Digitale Zusammenarbeit: Tools und Strategien für effektive Teamarbeit

Lange Zeit war die digitale Zusammenarbeit auf einzelne Prozesse wie E-Mail-Kommunikation oder Dokumentenaustausch beschränkt. Mit New Work ändert sich das. In modernen Arbeitswelten bilden Unternehmen nahezu alle Arbeitsprozesse digital ab. Ergo: Digitale Zusammenarbeit findet über die gesamte Wertschöpfungskette statt, beginnend bei der Projektplanung über die interne Kommunikation bis hin zu Kundeninteraktionen.

Diese Entwicklung bringt enorme Chancen mit sich: Ihr könnt Prozesse effizienter gestalten, Informationen zentral teilen und Teams global aufbauen. Gleichzeitig wächst die Komplexität: Unternehmen nutzen mittlerweile so viele Tools und Plattformen, dass Mitarbeitende schnell den Überblick verlieren. Wie aber gelingt es, digitale Tools so zu nutzen, dass sie Arbeitsabläufe strukturieren und vereinfachen?

In diesem Artikel zeigen wir euch, warum digitale Zusammenarbeit wichtig ist und welche Tools wirklich relevant sind.

Was bedeutet digitale Zusammenarbeit? Definition

Digitale Zusammenarbeit meint die gemeinsame Arbeit an Projekten, Aufgaben oder Zielen auf Basis digitaler Technologien und Tools. Mit ihnen kommunizieren Teams intern untereinander oder mit Externen, und das unabhängig ihres Standorts und ihrer Zeitzone.

Ziel der digitalen Zusammenarbeit ist es,

• Kommunikationswege zu beschleunigen,
• effizientere Arbeitsprozesse zu formen,
• den Informationsfluss zu steigern sowie
• eine orts- und zeitunabhängige Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Begriffe der digitalen Zusammenarbeit

Der Begriff „digitale Zusammenarbeit“ setzt sich wiederum aus vielen verschiedenen Ansätzen und Konzepten zusammen:

• Kollaboration: Im Mittelpunkt der Kollaboration steht die enge Zusammenarbeit, oft in Echtzeit, über digitale Tools – zum Beispiel das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten, gemeinsames Brainstorming und Problemlösen oder der Austausch von Wissen.
• Social Collaboration: Hier findet die Kollaboration über soziale Plattformen wie das Social Intranet oder Mitarbeiter-Apps statt – zum Beispiel in Foren austauschen oder in Gruppenräumen virtuell treffen.
• Asynchrone Zusammenarbeit: Statt in Echtzeit arbeiten Teams unabhängig von Zeit und Raum an Projekten zusammen. Informationen und Aufgaben stehen so bereit, dass Teammitglieder sie eigenständig bearbeiten können – zum Beispiel Aufgaben in Kanban-Boards teilen, Briefings in der Cloud bereitlegen oder Workflows digital abbilden.
• Online-Zusammenarbeit: Online-Zusammenarbeit meint sämtliche Arten der digitalen Zusammenarbeit, die über das Internet stattfinden – zum Beispiel Videokonferenzen oder Live-Chats.

📚 Lesetipp: Kollaborieren bedeutet nicht nur, gemeinsam an Aufgaben zu arbeiten. Es bedeutet auch, gemeinsame Ziele zu verfolgen und Werte zu teilen. In unserem Beitrag „Kollaboration – die flexible und intensive Form der Zusammenarbeit“ zeigen wir euch, wie schnelle und intensive Kollaboration funktioniert.

Warum ist digitale Kommunikation und Zusammenarbeit wichtig?

Digitale Kommunikation ist das Rückgrat der modernen Arbeitswelt und ein nicht zu unterschätzender Faktor mit Blick auf die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens: Untersuchungen wie die von Torsten Biemann (Universität Köln) und Heiko Weckmüller (FOM Hochschule in Bonn) unterstreichen das. Denn die digitale Kommunikation verbessert im Vergleich zur physischen Zusammenarbeit vor Ort die Produktivität und Arbeitsabläufe im Unternehmen. Das wirkt sich gleichermaßen positiv auf die Wertschöpfung und Mitarbeiterzufriedenheit aus.

