Modernes Intranet personalisieren: Warum es wichtig ist und wie es funktioniert

Was bei Google, Instagram, Amazon & Co. schon lange gängige Praxis ist, setzt sich jetzt auch in der internen Kommunikation durch: Personalisierung. Das Thema ist einer der wichtigsten Trends für die interne Kommunikation in 2024. Warum das so ist und wie ihr euer Intranet personalisieren und damit die interne Kommunikation verbessern könnt, erklären wir euch in diesem Artikel.

Was ist digitale Personalisierung?

Personalisierung meint im Zusammenhang mit digitaler Kommunikation, dass alle die richtige Botschaft über den richtigen Kanal zur richtigen Zeit erhalten. Die Inhalte sind auf die Bedürfnisse, Interessen und Vorlieben der Zielgruppen zugeschnitten, an die kommuniziert wird. Die Strategie stammt aus dem digitalen Marketing und hält jetzt auch Einzug in die moderne Unternehmenskommunikation.

Man unterscheidet dabei zwei Arten von Personalisierung:

• Passive Personalisierung: Es werden datenbasiert automatisch personalisierte Inhalte ausgespielt. Das können im Intranet zum Beispiel standortbezogene Updates sein, die nur die Mitarbeitenden der jeweiligen Unternehmensstandorte erhalten.
• Aktive Personalisierung: Die Zielgruppen entscheiden und selektieren selbst, welche Informationen sie digital erhalten möchten. So schaffen sie sich ein individuelles digitales Erlebnis. Mitarbeitende können im Intranet beispielsweise Unternehmensnachrichten zu bestimmten Themen abonnieren oder sich Standortnews als Favoriten auf ihrer Startseite anzeigen lassen.

Normalerweise schöpfen aber nur wenige Nutzer:innen die Angebote zur aktiven Personalisierung wirklich aus. Unternehmen sollten deshalb nicht nur auf die Proaktivität ihrer Belegschaft setzen, sondern eher die passive Personalisierung priorisieren oder mindestens beide Varianten kombinieren.

Warum ist Personalisierung in der internen Kommunikation wichtig?

Egal ob aktiv oder passiv – relevant für die interne Kommunikation ist Personalisierung gleich aus mehreren Gründen. Die vier wichtigsten haben wir hier für euch zusammengefasst.

1. Personalisierung ist Standard

Wir haben uns durch Streamingdienste, Social Media und Co. so an eine personalisierte digitale Erfahrung gewöhnt, dass diese zum Standard geworden ist. Eine aktuelle Studie von McKinsey beispielsweise zeigt, dass 71 Prozent der Verbraucher:innen von Unternehmen personalisierte Interaktionen erwarten. 76 Prozent sind frustriert, wenn dies dann nicht der Fall ist.

Privat sind wir online also das Zentrum des „Internet of Me“. Informationen finden uns und müssen spannend und unterhaltsam sein, damit wir sie konsumieren. Die interne Kommunikation am Arbeitsplatz entspricht dem jedoch meistens nicht. Unternehmensweite E-Mails und allgemeine Ankündigungen wirken trocken und wenig ansprechend verglichen mit dem dynamischen, maßgeschneiderten Content, der uns ansonsten mittlerweile praktisch überall angezeigt wird – ob beim Musik- und Videostreaming, beim Onlineshopping oder in Nachrichten-Apps.

2. Filter für Informationen

Außerdem brauchen wir die individuellen Empfehlungen, um in der täglichen Informationsflut im Internet die für uns relevanten Informationen herauszufiltern. Gleiches gilt auch im Intranet. Vor allem in großen Unternehmen ist nicht alles auch immer für alle Mitarbeitenden relevant und interessant.

Unternehmensnachrichten zielgruppengerecht zu verteilen, ist deshalb eine der wichtigsten Aufgaben der internen Kommunikation. Dass ein modernes Intranet mit den Anforderungen mithalten kann und Funktionen für aktive und passive Personalisierung bietet, ist daher praktisch Pflicht.

