Was bei der internen Kommunikation in großen Unternehmen wichtig ist

In der Regel spricht man von einem Großunternehmen, wenn es mindestens 250 Beschäftigte oder über 50 Millionen Euro Umsatz hat (Statistisches Bundesamt). Wenn Unternehmen eine gewisse Größe erreichen, bringt das vielfältige Herausforderungen mit sich – vor allem auch für die interne Kommunikation. Die Komplexität, die mit einer Vielzahl von Abteilungen, Hierarchieebenen und Standorten einhergeht, kann die effektive Übermittlung von Informationen erschweren. Zu schnell verlieren Großunternehmen zudem das Herzstück ihres Erfolgs aus den Augen: ihre Mitarbeitenden.

In diesem Beitrag werden wir uns intensiv mit der Mitarbeiterkommunikation in großen Unternehmen auseinandersetzen und herausfinden, wie ihr diese Herausforderungen am besten bewältigen könnt. Ein Schlüssel dazu liegt in der Personalisierung der Kommunikation. Denn nur durch individuell zugeschnittene Botschaften könnt ihr sicherstellen, dass jede:r Mitarbeitende die benötigten Informationen erhält und sich gleichzeitig als integraler Bestandteil des Unternehmens fühlt.

Welche Veränderungen bringt Unternehmenswachstum?

Jedes Unternehmen hat einmal klein angefangen. In der Wachstumsphase kommt es zu vielen Veränderungen, die sich auf verschiedene Aspekte der Organisation auswirken, darunter:

• Größere Mitarbeiterzahl: Ein offensichtlicher Effekt ist, dass sich die Zahl der Mitarbeitenden erhöht. Das erfordert oft eine Anpassung der Organisations- und Kommunikationsstruktur sowie eine klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten.
• Geografische Erweiterung: Wachsende Unternehmen können neue Märkte erschließen und ihre Präsenz geografisch erweitern. Dies führt zu Herausforderungen in der Koordination und Kommunikation über verschiedene Standorte hinweg.
• Komplexere Hierarchien: Mit zunehmender Größe neigen Unternehmen dazu, komplexere Hierarchien und Organisationsstrukturen zu entwickeln. Dies kann dazu führen, dass Entscheidungen länger dauern, da sie durch mehrere Ebenen gehen müssen.
• Veränderungen in der Führung: Wachstum erfordert oft eine Anpassung der Führung. Es können neue Führungskräfte eingestellt und auch Veränderungen im Führungsstil eingeführt werden.
• Technologische Anpassungen: Mit zunehmender Größe benötigen Unternehmen fortschrittlichere Technologien und Systeme, um ihre internen Prozesse zu verwalten, die Kommunikation zu erleichtern und den steigenden Anforderungen gerecht zu werden.
• Veränderte Unternehmenskultur: Wachsende Unternehmen erleben oft Veränderungen in der Unternehmenskultur. Es kann schwieriger werden, die informelle, familiäre Atmosphäre aufrechtzuerhalten, die in kleineren Unternehmen häufiger anzutreffen ist.

Großunternehmen haben die Wachstumsphase zum größten Teil bereits erfolgreich hinter sich gebracht und eine gewisse innere und äußere Stabilität erreicht. Dennoch haben auch sie noch mit einigen Herausforderungen zu kämpfen, die die Unternehmensgröße zwangsläufig mit sich bringt.

Die Challenges der Mitarbeiterkommunikation in großen Unternehmen

Auch die Mitarbeiterkommunikation muss sich an die veränderten Anforderungen von wachsenden Unternehmen anpassen. Zu den größten Herausforderungen der Enterprise-Kommunikation gehören:

Komplexität der modernen Unternehmenskommunikation

Grundsätzlich ist die moderne Unternehmenskommunikation heute viel komplexer und vielfältiger, als sie noch vor einigen Jahren praktiziert wurde. Im Fokus steht nicht mehr nur die Informationsweitergabe von oben nach unten. Grob lassen sich drei wichtige Anwendungsbereiche zusammenfassen:

• Zentrale Kommunikation: Damit ist die unternehmensweite Kommunikation der übergeordneten Strategie, Ziele, Vision und Kultur gemeint.
• Dezentrale Kommunikation: Das betrifft die lokale Kommunikation in den verschiedenen Standorten und Geschäftsbereichen.
• Peer-to-Peer-Kommunikation: Nicht zuletzt findet ein Großteil der internen Kommunikation im Arbeitsalltag zwischen den Kolleg:innen statt.