Ermöglicht neue Arbeitsmodelle

Die digitale Kommunikation ermöglicht erst neue Arbeitsmodelle wie Homeoffice, Hybrid Work und Remote Work. Im Fachkräftemangel können genau diese Lösungen die nötige Flexibilität bieten, um Talente zu gewinnen und zu binden. Zum einen steigern Arbeitsweisen wie diese die Attraktivität des Arbeitgebers. Zum anderen steht euch so ein größerer Talentpool zur Verfügung – nämlich die gesamte Welt. So habt ihr größere Chancen, die besten Fachkräfte für eure Projekte zu finden.

Gestaltet digitale Workflows effizienter

Die digitale Kommunikation optimiert Arbeitsprozesse so, dass Teams effizienter zusammenarbeiten können. Mit Tools wie Instant Messaging, Cloud-Diensten oder Videokonferenzen tauschen Mitarbeitende Informationen in Echtzeit aus und arbeiten parallel an den gleichen Dateien. Das bringt Struktur in eure Prozesse: Alle Teammitglieder kennen den aktuellen Bearbeitungsstatus eines Projekts, einer Aufgabe oder eines Dokuments und können ihre Kolleg:innen bei Fragen schnell erreichen. Das erhöht auch die Transparenz in Prozessen.

Die größten Vorteile der digitalen Zusammenarbeit

Kurz gefasst sind das die Vorteile der digitalen Zusammenarbeit:

• Erhöhte Erreichbarkeit: Eine schnelle Erreichbarkeit beschleunigt Reaktionszeiten auf Anfragen und stützt eine agile Arbeitsweise: Teams reagieren schneller auf Veränderungen, da sie sich in Echtzeit austauschen können.
• Flexible Arbeitsmodelle: Unternehmen positionieren sich durch Modelle wie Remote Work als attraktiver Arbeitgeber und können mit Organisationen und Fachkräften aus der ganzen Welt kollaborieren.
• Fördert Innovation: Tools für die digitale Zusammenarbeit erleichtern es, kreative Ideen und innovative Ansätze miteinander auszutauschen und zu visualisieren.
• Vereinfacht den Wissensaustausch: Über digitale Tools tauschen Mitarbeitende Informationen unkompliziert aus und können auf gesammeltes Wissen sofort zugreifen. Das beschleunigt Prozesse der Entscheidungsfindung.
• Erleichtert die Dokumentation und Nachverfolgung: Organisationen optimieren ihre Prozesse und minimieren Risiken, indem sie Informationen und Arbeitsschritte transparent und nachvollziehbar dokumentieren.
• Spart Zeit: Eine schnelle Kommunikation und der sofortige Zugriff auf benötigte Daten oder Dokumente reduzieren Wartezeiten und steigern die Effizienz.
• Fördert interdisziplinäre Arbeitsweisen: Digitale Plattformen wie das Social Intranet erleichtern die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen oder internationalen Expert:innen.

📚 Lesetipp: Der Berufsalltag ist für viele mittlerweile international. Der Grund: Teamwork beschränkt sich nicht zwingend auf nationale Talente. Gerade große Unternehmen setzen Projekte international um. Deshalb zeigen wir euch im Beitrag „Interkulturelle Kommunikation in Unternehmen: Strategien und Tipps für internationale Teams“, wie ihr interkulturelle Zusammenarbeit erfolgreich gestaltet.

