Kronsteg verrät: So wird Usability zum Gamechanger bei der Intranet-Auswahl

Ein Intranet kann vieles leisten: Informationen bündeln, die interne Kommunikation verbessern, Silos aufbrechen oder den Teamspirit stärken. Doch ob all das gelingt, hängt von einem Faktor ab, der in vielen Projekten zu kurz kommt: der Usability – also der Benutzerfreundlichkeit.

Denn die beste Plattform nützt wenig, wenn sie in der Praxis nicht gern genutzt wird. Wenn Inhalte schwer zu finden sind, Redakteur:innen sich durch eine komplizierte Inhaltserstellung kämpfen müssen oder einfache Aufgaben unnötig viel Zeit kosten, verliert das Intranet schnell an Beliebtheit.

Usability ist mehr als eine nette Oberfläche: Sie beeinflusst maßgeblich, ob ein Intranet im Alltag funktioniert, ob es angenommen wird und ob es das Potenzial hat, echten Mehrwert zu schaffen. Sie wirkt sich direkt auf die Effizienz, die Akzeptanz und den ROI (Return on Investment) aus.

Allerdings ist die Benutzerfreundlichkeit oft schwer greifbar und wird selten systematisch bewertet. In diesem Artikel zeigen wir, wie Usability messbar wird und wie ein klar strukturierter Anforderungskatalog dabei hilft, die richtige Intranet-Software auszuwählen.

Die drei Dimensionen der Systemauswahl

Die Auswahl eines Intranets ist kein reines IT-Thema, es ist eine strategische Entscheidung, die viele Ebenen im Unternehmen betrifft. Damit diese Entscheidung auf einer soliden Grundlage getroffen werden kann, betrachten wir bei Kronsteg systematisch drei zentrale Dimensionen: Anforderungen, Kosten und Usability. Jede dieser Dimensionen bringt eine eigene Perspektive mit – und alle drei sollten gleichberechtigt in den Auswahlprozess einfließen.

Anforderungen: Was soll das System leisten?

Die Anforderungen an ein Intranet ergeben sich aus den Zielen, die ihr damit verfolgt. Möchtet ihr die interne Kommunikation stärken? Informationsflüsse vereinfachen? Wissen besser verfügbar machen oder die Zusammenarbeit über Standorte hinweg fördern? Jede dieser Zielsetzungen bringt bestimmte funktionale Anforderungen mit sich.

Einige Beispiele:

• Integration mit Microsoft 365 oder Google Workspace
• Mobile App für den Zugriff von unterwegs
• Redaktionelle Workflows

Diese Anforderungen sollten so konkret wie möglich formuliert werden – am besten aus Nutzendensicht (dazu später mehr). Denn nur so lässt sich am Ende prüfen, ob ein System sie tatsächlich erfüllt.

Kosten: Was darf das System kosten?

Ein gutes Intranet ist eine Investition – aber natürlich muss es auch ins Budget passen. Bei der Bewertung der Kosten ist es wichtig, nicht nur die Lizenzkosten im Blick zu haben, sondern auch:

• Implementierungskosten (z. B. Einrichtung, Migration, Design)
• Schulung und Support
• Interne Ressourcen, die für Pflege und Redaktion benötigt werden

Ein günstiges System kann auf den ersten Blick attraktiv wirken, aber wenn es später durch fehlende Funktionen oder aufwendige Workarounds Zeit frisst, zahlt man doppelt. Deshalb lohnt es sich, die Wirtschaftlichkeit im Gesamtkontext zu betrachten.

Usability: Wie intuitiv lässt sich das System nutzen?

Jetzt zur oft unterschätzten dritten Dimension: die Usability. Gemeint ist damit, wie intuitiv, verständlich und effizient sich das System bedienen lässt, sowohl für Redakteur:innen als auch für die breite Nutzer:innenschaft.

Ein Intranet kann alle Häkchen bei Anforderungen und Kosten setzen, wenn aber niemand sich darin zurechtfindet oder es als umständlich empfindet, wird es dennoch nicht angenommen. Dann wird’s schwierig mit der internen Kommunikation, und die Investition verpufft.

Gerade deshalb ist es wichtig, die Usability nicht nur als weichen Faktor zu behandeln, sondern sie mess- und vergleichbar zu machen. Und genau hier setzt unser Ansatz an: mit einem klar strukturierten Anforderungskatalog, der echte Nutzungssituationen abbildet und die Benutzerfreundlichkeit systematisch bewertet.

Herausforderungen: Warum sich Usability so schlecht greifen lässt

Klar ist: Usability ist entscheidend. Weniger klar ist: Wie man sie sinnvoll bewertet. Genau hier liegt die Herausforderung.

