Comment améliorer votre communication interne ?

Introduction

Plus les lieux de travail se digitalisent, se diversifient et s’éparpillent, plus les défis se multiplient pour les départements de communication interne. L’apparition de nouveaux outils digitaux fait émerger de nouvelles manières de communiquer et de mesurer l’efficacité de ces communications. De plus, l’importance accrue des réseaux sociaux et des plateformes internes a modifié notre manière de communiquer entre nous.

À l’horizon 2025, les millennials devraient représenter 75 % de la population active*. Nous assistons donc à la montée en puissance d’une génération rompue aux nouvelles technologies. Il revient ainsi aux services de communication interne de bien gérer la transition vers des lieux de travail transgénérationnel.

Une communication efficace est en effet synonyme de hauts taux d’engagement collaborateur et les entreprises qui comprennent l’importance de l’engagement de leurs équipes sont celles qui investissent réellement dans la communication. Notons que les organisations qui adoptent une communication efficace sont 3,5 fois plus susceptibles d’augmenter leur performance que les autres**.

Avec ces changements significatifs, qui transforment à la fois les lieux de travail et la communication interne, comment les organisations peuvent-elles apprendre à s’adapter ?

Deloitte (2014). Big demands and high expectations: The Deloitte Millennial survey. 4
Towers Watson. 2013-2014 Change and Communication ROI Study Report

Focus sur la culture d’entreprise

Quelle que soit l’organisation, son succès dépend en grande partie de sa culture d’entreprise. Or, des liens forts existent entre la communication interne et la culture d’entreprise. Ainsi, plus la culture d’entreprise est saine, mieux la communication fonctionne. Les collaborateurs sont en effet plus réceptifs aux informations internes s’ils font preuve d’un haut niveau d’engagement. De même, ils ont plus tendance à collaborer pour remplir des objectifs communs s’ils comprennent et sont en accord avec ces objectifs. Pour s’assurer que les collaborateurs partagent une même vision, l’organisation doit donc faire en sorte qu’ils comprennent non seulement ces objectifs, mais aussi le raisonnement qui en est à l’origine. Quelles sont ainsi les valeurs qui dirigent vos actions ? Quel est l’impact de chaque individu dans la réalisation de votre objectif ? Seules des communications transparentes en adéquation avec votre culture d’entreprise garantissent l’épanouissement de vos collaborateurs au sein de votre organisation.

Lorsque la culture est saine, il devient plus facile pour les collaborateurs de partager leurs problèmes et leurs inquiétudes. Des équipes heureuses sont également plus engagées et plus à même de résoudre les problèmes, de collaborer et de dépasser les malentendus. En retour, cette satisfaction au travail se retrouve dans la communication externe des collaborateurs.

Notre conseil

Encouragez vos collaborateurs à participer activement aux discussions et à vous faire part de leurs idées pour améliorer la communication. En plus de leur demander dans des enquêtes s’ils sont satisfaits par la culture organisationnelle, pensez à organiser des entretiens individuels et des réunions de feedback.

Choisissez une technologie adaptée

La technologie a un impact significatif sur l’engagement de vos collaborateurs*. Pour assurer leur efficacité, les technologies doivent donc venir renforcer les stratégies et les objectifs globaux de votre organisation, ainsi que votre stratégie de communication interne. Demandez-vous quelles fonctionnalités doivent absolument comprendre les technologies que vous choisissez pour atteindre vos principaux objectifs.

Notez que chaque type de technologie sert une fonction spécifique. Utilisez par exemple une application pour discuter en face à face et poser des questions rapides à vos équipes, et une autre pour stocker et partager des ressources internes, des connaissances et du contenu en lien avec votre industrie. Vous vous assurez ainsi qu’aucune information importante ne se perd en cours de route.

Par ailleurs, la technologie ne peut fonctionner que si elle est utilisée. Si vos solutions technologiques actuelles ne satisfont pas vos collaborateurs ou qu’ils ne savent pas les utiliser, le risque de voir apparaître des applications non approuvées par le département informatique augmente**. Cela a pour conséquence d’augmenter les risques liés à la sécurité informatique, ainsi que de rendre les informations et les données plus difficiles à trouver et plus susceptibles d’être perdues. En vous assurant que vos collaborateurs sont satisfaits par les outils technologiques proposés par votre organisation et qu’ils savent les utiliser, vous diminuez donc le risque d’apparition de ces applications non approuvées.

Notre conseil

Utilisez un outil de communication interne qui s’adapte aux mobiles et qui s’intègre avec les réseaux sociaux. Encouragez vos collaborateurs à l’utiliser en dehors de leur lieu de travail et à partager également du contenu lié à votre organisation sur leurs réseaux sociaux personnels. Pensez à mesurer les résultats de vos outils technologiques grâce aux analyses statistiques intégrées.

Using Technology to Engage Hard-to-Reach Employees by Michelle Glover, COO, Roi Communication. 6
Internal Communications: Emerging Trends and the Use of Technology

Mesurez votre communication

De nombreuses organisations ont du mal à comprendre quelles données doivent être mesurées*. La mesure sera de fait impossible si les objectifs globaux de la communication interne et les décisions stratégiques ne sont pas suffisamment clairs.

