Pourquoi mettre en place un intranet moderne dans votre organisation ?

Qu’est ce qu’un intranet moderne et pourquoi votre entreprise en a besoin ?

1990 / 2000 : de l’information descendante à la gestion de contenu

L’intranet a été inventé dans les années 1990 en tant qu’un réseau privé utilisé par les entreprises pour partager de l’information et des données internes. Au début, l’intranet a principalement été utilisé pour diffuser de l’information descendante, c’est-à-dire pour transmettre des nouvelles et des informations de l’entreprise aux collaborateurs.

Au cours des années 2000, l’intranet a évolué pour devenir un outil de gestion de contenu, permettant aux collaborateurs de créer, de partager et de collaborer sur du contenu en ligne. Cela a rendu l’intranet plus dynamique et a contribué à renforcer la collaboration et la communication au sein de l’entreprise.

https://www.oak.com/blog/what-is-an-intranet/

Comment savoir si j’ai besoin d’un intranet moderne dans mon entreprise ?

Si vous avez une grande entreprise avec de nombreux collaborateurs et de nombreux sites de travail à travers le monde, un intranet peut être très utile pour centraliser l’information et faciliter la communication entre les collaborateurs. Si votre entreprise est en croissance et a besoin d’un moyen de rester organisée et connectée. 

Si vous et vos collègues avez du mal à trouver l’information dont vous avez besoin pour effectuer votre travail, un intranet moderne peut vous aider à la rendre plus accessible et à retrouver une productivité élevée.

Si vous avez du mal à maintenir une culture d’entreprise forte. Un intranet moderne peut être un excellent moyen de maintenir un lien fort entre les collaborateurs en leur permettant de se connecter et de communiquer avec les autres membres de l’entreprise.

Quelles fonctionnalités pour un intranet ?

La communication d’entreprise

Elle peut revêtir plusieurs aspects  : 

Les annonces et nouvelles : l’intranet peut être utilisé pour publier des annonces et des nouvelles importantes pour l’entreprise. Cela peut être fait en utilisant des pages dédiées ou en envoyant des notifications aux utilisateurs.

Le calendrier et les événements : l’intranet peut être utilisé pour publier le calendrier des événements de l’entreprise et pour permettre aux collaborateurs de s’inscrire à ces événements. Cela peut aider à s’assurer que tous les collaborateurs sont informés et impliqués dans les activités de l’entreprise.

Des outils de collaboration tels que les forums, les blogs ou les chats peuvent être intégrés sur l’intranet pour permettre aux collaborateurs de discuter et de partager des idées, des informations et plus généralement pour collaborer.

Le réseau social d’entreprise : l’intranet peut être utilisé pour créer un réseau social d’entreprise qui permet aux collaborateurs de se connecter et de communiquer entre eux. Cela peut renforcer la cohésion de l’équipe, la culture d’entreprise et améliorer la communication.

En somme, l’intranet peut être un outil très utile pour faciliter la communication d’entreprise au sein de l’organisation. Il permet de centraliser les informations et de créer des canaux de communication efficaces pour tous les collaborateurs.

L’intranet et la communication d’entreprise

La partage de connaissance

Le partage de connaissance est l’un des principaux avantages d’un intranet. Un intranet peut être utilisé pour stocker et partager des informations et des connaissances au sein de l’entreprise, ce qui peut améliorer la collaboration et la productivité. 

Voici quelques exemples de façon dont le partage de connaissance peut être mis en place sur un intranet :

• Base de connaissances : un intranet peut être utilisé pour créer une base de connaissances accessible à tous les collaborateurs. Celle-ci peut inclure des informations sur les produits, les services, les processus et les politiques de l’entreprise.
• Des outils de collaboration tels que les forums, les blogs ou les chats peuvent être intégrés sur l’intranet pour permettre aux collaborateurs de discuter et de partager leurs connaissances et leurs idées.
• Le partage de documents : l’intranet peut être utilisé pour partager des documents tels que des présentations, des feuilles de calcul ou des fichiers de design. Cela peut faciliter la collaboration et permettre aux équipes de travailler de manière plus efficace. Un moteur de recherche intégré sur l’intranet peut aider les collaborateurs à trouver rapidement l’information dont ils ont besoin. Cela peut éviter les pertes de temps et améliorer la productivité. En somme, l’intranet peut être utilisé pour faciliter le partage de connaissance au sein de l’entreprise.

