Mobiles Intranet – Anwendungsfälle und Best Practices

Mit einem mobilen Intranet bringt ihr euer unternehmenseigenes Intranet auf mobile Geräte und macht es so auch für Mitarbeitende, die viel unterwegs sind oder keinen festen Computerarbeitsplatz haben, verfügbar. Bevor ihr jetzt aber einfach euer gesamtes Intranet für die mobile Nutzung freischaltet, solltet ihr einige Dinge beachten. In diesem Beitrag erfahrt ihr, welche Anwendungsfälle sich für eine mobile Nutzung eignen und welche Kriterien bei der Einrichtung einer Intranet-App entscheidend sind. Zudem zeigen wir euch anhand einiger Best Practices aus der Unternehmenswelt, wie das mobile Intranet eure interne Kommunikation im Alltag verbessern kann.

Was ist ein mobiles Intranet?

Das Intranet zählt mittlerweile zu den meistgenutzten internen Kommunikationskanälen in Unternehmen. Es kommt als umfassende Plattform für Kommunikation, Information und Kollaboration zum Einsatz und ist in der Regel auf die Nutzung über den Desktop ausgerichtet.

Ein mobiles Intranet ist dagegen auch über mobile Endgeräte wie Smartphone oder Tablet verfügbar und wird entweder über eine reaktionsfähige Website oder über eine eigene App abgerufen. Es ist dabei aber nicht einfach nur ein mobiles Abbild des Intranets, sondern sollte speziell auf die mobile Anwendung ausgerichtet sein. Das betrifft zum einen die Benutzerfläche, die zum Beispiel eine einfache Navigation ermöglichen sollte. Zum anderen müssen auch die Inhalte an die Bedürfnisse der mobilen Nutzer:innen angepasst sein.

Die Bedeutung des mobilen Moments

Die Nutzung von mobilen Geräten nimmt in vielen Bereichen stetig zu. Laut eines Gitnux-Reports lag die Zahl der mobilen Nutzer:innen weltweit im Jahr 2021 bei 5,22 Milliarden Menschen. Durchschnittlich verbringt jede:r dieser Nutzer:innen vier Stunden täglich auf Mobilgeräten.

An dieser Entwicklung kommen auch Unternehmen nicht vorbei. Insbesondere Digital Natives wie die Generation Z erwarten, dass Unternehmen ihre mobilen Kontexte verstehen und ihnen optimierte Erfahrungen auf Mobilgeräten anbieten – als Kund:innen ebenso wie als Mitarbeitende. Unternehmen müssen also lernen, „mobile Momente“ zu erkennen und zu bedienen. Ein „mobiler Moment“ ist laut Forrester Research der Moment, in dem jemand zum Mobilgerät greift (was jede:r Nutzer:in etwa 100- bis 200-mal am Tag macht), um in seinem oder ihrem unmittelbaren Kontext zu bekommen, was er oder sie will.

Es gibt dabei zwei wesentliche Typen des „mobilen Moments“, die für die interne Kommunikation in Unternehmen relevant sind:

1. Informationsbedürfnis: Einerseits geht es darum, das Informationsbedürfnis der Mitarbeitenden zu erfüllen und relevante Informationen für alle Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen, egal wo sie sich gerade befinden. Das ist besonders für Mitarbeitende wichtig, die viel unterwegs sind, zum Beispiel im Außendienst oder auf Montage.
2. Informationsgelegenheit: Daneben gibt es viele Situationen, in denen Mitarbeitende zwar nicht dringend Informationen brauchen, aber trotzdem zum Smartphone greifen, zum Beispiel während sie im Bus auf dem Weg zur Arbeit sitzen oder in der Mittagspause in der Kantine in der Schlange anstehen. Das sind kleine Informationsgelegenheiten zwischendurch, die Unternehmen geschickt nutzen können.

Für welche Unternehmen eignet sich ein mobiles Intranet?

Ein mobiles Intranet ist für alle Unternehmen empfehlenswert, die ihren Mitarbeitenden eine flexible Arbeitsumgebung bieten und die gesamte Belegschaft einbeziehen möchten, egal wie, wo und wann die Beschäftigten arbeiten.

