Dezentrales Intranet: Warum die IT nicht länger für den Betrieb zuständig sein sollte

Von Gary Bennion, Chief Product and Technology Officer, Haiilo

IT-Teams stehen heute unter enormem Druck: Sie sollen schnell reagieren, höchste Sicherheitsstandards einhalten, digitale Transformation vorantreiben – und trotzdem unzählige Anfragen, Updates und die gesamte Tool-Verwaltung stemmen.

Auf den ersten Blick völlig nachvollziehbar, schließlich steht Technologie im Zentrum fast jeder strategischen Initiative. Das Problem ist nur: Anstatt Innovation zu treiben, steckt die IT oft in zeitraubender Kleinarbeit fest. Nicht, weil es an Fähigkeiten fehlt, sondern weil sie Tools betreut, die nie in ihre Verantwortung gehörten.

Ein besonders großer Zeitfresser: euer Intranet.

Wenn die IT das Intranet steuert, bremst das alle aus

So läuft es meist:

Ihr führt eine Intranet-Plattform ein, integriert sie in bestehende Systeme, legt Berechtigungen fest – und schon gilt die IT als „Besitzerin“. Das bedeutet: Jedes Update, jede Content-Änderung, jede Anpassung am Aufbau landet als Ticket bei euch in der IT.

Zum Beispiel:

• HR möchte neue Richtlinien hochladen.
• Interne Kommunikation will eine Ankündigung posten.
• Eine Abteilungsleitung möchte die Teamseite aktualisieren.

Jede dieser vermeintlich „kleinen Anfragen“ blockiert wertvolle Ressourcen und raubt Zeit für wirklich wichtige und anspruchsvolle Aufgaben.

Die Folge:

• Content-Updates verzögern sich und Inhalte verlieren an Relevanz.
• Mitarbeitende und Teams sind frustriert und nutzen das Intranet weniger.
• Die IT verliert Zeit für Aufgaben, die keinen strategischen Mehrwert bieten.

All das widerspricht dem ursprünglichen Grund, warum ihr überhaupt ein Intranet eingeführt habt. Das eigentliche Problem? Nicht das Intranet an sich, sondern ein falsches Ownership-Modell.

Gebt Kontrolle ab – aber nicht Standards oder Sicherheit

Das Intranet zu dezentralisieren, bedeutet nicht, alle Schranken zu öffnen. Es heißt, die Verantwortung für Inhalte an die richtigen Teams zu geben, während die IT weiterhin für Struktur, Integrationen und Governance sorgt.

HR, interne Kommunikation oder Operations kennen ihre Zielgruppen und Inhalte am besten. Sie wissen, wann sie was teilen müssen. Mit einer No‑Code‑Intranetverwaltung können sie Inhalte selbst erstellen und pflegen. Ganz ohne Tickets, ohne Wartezeiten, ohne technisches Vorwissen und IT‑Support.

Genau dafür braucht es eine dezentrale Intranet-Plattform. Das bedeutet: Die tägliche Intranetverwaltung wird auf nicht-technische Nutzer:innen übertragen – ausgestattet mit den richtigen Berechtigungen, Vorlagen und Steuerungsmöglichkeiten.

Wenn Teams die Autonomie haben, ihre Inhalte selbst zu verwalten, läuft das Intranet reibungsloser, bleibt relevant und ist endlich wirklich nützlich – was zu mehr Mitarbeiterengagement führt.

💡 Lesetipp: Warum Barrierefreiheit im Intranet für IT jetzt Chefsache ist.

Wie ein dezentrales Intranet in der Praxis aussieht

Ein Beispiel: Die interne Kommunikation will eine Kampagne starten, um die Nutzung neuer Tools zu fördern.

• Früher: Text an die IT schicken, warten und hoffen, dass der Beitrag rechtzeitig online geht.
• Heute: Selbst einloggen, gebrandete Vorlage auswählen, Beitrag veröffentlichen, Engagement messen. Alles eigenständig. Kein Code. Keine Tickets. Keine Verzögerungen.

Dasselbe gilt für HR-Teams, die Onboarding-Materialien hochladen wollen oder Abteilungsleitungen, die Projektupdates teilen. Die IT muss nicht mehr jede Kleinigkeit anfassen, die Fachabteilungen kümmern sich selbst.

Das Ergebnis: reibungslose interne Kommunikation, die alle glücklich macht. Und mehr Zeit für die IT, um strategisch wichtige Projekte voranzutreiben.

Hinter den Kulissen sorgt die IT weiterhin für klare Zugriffsrechte, nahtlose Integrationen und die Einhaltung von Compliance-Standards. Ihr müsst aber nicht mehr jeden Aspekt des Intranets betreuen, sondern stellt die Infrastruktur bereit, mit der andere Teams schneller arbeiten können – sicher und regelkonform.

