Les stratégies pour surmonter les défis de la communication à distance en entreprise

Avec les événements qui ont touché la société ces dernières années, les entreprises ont dû trouver des solutions pour s’adapter au contexte actuel. Entre la pandémie du coronavirus et les nombreux confinements, les salariés ne pouvaient plus se rendre sur leur lieu de travail. Il a donc fallu dématérialiser les espaces de travail de chacun. C’est ainsi que le télétravail s’est développé de plus en plus un peu partout dans les divers services des entreprises. Cependant, le travail à distance n’est pas sans complications. Les organisations se doivent d’être suffisamment préparées et équipées pour faire preuve de productivité et d’efficacité tout en maitrisant la communication à distance. Il est clair que savoir communiquer correctement est essentiel en entreprise, mais il l’est d’autant plus lorsque les employés se trouvent chez eux avec diverses distractions pouvant entraver leur travail.

Source : 3 ans du télétravail : quels impacts pour les entreprises et les salariés ?

Comprendre les défis de la communication à distance

Manque de communication para-verbale et non verbale

Communiquer à distance peut s’avérer plus compliqué qu’on ne le croit. En effet, de nombreux éléments viennent s’ajouter lorsque l’on parle, ce qui permet de donner vie aux mots prononcés. Lorsque l’on parle, nous transmettons aussi des émotions, il est important pour notre interlocuteur de réceptionner ces émotions pour une meilleure compréhension.

Il existe trois types de communication :

• la communication verbale : les mots et expressions choisis
• la communication para-verbale : tonalité, vitesse, volume
• la communication non verbale : langage corporel

Dans une situation de travail à distance, la communication est réduite. Il ne reste uniquement la communication verbale écrite par le biais de messages ou de mails.

Technologie inadéquate

Avec le développement du numérique, de nouvelles technologies voient le jour et améliorent la situation de travail des salariés à distance. Or tous les employés ne sont pas en capacité de se fournir ces nouvelles technologies et outils, ce qui parfois peut créer des difficultés à la performance des équipes.

1. Fiabilité et stabilité

Des outils dépassés peuvent impacter l’état de travail des salariés avec des interruptions de la communication ou encore des coupures de connexion.

2. Qualité audio et vidéo

Certains dispositifs moins bien développés peuvent fournir une qualité audio et vidéo médiocre mauvaise, ce qui impacte directement la communication et compréhension entre les interlocuteurs.

3. Manque de fonctionnalités

Des technologies obsolètes risquent de disposer de moins de caractéristiques techniques que certaines plus récentes et ainsi impacter grandement la communication à distance.

4. Compatibilité restreinte

Des outils mal adaptés peuvent ne pas être compatibles avec les appareils et plateformes modernes, ce qui rend la collaboration et la communication plus difficile.

Isolement et engagement des employés

Travailler à distance peut s’avérer compliqué quant à la liberté offerte aux employés. Si elle n’est pas bien gérée, la communication à distance peut être fortement affectée. En effet, le télétravail peut conduire à un sentiment d’isolement chez les employés qui se sentent privés d’interactions sociales. Cela peut aussi impacter les relations de travail qui auront plus de mal à se créer à distance. Travailler de chez soi renforce le risque de déconnexion et de distractions. Certains salariés se sentent moins connectés et perdent de leur engagement envers leur travail.

Source : Plus d’un salarié parisien sur deux se sent isolé au sein de son entreprise

Stratégies pour améliorer la communication à distance

Travailler à distance implique de nombreux défis qui nécessitent d’être relevés et résolus pour permettre une communication efficace au sein de votre entreprise. Pour ce faire, il existe certaines stratégies à mettre en place qui ciblent les problèmes et apportent un cadre sain et bienveillant pour vos employés à distance.

Optimisation des outils technologiques

Les outils technologiques utilisés par vos équipes représentent la base de toute communication au sein de votre entreprise. Ces dispositifs sont primordiaux pour la productivité de votre organisation ainsi que la collaboration et le partage d’informations entre vos employés. Ils permettent de gérer les projets à distance. Le choix des outils technologiques n’est pas à prendre à la légère, ils doivent respecter certains critères et besoins pour permettre une meilleure efficacité.

