Kommt euch das bekannt vor? Ihr setzt euch an den Schreibtisch, bereit, eure wichtigste Aufgabe des Tages anzugehen. Doch bevor ihr starten könnt, braucht ihr eine Datei – ein Dokument, das irgendwo im Intranet, HR-Portal, SAP oder sonst wo vergraben ist. Minuten vergehen, dann eine halbe Stunde, während ihr durch Verzeichnisse klickt, vage Dateinamen scannt und Kolleg:innen um Hilfe bittet.
Klingt vertraut? Sollte es auch, denn täglich verlieren Mitarbeitende wertvolle Stunden mit der Suche nach Informationen. Durchschnittlich verbringen sie 1,8 Stunden pro Tag – oder 9,3 Stunden pro Woche – nur damit, Dokumente und Daten zu finden. Das ist ein ganzer Arbeitstag, der jede Woche verloren geht.
Große Unternehmen verlieren jährlich 2,5 Millionen Dollar an Produktivität, weil Mitarbeitende nicht schnell genug die richtigen Informationen finden.
Warum haben wir das 2,5-Millionen-Dollar-Produktivitätsproblem noch nicht gelöst?
Es ist leicht, die Suche nach Informationen als alltägliche Unannehmlichkeit abzutun, aber dieses Problem ist völlig vermeidbar.
Die Lösung: Enterprise Search
Enterprise Search ist ein KI-gestütztes Tool, das sofort die benötigten Informationen aus dem Intranet liefert – ohne Zeitverschwendung. Anstatt sich durch Unmengen von Daten zu wühlen, gebt ihr einfach eine Anfrage ein und erhaltet in Sekundenschnelle Ergebnisse.
Die Forschungsergebnisse sind eindeutig: Unternehmen, die in Enterprise Search und Wissensmanagementsysteme investieren, verzeichnen eine Produktivitätssteigerung von 35 %. KI-gestützte Suche kann die Suchzeit um 30–50 % reduzieren.
Wie Enterprise Search euren Arbeitsplatz transformiert
- Schnellerer Zugriff auf Dokumente
Anstatt Minuten oder Stunden mit der Suche durch Ordner zu verschwenden, erhalten Mitarbeitende die benötigten Dateien in Sekundenschnelle und halten die Arbeit auf Kurs.
Tipp: Verfolgt, wie viel Zeit euer Team jede Woche mit der Informationssuche verbringt. Die versteckten Zeitkosten könnten euch überraschen.
- Bessere teamübergreifende Zusammenarbeit
Durch die Verbindung von Inhalten über Tools und Abteilungen hinweg wird Wissen leicht auffindbar und teilbar – und Silos werden aufgebrochen.
Tipp: Erstellt eine Übersicht eures Tech-Stacks und identifiziert, wie viele Tools Wissen speichern. Eine Enterprise Search-Lösung kann sie alle verbinden.
- Sicherere Entscheidungen
Schneller Zugriff auf Berichte, Projektdaten und Erkenntnisse bedeutet, dass Teams schneller handeln und klügere Entscheidungen treffen können.
Tipp: Beginnt damit, Daten aus eurem Enterprise Search-Dashboard in eure regelmäßigen Berichtsprozesse zu integrieren.
- Relevantere Suchergebnisse
KI-Personalisierung passt Ergebnisse an die Rolle, das Verhalten und die Suchabsicht der Benutzer:innen an. Kein Durchwühlen irrelevanter Links mehr.
Tipp: Ermutigt Benutzer:innen, natürliche Sprachabfragen zu verwenden, und beobachtet, wie sich die Ergebnisse im Laufe der Zeit verbessern.
- Ein Ort für alles
Eine einzige Suchleiste verbindet Google Drive, SharePoint, Slack und mehr. Reduziert drastisch das Wechseln zwischen Apps und doppelten Suchen.
Tipp: Fragt euer Team, wie viele Tools sie täglich nutzen. Eine einheitliche Suchoberfläche kann Tool-Müdigkeit entgegenwirken.
- Stärkere Sicherheit und Compliance
Suchergebnisse respektieren Berechtigungen und Zugriffsebenen, wodurch sichergestellt wird, dass sensible Inhalte ohne zusätzlichen manuellen Aufwand geschützt sind.
Tipp: Überprüft eure Zugriffsrichtlinien und integriert euren Identitätsanbieter (wie Okta oder Azure AD) mit eurer Suchplattform für nahtlose Sicherheit.
- Schnellere Einarbeitung
Neue Mitarbeitende finden sofort die benötigten Ressourcen, ohne auf Kolleg:innen angewiesen zu sein oder blind durch unbekannte Systeme zu suchen.