Die zentralen Aufgaben der IT bleiben:

• Verwaltung rollenbasierter Zugriffsrechte für unterschiedliche Nutzergruppen
• Einrichtung und Pflege einer Single‑Sign‑on‑Anmeldung
• Bereitstellung zentraler, gebrandeter Content‑Vorlagen
• Steuerung und Überwachung von Genehmigungs‑Workflows
• Sicherstellung von Datenschutz, DSGVO‑Konformität und Compliance
• Integration bestehender Systeme in die dezentrale Intranet‑Plattform
• Technische Betreuung von Schnittstellen und Automatisierungen

Mehr Effizienz und Sicherheit mit einer dezentralen Intranet-Plattform

Viele denken: Dezentralisierung klingt riskant. Doch das Gegenteil ist oft der Fall. Zentralisierung bedeutet nicht automatisch mehr Sicherheit. Vor allem dann nicht, wenn sie zu Workarounds, Engpässen und frustrierten Teams führt, die im schlimmsten Fall anfangen, Schatten-IT zu nutzen.

Mit der richtigen Plattform lässt sich Intranet‑Governance dezentral organisieren – ohne Sicherheitsverlust.

Haiilo unterstützt unter anderem:

• SSO‑Intranetlösung (Single Sign-on)
• Rollenbasierter Intranet‑Zugriff
• Zentrale Content‑Vorlagen
• Genehmigungsworkflows
• DSGVO‑konforme Datenverarbeitung

So behält die IT weiterhin die Verantwortung für Governance und Leitplanken, ohne sich um jede einzelne Änderung oder jedes kleine Update kümmern zu müssen. Gleichzeitig hilft ein Intranet für verteilte Teams, Informationsflut zu reduzieren und die Produktivität der internen Kommunikation zu steigern.

Vorteile: Wie ein dezentrales Intranet den IT‑Arbeitsaufwand spürbar senkt

Ein Peer‑to‑peer-Intranet bringt für die IT messbare Entlastung:

• Weniger Tickets: Fachabteilungen brauchen euch nicht mehr für kleinere Änderungen. So kann sich die IT auf wirklich wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.
• Schnellere Veröffentlichungen: Keine Wartezeiten mehr, Inhalte gehen direkt online.
• Relevantere Inhalte: Teams teilen genau das, was für sie wichtig ist – zum richtigen Zeitpunkt.
• Höhere Nutzung: Frische und nützliche Inhalte sorgen dafür, dass Mitarbeitende aktiv mit dem Intranet arbeiten (vermutlich genau der Grund, warum ihr es überhaupt eingeführt habt).
• Mehr Zeit für euer Team: Ihr könnt euch auf Sicherheit, Systeme und Strategie fokussieren, anstatt auf defekte Links oder veraltete Blog- und Wiki-Beiträge.

So sieht modernes IT‑Leadership aus

Die IT ist kein Bottleneck mehr, sondern Enabler. Die Aufgabe der IT ist nicht, jedes Tool von vorne bis hinten zu managen, sondern Rahmenbedingungen zu schaffen, damit andere Teams effizient damit arbeiten können.

Ein dezentrales Intranet ist dabei ein entscheidender Baustein für eine Plattform für dezentrale interne Kommunikation – und zahlt direkt auf die Ziele der digitalen Transformation ein.

Genau so arbeiten smarte IT‑Teams schon heute:

Sie sagen nicht: „Gebt uns weniger Tools.“

Sie sagen: „Gebt uns die richtigen Tools – die, die uns den Rücken freihalten, damit wir uns auf die Arbeit konzentrieren können, die wirklich zählt.“

Warum das jetzt wichtig ist

• Mitarbeitende nutzen im Schnitt 35+ Apps pro Tag und verschwenden dadurch 61 % mehr Zeit als nötig.
• 70 % der Mitarbeitenden verlieren jede Woche 20 Arbeitsstunden durch fragmentierte Systeme.
• 68 % der Unternehmen erreichen nicht den gewünschten ROI ihrer digitalen Transformationsinitiativen.

Wie Haiilo euch unterstützt

Die dezentrale Intranet-Plattform von Haiilo hilft IT‑Teams, mit weniger Aufwand mehr zu erreichen – ohne den IT-Arbeitsaufwand unnötig zu erhöhen.

Wir wissen: Ihr braucht nicht noch mehr Tools. Ihr braucht bessere Integrationen, intelligentere Automatisierungen und weniger Komplexität. Haiilo ist eure intuitive digitale Heimat und vereint die Tools, die ihr ohnehin schon nutzt und liebt. Und das, ohne die IT zu überlasten.

Die Auswirkung:

• 75 %+ Adoption bei Frontline-Mitarbeitenden
• 67 % mehr Produktivität durch nahtlose Prozesse
• 2,4 Mio. $ jährliche Einsparung durch weniger Fluktuation und Ineffizienz

Neugierig, wie Haiilo euer Team unterstützen kann? Lasst uns sprechen.

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