Warum sich ein Mitarbeiterportal für euch lohnt

Viele Unternehmen arbeiten heutzutage mit einem firmeneigenen Intranet. Immer mehr Firmen, Organisationen und Behörden rüsten jedoch mittlerweile zu einem Mitarbeiterportal auf. Doch was genau ist der Unterschied?

Wir geben euch in diesem Beitrag einen kleinen Überblick über die Funktionen eines Mitarbeiterportals und zeigen euch, warum Coca-Cola, DB Schenker, Swarovski, Amazon und über 1000 weitere globale Unternehmen auf unsere Haiilo-Lösung vertrauen.

Was ist ein Mitarbeiterportal?

Bei einem Mitarbeiterportal handelt es sich um eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, interne Arbeitsabläufe zu digitalisieren und die Zusammenarbeit sowie Kommunikation zu verbessern.

Das Mitarbeiterportal zeichnet sich durch eine einheitliche Benutzeroberfläche aus: Die Nutzer:innen können das Portal wie eine Webseite öffnen und sich dann im Login-Bereich mit ihrer E-Mail-Adresse und ihrem Passwort anmelden. Einmal angemeldet, kann jedes Mitglied über eine einzige Plattform auf alle Informationen des Unternehmens zugreifen und die wichtigsten Prozesse abbilden.

Unterschied zum Intranet

Das klassische Intranet ist meist eine recht statische Informationsplattform, die nur über das Firmennetz zugänglich ist. Die Inhalte werden zudem in der Regel von Arbeitgeberseite gesteuert und gepflegt.

Das Mitarbeiterportal lässt sich als eine Weiterentwicklung des Intranets zu einer dynamischen Kommunikationsplattform beschreiben. Die Mitarbeitenden können sich dort in vielfältiger Weise einbringen und Arbeitsprozesse aktiv mitgestalten.

Mitarbeiterportale sind zudem von überall verfügbar und können bei Bedarf auch für externe Parteien, zum Beispiel Geschäftspartner:innen oder Kunden und Kundinnen, geöffnet werden.

Funktionen eines Mitarbeiterportals

Mithilfe eines Mitarbeiterportals gestaltet ihr einen digitalen Arbeitsplatz, der euch die virtuelle Kommunikation und Zusammenarbeit erleichtert.

Folgendes sollte ein ideales Mitarbeiterportal können:

• Unternehmensweiten Austausch und Kommunikation im Team verbessern
• Zusammenarbeit in Projektgruppen fördern
• Informationen einfach und schnell vermitteln
• Übersichtliches und transparentes Wissensmanagement ermöglichen
• Arbeitsabläufe digitalisieren, vereinfachen und beschleunigen
• Wir-Gefühl und Unternehmenskultur stärken
• Auswertungsmöglichkeiten bieten

Portal für Mitarbeitende als mobile App

Mitarbeiterportale sind oft auch als App verfügbar. Dadurch seid ihr besonders mobil und könnt zu jedem Zeitpunkt, an jedem Ort und über jedes Endgerät auf euren digitalen Arbeitsplatz zugreifen.

Ob auf Geschäftsreise, im Homeoffice, auf einer Workation oder bei einem Kundenbesuch – dank der mobilen App können sich eure Mitarbeitenden flexibel vernetzen und von überall effizient arbeiten.

Diese Vorteile bringt ein Mitarbeiterportal eurem Unternehmen

Ein Mitarbeiterportal hat viele positive Effekte auf das Arbeitsklima und die Produktivität in eurem Unternehmen:

• Es steigert die Zufriedenheit und Motivation eurer Mitarbeitenden und erhöht das Mitarbeiterengagement.
• Eine zentrale Mitarbeiterplattform sorgt für eine stärkere Identifikation mit dem Unternehmen.
• Die interne Kommunikation wird verbessert.
• Die Mitarbeitenden arbeiten effizienter und sind letztlich produktiver.
• Es herrscht mehr Transparenz, Informationssilos werden aufgebrochen.