3. Fokus auf die Mitarbeitenden

Der klassische „One-size-fits-all“-Ansatz hat in Zeiten, in denen sich Babyboomer, Generation X, Millennials und Generation Z den Arbeitsplatz teilen, ausgedient. Es wird immer wichtiger, die interne Kommunikation auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden abzustimmen. Unternehmen sollten auf zielgerichtete Kommunikation setzen, die auf die Belegschaft eingeht und sie auf ihren bevorzugten Kanälen erreicht.

4. Effektivere Kommunikation

Dabei gilt: Je personalisierter die Kommunikation erfolgt, desto effektiver ist sie. Laut McKinsey erhöht personalisierte externe Kommunikation nachweislich das Engagement und die Markentreue. Das lässt sich auch auf interne Kommunikation und Employee Engagement übertragen.

Die in der Studie befragten Unternehmen, die in Sachen Personalisierung besonders gut aufgestellt waren, generierten damit außerdem 40 Prozent mehr Umsatz als der Durchschnitt. Personalisierung hat sich als internes und externes Marketinginstrument also bereits bewährt.

Trotzdem schaffen es die meisten Unternehmen in der internen Kommunikation noch nicht, wirklich personalisierte digitale Erlebnisse zu schaffen. Die Möglichkeiten, die ein modernes Social Intranet bietet, werden oft nicht einmal ansatzweise ausgeschöpft. Doch dazu später mehr.

Worauf kommt es bei personalisierter interner Kommunikation an?

Werfen wir zunächst einen Blick auf die Aspekte, die ihr generell beachten solltet, wenn ihr eure interne Kommunikation im Intranet personalisieren möchtet. Zwei Dinge sind dabei besonders wichtig: Verständnis und Achtsamkeit.

Interne Zielgruppen verstehen

Der erste Schritt auf dem Weg zu einem personalisierten Intranet ist es, die internen Zielgruppen zu verstehen. Nur wenn eure Kommunikator:innen genau wissen, wer eure Mitarbeitenden wirklich sind und welche Interessen, Probleme oder Bedürfnisse sie haben, können sie wirkungsvoll und auf den richtigen Kanälen mit ihnen kommunizieren. Das gilt besonders für große Unternehmen mit einer diversen Belegschaft und mehreren Standorten.

Die Basis für dieses Zielgruppenverständnis sind demografische und verhaltensbezogene Daten. Standorte, Abteilungen, Funktionen oder Betriebszugehörigkeit sind beispielsweise ein guter Anfang, um die grundlegende demografische Struktur der Belegschaft zu verstehen. Zusätzlich solltet ihr detailliert auswerten, wie sich eure Mitarbeitenden im Intranet verhalten:

• Was wird am meisten gelesen?
• Welche Themen sind am interessantesten?
• Welche Content-Formate funktionieren am besten?
• Welche Kanäle werden am meisten genutzt?
• Wonach suchen die Mitarbeitenden? Gibt es Suchen, zu denen noch keine relevanten Inhalte vorhanden sind?
• Welche Abteilungen und/oder Personen sind am aktivsten?

Insgesamt gilt: Beim Verständnis gibt es kein Zuviel. Je besser ihr eure Zielgruppe kennt und versteht, wie sie bei der Intranet-Nutzung ticken, desto besser lassen sich Kommunikationsinhalte auf die individuellen Bedürfnisse abstimmen. Es lohnt sich also, bei der Analyse sorgfältig vorzugehen und ausreichend Zeit einzuplanen. Am besten wertet ihr nicht nur quantitative Daten aus, sondern sucht mit den Mitarbeitenden auch direkt das Gespräch und holt euch zusätzlich qualitatives Feedback ein. 

📚 Tipp: Mehr darüber, warum ihr euren Mitarbeitenden gut zuhören solltet und wie ihr dabei am besten vorgeht, erfahrt ihr in unserem Beitrag zum Thema Employee Listening.

Botschaften, Formate und Tools mit Bedacht wählen

Achtsamkeit ist neben dem Zielgruppenverständnis ein weniger offensichtlicher, aber ebenso wichtiger Aspekt der Personalisierung. Er bezieht sich gleichermaßen auf Botschaften, Formate und Tools.