Herausforderungen der digitalen Zusammenarbeit

Die Vorteile der digitalen Zusammenarbeit sind gleichzeitig auch ihre Herausforderungen:

• Koordination über Zeitzonen und Standorte hinweg: Verschiedene Zeitzonen und Orte erschweren es, Zeiten für gemeinsame Besprechungen zu finden oder gemeinsam Deadlines zu halten. Je weiter die Zeitzonen auseinander sind, desto schwieriger wird die Abstimmung.
• Fehlende persönliche Interaktion und Vertrauensaufbau: Die physische Distanz zwischen den Teammitgliedern minimiert Möglichkeiten des persönlichen Austauschs und so auch das Zugehörigkeitsgefühl zum Team.
• Tool-Wildwuchs: Zu viele digitale Anwendungen ohne Struktur führen zu Ineffizienzen in Form von Produktivitätsverlusten, Missverständnissen oder der Fragmentierung von Arbeitsprozessen.
• Sicherheit und Datenschutz: Insbesondere bei Cloud-Diensten und externen Tools besteht das Risiko von Cyberangriffen oder Datenschutzverletzungen.

Welche Tools fördern eine digitale Zusammenarbeit?

Welche digitalen Tools lohnen sich also wirklich für die digitale Zusammenarbeit? Wir haben für euch die wichtigsten Tools und Dienste recherchiert und zusammengetragen.

1. Kommunikationstools und -plattformen

Kommunikationstools wie Slack, Microsoft Teams oder Zoom machen eure Kommunikation im Team effizient. Sie verfügen über Funktionen wie Chats, Videokonferenzen und Datei-Sharing. So ist es nicht nur möglich, sich virtuell zu treffen und Nachrichten auszutauschen, sondern auch direkt in Dokumenten gemeinsam zu arbeiten.

Deutlich umfangreicher sind Kommunikationsplattformen – beispielsweise ein Social Intranet, eine Mitarbeiter-App oder eine Employee Experience Platform. Sie integrieren nicht nur Chats und Videokonferenzen, sondern auch Funktionen für Unternehmensnachrichten, Kalender, Feedbacksysteme und Foren für den informellen Austausch. Dadurch steigern sie das Engagement und stärken die Kultur eures Unternehmens.

📚 Lesetipp: Auf unserem Blog findet ihr eine Übersicht der wichtigsten Kommunikationsplattformen, mit denen ihr die interne Kommunikation in eurem Unternehmen verbessern könnt.

2. Projektmanagement- und Kollaborationstools

Um Projekte effizient zu organisieren und Aufgaben zu koordinieren, bieten sich Kollaborationstools wie Trello, Asana oder Clickup an. Sie visualisieren Aufgaben, erinnern termingerecht an Deadlines und ordnen Verantwortlichkeiten im Team zu. Insbesondere prozessgestützte Workflows gelingen so leichter: Alle wissen, an welchem Meilenstein sich das Projekt befindet und wer zu welchem Projektstand im Lead ist.

3. Datei- und Wissensmanagementsoftware

Das Wissensmanagement ist in modernen Unternehmen cloudbasiert. Mitarbeitende speichern Dokumente über Dienste wie Google Drive, Dropbox und SharePoint und stellen Informationen und Wissen zentral bereit. So lassen sich Dokumente gemeinsam nutzen und bearbeiten. Ergo: Clouddienste speichern Dokumente nicht nur, sie machen sie auch für alle zugänglich.

4. Virtuelle Whiteboards und Kreativitätstools

Anwendungen wie Miro, MURAL oder Jamboard sind ideal für kreative und visuelle Formen der digitalen Zusammenarbeit, die der Entwicklung von Ideen dienen. Auf virtuellen Whiteboards sammeln Teams Ideen, gestalten Mindmaps oder arbeiten anderweitig kreativ.

Übrigens: Virtuelle Whiteboards sind mittlerweile auch in strategischen Bereichen beliebt – zum Beispiel um Geschäftsprozesse zu skizzieren oder Timelines aufzustellen.

