Am 25. Februar 2026 kamen beim Haiilo Breakfast Club in Düsseldorf interne Kommunikator:innen zusammen, um offen über die drängendsten Fragen ihres Alltags zu sprechen.

Es ging nicht um Trends um der Trends willen.

Sondern um echte Herausforderungen:

• Ist KI in der internen Kommunikation ein Gamechanger – oder nur Hype?
• Wie gelingt die strategische Neuausrichtung der IK?
• Wie kommen wir vom Senden in den echten Dialog?
• Wie erreichen wir wirklich alle Mitarbeitenden?
• Und wie wird das Intranet vom „Nice to have“ zur geschäftskritischen Plattform?

Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse – und was sie für eure tägliche Arbeit bedeuten.

Herausforderung #1: KI in der internen Kommunikation – sinnvoll oder nur Hype?

Kaum ein Thema wird aktuell so intensiv diskutiert wie künstliche Intelligenz. Doch zwischen Begeisterung und Skepsis bleibt eine zentrale Frage: Wo stiftet KI wirklich Mehrwert?

Die Diskussion zeigte ein differenziertes Bild:

Viele Unternehmen experimentieren bereits – allerdings oft fragmentiert. Einzelne Mitarbeitende nutzen ChatGPT oder Copilot privat oder punktuell im Job, doch es fehlt an klaren Leitplanken, strategischer Einordnung und unternehmensweiter Befähigung.

Gleichzeitig wurde deutlich: Nichts zu tun ist keine Lösung. Wenn KI ohnehin genutzt wird – dann besser bewusst, strukturiert und begleitet.

Das wurde konkret:

• KI hilft bei Effizienz: Textentwürfe, Zusammenfassungen von Townhalls, Übersetzungen oder Meeting-Dokumentationen.
• Sie unterstützt bei Analyse: Stimmungsbilder, Themencluster, Feedback-Auswertungen oder 1st-Level-Support.
• In einigen Unternehmen ist KI bereits strategisch verankert – etwa in OKRs, begleitet von interdisziplinären Teams. Dort gibt es eigene KI-Seiten im Intranet, KI-Cafés für Fragen, digitale Sprechstunden und sogar spielerische Formate, um Berührungsängste abzubauen.

Ein zentrales Learning: Prozesse zuerst. Tools danach.

KI for KI’s sake schafft keinen Mehrwert – im Gegenteil. Wer nicht klar definiert, welches Problem gelöst werden soll, produziert eher neue Komplexität.

Fazit

KI ist kein Ersatz für Kommunikationsstrategie. Sie ist ein Werkzeug. Ihr Wert entsteht dort, wo sie interne Kommunikation schneller, klarer und zugänglicher macht – ohne die menschliche Perspektive zu verlieren. Am Ende heißt die entscheidende Frage nicht: Was kann KI? Sondern: Wofür setzen wir KI sinnvoll ein?

Herausforderung #2: Neuausrichtung der internen Kommunikation

Viele Teilnehmende berichteten von einem ähnlichen Spannungsfeld: Die Erwartungen steigen – Budgets und Ressourcen oft nicht.

Interne Kommunikation soll heute:

• Kultur gestalten
• Transformation begleiten
• Führungskräfte beraten
• Engagement messbar machen

Doch oft ist ihre Rolle noch operativ statt strategisch verankert. Ein wiederkehrendes Thema war die fehlende oder unscharfe Unternehmensstrategie. Im Alltag dominiert der Druck, „schnell etwas zu kommunizieren“. Doch selten wird hinterfragt: Zahlen diese Inhalte wirklich auf unsere übergeordneten Ziele ein?

Diskutiert wurde unter anderem:

• Leitet sich die IK-Strategie konsequent aus der Unternehmensstrategie ab – oder wartet IK zu lange auf klare Vorgaben?
• Warum werden Kommunikationsziele seltener so präzise gemessen wie Vertriebs- oder HR-KPIs?
• Und: Was passiert, wenn man bewusst mit einer klaren Priorisierung startet – etwa mit der einfachen Frage: „Welche drei Themen sind im nächsten Monat wirklich entscheidend?“

Weitere Impulse:

• Klare Positionierung der IK als strategischer Partner
• Frühe Einbindung in Entscheidungsprozesse
• Messbarkeit als Hebel für Akzeptanz auf C-Level
• Fokus auf Wirkung statt reinen Output

Fazit

Interne Kommunikation muss sich nicht neu erfinden – aber neu positionieren. Wer zeigt, welchen Einfluss gute Kommunikation auf Engagement, Ausrichtung und Produktivität hat, verschiebt die Wahrnehmung von „Servicefunktion“ zu „Business-Enabler“. Oder wie eine Teilnehmerin sagte: „Wenn ich neu anfangen müsste, würde ich zuerst eine Strategie erstellen.“

Herausforderung #3: Vom Senden zum echten Dialog

Viele Organisationen kommunizieren viel – aber hören zu wenig. Die zentrale Frage lautete: Wie schaffen wir echte Beteiligung statt Einweg-Kommunikation?

Die Diskussion zeigte: Dialog ist weniger eine Frage des Formats – und mehr eine Frage der Haltung.

Diskutierte Ansätze:

• Interaktive Formate wie Q&As mit der Geschäftsführung
• Pulsbefragungen und schnelle Stimmungschecks
• Community-Formate und Fachgruppen
• Storytelling mit echten Mitarbeitenden statt reiner Top-down-Kommunikation
• Zielgruppenspezifische Ansprache statt Einheitsbotschaften
• Kommentarfunktionen bewusst aktivieren – moderieren statt verhindern

Besonders spannend war die Debatte um Content-Formate:

Videos funktionieren dann gut, wenn sie echten Mehrwert liefern – etwa bei komplexen Erklärungen oder Interviews mit Führungskräften. Gleichzeitig gilt: Nicht jede:r möchte vor die Kamera. Text- und Bildformate bleiben relevant – oft sogar erfolgreicher.