Le partage des connaissance dans une digital workplace

Le réseau social interne

Un réseau social intranet est un réseau social privé qui est accessible uniquement par les collaborateurs d’une entreprise. Il est généralement hébergé sur un serveur interne et peut être accessible uniquement sur le réseau de l’entreprise.

Les réseaux sociaux intranet sont conçus pour améliorer la communication et la collaboration au sein de l’entreprise en offrant un espace de discussion et de partage de contenu qui est sécurisé et accessible uniquement aux collaborateurs. Ils peuvent être utilisés pour diffuser des annonces et des nouvelles, organiser des événements et des réunions, et encourager la collaboration sur des projets et des tâches.

Les réseaux sociaux intranet peuvent être un moyen efficace de renforcer la culture de l’entreprise et de favoriser l’engagement des collaborateurs. Ils peuvent également être utilisés pour améliorer l’efficacité en permettant aux collaborateurs de trouver facilement des informations et des ressources internes, et en leur offrant un moyen de communiquer et de collaborer avec leurs collègues.

Un réseau social intranet est une plateforme de communication en ligne qui est utilisée par les collaborateurs d’une entreprise pour communiquer et collaborer entre eux. Il est généralement accessible uniquement aux collaborateurs de l’entreprise et est utilisé comme un canal de communication interne.

Intranet comme canal de communication interne

Les réseaux sociaux intranet peuvent inclure des fonctionnalités similaires à celles des réseaux sociaux externes, telles que la création de profils, la publication de messages et de contenu, et la participation à des groupes de discussion. Ils peuvent également inclure des outils de collaboration en temps réel, comme des tableaux blancs partagés et des outils de chat.

Les réseaux sociaux intranet peuvent être particulièrement utiles pour les entreprises qui ont des collaborateurs travaillant à distance ou pour les équipes dispersées géographiquement. Ils permettent aux collaborateurs de rester connectés et de travailler ensemble de manière efficace, même lorsqu’ils ne sont pas au même endroit. De plus, ils peuvent être utilisés pour diffuser des annonces, des nouvelles et du contenu interne à l’entreprise.

Les outils de collaboration à intégrer à son intranet moderne

Internet a joué un rôle important dans le développement de nombreux outils de collaboration en ligne qui permettent aux personnes de travailler ensemble à distance. Ces outils permettent aux utilisateurs de partager et de modifier des documents en temps réel, de discuter en ligne et de participer à des réunions virtuelles.

Voici quelques exemples d’outils de collaboration en ligne populaires :

• Google Docs : un service de traitement de texte en ligne qui permet aux utilisateurs de créer et de modifier des documents en temps réel, ainsi que de discuter avec d’autres utilisateurs en ligne.
• Slack : une plateforme de communication en ligne qui permet aux équipes de discuter et de collaborer en utilisant des canaux de discussion organisés par sujet.
• Trello : un outil de gestion de projet qui permet aux utilisateurs de créer des listes de tâches et de suivre l’avancement des projets en utilisant des tableaux visuels.
• Zoom : une plateforme de visioconférence en ligne qui permet aux utilisateurs de participer à des réunions virtuelles et de discuter en utilisant des fonctionnalités de chat et de partage d’écran.
• Asana : un outil de gestion de projet qui permet aux utilisateurs de planifier et de suivre le travail en utilisant des listes de tâches et des calendriers partagés.

Liste des outils de collaboration en ligne

Ces outils de collaboration en ligne peuvent être particulièrement utiles pour les entreprises qui ont des collaborateurs travaillant à distance ou pour les équipes dispersées géographiquement. Ils permettent aux utilisateurs de travailler ensemble de manière efficace et de rester connectés, même lorsqu’ils ne sont pas au même endroit.

L’une des fonctionnalités clés de votre intranet est de s’assurer qu’il s’intègre parfaitement aux outils que vous utilisez déjà en interne (que ce soit Zoom, Slack, Outlook, Google drive…).

Les avantages de l’intranet « moderne »

La mobilité pour favoriser le télétravail

La mobilité est une caractéristique fondamentale de l’intranet moderne. Elle permet en effet aux collaborateurs d’accéder à l’intranet et aux outils de collaboration en ligne depuis n’importe quel appareil, qu’ils soient au bureau ou en déplacement. 