Haiilo – ein Mitarbeiterportal mit vielen Benefits

Mit Haiilo bieten wir euch eine umfassende Employee Engagement Platform, die euch mit zahlreichen Funktionen eines Mitarbeiterportals sowie vielen weiteren nützlichen Features in eurem Firmenalltag unterstützt:

• Unternehmensweit: Egal wie groß euer Unternehmen oder euer internationales Unternehmensnetz ist – Haiilo verbindet Mitarbeitende auf der ganzen Welt.
• Großer Funktionsumfang: Ob interne Kommunikation, Employee Advocacy oder Engagement-Umfragen, bei Haiilo bekommt ihr durchdachte Lösungen für unterschiedliche Anforderungen. Als Gesamtpaket oder jederzeit einzeln aufrüstbar.
• Mobilität: Unsere Haiilo-Anwendungen sind sowohl über den Browser als auch über eine intuitive App nutzbar.
• Unternehmenskommunikation: Mit Haiilo Share könnt ihr nicht nur interne, sondern auch externe Kommunikationskanäle über ein Portal bedienen.
• Multichannel: Über eine zentrale Plattform veröffentlicht ihr eure Inhalte auf allen gängigen Kanälen, z. B. via E-Mail, Slack oder Microsoft Teams.
• Zugangsverwaltung: Unterschiedliche Gruppenstrukturen (offen, geschlossen und privat) erlauben euch eine individuelle Zugangsverwaltung.
• Gamification: Spielerische Elemente sorgen für ein hohes Mitarbeiterengagement und motivieren eure Mitarbeitenden, das Mitarbeiterportal aktiv zu nutzen.
• Multimedial: Unsere Plattform unterstützt die vielfältigsten Medienformate, von Textbeiträgen über Bilder und Grafiken bis hin zu Videos und Audio-Beiträgen. Lasst eurer Kreativität freien Lauf!
• Intuitive Benutzeroberfläche: Wir legen bei unseren Anwendungen großen Wert darauf, dass sich alle Nutzer:innen mit möglichst wenigen Klicks durch die Plattform navigieren und alle Funktionen intuitiv nutzen können.
• White Label: Passt unsere Haiilo-Anwendungen individuell an euer Unternehmen an und macht unsere Employee Engagement Platform zu eurer digitalen Heimat.

Unsere Portal-Lösungen im Überblick

Mit unseren Haiilo Features decken wir eine große Spannbreite an nützlichen Funktionen eines Mitarbeiterportals ab.

Haiilo Home

Haiilo Home ist unser Social Intranet. Dieses bietet euch eine Reihe an Features für eure interne Kommunikation, die Kollaboration in Teams und den regen Wissensaustausch. Über das Intranet haben eure Mitarbeitenden Zugriff auf alle relevanten Informationen, Dokumente sowie Applikationen.

Haiilo Home ist – wie der Name verrät – eure digitale Heimat. Hier lebt ihr eure Unternehmenskultur und stärkt das Miteinander.

Haiilo Stories

Mithilfe unserer Mitarbeiter-App Haiilo Stories könnt ihr völlig mobil auf euer Mitarbeiterportal zugreifen. Die mobile Anwendung erleichtert es zudem, Inhalte gezielt an die jeweiligen Mitarbeitenden oder Personengruppen auszuspielen – und zwar auf allen Kanälen. So erreicht ihr eure Mitarbeitenden genau dort, wo sie sich gerade aufhalten.

Diese erhalten zudem nur die Inhalte, die auch wirklich relevant für sie sind. Die Inhalte erstellt und verwaltet ihr bequem an einem Ort und teilt sie mit nur einem Klick.

Haiilo Share

Über Haiilo Share, unser Employee-Advocacy-Tool, können eure Mitarbeitenden Unternehmensinhalte einfach online teilen, zum Beispiel in den sozialen Netzwerken. Das Tool ist sehr einfach zu bedienen, sodass eure Mitarbeitenden ohne viel Aufwand als Markenbotschafter:innen durchstarten können.

Mit Employee Advocacy erhöht ihr die Bekanntheit eurer Marke und erreicht über 500 Prozent mehr Reichweite auf Social Media.

Haiilo Insights

Moderne Mitarbeiterportale ermöglichen es euch, alle Aktivitäten auszuwerten und geben euch wertvolle Einblicke in das Mitarbeiterengagement. Unser Analytics-Tool Haiilo Insights unterstützt genau das: Messt die Interaktionen, führt (automatisierte) Umfagen durch oder holt euch direktes Feedback von eurer Belegschaft ein.