Vor allem Unternehmen, die einen hohen Anteil an Mitarbeitenden ohne eigenen Computerarbeitsplatz beschäftigen, zum Beispiel in der Produktion oder im Handel, schaffen mit einem mobilen Intranet einen leicht zugänglichen Informationskanal. Auch Remote-Mitarbeitende profitieren von mobilen Lösungen, die sich nahtlos in ihren Alltag einbinden lassen.

Grundsätzlich bieten mobile Intranet-Lösungen viele Vorteile für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden.

🎥 Mobiles Intranet im Unternehmensalltag: Folgendes Video zeigt euch, wie unser Kunde WINTERSTEIGER mit dem mobilen Intranet all seine Mitarbeitenden – auch in der Produktion – erreicht.

Die Vorteile eines mobilen Intranets

Ein mobiles Intranet ermöglicht es euren Mitarbeitenden, unabhängig von ihrem Standort mit ihren Kolleg:innen zu kommunizieren. Kurze Absprachen zu Projekten und kurzfristige Anfragen sind mit einem schnellen Griff zum Smartphone geklärt. Insgesamt beschleunigen sich dadurch Prozesse und die effiziente Zusammenarbeit wird gefördert.

Zudem können eure Mitarbeitenden von überall auf wichtige Unternehmensressourcen zugreifen. Sie bleiben immer auf dem Laufenden, verpassen keine Unternehmensneuigkeiten mehr und können auch unterwegs produktiv arbeiten.

Die vielen Kontakt- und Informationsgelegenheiten, die das mobile Intranet auch außerhalb des Arbeitsplatzes bietet, stärken nicht zuletzt die Identifikation mit dem Unternehmen und das Zugehörigkeitsgefühl. Die Mitarbeitenden haben das Gefühl, immer dabei zu sein und können sich aktiv einbringen, egal wo sie sich gerade befinden.

Wichtige Kriterien für die Einrichtung eines mobilen Intranets

Bei der Einrichtung eines mobilen Intranets solltet ihr vor allem folgende drei Kriterien beachten:

1. Relevanz: Macht euch Gedanken dazu, welche Inhalte für die mobile Nutzung relevant sind. Welche Informationen und Anwendungen brauchen eure Mitarbeitenden auch unterwegs, welche sind für die Bedienung über das Smartphone zu komplex oder unübersichtlich? Kopiert also nicht eins zu eins eure Intranet-Inhalte, sondern passt sie an den mobilen Kontext an.
2. Benutzerfreundlichkeit: Die Bedienoberfläche des mobilen Intranets muss auf Mobilgeräte ausgerichtet sein. Es braucht unter anderem übersichtliche Navigationselemente und leicht konsumierbaren Content, der beispielsweise nicht jedes Mal erst umständlich heruntergeladen werden muss, sondern direkt in der App geöffnet werden kann. Wenn ihr auf eine eigene Intranet-App setzt, solltet ihr trotzdem auch einen einfachen Switch zwischen App- und Desktop-Anwendung ermöglichen, sodass nicht zwei völlig voneinander unabhängige Kanäle entstehen.
3. Sicherheit: Es ist wichtig, bei der mobilen Nutzung die Sicherheit eurer Daten zu gewährleisten. Das gilt vor allem, wenn ihr ein BYOD-Modell erlaubt und eure Mitarbeitenden mit privaten Endgeräten auf euer Intranet zugreifen. Anwendungen, bei denen kritische Geschäftsdaten und personenbezogene Daten verarbeitet werden, sind eher weniger für das mobile Intranet geeignet.

Anwendungsfälle des mobilen Intranets

Die vier großen Anwendungsfälle des Intranets (Information, Kommunikation, Kollaboration und Services) spielen auch bei der mobilen Variante eine Rolle, sollten jedoch anhand der genannten Kriterien an die mobile Umgebung angepasst werden.

Informationen bereitstellen

Beim Thema Information kommt es beim mobilen Intranet auf die richtige Balance an. Einerseits sollte es möglich sein, dass eure Mitarbeitenden von überall schnell auf alle wichtigen Informationen zugreifen können. Andererseits sollten sie nicht von einer Informationsflut überschwemmt werden oder sich in einer unendlichen Ordnerstruktur der Dokumentenablage oder des Wikis verlaufen.