Tipp: Erstellt ein „Onboarding-Starterpaket“ und markiert alle Dokumente in eurem Enterprise Search-Tool für einfache Auffindbarkeit.
- Besser vernetzte Remote-Teams
Verteilte Mitarbeitende finden leicht dieselben Informationen wie ihre Kolleg:innen im Büro – ohne Zeitverzögerungen oder Supportanfragen.
Tipp: Führt ein Remote-Team-Audit durch. Wie viele Informationsengpässe könnten durch bessere Suche gelöst werden?
- Klare Einblicke in die Bedürfnisse der Mitarbeitenden
Suchanalysen zeigen, wonach Mitarbeitende suchen, welche Inhalte fehlen und was aktualisiert werden sollte.
Tipp: Überprüft eure Suchanalysen monatlich und nutzt die Erkenntnisse, um FAQs zu aktualisieren, neue Ressourcen zu erstellen oder Intranet-Inhalte zu verfeinern.
- Weniger interne Support-Tickets
Selbstbedienungszugriff auf Dateien und Antworten reduziert die Anzahl wiederholter Fragen an IT- und Betriebsteams.
Tipp: Messt das Volumen von „Wie geht das?“ oder zugriffsbezogenen Tickets vor und nach der Implementierung von Enterprise Search. Der Rückgang ist in der Regel signifikant.
Seid ihr bereit für Enterprise Search?
Fragt euch:
- Erstellen Mitarbeitende doppelte Dokumente?
- Gehen interne Slack-/Teams-Nachrichten oft darum, „wo ist diese Datei?“
- Dauert das Onboarding länger als erwartet?
Wenn die Antwort auf eine (oder alle) dieser Fragen „ja“ lautet, ist die Antwort klar.
Wie Haiilo eine engagierte Belegschaft schafft
Enterprise Search ist nur ein Teil der Produktivitätsgleichung.
Bei Haiilo wissen wir, dass engagierte Mitarbeitende mehr brauchen als nur schnellere Suchergebnisse – sie benötigen nahtlose Kommunikation, mühelose Zusammenarbeit und Tools, die ihre Arbeit verbessern, anstatt sie zu verlangsamen.
Unsere All-in-One-Plattform für Mitarbeiterengagement kombiniert Enterprise Search mit internen Kommunikations- und Wissensaustausch-Tools.
Das Ergebnis? Ein Arbeitsplatz, an dem Informationen frei fließen, Engagement gedeiht und Mitarbeitende sich auf sinnvolle Arbeit konzentrieren können, anstatt Zeit mit der Suche nach Dateien zu verschwenden.
Wie funktioniert Haiilo Enterprise Search?
Als Haiilo-Kund:innen bleibt euer Inhalt nicht nur in Haiilo – er wird zu einem aktiven Teil eures digitalen Ökosystems. Dank nahtloser Integration ist Haiilo-Inhalt über die Tools hinweg zugänglich, die eure Mitarbeitenden täglich nutzen, was euch mehr Sichtbarkeit und weniger Reibung verschafft.
Haiilo integriert sich jetzt direkt in eure Enterprise Search-Umgebung, sodass Inhalte sowohl innerhalb als auch außerhalb der Haiilo-Plattform leicht auffindbar sind. Ob eure Mitarbeitenden über eine zentrale Enterprise Search-Lösung oder innerhalb von Haiilo selbst suchen – sie finden, was sie brauchen, schnell.
Im Kern dieser Funktionalität steht eine API-basierte Implementierung, die es Haiilo ermöglicht, sich mit eurem Enterprise Search-Anbieter zu verbinden. Diese bidirektionale Integration bedeutet:
- Enterprise Search-Tools können auf Haiilo-Inhalte zugreifen und sie nativ in ihren eigenen Schnittstellen anzeigen.
- Eure Mitarbeitenden können Haiilo-Inhalte – einschließlich Benutzer:innen, Seiten, Communities, Veranstaltungen, Dateien, Blog- und Wiki-Artikel und Timeline-Einträge direkt über ihre bevorzugte Suchmaschine entdecken.
Dieser optimierte Ansatz verbessert die Wissensentdeckung, steigert die Produktivität und stellt sicher, dass Haiilo-Inhalte zu einem zentralen, durchsuchbaren Teil eures digitalen Arbeitsplatzes werden.
Hört auf zu suchen, fangt an zu arbeiten
Die Kosten für die Suche nach Dokumenten sind größer, als ihr denkt. Es ist nicht nur eine Unannehmlichkeit – es ist ein Produktivitätsverlust, der Millionen kostet und eure Mitarbeitenden frustriert. Aber es ist lösbar.
Seht euch an, wie Haiilo dabei helfen kann, heute einen vernetzteren, engagierten Arbeitsplatz aufzubauen.