Es lassen sich zudem vier Ebenen der Mitarbeiterkommunikation unterscheiden:

• Vertikal: zwischen Mitarbeitenden aus unterschiedlichen Hierarchieebenen
• Horizontal: zwischen Mitarbeitenden auf derselben Hierarchieebene
• Top-down: vom Management an die Mitarbeitenden
• Bottom-up: von den Mitarbeitenden an das Management

Unternehmen müssen es nun schaffen, all diese Anwendungsfälle und Ebenen gleichermaßen zu bedienen und zu vereinen. In Großunternehmen bedarf es vor allem hierfür die richtigen Strategien und Instrumente.

Diversität der Belegschaft

In großen Unternehmen arbeiten oft Hunderte oder Tausende von Beschäftigten an verschiedenen Standorten oder sogar in verschiedenen Ländern, aufgeteilt in diverse Geschäftsbereiche und Teams.

 Diese Vielfalt der Mitarbeitenden kann die Kommunikation erschweren, da unterschiedliche Kulturen, Sprachen sowie Arbeitsweisen, Bedürfnisse und Wünsche berücksichtigt werden müssen. Das führt zu drei zentralen Herausforderungen:

1. Kommunikation an Unternehmen anpassen

Da die Unternehmen und Mitarbeitenden so unterschiedlich sind, lassen sich immer weniger allgemeingültige Best Practices anwenden, unter anderem, was die Verwendung von bewährten Tools angeht. Oft arbeiten Konzerne zum Beispiel mit der Microsoft 365-Suite und versuchen damit, die verschiedensten Geschäftsbereiche abzudecken. Warum das aber nicht immer die beste Lösung ist, erklären wir euch in unserem Software-Vergleich für große Unternehmen. 

Das heißt, jedes Unternehmen muss seinen eigenen Weg finden und seine Strategien und Methoden an die individuellen Anforderungen anpassen. Dafür ist viel Verständnis für das eigene Unternehmen, seine Arbeitsstrukturen und Beschäftigten notwendig – die Kommunikationsteams müssen also genau hinhören, was die Belegschaft braucht.

2. Alle Mitarbeitenden erreichen und einbeziehen

In Großbetrieben sind die Beschäftigten auf viele Geschäftsbereiche und Standorte verteilt. Sie arbeiten in verschiedenen Arbeitsmodellen und sind mit unterschiedlichen Arbeitsmitteln ausgestattet. Interne Kommunikation muss diese Grenzen überwinden, um alle Mitarbeitenden mit den für sie relevanten Inhalten zu erreichen. Vor allem aber muss sie diese Grenzen aufbrechen, um die gesamte Belegschaft gleichermaßen einzubeziehen.

Egal ob Non-Desk-Arbeitskräfte, Geschäftsreisende, Führungskräfte oder Teilzeitangestellte – jede:r Einzelne hat Inhalte und Ideen, die es wert sind, geteilt zu werden. Allen eine Stimme zu geben, ist die große Herausforderung, aber auch Chance von Diversität. Mitarbeiterkommunikation, die nah an die Mitarbeitenden herankommt, hat die höchste Relevanz für die Zielgruppen und liefert wertvolle Einblicke in Verbesserungspotenziale. Sie hat somit maßgeblichen Einfluss auf den Unternehmenserfolg.

