Vor welchen Herausforderungen stehen interne Kommunikator:innen gerade? | Einblicke vom Haiilo Breakfast Club

Beim letzten Haiilo Breakfast Club in Frankfurt haben interne Kommunikator:innen offen über ihre größten Herausforderungen gesprochen – von fehlender Sichtbarkeit bis hin zu knappen Budgets. Das haben wir mitgenommen:

Die Herausforderungen in der internen Kommunikation sind heute größer denn je.

Es geht längst nicht mehr nur darum, Botschaften zu verteilen. Interne Kommunikator:innen sollen heute auch Engagement fördern, Kultur gestalten und Veränderung begleiten. Die Erwartungen steigen. Und trotzdem arbeiten viele Teams weiterhin mit knappen Ressourcen, veralteten Tools und ohne echten Rückhalt aus der Führungsebene.

Genau deshalb haben wir den letzten Haiilo Breakfast Club in Frankfurt veranstaltet und interne Kommunikationsprofis eingeladen, offen über ihre aktuellen Herausforderungen zu sprechen. Und darüber, was sie wirklich brauchen, um diese zu meistern.

Hier findet ihr die wichtigsten Themen, die wir gemeinsam diskutiert haben – plus konkrete Learnings, die euch helfen, aus Herausforderungen echte Fortschritte zu machen.

💡Noch mehr Input? Das waren die wichtigsten Themen beim Haiilo Breakfast Club in Köln.

🧢 Herausforderung #1: Eine Rolle, zu viele Hüte

Interne Kommunikator:innen sind längst nicht mehr „nur“ für Kommunikation zuständig. Sie tragen viele Hüte und sind oft Kultur-Treiber:in, Change-Begleiter:in, Content-Creator und Feedback-Sammler:in in einem – und das alles parallel, oft mit widersprüchlichen Prioritäten.

Eine Teilnehmerin hat es treffend zusammengefasst: „Ich mache alles – von Kampagnen bis Krisenkommunikation. Für echte Tiefe bleibt da keine Zeit.“

Wichtige Punkte aus der Diskussion:

• Die meisten Teams haben kaum oder gar keine Spezialist:innen. Alle machen ein bisschen von allem.
• Mit neuen Tools und Product Updates mitzuhalten, ist schwierig, da oft die Zeit oder das nötige Budget fehlen.
• Die Rolle hat sich verändert: Es geht nicht mehr nur darum, Nachrichten zu teilen, sondern darum, im Informationsrauschen herauszufiltern, was wirklich zählt.

✅ Fazit:

Fokus ist alles. Kommunikator:innen brauchen Unterstützung – durch Tools, Zeit und Vertrauen – um die wirklich wichtigen Botschaften zu priorisieren und Informationsflut zu reduzieren, statt sie noch größer zu machen.

📢 Herausforderung #2: Feedback ohne Wirkung

Feedback von Mitarbeitenden einzuholen, ist nur der erste Schritt. Doch dieses Feedback in echte Veränderung umzusetzen, scheitert oft an fehlenden Ressourcen und bereichsübergreifender Zusammenarbeit.

Wichtige Punkte aus der Diskussion:

• Feedback einzuholen ist oft einfach. Schwieriger ist es, danach wirklich zu handeln.
• Damit Veränderung gelingt, braucht es die IT und die Führung – doch gerade hier hakt es oft oder es fehlt an Unterstützung.
• Externe Unterstützung kann helfen, schneller Fortschritte zu machen und alle Beteiligten in die Verantwortung zu nehmen.

✅ Fazit:

Hört nicht beim Zuhören auf. Schafft Strukturen, die aus Feedback konkrete Maßnahmen machen. Holt die richtigen Personen früh ins Boot und macht Verantwortung zu einem festen Teil eures Plans.

👥 Herausforderung #3: IT als Verbündete, nicht als Hindernis

IT-Abteilungen werden oft als Gatekeeper wahrgenommen – dabei können sie starke Partner:innen sein. Vorausgesetzt, man holt sie früh ins Boot und geht mit der richtigen Haltung auf sie zu.