Voici quelques exemples pour découvrir en quoi l’intranet moderne facilite la mobilité et les avantages de cette dernière :   

• Accès à l’intranet depuis n’importe où : la mobilité permet aux collaborateurs d’accéder à l’intranet depuis n’importe quel appareil, qu’ils soient au bureau, en déplacement ou travaillant à distance. Cela leur permet de rester connectés et de travailler efficacement, même lorsqu’ils ne sont pas au bureau.
• Collaboration en temps réel : les outils de collaboration en ligne, tels que les tableaux blancs partagés et les outils de chat, peuvent être accessibles depuis n’importe quel appareil. Cela permet aux équipes de collaborer en temps réel, qu’ils soient au bureau ou en déplacement.
• Flexibilité du travail : la mobilité peut favoriser la flexibilité du travail en permettant aux équipes d’accéder à l’intranet et aux outils de collaboration en ligne depuis n’importe où. Cela peut être particulièrement utile pour les collaborateurs qui travaillent à distance ou qui ont des horaires irréguliers.
• Amélioration de la productivité : en permettant aux collaborateurs d’accéder à l’intranet et aux outils de collaboration en ligne depuis n’importe quel appareil, la mobilité peut contribuer à améliorer la productivité en leur permettant de travailler de manière efficace, même en déplacement.

En somme, la mobilité est un aspect important de nombreux intranets modernes et peut offrir de nombreux avantages pour favoriser le travail et l’efficacité des collaborateurs.

La personnalisation

L’intranet moderne se caractérise par une forte personnalisation, qui permet aux utilisateurs de créer une expérience de l’intranet sur mesure, en fonction de leurs préférences et de leurs besoins. 

Avantages personnalisation de l’intranet

Voici quelques avantages de la personnalisation dans un intranet :

• Expérience utilisateur personnalisée : la personnalisation permet aux utilisateurs de personnaliser leur expérience de l’intranet en fonction de leurs préférences et de leurs besoins. Par exemple, ils peuvent choisir les informations et les outils qu’ils souhaitent voir affichés sur leur page d’accueil, ou personnaliser les notifications qu’ils reçoivent.
• Meilleure productivité : la personnalisation de l’intranet peut contribuer à améliorer leur productivité en leur permettant d’accéder rapidement aux informations et aux outils dont ils ont besoin.
• Communication plus ciblée : la personnalisation peut permettre aux entreprises de cibler leur communication en fonction des préférences et des centres d’intérêt des utilisateurs. Par exemple, ils peuvent recevoir des notifications et du contenu spécifique en fonction de leur rôle ou de leur domaine de travail.
• Meilleure adhésion aux projets : en permettant aux utilisateurs de personnaliser leur expérience de l’intranet, la personnalisation peut contribuer à une meilleure adhésion aux projets et aux initiatives de l’entreprise, en leur donnant un sentiment de contrôle et de participation.

En somme, la personnalisation est un aspect important de nombreux intranets modernes et peut offrir de nombreux avantages pour améliorer l’expérience utilisateur, la productivité et la communication dans l’entreprise.

La gamification

La gamification est l’utilisation de techniques de jeu dans un contexte non ludique, comme le travail ou l’apprentissage. Elle peut être utilisée dans les intranets pour rendre les tâches plus engageantes et améliorer la participation des utilisateurs.

Voici quelques exemples de façon dont la gamification peut être utilisée dans un intranet moderne :

• Défis et concours : en proposant des défis et des concours aux utilisateurs de l’intranet, il est possible de les inciter à participer davantage et à s’engager dans des tâches spécifiques. Par exemple, les utilisateurs peuvent être invités à compléter un certain nombre de tâches ou à atteindre des objectifs précis pour remporter des récompenses.
• Système de points et de récompenses : les utilisateurs peuvent être récompensés avec des points ou des badges pour leur participation à des activités sur l’intranet. Ces points peuvent être utilisés pour débloquer des récompenses ou pour progresser dans un jeu en ligne.
• Jeux en ligne : il est possible d’intégrer des jeux en ligne sur l’intranet pour rendre les tâches plus engageantes et amuser les utilisateurs. Par exemple, il peut être proposé des quiz ou des jeux de stratégie pour renforcer les connaissances de l’entreprise ou pour favoriser la collaboration entre les employés.
• Gamification de la formation : la gamification peut également être utilisée pour rendre la formation plus engageante et interactive. Par exemple, il peut être proposé des quiz ou des jeux pour tester les connaissances des utilisateurs ou pour les inciter à apprendre de nouvelles compétences.

