La communication interne en entreprise : définition et mise en oeuvre

La communication interne en entreprise : définition et mise en oeuvre

Qu’est-ce que la communication interne ? 

Les diverses formes de communication en entreprise

L’impact de la communication interne a longtemps été relégué au simple rôle de transmission d’informations aux collaborateurs dans les organisations. Aujourd’hui, le métier est devenu beaucoup plus exaltant ! La communication interne joue un rôle primordial en fédérant, en impliquant et motivant les collaborateurs autour d’un objectif commun.

Elle s’adresse avant tout aux salariés et vise à les informer de la vie, des valeurs ou encore de la stratégie de l’entreprise. Il peut s’agir d’événements à venir, de l’arrivée ou du départ d’un collaborateur ou encore du partage de l’avancement des objectifs.

Le rôle de la communication interne est un levier essentiel de cohésion et de motivation dont l’entreprise doit se saisir. Une communication interne non réfléchie et inadéquate à la situation vécue par les salariés, peut malheureusement aboutir à des résultats inverses de ceux escomptés. 

Aujourd’hui, plus que jamais, elle est devenue un véritable investissement avec des responsables de communication interne dédiée, dans les PME mais aussi dans les grandes entreprises, et détermine la qualité de la transmission de l’information entreprise.

Faisons un petit retour en arrière : nous réalisons l’avancée considérable de la discipline. Dans les années 80, les entreprises reprennent les codes du marketing pour s’adresser à leurs propres salariés et ainsi créer une véritable stratégie de communication interne : identification de la cible, création d’un message clair et adapté, puis mesure des résultats.

La décennie entre 2010 et 2020 sera celle de l’avènement des réseaux sociaux qui viendront infléchir la communication interne en développant le concept de collaborateurs ambassadeurs (dit aussi employee advocacy). 

On mesure tout le chemin parcouru par cette discipline depuis ses débuts. De sa vocation initiale se limitant à la diffusion d’informations relatives à la sécurité, la communication interne s’est aujourd’hui imposée comme un levier déterminant dans de nombreux enjeux de l’entreprise.

Comprendre la communication interne, c’est appréhender tous les services qu’elle peut rendre particulièrement en tant qu’outil de motivation des salariés quelle que soit la taille de l’entreprise.Pour en savoir plus : La communication interne, c’est quoi ? (définition, aide, lexique, tuto, explication)

Quels sont les enjeux de la communication interne ?

La transformation digitale de la communication interne en entreprise : un défi quotidien

Pendant longtemps, l’affichage interne en entreprise était constitué de posters, d’affiches et de flyers. Alors que le numérique devait révolutionner les choses, il a parfois ajouté une couche de complexité. E-mail, messagerie interne, messagerie instantanée, intranet, réseaux sociaux internes… plus on démultiplie les outils de communication, plus il est facile de s’y perdre.

Source : https://comin.madmagz.news/infographie-la-transformation-numerique-des-entreprises-etat-des-lieux/

Les opportunités de la transformation digitale

Digitaliser votre communication interne est un changement de paradigme important pour améliorer la communication et augmenter l’engagement de vos collaborateurs. Pour réussir, il est important de se doter d’un outil agrégateur au lieu de multiplier les messageries instantanées et emails de toutes sortes. Un outil comme Haiilo vous aidera à réussir à la fois la transformation digitale de votre entreprise mais aussi d’assurer une communication interne claire et efficace.

La guerre des talents et la grande démission

La pénurie de talents sévit dans le monde de l’entreprise. Grands groupes, ETI et start-up en font les frais. La pandémie a bouleversé les modes de vie : télétravail omniprésent, ligne de démarcation floue entre la vie professionnelle et la vie personnelle, changement des modes de déplacement, etc. Ce contexte change la donne du recrutement et de la fidélisation des talents. À l’entreprise d’utiliser toutes les ficelles du marketing en externe pour les séduire et en interne pour les fidéliser. 