Wichtige Punkte aus der Diskussion:

• Die besten Ergebnisse entstehen, wenn Kommunikation das Problem klar formuliert und IT bei der Lösungsfindung unterstützt.
• SaaS-Tools wie Haiilo entlasten die IT und reduzieren manuelle Arbeit – ein Gewinn für alle Seiten.
• Eine Teilnehmerin, die von der internen Kommunikation in die IT gewechselt ist, brachte es so auf den Punkt: „Geht nicht einfach mit einem Tool zur IT und sagt: Ich will das haben. Kommt mit einem Problem, einem Plan und möglichen Lösungen, die gemeinsam bewertet werden können.“

✅ Fazit:

Seht die IT als strategische Partner:innen, nicht als Blocker. Zeigt ihnen, wie eure Lösung auch für sie Vorteile bringt. So kommt ihr schneller ans Ziel.

💡Lesetipp: So arbeiten Kommunikation und IT bei Calumet zusammen

🔄 Herausforderung #4: Ein Intranet, das niemand nutzt

Das Intranet könnte eigentlich eine zentrale Anlaufstelle für alle sein. Doch geringe Nutzung sorgt oft dafür, dass es als irrelevant wahrgenommen wird. Redakteur:innen hören auf, Inhalte zu pflegen, weil kaum jemand vorbeischaut. Und Mitarbeitende meiden es, weil es veraltet wirkt.

Wichtige Punkte aus der Diskussion:

• Ohne exklusive, wirklich hilfreiche Inhalte gibt es keinen Grund für Mitarbeitende, ins Intranet zurückzukehren.
• Technische Funktionen wie Zeiterfassung oder personalisierte Feeds erhöhen den Alltagsnutzen.
• Strategische Abstimmung ist entscheidend: Euer Intranet sollte die echten Geschäftsziele und Bedürfnisse der Mitarbeitenden widerspiegeln.

✅ Fazit:

Gebt eurem Intranet neues Leben, indem ihr Mitarbeitenden einen echten Grund gebt, es zu nutzen – mit relevanten Inhalten, Tools für den Arbeitsalltag und klarer Verbindung zu euren Business-Zielen.

🧭 Challenge #5: Fehlende Führung als Kommunikationskanal

Führungskräfte sind eine der vertrauenswürdigsten und häufigsten Informationsquellen für Mitarbeitende. Doch viele kommunizieren kaum aktiv, denn ihnen fehlen Tools, Fähigkeiten oder Unterstützung, um Botschaften klar und konsistent weiterzugeben.

Wichtige Punkte aus der Diskussion:

• Rund 50 % der Mitarbeitenden erhalten Informationen direkt von ihren Führungskräften.
• Viele Führungskräfte verstehen sich eher als passive Empfänger:innen von Kommunikation und nicht als aktive Botschafter:innen.
• Sichtbare, präsente Führung (vor allem von ganz oben) stärkt Vertrauen, Kultur und Zusammenhalt.

✅ Fazit:

Macht es Führungskräften leicht, zu kommunizieren – mit fertigen Toolkits, kurzen Videoformaten oder integrierten Erinnerungen. Wenn Führung sichtbar wird, hören Menschen zu.

Sind interne Kommunikator:innen bereit für diese Herausforderungen?

Klar ist: Interne Kommunikator:innen leisten entscheidende Arbeit und doch mangelt es oft an Anerkennung oder Unterstützung, die sie verdienen. Sie balancieren hohe Erwartungen mit knappen Budgets. Sie gestalten Kultur, begleiten Veränderung und verbinden Menschen in immer komplexeren Arbeitswelten.

Aber seid ihr wirklich dafür gerüstet, das auch weiterhin zu tun?

Genau diese Frage stellen wir uns – und euch. Denn mit den richtigen Tools, einer starken Community und echter Wertschätzung könnt ihr mehr als nur mithalten. Ihr könnt vorangehen.

📅 Ihr wollt beim nächsten Haiilo Breakfast Club dabei sein? Jetzt Tickets sichern

Wie kann Haiilo euch helfen?

Haiilo gibt internen Kommunikator:innen die Werkzeuge, um das Informationsrauschen zu durchbrechen, Engagement zu steigern und interne Kommunikation wieder relevant zu machen.

• Inhalte teilen, die Menschen wirklich sehen wollen – in Formaten, die sie gern nutzen
• Updates klar, fokussiert und an einem Ort bereitstellen, den alle leicht finden
• Führungskräften ermöglichen, schnell und authentisch sichtbar zu sein
• Mitarbeitenden helfen, Informationen zu finden, ohne lange zu suchen
• Ein Intranet schaffen, das nützlich ist, vertraut wirkt und gern genutzt wird