WINTERSTEIGER – ein innovatives Intranet für ein innovatives Unternehmen

Schaut euch hier die Erfolgsgeschichte im Video-Format an 🎥

Seit nunmehr 70 Jahren versorgt die in Österreich ansässige Maschinen- und Anlagenbaugruppe WINTERSTEIGER ihre internationale Kundschaft mit innovativen Lösungen in den Bereichen Pflanzenzucht und -forschung, Sport, Holz- und Metallindustrie.

Die Divisions der Unternehmensgruppe umfassen: 

• Seedmech (Erntetechnik, Sä- & Labortechnik, Datenmanagement)
• Sports (Rent & Service, Bike Services, Retail, Dry & Protect)
• Woodtech (Parkett, Möbel & Platten, Sägeblätter, Sägewerkstechnik, Anlagenbau & Automatisierung)
• Metals (Bandzuführanlage, Teilerichtmaschinen)

Seine Position als Innovations- und Technologieführer hat das Unternehmen auch seinen mittlerweile über 1200 Mitarbeitenden zu verdanken, die die Erfolgsgeschichte an über 30 Standorten weltweit vorantreiben. 

Welche Herausforderungen gab es?

Lange Zeit nutzte WINTERSTEIGER für die interne Kommunikation eine mittlerweile recht veraltete Intranet-Lösung: eine statische Homepage, die ausschließlich über das firmeninterne Netzwerk zugänglich war. 

Das Intranet erfüllte kaum die Anforderungen eines dynamischen, international agierenden Unternehmens. Es wurde Zeit für eine mobile Lösung, die allen Mitarbeitenden uneingeschränkten Zugriff auf die Intranet-Inhalte ermöglicht. Außerdem sollte das neue Intranet den abteilungs- und standortübergreifenden Austausch fördern und die teilweise vorherrschenden Sprachbarrieren überwinden.

Darum entschied sich WINTERSTEIGER für Haiilo

WINTERSTEIGER hatte genaue Vorstellungen davon, was das neue Intranet können muss. Im Abgleich mit dem Anforderungskatalog erzielte die Lösung von Haiilo viele Treffer. Die Plattform begeistert mit einer modernen, interaktiven Benutzeroberfläche für den Desktop sowie mobile Geräte. Alle Nutzer:innen können unabhängig von ihrem Standort auf die Intranet-Inhalte zugreifen, sowohl über den PC als auch über das Firmen- oder Privathandy.

Ein großer Pluspunkt ist zudem die automatische Übersetzungsfunktion. Dadurch ist es ein Kinderspiel, Inhalte in verschiedenen Sprachen bereitzustellen und alle Mitarbeitenden weltweit in die interne Kommunikation einzubinden. 

So lief die Einführung von Haiilo ab

Die Entscheidung für Haiilo fiel im September 2022. Schon im April des folgenden Jahres konnte das Social Intranet live gehen. Die Monate dazwischen nutzte WINTERSTEIGER für die intensive Planung und Vorbereitung des Intranets. Es wurden passende Seiten erstellt und mit Inhalten und Dokumenten gefüllt. Die Redakteur:innen lernten in Schulungen die Funktionen des neuen Systems genau kennen und erarbeiteten einen Redaktionsplan. Nicht zuletzt wurden die Mitarbeitenden ausgiebig über die Veränderung informiert und mit der neuen Plattform vertraut gemacht. 

Projektbeteiligte

Von Anfang an hatte das Projektteam rund um die Einführung des neuen Intranets die volle Unterstützung der Geschäftsführung. Auch der Betriebsrat wurde frühzeitig in das Projekt einbezogen. Das alte Intranet abzulösen, war dringend notwendig und wurde von allen Seiten begrüßt.

Das zentrale Projektteam bestand aus engagierten Mitarbeitenden aus den Bereichen IT, Marketing, HR und Legal. Dieses Team trug die Verantwortung für die Kommunikation innerhalb des Konzerns und informierte die gesamte Führungsriege über die bevorstehende Einführung. 