Les objectifs de la communication interne doivent ainsi toujours être liés aux missions et aux objectifs plus globaux de votre organisation. Ne fixez donc pas de KPI avant de déterminer à quels objectifs ils contribuent. Voici par exemple quatre étapes pour fixer vos KPI :

1. La portée : combien de collaborateurs atteignez-vous ?
2. L’engagement : vos collaborateurs interagissent-ils avec votre contenu ?
3. Le comportement : quels sont les différents comportements de vos équipes ?
4. L’impact : au niveau de la performance, de la productivité, de l’engagement collaborateur, de la rétention, etc.

Pensez à suivre régulièrement vos KPI et à procéder à des ajustements éventuels. Certains indicateurs de performance peuvent nécessiter un retour de vos collaborateurs. Ayez alors recours à des enquêtes ou à des questionnaires internes. C’est notamment nécessaire dans les domaines du bien-être et de la rétention où les données qualitatives sont plus informatives que les données quantitatives.

Notre conseil

Alignez les KPI de votre communication interne avec votre stratégie et vos objectifs globaux. Parmi les KPI qui peuvent se mesurer et s’améliorer, citons la portée, le taux de clic et l’engagement du contenu. L’engagement collaborateur est également un indicateur important du niveau de satisfaction global et de l’engagement sur le lieu de travail.

Newsweaver: Inside IC Internal Communications Survey 2016, Global Summary Report 7

Transmettez un contenu adapté

Une communication interne efficace dépend avant tout du contenu. 73 % des communicants déclarent passer la majeure partie de leur temps à rédiger du contenu ou à donner et recevoir des retours à son sujet*. Un contenu clair et concis est à privilégier pour faire passer votre message et vous assurer que la communication reste ouverte.

À l’instar de toute stratégie de contenu, la stratégie de contenu interne doit se baser sur les besoins de vos collaborateurs. Quel type d’informations veulent-ils voir apparaître sur votre intranet ou sur votre agrégateur de contenu interne ? Quel est le contenu le plus adapté pour eux : des vidéos, des présentations ou des rapports ? Quel type de contenu est le plus susceptible d’engager des discussions ? Quel type de contenu seraient-ils le plus à même de partager en externe ?

Comme tout le monde, vos collaborateurs sont susceptibles d’apprécier du contenu varié et ciblé dans différents types de formats. Si votre agrégateur de contenu interne intègre un outil d’analyse statistique vous permettant de mesurer le succès de vos publications, vous pouvez facilement déterminer le type de contenu le plus à même d’être lu et partagé par vos équipes. Cela vous permet d’orienter votre communication vers des types de contenu plus engageants.

Notre conseil

Choisissez un outil de communication interne qui rend le partage de contenu aussi simple que possible. Encouragez vos collaborateurs à proposer du contenu à partager en interne, ainsi qu’à débattre autour de vos publications et à les commenter.

Newsweaver: Inside IC Internal Communications Survey 2016, Global Summary Repor

La transparence et la confiance avant tout

La confiance et la transparence font partie intégrante de toute stratégie de communication interne. Une communication transparente inspire en effet confiance et booste l’engagement collaborateur. Deux tiers des collaborateurs voient ainsi la communication interne comme un vecteur d’engagement collaborateur*. La transparence consiste à la fois à partager avec les collaborateurs les grands projets de votre organisation et à prêter attention aux petits détails.

La confiance doit être réciproque : si vos collaborateurs sentent que vous leur faites confiance, ils sont plus susceptibles de vous faire confiance à leur tour. Il est donc très important de les inviter à participer à votre communication et à votre image de marque. Ainsi, s’ils contribuent activement à votre contenu et à vos discussions internes, ils peuvent participer à l’élaboration d’un certain type de culture organisationnelle. Pour aller dans ce sens, donnez-leur accès à des annonces et à du contenu importants et encouragez-les à trouver du contenu à partager.

Notre conseil

Mettez en place des consignes en matière de communication qui mettent en avant la transparence, pour les bonnes comme pour les mauvaises nouvelles. Créez une culture de partage de connaissances où les managers et les collaborateurs peuvent apprendre les uns des autres.

Newsweaver: Inside IC Internal Communications Survey 2016, Global Summary Report 9

Conclusion

Vos collaborateurs sont avant tout humains. Ils ont besoin d’interactions et de sens. Rassemblez-les et façonnez-leur un lieu où ils se sentiront chez eux, quoi qu’il arrive. Grâce à Haiilo, vous responsabilisez vos collaborateurs, toutes les informations sont accessibles en un clin d’œil, à tout moment. Vous partagez du contenu officiel et individuel avec des groupes ciblés, des localisations spécifiques ou l’ensemble de vos collaborateurs. Notre app Haiilo vous envoie les dernières actualités directement dans votre poche. Elle est totalement compatible avec le RGPD et accessible à tous.

Cependant, ne considérez pas Haiilo comme un simple outil : si cette solution fait partie intégrante de la stratégie de communication de votre organisation sur le long terme, vous aurez toutes les chances de développer une culture d’entreprise engageante.

Haiilo est une solution simple, engageante et sécurisée (certifiée ISO 27001 et compatible avec le RGPD) pour améliorer la communication interne, favoriser l’engagement collaborateur et encourager les équipes à promouvoir leur organisation.