Denn im Gegensatz zu Funktionen oder Kosten ist Benutzerfreundlichkeit kein fest definierter Wert. Sie hängt stark davon ab, wer das System nutzt und welche Vorerfahrungen diese Person mitbringt. Was für Digital Natives selbsterklärend ist, kann für andere verwirrend oder unlogisch erscheinen.

Zwar gibt es offizielle Normen und Richtlinien, doch die helfen in der Praxis oft wenig, wenn es darum geht, zwei konkrete Intranet-Systeme miteinander zu vergleichen. Zu abstrakt, zu technisch, zu weit weg vom tatsächlichen Nutzungskontext. Was fehlt, ist ein praxisnaher Ansatz, der Usability greifbar und bewertbar macht und das auf eine Weise, die sich an der Realität im Unternehmen orientiert.

Usability im Fokus: Wie wir die Benutzerfreundlichkeit bewerten

Unser Ansatz bei Kronsteg: Wir denken Usability vom Nutzungserlebnis her. Also anhand dessen, was Mitarbeitende tun wollen. Was heißt das konkret? Wir bewerten keine Funktionen, sondern Nutzungsintentionen, also typische Tätigkeiten im Arbeitsalltag. Zum Beispiel:

• Auf dem Laufenden bleiben: Gibt es aktuelle News auf der Startseite? Wie werden sie präsentiert? Wie schnell finde ich relevante News? Sind die News allgemein oder personalisiert?
• Etwas suchen: Wie funktioniert die Suchfunktion? Wie übersichtlich sind die Ergebnisse? Welche Filtermöglichkeiten können zur Eingrenzung der Suchergebnisse verwendet werden?
• News von Kolleg:innen aus dem Ausland lesen: Gibt es die Möglichkeit, Neuigkeiten global und standortspezifisch abzurufen? Wie einfach ist der Zugang zu standortübergreifenden Informationen?
• Sich mit anderen vernetzen: Wie kann ich Informationen über Kolleg:innen einsehen? Welche Informationen finde ich dort? Gibt es eine Übersicht aller Kolleg:innen? 

Ein wichtiger Punkt dabei: Die Unterschiede zwischen den Systemen müssen erkannt und benannt werden. Nehmen wir wieder das Beispiel „Auf dem Laufenden bleiben“: In System A gibt es einen dynamischen Newsstream, der regelmäßig neue Inhalte einspielt. In System B gibt es eine fest platzierte Infobox auf der Startseite mit redaktionell ausgewählten Beiträgen. Beide Wege können gut funktionieren, aber sie wirken sich ganz unterschiedlich auf das Nutzungserlebnis aus. Und genau das machen wir sichtbar.

Damit das gelingt, braucht es einen durchdachten, klar formulierten Katalog von Nutzungsintentionen.

Die Basis: Ein guter Katalog von Nutzungsintentionen

Ein solcher Katalog macht Usability erst vergleichbar. Entscheidend ist dabei, wie die einzelnen Nutzungsintentionen formuliert sind: klar, eindeutig und leicht verständlich, bestenfalls ohne Fachsprache oder technische Kürzel. Wichtig: Der Fokus liegt auf dem Nutzungserlebnis, nicht auf Funktionen. Statt also zu fragen „Kann das System XY?“, rücken wir bei der Erstellung des Katalogs immer die Perspektive der Mitarbeitenden in den Mittelpunkt.

Je nach Bedarf greifen wir dafür auf eine erprobte Liste mit über 200 verschiedenen Tätigkeiten zurück. Diese lassen sich flexibel auswählen, priorisieren und im System testen. Die Bewertung erfolgt individuell gewichtet, denn was für die interne Kommunikation zentral ist, kann für den Vertrieb oder die Produktion weniger relevant sein.

Eine weitere Möglichkeit zur Beschreibung von Nutzungsintentionen sind User Stories. Sie formulieren Nutzungsszenarien aus der Perspektive der Mitarbeitenden und bringen dabei auf den Punkt, was durch die Bedienung erreicht werden soll.

Exkurs: Was sind eigentlich User Stories?

User Stories stammen aus der agilen Softwareentwicklung und helfen dabei, Anforderungen verständlich und nutzerzentriert zu formulieren. Sie setzen nicht auf technische Beschreibungen, sondern stellen jede Anforderung in den Kontext der späteren Nutzung. Das macht sie besonders wertvoll für die Bewertung von Intranet-Systemen. Die Erstellung erfolgt in drei einfachen Schritten:

1. Die Anforderung benennen
2. In der Nutzendenperspektive formulieren: „Als [Rolle] möchte ich [Ziel], um [Nutzen] zu erreichen.“
3. Akzeptanzkriterien festlegen, um die Erfüllung messbar zu machen

Ein Beispiel: Als Standortleitung möchte ich aktuelle Beiträge aus meinem Bereich veröffentlichen, um mein Team regelmäßig zu informieren. 