Il est indispensable de mener une réflexion approfondie pour établir une culture d’entreprise et la faire vivre. La culture doit mettre en lumière les valeurs, les missions et les pratiques managériales de l’entreprise. Cette communication, qui se doit d’être honnête, passe par une communication interne fluide, qui laisse une large place aux collaborateurs, via un réseau social d’entreprise, des contenus, des fils de discussions, etc.

L’engagement collaborateur

Il n’existe pas de définition unique et mondialement acceptée de l’engagement collaborateur. Selon Wikipédia, un collaborateur engagé, c’est :

 « une personne pleinement absorbée et enthousiasmée par son travail qui va promouvoir la réputation et les intérêts de la société dans laquelle elle est. Un collaborateur engagé adopte une attitude positive envers l’organisme et ses valeurs. »

Une communication efficace influe positivement sur l’engagement au travail. Pour cause, grâce à elle, les collaborateurs comprennent les objectifs de leur entreprise, leur rôle ou encore comment ils peuvent contribuer à la réussite de l’organisation. 

Voici deux exemples :

Si vos collaborateurs ont l’impression de voir rarement les dirigeants de l’entreprise, il est temps de créer davantage de liens entre eux et les collaborateurs. Pour cela, vous pouvez par exemple réaliser des interviews diffusées sur l’intranet ou des podcasts ou prévoir des moments d’échange en ligne sur des fils de discussions.

Vous pouvez aussi miser sur le contenu. Plus les canaux de communication se multiplient, plus le contenu prend de l’importance. Il doit être frais, unique, utile, personnel et engageant ! La réussite de votre communication dépend de votre capacité à créer, organiser ou partager du contenu qui attire les employés. Objectif : leur faciliter le quotidien et leur donner envie de travailler avec vous.

L’inclusion

L’inclusion désigne les efforts de communication interne et d’organisation pour faire en sorte que tous les collaborateurs, quel que soit leur milieu d’origine, se sentent accueillis et traités équitablement. Les collaborateurs qui savent qu’ils sont les bienvenus ont en effet tendance à être plus impliqués dans leur travail, plus motivés et à faire preuve d’un niveau d’engagement collaborateur plus important.

Les entreprises peuvent s’appuyer sur la communication interne pour mettre en place des initiatives et faire bouger les lignes.  Voici quelques exemples : création d’un programme visant à initier les filles aux carrières dans le domaine des services numérique, programme pensé en présentiel et en virtuel, pour pouvoir être suivi par tout le monde. Autre exemple : des discussions en interne avec les équipes sur les thématiques liées à la diversité, l’égalité et l’inclusion. 

La culture d’entreprise

Votre culture d’entreprise désigne essentiellement l’histoire de votre organisation, ses valeurs, sa vision, ses principes et sa politique. Votre culture d’entreprise constitue l’ADN de votre organisation et vous aide à vous différencier de vos concurrents.

Aujourd’hui, dans un contexte de pénurie des talents, de la Grande Démission, du quiet quitting, de la question du sens au travail, etc. Les candidats, juniors et séniors, challengent de plus en plus les entreprises sur leur culture d’entreprise, leur impact social et environnemental.

La culture d’entreprise est devenue un levier très puissant pour attirer des candidats et les fidéliser. La communication interne est un des piliers de la culture d’entreprise : activité sur Internet et les réseaux, communication via des vidéos, des témoignages, des podcast, etc.

Source : https://www.emerhode.com/blog/culture-dentreprise

Travail collaboratif

Le travail collaboratif est un ensemble de méthodes qui permettent de développer l’intelligence collective dans l’entreprise : meilleure approche humaine, utilisation d’outils collaboratifs performants, etc. La communication interne va permettre de partager des connaissances par métier pour développer de nouvelles idées ou pour mettre en place des messageries instantanées et des espaces communs de travail. La mise en place d’outils collaboratifs s’impose dans la réussite du travail collaboratif.

Comment mettre en place une communication interne efficace ?

Définir une stratégie et des objectifs de communication interne

Une stratégie de communication interne est un plan d’action conçu pour atteindre vos objectifs de communication interne. Elle vous permet de définir les objectifs au sein de votre organisation, ainsi que la démarche mise en œuvre pour les atteindre. Les objectifs sont différents selon les entreprises, leur maturité, leur nombre d’employés, la vision de la direction générale, etc. Voici plusieurs exemples : fidéliser les talents, présenter à l’ensemble des collaborateurs le nouveau système SI, diversifier le recrutement, etc.