Ein Learning: Menschen interessieren sich für Menschen. Vorstellungen von Teams, Einblicke in Standorte oder authentische Interviews erzeugen oft mehr Resonanz als Hochglanzproduktionen.

Und: Gespräche finden ohnehin statt – wenn nicht im Intranet, dann in privaten Chatgruppen. Wer Dialog ermöglicht, schafft Transparenz und Verantwortung.

Ein Satz blieb besonders hängen: Dialog beginnt nicht mit einem Tool – sondern mit einer Haltung.

Fazit

Interne Kommunikation wird dann wirksam, wenn Mitarbeitende nicht nur informiert, sondern eingebunden werden. Dialog braucht Räume. Und Sicherheit. Und Sichtbarkeit. Vom Senden zum Verstehen – genau dort entsteht echte Wirkung.

Herausforderung #4: Alle Mitarbeitertypen erreichen

Hybrid ist längst Realität. Die Belegschaft ist fragmentierter denn je:

• Homeoffice
• Büro
• Außendienst
• Produktion
• Deskless Workers

Viele Unternehmen kämpfen noch immer mit einer Zwei-Klassen-Kommunikation.

Das haben wir mitgenommen:

• Mobile-first denken – nicht Desktop-first
• Inhalte segmentieren statt alles an alle senden
• Launchpads und personalisierte Startseiten nutzen
• Onboarding und Preboarding als Chance begreifen – das Intranet früh als Single Point of Truth etablieren
• Führungskräfte als Multiplikatoren befähigen und sichtbar machen
• HR als strategischen Partner einbinden
• Übergangsphasen klar kommunizieren, wenn Kanäle konsolidiert werden

Ein wichtiger Gedanke aus der Diskussion:

Bedingungen müssen für alle geschaffen werden, wenn alle interagieren sollen. Das betrifft Zugang, Geräte, Sicherheit und klare Erwartungen. Gleichzeitig wurde deutlich: Kultur entscheidet. Wenn Schlüsselpersonen vorleben, dass relevante Themen zuerst intern stattfinden – und das Intranet aktiv nutzen – entsteht Sogwirkung.

Fazit

„Alle erreichen“ bedeutet nicht, alles an alle zu senden. Sondern Inhalte so auszuspielen, dass sie relevant, zugänglich und auffindbar sind – unabhängig von Rolle oder Standort. Erst wenn jede:r Zugang zur gleichen Informationsbasis hat, entsteht echte Ausrichtung.

Herausforderung #5: Vom Nice-to-have zur Mission Critical Plattform

Ein zentrales Thema in Düsseldorf: Warum werden viele Intranets noch immer als „optional“ wahrgenommen?

Die Realität:

• Informationen liegen verteilt in E-Mails, Teams-Chats, SharePoint-Strukturen
• Mitarbeitende suchen – statt zu finden
• Engagement ist nicht messbar

Was funktioniert laut Teilnehmenden gut?

• Strategische Unternehmensthemen exklusiv im Intranet platzieren
• Verpflichtende Informationen dort bündeln
• Klare Use Cases definieren (Gehaltsabrechnung, Vorlagen, Organigramme, Kantinenplan etc.)
• Glossare, FAQs und Grundlagenwissen integrieren
• Advocates identifizieren und aktiv einbinden
• Onboarding und Preboarding nutzen, um das Intranet als Startpunkt zu etablieren
• Geduld haben – Mission Critical entsteht nicht über Nacht

Ein ehrlicher Punkt: Es braucht manchmal Mut, alte Kanäle konsequent zurückzufahren. Halbherzigkeit verhindert Verhaltensänderung.

Und gleichzeitig gilt: Mission Critical wird ein Tool nicht durch Funktionalität – sondern durch Relevanz.

Fazit

Ein Intranet wird unverzichtbar, wenn es Orientierung gibt. Wenn Mitarbeitende dort beginnen – nicht suchen. Wenn es Arbeitsalltag vereinfacht statt verkompliziert. Dann wird aus „Nice-to-have“ eine Plattform, ohne die Kommunikation und Zusammenarbeit nicht mehr denkbar sind.

Was bleibt vom Breakfast Club Düsseldorf?

Die Themen waren unterschiedlich – doch ein Muster zog sich durch alle Diskussionen:

Interne Kommunikation steht an einem Wendepunkt.

Sie ist strategischer denn je. Aber auch komplexer. KI, hybride Arbeit, fragmentierte Zielgruppen und steigende Erwartungen fordern neue Klarheit. Und genau hier entscheidet sich, ob interne Kommunikation reaktiv bleibt – oder zur treibenden Kraft für Kultur und Ausrichtung wird.

Wie kann Haiilo unterstützen?

Haiilo hilft internen Kommunikator:innen dabei, genau diese Herausforderungen zu meistern:

• Alle Mitarbeitenden erreichen – egal ob im Büro, in der Produktion oder unterwegs
• Dialog ermöglichen statt nur Informationen zu verteilen
• Engagement messbar machen – mit klaren Insights zu Reichweite und Resonanz
• Führungskräfte sichtbar einbinden
• Bestehende Tools integrieren, statt neue Silos zu schaffen
• Eine digitale Heimat schaffen, die Orientierung gibt und täglich genutzt wird

Denn interne Kommunikation sollte nicht nur senden. Sie sollte verbinden.