3. Gemeinsame Kultur schaffen

Mal Hand aufs Herz: Wie viele eurer Kolleg:innen kennt ihr wirklich? Es ist wichtig, trotz all der Diversität eine gemeinsame Kultur zu schaffen, gemeinsame Ziele und Visionen zu verfolgen. Aus unserer Erfahrung ist die Stärkung des Zusammenhalts eine wesentliche Aufgabe einer modernen Unternehmenskommunikation. 

Silodenken

Je größer und diverser das Unternehmen, desto größer ist auch die Gefahr des Silodenkens. Das heißt, dass sich die einzelnen Standorte, Abteilungen und Teams vor allem auf ihr eigenes Tun konzentrieren. Ganz nach dem Motto: „Aus den Augen, aus dem Sinn.“ Es findet kaum interdisziplinärer Austausch statt und die Teams arbeiten eher nebeneinanderher statt effizient zusammen.

Das birgt mehrere Risiken: Die Mitarbeitenden wissen nicht, was Kolleg:innen aus anderen Abteilungen überhaupt machen. Es fehlt ein ganzheitlicher Blick auf das Unternehmen, was es erschwert, die richtigen Entscheidungen zu treffen, um das gesamte Unternehmen voranzubringen. Wissen wird separat gespeichert und liegt teilweise in den Silos brach, ohne sinnvoll genutzt zu werden. Die Teams haben nicht die Möglichkeit, von den Erfahrungen, Fehlern und Erfolgen anderer zu lernen.

Eine gute interne Kommunikation sollte es schaffen, diese Silos aufzubrechen und eine Mentalität des Miteinanders zu etablieren.

Fehlende Transparenz

In großen Unternehmen kann es schwierig sein, eine transparente Kommunikationskultur aufrechtzuerhalten. Mitarbeitende fühlen sich möglicherweise nicht ausreichend informiert über strategische Entscheidungen, Veränderungen und wichtige Unternehmensentwicklungen. Komplexe Hierarchien und Bürokratien können den Informationsfluss zusätzlich behindern und zu Verzögerungen führen.

Dabei ist Transparenz ist ein wichtiger Faktor, um

• Vertrauen aufzubauen,
• die Akzeptanz für Veränderungen zu erhöhen,
• die Motivation und das Engagement der Arbeitnehmenden zu fördern,
• Krisen zu bewältigen,
• die Innovationskraft des Unternehmens zu steigern und
• die besten Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen.

Vor allem aber ist fehlende Transparenz ein unmissverständliches Zeichen an eure Beschäftigten, dass sie es euch nicht wert sind, wichtige Inhalte mit ihnen zu teilen. Dass ihr euch zum Beispiel nicht die Mühe macht, Non-Desk-Mitarbeitende, die schwerer zu erreichen sind, zu integrieren. Die Folge: Die Kolleg:innen fühlen sich ausgegrenzt, nicht wertgeschätzt und werden euer Unternehmen früher oder später verlassen.

Auswahl der richtigen Kommunikationskanäle

In großen Unternehmen gibt es oft eine Vielzahl von Kommunikationskanälen wie E-Mails, Newsletter, Intranets, soziale Medien, Meetings und so weiter. Die Herausforderung besteht darin, die effektivsten Kanäle zu identifizieren und sicherzustellen, dass Informationen nicht verloren gehen.

Insbesondere geht es darum, herauszufinden, wie die Mitarbeitenden kommunizieren, mit welchen Tools sie sich wohlfühlen und wo sie am besten zu erreichen sind – und wenn es die klassische E-Mail ist. Die Lösung ist hier ein Multichannel-Ansatz, der die individuellen Vorlieben berücksichtigt.

📚 Lesetipp: Einen Vergleich der wichtigsten internen Kommunikationskanäle findet ihr in unserem Blog.

Lösungen und Tipps für eine gute Mitarbeiterkommunikation in Konzernen

Vielleicht seid ihr beim Lesen der Herausforderungen jetzt etwas ins Schwitzen gekommen. Wie soll euer Kommunikationsteam all das effektiv bewältigen, immer nah an den Mitarbeitenden sein, alle Kommunikationsebenen berücksichtigen, sich dabei noch Zeit nehmen, hochwertigen Content zu erstellen – und am Ende des Tages sicherstellen, dass alle Maßnahmen auch messbare Erfolge erzielen?