Botschaften

Gemeint ist hier, dass Kommunikator:innen überlegt handeln und mit Bedacht entscheiden sollten, welche Botschaften sie über welche Kanäle an welche Personengruppen ausspielen.

Dabei spielt auch die Employee Journey eine Rolle: Was für eine neue Mitarbeiterin in der Einarbeitungsphase relevant ist, interessiert Führungskräfte, die bereits einige Jahre Teil des Unternehmens sind, höchstwahrscheinlich weniger – auch wenn beispielsweise beide Personen gleich alt sind oder am selben Standort arbeiten. Ihr solltet in der Kommunikation also genau darauf achten, wie ihr Personengruppen zusammenfasst und adressiert.

Wichtig ist ein Gleichgewicht: Ihr solltet eure Mitarbeitenden auf dem Laufenden halten, aber nicht mit einer Flut an Inhalten überfordern. Sonst kommt es schnell zu digitaler Erschöpfung und relevante Botschaften gehen in der Masse unter.

Formate

Um digitale Erschöpfung zu vermeiden, solltet ihr nicht nur genau abwägen, welche Botschaften für wen relevant sind, sondern auch in welchem Format sie am besten ankommen.

Ideal sind Formate, die das Engagement fördern und die Mitarbeitenden animieren, im Intranet aktiv zu sein. Das können zum Beispiel Videos oder Podcasts sein, die euren Blog-Content ergänzen. Entscheidend ist ein guter Mix, der auf das Nutzungsverhalten der Belegschaft abgestimmt ist und euer Intranet zu einem Ort des lebendigen und inspirierenden Austauschs macht.

Insgesamt solltet ihr für eine personalisierte interne Kommunikation alle Inhalte mitarbeiterorientiert erstellen, nicht kanalorientiert. So sind sie inhaltlich relevanter und sinnvoller.

Tools

Beim Thema Tools gilt: Weniger ist mehr. Der Trend geht zu einer zentralen Plattform, von der aus verschiedene Inhalte auf unterschiedlichen Kanälen – zum Beispiel über eine Mitarbeiter-App – verteilt werden. Wichtig ist, dass ihr dann nicht einfach dieselben Inhalte auf möglichst vielen Wegen streut.

Stattdessen ist das Ziel, die Mitarbeitenden in einem optimalen Zusammenspiel aus Kanälen und Medien mit maßgeschneidertem Content zu erreichen – egal, wo sie sich gerade aufhalten oder welche Endgeräte sie nutzen.

📚 Tipp: Mehr dazu, wie ein mobiles Intranet mit eigener App eure interne Kommunikation verbessern kann, findet ihr auf unserem Blog – inklusive Anwendungsfälle und Best Practices aus der Unternehmenswelt.

Wie lässt sich die interne Kommunikation im Social Intranet von Haiilo personalisieren?

Moderne Kommunikationsplattformen wie Haiilo unterstützen dabei, Botschaften zu erstellen, die zielgruppengerecht adressiert sind und passgenau ausgespielt werden. Der One-Suite-Ansatz anstelle vieler einzelner Tools wirkt der digitalen Erschöpfung entgegen. Das Social Intranet von Haiilo bietet außerdem zahlreiche Funktionen für aktive Personalisierung.

Abonnements

Mit Abonnements erhalten eure Mitarbeitenden in ihrer Timeline und in den Notifications Neuigkeiten zu allen Themen, die sie abonniert haben. Normalerweise wird das Widget auf der Startseite installiert. Dort dient es als individueller Shortcut zu allen relevanten Seiten und Communities auf der Plattform.

Übrigens: Die Komponente wird von uns kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert. In Zukunft können Haiilo-Nutzer:innen dann noch besser steuern, was für sie persönlich wichtig ist.

Hashtags

Neben Abonnements bieten im Haiilo-Intranet außerdem Hashtags themenbasierten Zugang zu Inhalten. Mit Hashtags finden eure Mitarbeitenden leichter relevante Artikel in der Suche. Sie lassen sich außerdem auch abonnieren sowie nutzen, um Beiträge zu bestimmten Themen im „Neueste Blogbeiträge“-Widget anzeigen zu lassen oder Wiki-Artikel thematisch miteinander zu verbinden.