60 % des entreprises mondiales n’ont pas de plan d’action explicite et improvisent leur communication interne. Pourtant, lorsqu’une entreprise communique efficacement avec ses employés, l’engagement des collaborateurs grimpe en flèche, le turnover baisse et la motivation est au rendez-vous. 

Une stratégie de communication interne avec des objectifs solides est devenue un incontournable dans une entreprise. Mais définir des objectifs de communication interne ne doit pas se faire au hasard. Pour vous aider : adoptez des objectifs SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement défini). Par exemple : augmenter le trafic de l’intranet de 10% en une année.

Construire son plan de communication interne

Le plan de communication interne va permettre de donner une feuille de route et de guider les actions de l’année afin de répondre aux objectifs fixés.

Pour que vos communications soient cohérentes et impactantes, votre principal allié sera la ligne éditoriale. Elle doit incarner la culture d’entreprise avec un style et une tonalité qui lui ressemblent. Enfin, optez pour un planning éditorial. Il vous permettra de vous organiser en choisissant les thématiques et les sujets à aborder en fonction des événements.

Une fois vos messages déterminés et écrits dans la bonne tonalité, Il faut choisir les canaux de diffusion. Ils doivent être adaptés au type d’information transmise et au public qui va la recevoir. Il peut s’agir d’une newsletter interne, d’un tableau d’affichage, d’un intranet, d’une messagerie d’entreprise, de réunions d’information, de réseaux sociaux, etc. 

De nouveaux outils émergent pour accompagner et rassembler les équipes, en présentiel ou à distance. Par exemple, l’intranet social de Haiilo propose une solution pour réunir tous les collaborateurs sur une même interface. Les contenus sont variés : discussions directes, wiki, vidéo, podcast, notification urgente, etc. et accessible sur tous les appareils.

En plus de réunir vos collaborateurs autour de contenus engageants, Haiilo permet de faciliter vos communications internes en s’adaptant à votre stratégie de communication interne. Si vous souhaitez atteindre tous vos collaborateurs avec un contenu ciblé sur leurs canaux préférés, c’est possible ! Si vous souhaitez renforcer le sentiment d’appartenance, vous pouvez par exemple faire passer des messages via une vidéo sur la home page de l’intranet. Il y a mille façons d’atteindre facilement vos objectifs de communication interne avec Haiilo !

Mettre en place des KPI’s pour suivre l’efficacité de la communication interne

Comment mesurer l’efficacité de votre communication interne ? La communication interne participe à un meilleur engagement des salariés et à un meilleur taux de rétention des talents. Elle prend une place de plus en plus importante dans la stratégie des entreprises et doit par conséquent pouvoir se corriger ou s’infléchir selon les résultats obtenus. Mais concrètement, comment lire les résultats des actions menées ? 

En mettant en place des KPI’s, vous pourrez collecter des informations précieuses sur la satisfaction des collaborateurs (au sujet d’un événement, d’un outil mis en place, etc.), l’efficacité de la diffusion de l’information, la fréquentation des outils digitaux, etc. Ces indicateurs sont un gain de temps et d’efficacité indéniable pour agir et infléchir sa stratégie de communication si besoin.

Des exemples de KPI’s pour suivre votre communication interne

Le taux d’engagement des collaborateurs

On peut mesurer l’engagement des collaborateurs avec des indicateurs de performance tels que le taux d’ouverture des emails venant de la communication interne, le nombre de likes, de partages et de commentaires qu’un contenu ou une communauté génère. Le suivi de la fréquence à laquelle les employés se connectent à l’intranet de l’entreprise, combien de temps ils y restent, s’ils participent à des communautés, etc. donnent également une bonne idée de l’efficacité des mesures prises pour augmenter l’engagement des collaborateurs.