Das Zauberwort lautet hier Personalisierung. Darüber hinaus geht es darum, euer Kommunikationsteam effizient aufzustellen, Aufgaben und Zuständigkeiten sinnvoll zu verteilen, eure Kommunikation strategisch zu planen und euch die Arbeit mit den richtigen Tools zu erleichtern.

📽️ Einen kleinen Einblick, welche strategische Bedeutung eine gute Mitarbeiterkommunikation mit dem richtigen Tool für große Organisationen hat, erhaltet ihr in dem Video-Statement von Jörg Lüssem, Mitglied im Bundesvorstand der Johanniter-Unfall-Hilfe.

1. Kommunikationsinhalte und Maßnahmen personalisieren

Personalisierung in der internen Kommunikation bedeutet, dafür zu sorgen, dass all eure Mitarbeitenden immer die richtigen, das heißt für sie relevanten, Botschaften erhalten. Damit ihr eure Inhalte an die Bedürfnisse und Interessen eurer Belegschaft anpassen könnt, müsst ihr eure Zielgruppen verstehen.

Eine große Rolle in der Mitarbeiterkommunikation in Großunternehmen sollte somit die Analyse und Identifikation eurer Zielgruppen spielen. Dazu gehört zum Beispiel, Mitarbeiterdaten auszuwerten, das Engagement zu messen, Mitarbeiterumfragen durchzuführen und qualitatives Feedback einzuholen. Anhand dieser Daten könnt ihr dann die passenden Inhalte bereitstellen. Diese automatische, datengesteuerte Personalisierung wird auch passive Personalisierung genannt.

Dem gegenüber steht die aktive Personalisierung. Hierbei geht es darum, euren Kolleg:innen die Möglichkeit zu geben, die ausgespielten Inhalte selbst, also aktiv, an ihre Bedürfnisse anzupassen. Beispielsweise können die Mitarbeitenden anhand von Hashtags nach relevanten Inhalten suchen oder bestimmte Kanäle abonnieren.

Mit Personalisierung könnt ihr die Relevanz der Kommunikationsinhalte erhöhen und eine Informationsflut vermeiden. Das sorgt am Ende für eine bessere Identifikation mit den Inhalten und eine höhere Effektivität eurer Maßnahmen.

📚 Lesetipp: Auf unserem Blog beschäftigen wir uns ausführlich mit der Frage, warum ihr euer Intranet personalisieren solltet und wie euch das am besten gelingt. Lesen lohnt sich!

2. Aufgaben vertrauensvoll verteilen

Für eine effiziente Kommunikation in großen Unternehmen müsst ihr die Verantwortlichkeiten sinnvoll verteilen. Mitarbeiterkommunikation ist nicht nur Top-down-Kommunikation vom Management und auch nicht nur Sache eures zentralen Kommunikationsteams. Sie ist eine unternehmensweite Angelegenheit, die am Ende des Tages alle Mitarbeitenden etwas angeht und in die Verantwortung nimmt.

Konkret bedeutet das, dass ihr euch überlegen solltet, welche Anwendungsbereiche für die interne Kommunikation es in eurem Unternehmen gibt und wie ihr diese organisiert. Bereiche der zentralen Kommunikation wie die Information über Unternehmensneuigkeiten sollten auf jeden Fall in der Kontrolle eures zentralen Kommunikationsteams liegen. Für die dezentrale Kommunikation können lokale Kommunikator:innen zuständig sein, die die spezifischen Interessen der jeweiligen Standorte und Abteilungen vertreten. Sie richten zum Beispiel standortbezogene Seiten im Social Intranet ein und bestimmen, welche Inhalte dort relevant sind.