Dank der vielen Analysemöglichkeiten wird der ROI eurer internen Kommunikation direkt messbar und ihr könnt nachverfolgen, welchen Beitrag das Mitarbeiterportal zur Erreichung eurer Unternehmensziele leistet.

Worauf bei der Einführung eines Mitarbeiterportals zu achten ist

Um ein Mitarbeiterportal erfolgreich einzuführen, braucht es eine durchdachte Strategie, eine langfristige Planung, eine sorgfältige Vor- und Nachbereitung sowie professionelle Unterstützung bei der technischen Implementierung durch den jeweiligen Anbieter.

Bei Haiilo begleiten wir euch gerne durch den gesamten Prozess und geben euch Tipps, worauf ihr bei der Einführung eines Mitarbeiterportals achten solltet:

Was braucht ihr?

Ein gutes Mitarbeiterportal sollte immer auf das jeweilige Unternehmen oder die Organisation zugeschnitten sein. Überlegt euch im ersten Schritt, was ihr von einer Portal-Lösung erwartet, welche Funktionen ihr braucht, welche Ziele ihr damit erreichen wollt und welche Bedürfnisse eure Mitarbeitenden haben.

An dieser Stelle können wir die Vorgehensweise unseres Kunden Asklepios empfehlen: Dieser hat bei der Auswahl der richtigen Tools 40 Key-User:innen herangezogen, die die unterschiedlichen Funktionen auf Herz und Nieren testeten. Bei der finalen Implementierung wurden diese dann zu wichtigen Botschafter:innen, die dabei halfen, auch dem Rest der Belegschaft die neue Plattform nahezubringen.

Welche Anwendungen nutzt ihr bereits?

Ein Mitarbeiterportal führt die Anwendungen, die ihr in eurem Unternehmen nutzt, an einem zentralen Ort zusammen. Die ideale Portal-Lösung sollte sich an eure bestehenden Arbeitsabläufe anpassen lassen und die unterschiedlichsten Kanäle und Tools bedienen.

Haiilo bietet euch hierfür zahlreiche Integrationsmöglichkeiten:

• Multichannel-Kommunikation: z. B. E-Mail, Microsoft Teams, Slack, Twitter
• Microsoft 365: z. B. SharePoint, Outlook, Word, OneDrive
• Google Workspace: z. B. Google Drive, Kalender
• und viele weitere wie Trello und Staffomatic

Ist das Mitarbeiterportal wirklich für alle zugänglich?

Mit dieser Frage haben wir uns ausführlich in unserem Blogartikel zum Thema Barrierefreiheit beschäftigt. Inwiefern unsere Haiilo-Anwendungen den WCAG-Standards entsprechen, könnt ihr dort nachlesen.

Wie könnt ihr eure Mitarbeitenden auf die neue Anwendung vorbereiten?

Unser Kunde Vorwerk hat es sehr gut vorgemacht: Der Konzern hat den Umstieg auf Haiilo schon frühzeitig in der Belegschaft angekündigt und umfassendes Informationsmaterial bereitgestellt – unter anderem in einem Mitarbeitermagazin und in Broschüren, die an alle Mitarbeitenden versendet wurden. Anschließend hat Vorwerk extra Plattform-Manager:innen geschult und auch die Mitarbeitenden umfassend in das neue Portal eingeführt.

Wie könnt ihr eure Mitarbeitenden zur Nutzung motivieren?

Wenn eine neue Anwendung implementiert wird, ist eine der großen Herausforderungen, dass diese auch von den Mitarbeitenden akzeptiert wird. Hier ist zum einen ein gutes Change Management vonnöten: Stellt klar heraus, welche Benefits das Mitarbeiterportal euren Beschäftigten bringt.

Pflegt euer Mitarbeiterportal zum anderen mit spannenden Inhalten, die eure Mitarbeitenden begeistern. Haiilo bietet euch darüber hinaus viele spielerische Features, die eure Belegschaft das Mitarbeiterportal mit Spaß erkunden lassen.

💡 Ihr wollt herausfinden, ob Haiilo zu eurem Unternehmen passt? Dann bucht noch heute eine Demo und entdeckt die Vorteile unserer Employee Engagement Platform!