Hier ein paar Beispiele, welche Informationen im mobilen Intranet verfügbar sein sollten:

• Mitarbeiterprofile: Darüber finden die Kolleg:innen immer die richtigen Ansprechpartner:innen.
• Unternehmensnachrichten: Über aktuelle Nachrichten und Updates zu Unternehmensereignissen, -projekten und -initiativen haltet ihr eure Mitarbeitenden auf dem Laufenden.
• Handbücher und Richtlinien: Wichtige Handbücher und Richtlinien, zum Beispiel zur Arbeitssicherheit, sollten immer griffbereit sein.
• Mitarbeiter-Communities: Über Mitarbeiter-Communities organisieren sich euer Mitarbeitenden untereinander, teilen Erfahrungen und Wissen.
• Schulungsmaterialien: Damit können sich eure Mitarbeitenden jederzeit und überall unkompliziert weiterbilden.
• Kalender: Ob Meetings, Schulungstermine, Events oder der nächste Geburtstag im Kollegium – mit einem Blick aufs Smartphone haben eure Mitarbeitenden alle Termine immer vor Augen.

Ein Richtwert ist dabei, sich zu überlegen, welche Informationen wirklich alle oder zumindest sehr viele Mitarbeitenden brauchen. Hilfreich ist auch, wenn die Nutzer:innen selbst für sie relevante Inhalte zusammenstellen können, indem sie beispielsweise Channels abonnieren oder Seiten als Favoriten markieren.

Vertrauliche oder datenschutzrechtlich riskante Informationen sollten dagegen nicht im mobilen Intranet zu finden sein. Auch zu große Dateien sind nicht ideal und können das Nutzungserlebnis negativ beeinflussen.

Miteinander kommunizieren

Einzel- und Gruppenchats sowie ein personalisierter Newsfeed sind Kommunikationsmöglichkeiten, die auch in einer mobilen Intranet-App zur Verfügung stehen sollten. Mit den Chatfunktionen können sich eure Mitarbeitenden schnell und einfach untereinander austauschen. Top-down-Kanäle wie der Newsfeed ermöglichen euch zudem eine transparente Kommunikation zwischen Unternehmen und Belegschaft.

Mithilfe von Push-Benachrichtigungen könnt ihr eure Mitarbeitenden auf besonders wichtige Ankündigungen und Hinweise aufmerksam machen. Interaktionsmöglichkeiten wie das Kommentieren, Liken und Teilen von Beiträgen sollten im mobilen Intranet mit einer kurzen Daumenbewegung möglich sein.

Effizient zusammenarbeiten

Ein mobiles Intranet ist nur begrenzt als Kollaborationstool geeignet, da sich komplexe Inhalte und Prozesse weniger gut über mobile Geräte abbilden und bearbeiten lassen. Dafür ist es ideal, um sich über schnelle Kommunikationswege mit dem Team abzusprechen. Kurz eine Frage in den Gruppenchat stellen, eine Meetingeinladung über den Kalender verschicken, ein Dokument genehmigen oder einen Link teilen – das ist in der mobilen Intranet-Lösung kein Problem.

Services nutzen

Auch hier gilt wieder, dass zu komplexe Anwendungen im mobilen Intranet eher fehl am Platz sind. In der mobilen Lösung solltet ihr vor allem Services anbieten, die zeitkritisch sind. Sinnvolle Funktionen sind beispielsweise, dass eure Mitarbeitenden unkompliziert über ihre Smartphones Abwesenheiten beantragen, sich zu Events anmelden oder Schichtpläne einsehen können.

Best Practices für das mobile Intranet im Unternehmensalltag

Wir haben euch zum Schluss ein paar Best Practices und praxisnahe Anwendungsfälle zusammengestellt, wie Unternehmen aus verschiedenen Branchen ein mobiles Intranet nutzen.

Gemeinsamer digitaler Arbeitsplatz bei SONNENTOR

Als sich SONNENTOR für die Zusammenarbeit mit Haiilo entschied, war dem österreichischen Kräuter- und Gewürzhändler vor allem eines wichtig: wirklich alle Mitarbeitenden zu erreichen, auch diejenigen ohne eigenen Computerarbeitsplatz. Das betrifft bei SONNENTOR schließlich rund die Hälfte der Belegschaft.