Bereiche der Peer-to-Peer-Kommunikation wie Mitarbeiter-Communities leben dagegen von einer dynamischen Selbstorganisation. Doch auch hier solltet ihr festlegen, wo, wann und von wem die Kommunikation moderiert und bei Bedarf gesteuert werden soll.

3. Aktives Community Management

Wenn ihr eine Plattform für die interne Kommunikation wie ein Social Intranet nutzt, bietet sich der Einsatz von geschulten Community Manager:innen an. Diese helfen euch dabei, eure Mitarbeiterkommunikation aktiv zu verbessern:

• Sie sorgen dafür, dass aus den Nutzer:innen eurer Plattform eine echte Community wird.
• Sie leben eine aktive Kommunikationskultur vor und laden zum Dialog ein.
• Sie sind präsente Ansprechpartner:innen bei Fragen, Anregungen und Problemen.
• Sie moderieren bei Diskussionen und Konflikten und setzen Community-Regeln durch.
• Sie sind nah an den Mitarbeitenden und erhalten so unmittelbare Erkenntnisse darüber, was die Belegschaft bewegt.

4. Inklusive Kommunikationsstrategie

In Großunternehmen ist es essentiell, dass ihr eure Mitarbeiterkommunikation sehr strategisch angeht. Nur so könnt ihr sicherstellen, dass ihr alle Bereiche abdeckt und alle Mitarbeitenden erreicht. Dafür solltet ihr alle gleichermaßen in eure Kommunikationsstrategie einbinden. Achtet zum Beispiel darauf, dass jede Abteilung den benötigten Raum in eurem Intranet erhält. Teilt Erfolge aus allen Teams und gebt Abteilungen und Arbeitskolleg:innen, die sich bisher eher im Hintergrund gehalten haben, ein Gesicht und eine Stimme.

5. Zentrale Kommunikationsplattform

Die Toollandschaft in großen Unternehmen ist oft sehr komplex, auch was die Kanäle und Instrumente für die interne Kommunikation angeht. Das kann schnell überfordern und dafür sorgen, dass die Mitarbeitenden sehr zerstreut, unstrukturiert und eventuell auch über unsichere Wege kommunizieren. Abhilfe schafft hier eine gut zugängliche und intuitiv bedienbare Kommunikationsplattform wie das Social Intranet. Darüber bündelt ihr eure Kommunikationsanliegen zentral und bietet ein Einstiegstor für viele wichtige Prozesse.

Im Social Intranet von Haiilo könnt ihr beispielsweise:

• Zielgruppengerechten Content schnell und einfach mit KI-Unterstützung erstellen
• Inhalte an die bevorzugten Kanäle eurer Mitarbeitenden ausspielen
• Über das Multilanguage-Tool unkompliziert mehrsprachigen Content teilen
• Auch Arbeitnehmende ohne Computerarbeitsplatz erreichen – dank mobiler App
• Wissen teilen und über die globale Suche einfach für alle zugänglich machen
• Automatisierte Mitarbeiterumfragen durchführen
• Detaillierte Engagementanalysen betreiben

Kommunikation nah an den Mitarbeitenden

Die große Herausforderung der internen Kommunikation im Unternehmen ist, bei der wachsenden Komplexität und Diversität die individuellen Bedürfnisse, Interessen und Vorlieben der Mitarbeitenden nicht aus den Augen zu verlieren.

Mit einer transparenten, personalisierten, inklusiven und strategischen Mitarbeiterkommunikation

• brecht ihr Silos auf,
• macht ihr bisher verborgene Mitarbeitergruppen sichtbar,
• stärkt ihr die Identifikation mit eurem Unternehmen und
• stellt ihr die Weichen für eine effiziente Zusammenarbeit in einer gemeinschaftlichen Unternehmenskultur, in der alle gehört werden und an einem Strang ziehen.

Nicht zuletzt stärkt ihr damit eure Innovationsfähigkeit. Die Mitarbeitenden können sich aktiv mit ihren Ideen einbringen und so euer Unternehmenswachstum noch weiter erfolgreich vorantreiben.