigene Foren anlegen.“ – Hauke Serger, Corporate Community Manager, Johanniter-Unfall-Hilfe

Lesson 7: Integration statt Insel – wie Tools sinnvoll eingebunden werden

Ein Social Intranet entfaltet sein volles Potenzial nur dann, wenn es sich nahtlos in die bestehende Tool-Landschaft eines Unternehmens einfügt. Das Haiilo-Intranet ergänzt zum Beispiel vorhandene Systeme für den Austausch wie Microsoft Teams, SharePoint oder Slack. Das sorgt für klare Kommunikationswege, vermeidet Doppelarbeit und erhöht die Nutzerakzeptanz.

Usability-Tipps für integrierte Intranet-Lösungen

• Prüft, welche Systeme bereits im Einsatz sind und welche Funktionen das Intranet tatsächlich übernehmen sollte.
• Vermeidet Kanal-Duplikate: bestehende Chats, Dateien und Prozesse nicht doppelt pflegen.
• Setzt Widgets, APIs und Single-Sign-on-Schnittstellen für eine reibungslose Integration ein.
• Bettet Inhalte des Intranets gezielt in bestehende Tools ein (zum Beispiel Haiilo-Widget in MS-Teams).

Intranet Best Practices: Wie Haiilo Integration flexibel umsetzt

Haiilo bietet Schnittstellen zu über 70 Apps für Zusammenarbeit, HR, Buchhaltung, CRM, Ticketing und Dateispeicherung oder externen Cloud-Speichern. So kann euer Unternehmen selbst entscheiden, wie ihr die Tools miteinander verbindet.

• Die Zeppelin Universität entschied sich bewusst gegen den Haiilo-Chat, um Microsoft Teams als zentrale Chat-Plattform zu nutzen.

„Wir haben genau geprüft, welche Kommunikationswege es an der Uni gibt und sich kannibalisieren könnten. Deshalb haben wir uns bewusst dagegen entschieden, den Haiilo-Chat zu aktivieren – weil wir ja schon Microsoft Teams als Plattform nutzen. Umso wichtiger ist die Integration.“ – Stefanie Zeller, Head of IT, Zeppelin Universität

• Die Johanniter-Unfall-Hilfe hingegen setzt bewusst auf den integrierten Haiilo-Chat als zentrale Kommunikationslösung:

„Mit dem 4juh-Chat stellen wir unseren Mitgliedern eine attraktive Alternative zur E-Mail-Kommunikation zur Verfügung, die auch mit privaten Endgeräten funktioniert. Mit wenigen Klicks lässt sich über die integrierte Suchfunktion eine passende Ansprechperson in der Organisation finden und direkt kontaktieren.“ – Hauke Serger, Corporate Community Manager, Johanniter-Unfall-Hilfe

• Dass Haiilo aber auch als ganzheitliche HR-Plattform für sich stehen kann, zeigt die Messe Stuttgart:

„Wir haben im Endeffekt keine großartigen anderen Kanäle. Wenn man etwas über die Messe Stuttgart als Mitarbeitende:r wissen will, dann muss man ins Social Intranet schauen – da sind alle Infos drin.” – Noah Scheuermann, Manager Corporate Communications bei der Messe Stuttgart

Fazit: Usability ist der Schlüssel – und Haiilo liefert

Die Erfahrungen aus echten Kundenprojekten zeigen klar: Ein erfolgreiches Social Intranet ist intuitiv bedienbar, mobil nutzbar, inklusiv in der Content-Erstellung und integriert in bestehende Tools. Haiilo bietet genau diese Grundlage: Eine umfangreiche Employee Experience Platform, die technische Hürden abbaut, Mitarbeitende aktiv einbindet und mit Analytics, Feedback-Mechanismen sowie flexibler Integration die digitale Adoption nachhaltig steigert.