Plan de communication interne : Definition, concepts et exemples

Les salariés n’ont jamais été aussi exigeants et la guerre des talents fait rage chez les DRH. Le télétravail s’est généralisé avec pour conséquence moins d’échanges directs et de nombreuses notifications sur nos smartphones. Dans ce contexte, il devient difficile de tenir une culture d’entreprise forte et de fédérer autour de valeurs communes.

Pour engager l’ensemble de ses collaborateurs et réussir, une entreprise doit penser une stratégie de communication interne ainsi qu’un plan de communication interne de qualité. Voici les différentes étapes à suivre pour maintenir un lien fort avec ses collaborateurs.

Plan de communication interne : définition

Il est d’abord important de comprendre la définition de communication interne parmi les différents types de communication.

La communication interne vise à fédérer les collaborateurs d’une société autour d’un projet, d’une culture. Elle permet de développer le sentiment d’appartenance à l’entreprise et transformer ses collaborateurs en puissants ambassadeurs qui véhiculeront une image positive de l’entreprise.

La communication interne peut aussi avoir une fonction utilitaire comme informer les effectifs de la nomination d’un nouveau dirigeant, partager les résultats du mois… Ici, on parle de communication vers le bas qui permet donc à l’entreprise de transmettre les infos. À l’inverse, la communication vers le haut permettra aux salariés de s’exprimer à leur tour.

La communication interne rassemble tous les flux de communication circulant au sein d’une entreprise. Il ne faut pas la confondre avec la communication RH qui peut être interne à l’entreprise et externe comme lors d’une campagne de recrutement par exemple.

Un plan de communication interne est donc la feuille de route regroupant la stratégie de communication interne et les actions à mettre en place au sein d’une entreprise. Ce plan est mis en place par le service communication et regroupe notamment les objectifs, cibles, sujets, supports et fréquences de diffusion, KPIs…

L’objectif ultime d’un plan de communication interne ? Livrer efficacement un message auprès d’une cible de l’entreprise.

Plan de communication interne : enjeux

60 % des entreprises mondiales n’ont pas de plan d’action explicite et improvisent leur communication interne. Comme explication, les services communication estiment la tâche trop fastidieuse, coûteuse et préfèrent ainsi se concentrer sur des opérations de communication externe. Pourtant, lorsqu’une entreprise communique efficacement avec ses employés, l’engagement des collaborateurs grimpe en flèche, le turnover baisse et la motivation est au rendez-vous. En effet, 85% des salariés estiment être plus motivés au travail quand l’entreprise communique régulièrement avec eux.

Un plan de communication interne bien construit permet également de :

• Diffuser des messages clairs aux différents services de l’entreprise
• Développer la culture d’entreprise, renforcer le sentiment d’appartenance et faire des salariés de véritables ambassadeurs
• Créer un esprit d’équipe et une cohésion entre les salariés

Une stratégie de communication interne solide entraîne un autre résultat plus inattendu : la satisfaction clients s’améliore.

Et l’intérêt d’un plan de communication interne ne se résume pas à l’expérience client. Vous construisez aussi une marque employeur forte et vous renforcez l’attractivité de votre entreprise. A contrario, l’absence ou la piètre qualité d’une stratégie de communication interne est délétère et diminue la productivité.

Source : La communication interne au cœur des enjeux de transformation de demain / Hervé Monier durant la conférence « Tendances communication 2019 » organisée par Comundi.

Dans un contexte de croissance, une bonne communication interne est essentielle. Plus l’effectif est grand, plus la communication interne est compliquée. Le plan de communication interne en est d’autant plus crucial.

Plan de communication interne : mise en place en 8 étapes

Faire un état des lieux de l’existant

Comment est aujourd’hui géré le plan de communication interne ? Dressez la liste des moyens et des outils mis en place pour assurer la communication. Plus votre état des lieux est précis et répertorie ce qui marche et ce qui marche moins bien, plus vous pourrez définir des pistes d’amélioration.

Commencez par exemple par vous poser des questions larges comme :

• Comment fonctionne la communication interne au sein de mon entreprise ?
• Quels outils et supports, j’utilise pour communiquer avec mes équipes ?