Von Tag eins an gab es zudem ein Testteam mit verschiedenen Mitarbeitenden aus allen Bereichen des Unternehmens. WINTERSTEIGER war es wichtig, dass die Belegschaft das Social Intranet und die mobile App völlig freiwillig nutzt. Daher sollte sie sich selbst ein Bild von den Vorteilen des neuen Systems machen. 

Unterstützung erhielt WINTERSTEIGER zudem vom Haiilo-Partner Kronsteg. Die Agentur stand bei der Konzeption des neuen Intranets mit Rat und Tat zur Seite, beantwortete inhaltliche und technische Fragen, half bei der Erstellung der Seitenlandschaft und führte Schulungen für die Redakteur:innen durch.

Information der Belegschaft

WINTERSTEIGER kündigte die Einführung des neuen Intranets mehrere Wochen im Vorhinein an. So konnte die Unternehmensgruppe sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden in den Tochterunternehmen bestens informiert und motiviert waren.

Um die Vorfreude weiter zu steigern und die Mitarbeitenden aktiv in das Geschehen einzubinden, wurden in den Wochen vor dem Go-live Plakate im gesamten Unternehmen angebracht. Diese Plakate dienten nicht nur als visuelle Erinnerung an den bevorstehenden Start, sondern luden die Mitarbeitenden auch zu einem Gewinnspiel ein: Diejenigen Mitarbeitenden, die in den ersten Wochen nach dem Start die App herunter- und ein Profilbild hochgeladen hatten, hatten die Chance, ein iPad zu gewinnen. 

Auch im alten Intranet gab es Informationen und ansprechende Banner, die das Interesse der Mitarbeitenden wecken sollten.

Verwaltung der Benutzerdaten

Für die Verwaltung der Benutzerdaten nutzte WINTERSTEIGER die Möglichkeit, die Haiilo-Plattform über eine individuelle API-Schnittstelle mit dem Personalstamm aus SAP zu verknüpfen. Durch diese Integration kann das Unternehmen alle relevanten Mitarbeiterdaten nahtlos und effizient in das Social Intranet übertragen. 

Die Einführung der Benutzerkonten lief in mehreren Schritten ab und wurde an die unterschiedlichen Anforderungen der Beschäftigten angepasst. Bei den Mitarbeitenden in der Produktion wurden die Konten durch einen CSV-Upload angelegt. Die Passwörter erhielten die Mitarbeitenden per Brief. Bei Angestellten mit eigener E-Mail-Adresse erfolgte die Benutzeranlage durch eine Willkommensmail.

Ab dem 18. April 2023 hatten schließlich alle Mitarbeitenden Zugang zur Haiilo-Plattform und konnten von den zahlreichen Vorteilen und Funktionen profitieren.

So nutzt WINTERSTEIGER die Haiilo-Plattform

Die Haiilo-Plattform trägt bei WINTERSTEIGER den Namen „WINside“. Ergänzt wird die Plattform durch eine eigene Mitarbeiter-App, die auf die Corporate Identity des Unternehmens zugeschnitten ist. Darüber hinaus nutzt WINTERSTEIGER das Multilanguage Add-on für die automatische Übersetzung sowie die Microsoft 365-Integration für die nahtlose Anbindung der Kollaborationstools.

Lokalisierung der Inhalte

Dank der automatischen Übersetzungsfunktion des Multilanguage Add-ons kann WINTERSTEIGER nun endlich unkompliziert Inhalte in allen Landessprachen der Mitarbeitenden bereitstellen. Per Knopfdruck wird der Content einfach in die gewünschte Sprache übertragen. So können sich die Mitarbeitenden weltweit mit Leichtigkeit informieren und sich ohne Hindernisse mit Kolleg:innen an anderen Standorten austauschen. 