Le taux d’adoption des nouvelles applications

Lors de l’introduction d’une nouvelle application pour les employés, le suivi du taux d’adoption est essentiel. Combien de collaborateurs ont téléchargé l’application ?  Qui l’utilise en ligne ? Si les chiffres sont faibles même après un déploiement bien planifié, cela peut traduire un manque d’engouement autour du produit et des outils utilisés. D’où l’importance d’adopter un outil aligné sur les usages de vos collaborateurs, de choisir une interface agréable et de préparer le déploiement en amont.

Le niveau de productivité des collaborateurs

La productivité d’un employé est influencée par de nombreux facteurs mais repose essentiellement sur le gain de temps et d’argent. À la suite de vos actions de communication interne, la productivité a-t-elle baissée ou augmentée ?

Les outils et canaux de communication

La démocratisation du télétravail renforce l’importance pour une entreprise de se doter des bons outils collaboratifs. Véritable levier d’engagement, les outils collaboratifs fluidifient les échanges et renforcent l’efficacité au travail, que ce soit à distance ou en présentiel. Ils permettent de partager facilement de l’information mais surtout de mobiliser l’intelligence collective et favoriser la créativité.

Intranet, vidéo et autres outils collaboratifs

L’intranet d’Entreprise

Créez un espace de travail collaboratif complet et accessible en ligne pour chaque collaborateur de votre entreprise. Grâce à la solution intranet, vous améliorez la productivité de votre entreprise en créant un réseau social interne, une plateforme à votre image, en offrant une expérience véritablement intuitive. Il est un canal essentiel pour renforcer la communication et le travail collaboratif de vos employés au sein de l’organisation.

Source : https://www.appvizer.fr/magazine/collaboration/reseau-social-interne/portail-collaboratif

La vidéo

La vidéo est un excellent moyen de faire circuler de l’information. Profitez de votre intranet pour créer un espace dédié aux vidéos internes et externes à l’entreprise. Il peut s’agir de vidéos promotionnelles, de supports marketing, de tutoriels, etc. 

L’outil de sondage interne

Créez des sondages avec des outils simples et efficaces via l’intranet d’entreprise. Plus de bulletins à consulter, vous centralisez les réponses de vos collaborateurs. 

Les outils de collaboration

Une collaboration efficace nécessite la mise en place d’un système d’outils collaboratifs internes permettant de partager les informations à toute la communauté ou à la personne de son choix. Google drive, Trello, Slack, etc. sont devenus indispensables pour favoriser le travail collaboratif.

Haiilo et ses avantages

Haiillo est un outil de référence dans le monde de la communication interne. Avec notre solution, vous pouvez atteindre, engager et comprendre vos collaborateurs facilement. Vous créez un hub digital pour tous vos collaborateurs. Vos talents sont avant tout humains. Ils ont besoin de connexion et de sens. Haiilo vous permet de répondre facilement à ce besoin en vous aidant à façonner un lieu où ils se sentiront chez eux. 

Avec Haiilo, c’est 5 x plus d’engagement chez les utilisateurs grâce à notre intranet social super intuitif

Vous retenez les meilleurs talents en rendant votre marque authentique et en mesurant votre taux d’engagement grâce à des enquêtes automatiques.

Vous pouvez créer et publier du contenu sur un seul et même endroit. Un contenu qui sera toujours pertinent pour les membres de votre organisation, grâce à un ciblage dynamique de l’audience. Et vous publiez facilement sur tous les canaux : E-mail, SharePoint, Slack, Digital Signage, Teams, etc.

La plateforme aura un réel impact sur vos collaborateurs 

+ 561 % d’impressions grâce à la plateforme d’Employee Advocacy

Des études ont montré qu’une personne voit en moyenne 10 000 publicités par jour. Cette statistique démentielle ne doit absolument pas se retrouver dans votre communication interne. Laissez à vos collaborateurs le soin de choisir les informations dont ils ont besoin. Ils sont les mieux placés pour le savoir. Grâce aux communautés ouvertes et aux discussions publiques sur la plateforme Haiilo, vous mettez fin aux silos d’information et vous rendez les informations et la connaissance accessibles à l’ensemble des membres de votre organisation. 