Puis, demandez directement à vos salariés s’ils se sentent suffisamment informés par l’entreprise, s’ils aimeraient être plus investis et quelles idées pourraient ils vous soumettre. Tout le monde doit se sentir impliqué dans la mise en place de ce plan de communication interne, il s’agit d’un projet de vie d’entreprise.

Déterminer un budget

Pour réaliser un plan de communication interne, une enveloppe budgétaire doit être allouée pour réaliser des actions qualitatives.

Ce budget doit être cohérent avec les objectifs fixés et avec la taille de votre entreprise. On ne communique pas de la même manière selon que l’entreprise compte 5 ou 500 salariés.

Le budget devra prendre en compte les ressources humaines et matérielles nécessaires (logiciels par exemple). Pensez au budget dès le départ, il guidera votre plan, vous donnera une vue d’ensemble et vous évitera les mauvaises surprises.

Définir des objectifs

Une fois l’audit conduit et le budget estimé, il est temps de définir les objectifs.

Une question : pourquoi avez-vous décidé de créer un plan de communication interne ?

Est-ce pour améliorer la productivité de vos équipes, développer votre chiffre d’affaires, réduire le turnover ou simplement améliorer l’ambiance au sein de votre entreprise ?

Définir des objectifs ne doit pas se faire au hasard. Pour vous aider, adoptez des objectifs SMART :

• Spécifique : l’objectif doit être clairement défini
• Mesurable : l’objectif doit être quantifiable
• Atteignable : vous devez avoir les ressources nécessaires pour atteindre l’objectif
• Relevant (pertinent) : l’objectif doit avoir une valeur ajoutée et être rentable
• Temporellement défini : l’objectif doit respecter une deadline cohérente

Par exemple : si vous utilisez un intranet pour communiquer avec vos salariés, “augmenter le trafic de l’intranet de 10% en une année” est un objectif SMART.

Cibler une audience

Rendre une communication interne engageante nécessite d’en connaître précisément sa cible et adapter son message pour s’y adresser. L’âge, la langue, la fonction, la culture, les valeurs… Tant de facteurs sont à prendre en compte pour atteindre votre cible.

Pour cela, l’exercice est toujours le même. Il faut interroger, sonder, s’entretenir avec vos collaborateurs pour mieux les connaître. Cette étape vous aidera à répondre à leurs attentes sur des supports qui leur sont familiers et avec un ton adapté.

De plus, toutes les informations ne concernent pas le plus grand nombre. Certaines sont confidentielles ou sensibles et ne s’adressent qu’aux managers alors que d’autres concernent un plus large public.

Choisir les bons canaux de diffusion

Les outils de communication interne doivent être adaptés au type d’information transmise et au public qui va la recevoir. Il peut s’agir d’une newsletter interne, d’un tableau d’affichage, d’un intranet, d’une messagerie d’entreprise, de réunions d’information, de réseaux sociaux, etc.

Source : Sondage Inside-OpinionWa

Vous pouvez par exemple profiter des réunions physiques et des discours pour mettre en œuvre votre communication orale. Cela instaurera un dialogue entre vos collaborateurs et vous. Pour communiquer par écrit, privilégiez le journal interne ou la newsletter.

De nouveaux outils émergents pour accompagner et rassembler les équipes, en présentiel ou à distance. Par exemple, l’intranet social Haiilo, propose une solution pour réunir tous les collaborateurs sur une même interface. Les contenus sont variés : discussions directes, wiki, vidéo, podcast, notification urgente, etc. et accessible sur tous les appareils.

Le bon outil et le bon canal permettent d’harmoniser le fonctionnement de l’ensemble de l’organisation en réduisant la surcharge d’informations.

Communiquer à travers un message clair et cohérent

Plus les collaborateurs de l’entreprise sont impliqués dans les changements, plus ils sont susceptibles de vouloir s’y adapter. Les sondages sont devenus des alliés indispensables au sein des entreprises pour questionner les collaborateurs et établir une stratégie de communication interne pertinente.

Ensuite, pour que vos communications soient cohérentes et impactantes, votre principal allié sera la ligne éditoriale. Elle doit incarner la culture d’entreprise avec un style et une tonalité qui lui ressemblent. Organisez vous en choisissant les thématiques et les sujets à aborder en fonction des événements.