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Inhalte standortspezifisch auszuspielen. Jeder Standort kann somit sein eigenes Intranet betreiben. Dadurch erhalten die Mitarbeitenden stets die richtigen, für sie relevanten Informationen. 

Sichtbarkeit für alle

In WINside finden alle Mitarbeitenden gleichermaßen eine digitale Heimat. Jede Division verfügt über eine eigene Seite, auf der gezielt, strukturiert und transparent Inhalte geteilt und ausgetauscht werden. Mit einem detaillierten Redaktionsplan sorgt WINTERSTEIGER zudem dafür, dass jede Division die gleiche Aufmerksamkeit bekommt. Alle Bereiche sind sichtbar und erhalten durch strategisch geplanten Content einen festen Platz in der alltäglichen Kommunikation.

Multimedia-Inhalte

Das neue Intranet erlaubt es WINTERSTEIGER, eine Vielzahl von Medien einzusetzen, was das Unternehmen auch rege nutzt. Von Schnappschüssen von Firmenfeiern über Videos von Rundgängen und Besuchen bis hin zu Screenshots bei Anleitungen sowie Erklärvideos – die multimedialen Inhalte machen es möglich, Informationen auf eine lebendige und anschauliche Weise zu präsentieren. Zudem schaffen sie eine interaktive und ansprechende Art der Kommunikation, die die Mitarbeitenden aktiv einbindet und zum Mitmachen anregt.

Ergebnis: Eine moderne, interaktive und verbindende Kommunikation

Haiilo bietet WINTERSTEIGER eine moderne und interaktive Intranet-Lösung, um den Informationsfluss im Unternehmen zu verbessern und die Mitarbeitenden aktiv einzubinden.

Gezielte Kommunikation

Durch WINside kann WINTERSTEIGER nun auch seine Produktionsmitarbeitenden viel niederschwelliger erreichen. Früher war es oft eine Herausforderung, diese Mitarbeitergruppe effektiv einzubinden und mit relevanten Informationen zu versorgen. Mit dem neuen Intranet hat die Unternehmensgruppe eine zentrale und mobile Plattform, über die sie gezielt und effizient auch mit Non-Desk-Mitarbeitenden kommunizieren kann.

Unternehmensweite Vernetzung

Darüber hinaus hat WINside dazu beigetragen, dass die Unternehmensgruppe international näher zusammengerückt ist. Durch die Plattform sind die Tochterunternehmen und Divisions gleichermaßen präsent und die Mitarbeitenden erhalten Einblicke in alle Unternehmensbereiche. Sie können voneinander lernen und das Unternehmen gemeinsam gestalten.

Vielfältige Inhalte

Mit WINside hat WINTERSTEIGER das interne Redaktionsteam von vormals nur wenigen Mitarbeitenden der Marketing-Abteilung auf über 20 Redakteur:innen über alle Abteilungen und Standorte hinweg vergrößert. Es gibt regelmäßige Redaktionssitzungen, einen strategischen Redaktionsplan und eine private Intranet-Seite, auf der die Redakteur:innen hilfreiche Inhalte und Schulungsvideos finden.

Mit dem Redaktionsteam ist auch die Vielfalt an Themen und Inhalten gewachsen. Dank Haiilo gelingt es WINTERSTEIGER, alle Unternehmensbereiche sichtbar zu machen und die Mitarbeitenden mit abwechslungsreichen, ansprechenden und hochwertigen Inhalten zu begeistern.

Das hohe Engagement der Mitarbeitenden spiegelt sich in 430 Nutzer:innen pro Tag wider. Insgesamt zählt das Intranet knapp 950 aktive Nutzer:innen, die das Intranet von WINTERSTEIGER zu dem machen, was es heute ist: eine verbindende und motivierende Plattform, die den innovativen Spirit der Unternehmensgruppe nun auch in der internen Kommunikation lebendig macht.