En somme, la gamification peut être utilisée dans un intranet moderne pour rendre les tâches plus engageantes et améliorer la participation des utilisateurs. Elle peut être particulièrement utile pour inciter les collaborateurs à s’engager dans des tâches spécifiques ou à apprendre de nouvelles compétences.

La gestion des données et l’IA

L’intelligence artificielle (IA) peut être utilisée dans un intranet pour améliorer la gestion des données et rendre les tâches plus efficaces. 

Voici quelques exemples de façon dont l’IA peut être utilisée dans un intranet :

• Analyse de données : l’IA peut être utilisée pour analyser les données de l’intranet et extraire des informations utiles. Par exemple, elle peut être utilisée pour identifier des tendances ou des modèles dans les données de l’entreprise, ou pour prédire les besoins futurs de l’entreprise.
• Automatisation de tâches : l’IA peut être utilisée pour automatiser certaines tâches sur l’intranet, comme la gestion des données ou la réponse à des demandes courantes. Cela peut permettre aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée et de travailler de manière plus efficace.
• Recommandation de contenu : l’IA peut être utilisée pour recommander du contenu pertinent aux utilisateurs de l’intranet en fonction de leurs centres d’intérêt et de leur historique de navigation. Cela peut aider les collaborateurs à accéder plus rapidement aux informations et aux outils dont ils ont besoin.
• Chatbots : les chatbots sont des programmes conçus pour simuler une conversation avec un humain. Ils peuvent être intégrés sur l’intranet pour répondre aux demandes courantes des utilisateurs ou pour aider à trouver des informations.

IA et intranet moderne

L’employee advocacy

L’employee advocacy est une stratégie de marketing qui consiste à utiliser les collaborateurs d’une entreprise pour promouvoir l’entreprise et ses produits ou services sur les réseaux sociaux et ailleurs sur internet. Cela peut être particulièrement utile pour améliorer la visibilité de l’entreprise et pour renforcer sa crédibilité.

Définition employee advocacy

Voici quelques façons dont l’employee advocacy peut être mise en place sur un intranet :

• Programme de formation : un programme de formation peut être mis en place sur l’intranet pour aider les collaborateurs à comprendre les valeurs et les messages clés de l’entreprise et à savoir comment les partager sur les réseaux sociaux.
• Outils de partage : des outils de partage peuvent être intégrés sur l’intranet pour permettre aux collaborateurs de partager facilement du contenu sur les réseaux sociaux. Par exemple, il peut être proposé des liens préformatés qui peuvent être partagés sur les différents réseaux sociaux.
• Encouragement de la participation : il peut être encouragé la participation des collaborateurs en organisant des événements ou des concours sur l’intranet pour les inciter à partager du contenu sur les réseaux sociaux.

L’employee advocacy est une communication multicanal, qui combine à la fois, la communication interne à 360° (newsletter, posts, intégration slack, sms…) et la communication externe (employee advocacy principalement).

Mettre en place un intranet moderne

Les étapes pour mettre en place un intranet moderne

Bien définir les cas d’usages

Il est important de bien définir les cas d’usage de la mise en place d’un nouvel intranet afin de s’assurer que la solution choisie répond aux besoins de l’entreprise. 

Voici quelques étapes qui peuvent être suivies pour définir les cas d’usage :

• Identifier les “pain points” : il est important d’identifier les problèmes et les difficultés rencontrés par les collaborateurs dans leur travail quotidien. 
• Déterminer les objectifs de l’entreprise : il est important de déterminer les objectifs de l’entreprise en termes de collaboration, de gestion des connaissances, de communication, etc. Cela permettra de s’assurer que la solution choisie est en mesure de répondre à ces objectifs. Pourquoi souhaitez-vous un intranet ?
• Identifier les audiences internes : il est important de déterminer qui seront les utilisateurs de l’intranet et de comprendre leurs besoins et leurs préférences. Cela peut être fait en menant des entretiens ou en analysant les données existantes sur l’utilisation de la solution actuelle.
• Établir un cahier des charges : une fois que les besoins et les objectifs ont été déterminés, il est possible d’établir un cahier des charges détaillant les fonctionnalités et les critères de sélection de la solution intranet. Cela peut être utilisé pour comparer les différentes options disponibles et choisir celle qui convient le mieux à l’entreprise.