Das spiegelt sich auch in den Zahlen nach der Einführung des Haiilo Intranets inklusive Mitarbeiter-App wider: 45 Prozent der Mitarbeitenden nutzen das Intranet seitdem mobil.

Die beliebtesten Funktionen sind dabei die Chats und Mitarbeiter-Communities zum regen Austausch untereinander, die persönlichen Profile, um sich gegenseitig besser kennenzulernen und die Unternehmensnachrichten, über die sich alle Mitarbeitenden auf dem Laufenden halten – und durch die sie auch gerne zwischendurch scrollen, wann immer sie Zeit und Lust haben. Hier ist es SONNENTOR gut gelungen, die mobilen Momente zu optimieren.

Das mobile Helfernetz der Johanniter-Unfall-Hilfe

Auch bei der Johanniter-Unfall-Hilfe ist mit der Einführung von Haiilo der mobile Zugriff auf das Intranet gestiegen und mittlerweile mit einem Anteil von 51 Prozent tatsächlich höher als die Desktop-Nutzung. Die App wurde inzwischen über 13.000-mal heruntergeladen.

Die Johanniter-Unfall-Hilfe nutzt das mobile Intranet, um die festangestellten und ehrenamtlichen Mitarbeitenden der Hilfsorganisation besser untereinander zu vernetzen. Für die Umsetzung von Projekten ist es essenziell, dass sich alle Beteiligten schnell und einfach austauschen können – und sich nicht zuletzt auch der Mission des Unternehmens verbunden fühlen. Das Ziel ist ein echter Dialog und ein enges Wir-Gefühl.

Im mobilen Intranet erreicht die Organisation das mit übersichtlichen Seiten, auf denen über das aktuelle Geschehen und interessante Termine wie Workshops und Events informiert wird. Die Mitarbeitenden können sich zudem über Communities organisieren. Es gibt beispielsweise eine eigene Community für Helfende auf dem Deichbrand-Festival, in der alle wichtigen Helferinformationen und Einsatzdokumente, aber auch Fotos und Impressionen geteilt werden und für alle mobil zur Verfügung stehen.

Zudem veranstaltet die Organisation im Intranet regelmäßig kleine Games und Umfragen, an denen die Mitarbeitenden einfach mobil teilnehmen können.

Hybrides Arbeiten bei der Interhyp Gruppe dank App

Um das angestrebte hybride Arbeitsmodell effektiv umzusetzen, war es für die Interhyp Gruppe sehr wichtig, dass ihre neue Intranet-Lösung auch einen mobilen Zugriff ermöglicht. Egal an welchem Standort, ob vom eigenen PC-Arbeitsplatz in der Firma, vom heimischen Schreibtisch oder doch von unterwegs – das mobile Intranet soll alle Mitarbeitenden dazu motivieren, sich aktiv einzubringen und das Finanzierungsunternehmen gemeinsam weiterzuentwickeln.

Dafür stehen der Belegschaft in der Mitarbeiter-App unter anderem abteilungs- und standortübergreifende Mitarbeiter-Communities sowie ein Blog für aktuelle News aus allen Fachbereichen zur Verfügung. Ein reger Wissenstransfer steht bei der Interhyp Gruppe an oberster Stelle. Dank der mobilen Intranet-App können sich die Mitarbeitenden jederzeit und von überall informieren, voneinander lernen und Erfahrungen teilen.

Ein mobiles Intranet steigert das Mitarbeiterengagement

Das mobile Intranet erleichtert euren Mitarbeitenden nicht nur den Zugang zu Unternehmensinformationen – sie sollen nicht einfach nur Inhalte konsumieren, sondern sich aktiv beteiligen. Mitarbeiter-Apps bieten hierfür zahlreiche Möglichkeiten. Mit einmal Scrollen die aktuellen Unternehmensnews scannen, mit einem kurzen Tab den neusten Blogbeitrag liken und mit einem Swipe einen privaten Chat öffnen – viele Funktionen kennen eure Mitarbeitenden schon aus anderen Apps. Somit reiht sich das mobile Intranet nahtlos neben anderen Anwendungen auf dem privaten oder betrieblichen Handy ein, die täglich geöffnet und genutzt werden – wann immer sich ein Bedürfnis oder eine Gelegenheit dafür ergibt.