Die besten Tipps und Best Practices für erfolgreiche digitale Zusammenarbeit

Die Einführung digitaler Tools ist schnell erledigt. Doch nur mit einer auf sie angepassten Arbeitskultur funktionieren die Lösungen auch. Aus diesem Grund ist es wichtig, Technologien und Bedürfnisse der Mitarbeitenden aufeinander abzustimmen. Das sind Best Practices:

• Definiert von Beginn an Kommunikationsregeln, also welche Tools für welche Art der Kommunikation und Zusammenarbeit gedacht sind und wie ihr sie richtig anwendet.
• Gewährleistet, dass regelmäßige und konstruktive Feedbackprozesse vorhanden sind, um Prozesse zu optimieren und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu steigern.
• Achtet darauf, dass die verwendeten Anwendungen und Prozesse den Wünschen und Bedürfnissen der Mitarbeitenden entsprechen.
• Bietet gezielte Schulungen und Einarbeitungen an, damit alle Mitarbeitenden die digitalen Tools effizient nutzen können und sich sicher im Umgang mit ihnen fühlen.
• Plant regelmäßige Treffen und Retrospektiven, um den Fortschritt zu überprüfen, offene Fragen zu klären und die digitale Zusammenarbeit kontinuierlich zu verbessern.

Genau diese Best Practices hat die Messe Stuttgart bei der Einführung von Haiilo als Social Intranet umgesetzt. Heute nutzt die Messe Stuttgart Haiilo vor allem in drei Bereichen:

1. Als unternehmensweite Plattform für Nachrichten, Ankündigungen und Updates
2. Für abteilungsübergreifendes Teamwork in Projekten
3. Als zentrale Wissensdatenbank

So entwickelt ihr nahtlose Workflows für die digitale Zusammenarbeit

Idealerweise nutzt ihr nur so viele digitale Anwendungen wie nötig. Zu viele verschiedene Tools zerstückeln die Kommunikationsstruktur – vor allem, wenn sie nicht miteinander verbunden sind. Dann fließen Informationen nicht mehr und Mitarbeitende wissen nicht, wo sie nach welchen Daten suchen müssen. Die Lösung sind Digital Workplaces. Mit ihnen findet digitale Zusammenarbeit an einem Ort statt.

In einem digital Workplace fließen zum Beispiel Kommunikationsplattformen wie Haiilo und Kollaborationstools wie Microsoft 365 zusammen. Über die Social-Intranet-Oberfläche von Haiilo könnt ihr dann auch mühelos auf die Tools von Microsoft zugreifen:

• Mitteilungen an Mitarbeitenden streut ihr über die Haiilo-Oberfläche in der Mitarbeiter-App, dem Social Intranet, in Microsoft Teams und in Outlook.
• Ansprechpartner:innen findet ihr schnell und einfach über das Haiilo-Nutzerprofil und kontaktiert sie mit einem Klick über den Chat oder einen Anruf über Microsoft Teams.
• In Haiilo erstellte Events und Termine synchronisieren sich mit einem Klick mit den Outlook-Kalendern der eingeladenen Mitarbeitenden.
• Über die globale Volltextsuche in Haiilo findet ihr in SharePoint direkt die Informationen, nach denen ihr sucht.

Fazit: So entwickelt sich die digitale Zusammenarbeit weiter

Mit der Digitalisierung verändert sich, wie Unternehmen Arbeitsabläufe und -prozesse aufbauen. Schon heute nutzen Teams weltweit digitale Software, um kollaborativ gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Es ist davon auszugehen, dass sich die digitale Zusammenarbeit in den nächsten Jahren noch weiter ausdehnt, bis sämtliche Prozesse digitalisiert sind. KI-basierte Tools und Automatisierungen gestalten in diesem Zuge Prozesse effizienter und intuitiver.

Es ist davon auszugehen, dass die digitale Zusammenarbeit 4.0 noch personalisierter wird. KI-gestützte Software verarbeitet in Kürze große Datenmengen und revolutioniert so Entscheidungsprozesse. Daher setzen wir auch bei Haiilo schon heute auf (KI-gestützte) Personalisierung – auf eine Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit, die auf die Bedürfnisse eures Unternehmens und eurer Mitarbeitenden zugeschnitten ist.