Créer une transition en douceur

Effectivement, il est important de tenir compte de ce qui existe déjà en termes de solution au sein de l’entreprise lors de l’intégration d’un nouvel intranet. 

Voici quelques étapes qui peuvent être suivies pour créer une transition en douceur :

• Évaluation des besoins : avant de décider quelle solution intranet adopter, il est important de déterminer les besoins et les objectifs de l’entreprise. Cela peut être fait en menant des entretiens avec les collaborateurs et en analysant les données existantes sur l’utilisation de la solution actuelle.
• Sélection de la solution : une fois que les besoins et les objectifs de l’entreprise ont été déterminés, il est possible de sélectionner une solution intranet qui répond à ces besoins. Il est important de comparer les différentes options disponibles et de tenir compte des fonctionnalités, du coût et de la compatibilité avec les systèmes existants.
• Mise en place de la solution : une fois que la solution intranet a été sélectionnée, il est important de la mettre en place de manière à ce que le contenu existant puisse être transféré de manière transparente. Cela peut nécessiter la mise en place de processus de migration de données et de formation pour les collaborateurs.

Le déploiement d’un projet intranet

Déployer pas à pas en écoutant les utilisateurs

Voici quelques éléments supplémentaires qui doivent être pris en compte :

• Mettre en place un plan de communication : il est important de communiquer clairement aux collaborateurs sur les raisons de l’adoption d’un nouvel intranet, sur les fonctionnalités proposées et sur les avantages qu’il apportera. Un plan de communication bien conçu peut aider à s’assurer que les collaborateurs sont informés et préparés à l’adoption de la nouvelle solution.
• Prévoir une période de transition : il est important de prévoir une période de transition pour permettre aux collaborateurs de s’adapter à la nouvelle solution et de se familiariser avec ses fonctionnalités. Cela peut être fait en proposant des sessions de formation ou en mettant en place un support pour répondre aux questions des collaborateurs.
• Surveiller l’adoption et l’utilisation de la solution : il est important de surveiller l’adoption et l’utilisation de la nouvelle solution pour s’assurer qu’elle répond aux besoins de l’entreprise et pour identifier les éventuels problèmes à résoudre. Des indicateurs clés de performance (KPI) peuvent être mis en place pour suivre l’utilisation de la solution et en mesurer l’impact sur l’entreprise.

Les 5 tips pour un intranet moderne pensé pour l’entreprise et au service de chaque collaborateur

1. Écouter les besoins des utilisateurs : il est important de prendre en compte les besoins et les préférences des utilisateurs lors de la conception de l’intranet. Cela peut être fait en menant des entretiens ou en organisant des groupes de discussion avec les collaborateurs.
2. Choisir une solution adaptée : il est important de choisir une solution intranet qui répond aux besoins de l’entreprise et qui est facile à utiliser pour chaque collaborateur. Il est également important de s’assurer que la solution est compatible avec les systèmes existants ainsi que les outils collaboratifs déjà utilisés.
3. Favoriser la participation : il est important de favoriser la participation de chaque collaborateur en proposant des outils de collaboration et en encourageant l’échange d’idées et de connaissances. Cela peut renforcer la cohésion de l’équipe et améliorer la communication.
4. Favoriser la personnalisation : il est important de permettre aux collaborateurs de personnaliser leur espace de travail sur l’intranet en fonction de leurs besoins et de leurs préférences. Cela peut être fait en leur donnant la possibilité de choisir les widgets et les outils qu’ils souhaitent afficher sur leur page d’accueil, par exemple.
5. Le futur de l’intranet est une plateforme de communication multicanal, ouverte au monde extérieur. L’intranet moderne évolue pour devenir encore plus personnalisé, plus intelligent et plus engageant pour les utilisateurs.

Représentation de la digital workplace

Une représentation de la digital workplace de demain

Vous aimez disposer de votre bureau, de vos documents, d’améliorer la productivité et l’expérience de travail de vos collaborateurs ? Vous allez certainement aimer le futur de l’intranet moderne. Omnicanal, collaboratif et à distance.