Voici par exemple comment rédiger un communiqué que les employés lieront et partageront probablement :

• Commencer par un titre attractif
• Créer une mise en page attrayante avec des couleurs, des titres, des paragraphes
• Prendre un ton compréhensible et adapté à la cible
• Introduire des visuels comme des photos, vidéos, graphiques…
• Amener la cible à l’action en lui posant des questions, en l’invitant à réagir

En deux mots, toutes vos communications doivent être engageantes et motivantes !

Planifier un calendrier

Un plan de communication interne est souvent lié à un planning éditorial. Ces derniers sont d’ailleurs souvent confondus. Le planning éditorial est un support dédié à la gestion de publication de contenus.

À la différence du plan de communication interne qui a une dimension stratégique, le planning éditorial est purement opérationnel et met en pratique le plan. Il permet d’avoir une vue globale et chronologique des projets et actions. Il précise notamment les dates et fréquences des publications, le sujet, le format, le canal de chacune et la personne en charge de sa création et diffusion.

Le schéma de Lasswell est un bon moyen mémo technique  : qui dit quoi ? par quel canal ? à qui ? et avec quels effets attendus ? N’hésitez pas à varier supports et fréquences d’envoi !

Analyser les bons KPIs

Une fois votre plan de communication interne établi et vos premières actions achevées, il vous faut mesurer leur efficacité.

Utilisez des indicateurs de performance (KPIs) propres à chaque canal de diffusion.

Pour vos newsletters par exemple, regardez le taux d’ouverture et de clics. Plus il est élevé, plus on s’est intéressés à votre contenu.

Regardez le nombre de vues effectuées sur votre intranet, le nombre de téléchargements de votre application interne…

Penchez-vous également sur le taux d’engagement de vos parties prenantes : nombre de J’aime et de commentaires sur un post, nombre de réponses à un sondage…

Tous ces éléments sont révélateurs d’une bonne ou mauvaise communication interne et vous permettront de rectifier vos actions pour répondre aux besoins et attentes de vos cibles.

Faites vous aider

Haiilo a pour mission de révolutionner la manière dont les entreprises atteignent, engagent et fidélisent leurs équipes.

En fournissant des solutions d’intranet social et d’outils de communication interne, Haiilo aide quotidiennement des entreprises comme Coca-Cola HBC, Google, L’Oréal, dans la construction d’un environnement au travail à l’écoute de leurs 2 millions de collaborateurs.

À travers une suite d’outils, toutes les fonctionnalités nécessaires à améliorer la culture d’entreprise et à établir une communication de qualité sont réunies. Tout ceci ainsi d’encourager l’engagement, le sentiment d’appartenance, de rassembler les collaborateurs et d’en faire de vrais ambassadeurs de la marque.

Haillo est présenté sous la forme de 4 outils :

• Intranet Social : un intranet qui rassemble toutes les informations dont vos collaborateurs ont besoin.
• Application Collaborateurs : qui permet d’interagir avec ses collaborateurs partout sur tous les canaux de communication.
• Enquêtes Collaborateurs : plateforme de People Analytics qui mène des enquêtes intelligentes sur les attentes des collaborateurs.
• Employee Advocacy : qui donne aux employés la possibilité de partager leur vécu sur les réseaux sociaux.

À l’époque, la communication interne se limitait à des messages de la direction à l’ensemble des salariés. À ce jour, la communication interne est bien plus large et rassemble tous les effectifs d’une société : direction, managers, collaborateurs…

Cette communication doit donc être optimale, stratégique et organisée. Pour cela, pas de secret : la réalisation d’un plan de communication interne est LA solution. Réaliser un plan de communication interne peut prendre du temps et demander un certain budget. Cependant, il s’agit d’un point essentiel. Sans stratégie de communication interne claire et définie, vous naviguez à vue.

Ce qu’il faut retenir : le plan de communication interne est la feuille de route qui permet d’élaborer la stratégie de communication interne et de mener les différentes actions.

Les 8 étapes pour effectuer un plan de communication interne sont les suivantes

• Réalisation un état des lieux de l’existant
• Détermination d’un budget
• Définition des objectifs
• Ciblage d’une audience
• Choix des canaux de diffusion
• Fabrication d’un message
• Planification d’un calendrier
• Analyse des KPIs