1. Accès facile à l’information

Les outils technologiques que vos employés utilisent doivent être instinctifs pour permettre à vos équipes un partage et un accès facile à l’information. Ainsi, la communication est fluide et efficace, ce qui améliore la productivité globale de votre entreprise.

2. Formations aux outils

Pour assurer une compréhension complète des outils choisis par votre organisation, mettez en place des formations afin d’expliquer à vos employés comment ils fonctionnent. De plus, des plateformes et logiciels simples d’utilisation vous permettront de gagner du temps sur les formations auprès de vos salariés qui pourront se concentrer sur les missions. Faites attention aux différences générationnelle au sein de vos équipes pour adapter vos outils ainsi que vos explications.

3. Collaboration facilitée

Avec des outils simples et performants vos employés pourront collaborer beaucoup plus facilement, ce qui réduira ainsi les barrières liées à la distance. Ils pourront travailler en temps réel sur des projets, partager des fichiers et coordonner leurs efforts. La cohésion d’équipe de votre organisation est ainsi renforcée.

Source : Recrutement à distance : Maintenir l’engagement des salariés ?

Création calendrier de communication

Il est important de planifier de courtes réunions en lignes et régulières pour les travailleurs à distance. Ils sont ainsi sollicités, leur attention est retenue et cela empêche la création d’un sentiment d’isolement. Ces réunions en visioconférences sont idéales pour maintenir un contact visuel qui enrichie la communication à distance. Vous pouvez aussi mettre en place des échanges récurrents entre les salariés et leurs responsables pour avoir un compte rendu de l’avancement du travail. De cette manière, les employés restent concentrés sur leurs tâches quotidiennes et ne se laissent pas perturber par diverses distractions.

Favoriser l’engagement et la culture d’entreprise

Pour maintenir un cadre de travail sain et productif, vous devez développer l’engagement de vos employés ainsi que la culture d’entreprise. Pour cela, encouragez vos salariés à participer lors de réunions ou via les plateformes de communications mises en place, récompensez leurs contributions et développez une communication ouverte et transparente sur les objectifs et les valeurs de l’entreprise. Ainsi, vous pourrez renforcer les liens entre les membres malgré la distance. Afin de mettre en place un haut niveau d’engagement de la part de vos salariés, informez-les sur les opportunités de développement professionnel et mettez en place des programmes d’engagement comme l’employee advocacy.

Mettre en place un système de feedback efficace

Encourager les employés à fournir régulièrement des feedbacks permet à votre entreprise d’identifier les problèmes potentiels, les lacunes dans la communication ou encore les besoins de vos employés. Pour ce faire, il est primordial d’instaurer un climat de confiance dans lequel vos salariés se sentiront à l’aise de partager leurs ressentis sur la communication à distance. Les feedbacks vous permettront ainsi d’améliorer l’efficacité globale de votre organisation et d’établir des ajustements sur les outils technologiques utilisés et les processus de communication. Ces retours constructifs contribuent à maintenir la motivation et la satisfaction des employés même à distance.

Un outil pour vos travailleurs à distance

Le développement du télétravail au sein des entreprises bouscule énormément de principes et demande aux organisations de s’y adapter rapidement. Pour cela, de nombreux outils se sont développés pour répondre aux besoins des entreprises.

Parmi eux, découvrez Haiilo, notre plateforme de communication interne qui vous permettra de connecter vos membres et renforcer votre performance. Grâce à cet outil, bénéficiez d’un espace centralisé où vos employés peuvent se connecter, collaborer et échanger des informations en temps réel, quel que soit leur emplacement géographique. En intégrant une multitude de fonctionnalités, cet outil intuitif facilite la communication à distance et permet aux équipes de rester connectées et productives. Haiilo vous promet de révolutionner vos échanges et de créer un environnement de travail virtuel où la collaboration, l’engagement et la réussite sont favorisés !