+23 % de baisse du turnover grâce à des enquêtes intelligentes automatisées

 

Focus sur le réseau social d’entreprise 

Un réseau social d’entreprise (ou RSE) ou digital workplace comme Haiilo n’est accessible qu’aux personnes qui appartiennent à l’écosystème de l’entreprise : à la fois les parties prenantes internes (dirigeants, managers et collaborateurs) et externes (clients, fournisseurs, prestataires, partenaires et sous-traitants), et il a vocation à changer les pratiques de collaboration et de communication interne au sein de l’organisation. 

Il existe plusieurs types de réseaux sociaux d’entreprise. Certains offrent des fonctionnalités basiques avec un simple partage d’informations et une messagerie instantanée identique à celui d’un réseau social public. D’autres vont plus loin et, non satisfaits d’être de véritables outils de communication, ils permettent d’optimiser la gestion des tâches avec des fonctionnalités avancées et aussi de renforcer l’engagement des collaborateurs, comme Haiilo. Dans l’ensemble, ils renforcent la communication, créent des ponts entre les collaborateurs et font gagner du temps.

Focus sur le sondage en entreprise

Avec les enquêtes d’intelligentes d’Haiilo, vous pouvez transformer vos ressentis en données personnalisées, modernes et rapides – aucun téléchargement n’est nécessaire. Vous atteignez jusqu’à 81 % de taux de réponse et des résultats en temps réel grâce à nos sondages. Nous proposons un catalogue de questions automatisées. Des sondages en plusieurs langues et hebdomadaires. 

L’analyse automatisée vous permet d’anticiper facilement des problèmes et d’identifier les bonnes pratiques pour soutenir et mobiliser vos équipes. Vous êtes tenus au courant de toutes les tendances dans vos équipes, ce qui vous permet de transformer vos données en action et d’éviter les risques de turnover.

 Les 5 tips pour une bonne communication interne en entreprise 

•  Susciter l’engagement des collaborateurs avec la culture d’entreprise 

La culture d’entreprise est plus que jamais stratégique. Chaque entreprise possède des caractéristiques qui lui sont propres et qui définissent la culture d’entreprise.

Elle repose sur des valeurs différentes selon les entreprises : le respect, la confiance, la transparence, la diversité, la responsabilité, l’agilité, l’innovation,etc. Faites de votre culture d’entreprise un socle d’appartenance collectif qui se partage à tous les niveaux de l’entreprise.

• Déployez des fonctionnalités sociales

Un réseau social interne peut devenir un véritable lieu de partage et d’échange entre tous les employés de votre entreprise. Ce type de fonctionnalité va susciter plus d’engagement de la part de vos équipes, puisqu’elles pourront interagir facilement les unes avec les autres, même les plus timides !

• Utilisez du contenu vidéo dans votre communication interne

Aujourd’hui la vidéo est un outil indispensable à toute communication interne. Attrayant et engageant, le contenu vidéo présente des supports marketing, des tutoriels, de retour d’expériences clients ou des témoignages de collaborateurs, etc. Les vidéos sont très appréciées en général. De plus, les employés assimilent plus rapidement un contenu visuel qu’écrit.

• Organisez des réunions avec l’ensemble des salariés

Pour les annonces importantes ou tout autre changement impactant l’entreprise dans sa globalité, organisez des réunions avec tous les membres de l’entreprise, en présentiel et en visioconférence diffusée en direct. Soyez clair, précis et transparent avec vos employés. 

• Varier et adapter les canaux de communication

Comme nous l’avons vu ci-dessus, la vidéo peut permettre d’envoyer des feedbacks constructifs à ses équipes, mais aussi de partager des rapports trimestriels et autres informations importantes sur l’entreprise. 

Savoir communiquer en entreprise, c’est surtout : 

• varier les canaux de communications pour toucher le plus de personnes possible (vidéo, e-mail, intranet, newsletter, chat d’entreprise, sessions de team building, etc.) ;
• garder sa cible à l’esprit (peu habituée aux outils technologiques, en télétravail, etc.) ; 
• rester clair et concis, quel que soit le canal utilisé.