Akzeptanzkriterien: Die Veröffentlichung funktioniert ohne tiefgehenden technischen Aufwand, Beiträge erscheinen gut sichtbar auf der Startseite, auch mobil.

Solche Stories können nicht nur bei der Bewertung helfen, sondern auch im späteren Projektverlauf, zum Beispiel bei der Umsetzung oder im Testing.

Vergleich in der Praxis: So läuft die Bewertung ab

Zurück zu unserem Katalog von Nutzungsintentionen: Sind die Nutzungsintentionen sauber formuliert, können sie gezielt zur Bewertung eingesetzt werden – und zwar systemübergreifend. So lassen sich konkrete Tätigkeiten in unterschiedlichen Systemen vergleichen, zum Beispiel: Wie gut funktioniert „etwas suchen“ in System A im Vergleich zu System B?

Für die Umsetzung gibt es zwei Möglichkeiten:

Option A: Selbsttest mit Skript

Eine Möglichkeit besteht darin, das Skript mit den Nutzungsintentionen bereitzustellen und die Teilnehmenden eigenständig durch das System klicken zu lassen. Der Vorteil: Diese Variante ist schnell organisiert und erfordert nur wenig Vorbereitung. Allerdings fallen die Rückmeldungen häufig subjektiv aus, je nachdem, wie digital affin die Testpersonen sind. Eine systematische Vergleichbarkeit der Ergebnisse ist so nur eingeschränkt möglich.

Option B: Gemeinsame Bewertung der Anwendungsfälle

Bei dieser Methode werden die Anwendungsfälle aktiv vorgestellt und von anderen Teilnehmenden bewertet. Der Vorteil liegt darin, dass die Ergebnisse vergleichbar und realitätsnah sind, da verschiedene Perspektiven einfließen. Der Nachteil: Die Vorbereitung ist etwas aufwändiger, weil die Szenarien sorgfältig aufbereitet und moderiert werden müssen.

Unsere Empfehlung ist die Nutzung von Option B. Besonders dann, wenn Agenturen den Prozess begleiten. Denn sie können neutral durch die Systeme führen und fokussiert aufzeigen, wie gut typische Aufgaben tatsächlich gelöst werden – ohne Verkaufsbrille.

Jetzt fließt alles zusammen: Die drei Dimensionen

Am Ende fließen die Bewertungen wieder in die drei zentralen Dimensionen der Systemauswahl zurück: Anforderungen, Kosten und Usability. Während sich Funktionen und Budget meist gut vergleichen lassen, bietet die strukturierte Bewertung von Nutzungsintentionen jetzt auch eine fundierte Einschätzung der Usability. So entsteht ein vollständiges Bild, das die Entscheidung auf eine klare, nachvollziehbare Grundlage stellt.

Unser Fazit: Die Betrachtung von Usability lohnt sich

Usability ist einer der zentralen Erfolgsfaktoren für ein funktionierendes Intranet. Gleichzeitig bleibt sie oft schwer fassbar, da Nutzendenfreundlichkeit nicht einfach mit Zahlen oder technischen Spezifikationen zu messen ist. Genau hier setzt unser Ansatz an: Mit einem strukturierten Katalog, welcher auf konkreten Nutzungsintentionen basiert, wird Usability greifbar und messbar.

Durch die Fokussierung auf reale Nutzungsszenarien wird die Bewertung objektiver und nachvollziehbarer – weg vom Bauchgefühl hin zu klaren, systemübergreifend vergleichbaren Ergebnissen. Statt nur Funktionen zu zählen, betrachten wir, wie gut ein System im Alltag tatsächlich unterstützt und ob es den Anforderungen der Nutzer:innen gerecht wird.

Diese Herangehensweise schafft eine belastbare Entscheidungsgrundlage, die es Unternehmen ermöglicht, Softwarelösungen gezielt auszuwählen und langfristig erfolgreich einzuführen. Am Ende steht eben nicht nur ein technisch gutes Produkt, sondern ein Intranet, das die Menschen im Arbeitsalltag wirklich unterstützt und begeistert!

Das war ein Gastbeitrag unseres Partners Kronsteg über Usability als Erfolgsfaktor bei der Intranet-Auswahl.