Empfehlungen

Zusätzlich vermitteln Widgets wie „Kennst du?“ und „Neue Kollegen“ den Nutzer:innen ein Gefühl von Personalisierung. Beide Widgets zeigen ausgewählte Nutzer:innen an und lassen sich seit Kurzem so einstellen, dass die Nutzer:innen selbst entscheiden können, welche Gruppen von Personen erscheinen sollen. So könnt ihr euch zum Beispiel nur die neuesten Kolleg:innen des IT-Departments anzeigen lassen.

Weitere Funktionen unseres Social Intranets

Zusätzlich bietet das moderne Intranet von Haiilo weitere Features, die euch die passive Personalisierung eurer internen Kommunikation ermöglichen. Hier einige Beispiele:

• Themen- und standortspezifische Seiten: Neuigkeiten oder Informationen zu einem bestimmten Thema oder für einen Standort oder ein Land könnt ihr im Haiilo-Intranet auf einer eigenen Seite bündeln. Diese könnt ihr individuell gestalten, für alle oder nur bestimmte Nutzergruppen sicht- und abonnierbar machen oder per Auto-Subscription automatisch den relevanten Gruppen zuweisen. Diese Gruppen werden auf Basis der User-Profilinfos gebildet.
• Mehrsprachige Inhalte: Haiilo bietet ein Multilanguage-Tool für automatische Übersetzungen. So teilen große und globale Unternehmen wie JOST und Wintersteiger ihre Inhalte einfach und schnell in mehreren Sprachen.
• Multichannel-Kommunikation: Im Social Intranet von Haiilo erreicht ihr alle Mitarbeitenden dort, wo sie sind – egal ob im Büro, am Desktop oder in der Produktion über eine Mitarbeiter-App. Mithilfe von Integrationen erhalten alle die für sie relevanten Informationen auf ihren bevorzugten Kanälen, zum Beispiel auch via Slack oder Microsoft Teams.
• Gezielte Analysen: Mit Haiilo könnt ihr Interaktionen (z. B. Klicks, Gefällt-mir-Angaben, Kommentare), Verweilzeiten, Absprungraten und Reichweite detailliert erfassen und je nach Bedarf allgemein oder für einzelne Personengruppen auswerten. So optimiert ihr die interne Kommunikation datenbasiert und versteht eure Zielgruppen besser.
• Communities: Ihr könnt individuelle Mitarbeiter-Communities zu den unterschiedlichsten Themen und für vielfältige Zielgruppen erstellen. Wie die Seiten könnt ihr auch die Communities für bestimmte Gruppen sichtbar machen und automatisch relevanten Personen zuweisen. Eure Mitarbeitenden können sich in den Communities zu ihren Lieblingsthemen austauschen und mit den Abonnements ihre Startseite personalisieren. 
• Pulsumfragen: Mitarbeiterbefragungen könnt ihr direkt über die Plattform durchführen und in eure wichtigsten Kommunikationskanäle integrieren. Das liefert euch wertvolle Erkenntnisse darüber, was eure Mitarbeitenden gerade bewegt und wo ihr in Sachen Personalisierung gerade steht.

Ein personalisiertes Intranet ist der Schlüssel für effektive interne Kommunikation

Zusammenfassend lässt sich sagen: In einer Ära, in der personalisierte digitale Erfahrungen im Alltag erwartet werden, ist es unerlässlich, dass Unternehmen ihre interne Kommunikation an die individuellen Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden anpassen. Moderne interne Kommunikation kommt daher künftig nicht mehr ohne Personalisierung aus. Das Verständnis für eure internen Zielgruppen sowie Achtsamkeit bei der Wahl der Botschaften und das richtige Kommunikationstool sind dafür essenziell.

Haiilo bietet dabei eine Vielzahl von Intranet-Funktionen, die es ermöglichen, Inhalte zielgerichtet und passgenau zu gestalten und auszuspielen, um ein personalisiertes digitales Erlebnis zu schaffen.