Software-Vergleich: Das beste Tool für Mitarbeiterbefragungen

Für die effiziente Durchführung von Mitarbeiterumfragen, die Analyse von Mitarbeiter-Feedback und eine praxisorientierte Auswertung der Ergebnisse ist ein professionelles Mitarbeiterbefragungstool unerlässlich. Dieses hilft euch dabei, eure Mitarbeitenden besser zu verstehen, Trends und Probleme rechtzeitig zu erkennen und so die richtigen Maßnahmen zur Verbesserung des Mitarbeiterengagements in die Wege zu leiten.

In diesem Beitrag wollen wir uns sechs Umfrage-Tools genauer anschauen und euch zeigen, wie ihr mit der richtigen Software nicht nur wertvolle Erkenntnisse für den HR-Bereich erhaltet, sondern eure interne Kommunikation endlich messbar macht.

Die Benefits von Mitarbeiterbefragungen

Mitarbeiterbefragungen sind ein zentrales Instrument, um Employee Listening in der Praxis effizient umzusetzen. Sie ermöglichen es euch, mit euren Mitarbeitenden in einen Dialog zu treten, ihnen im Alltag kontinuierlich aktiv zuzuhören und mit ihnen auf Augenhöhe zu interagieren. Das Ziel ist, eure Belegschaft besser zu verstehen und euer Unternehmen mithilfe der Insights und Ideen eurer Mitarbeitenden weiterzuentwickeln.

Ihr könnt Umfragen zu den unterschiedlichsten Themen durchführen und damit zum Beispiel mehr über die Motivation eurer Beschäftigten erfahren, Verbesserungspotenziale in euren Geschäftsprozessen aufdecken, eure Führung evaluieren oder die Zufriedenheit mit euren Arbeitgeberleistungen, dem Betriebsklima und Entwicklungsmöglichkeiten messen.

So helfen euch Umfrage-Tools

Die Vorbereitung, Durchführung und Auswertung von Mitarbeiterumfragen ist sehr aufwendig – wenn man es manuell macht. Mit geeigneten Employee Survey Tools könnt ihr viel Zeit und Arbeit sparen. Sie helfen euch, eure Befragungen zu standardisieren, ohne viel Aufwand auf den jeweiligen Kontext anzupassen und an die richtigen Zielgruppen auszuspielen.

Ebenso unterstützt euch die Software bei der Analyse und Visualisierung der Ergebnisse. Ihr könnt Präsentationen und professionelle Berichte erstellen. Insgesamt könnt ihr damit schneller und vor allem datengestützt die richtigen Handlungen ableiten sowie Folgemaßnahmen wie Feedbackgespräche und weitere Umfragen in die Wege leiten.

Mit dem richtigen Mitarbeiterbefragungstool macht ihr nicht zuletzt eure interne Kommunikation messbar. Es gibt euch Einblicke, ob eure Botschaften bei euren Mitarbeitenden ankommen, wie die Zielgruppen mit euren Inhalten interagieren und welche Kommunikationsbedürfnisse wirklich erfüllt werden.

Mitarbeiterumfrage durchführen: Die Vorteile

Die Durchführung von Mitarbeiterumfragen mit einem professionellen Tool hat viele positive Effekte und hilft euch, unterschiedliche Unternehmensbereiche nachhaltig zu verbessern:

• Interne Kommunikation: Macht aktives Zuhören zu einer kontinuierlichen Aufgabe und passt eure interne Kommunikation an die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden an.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Findet heraus, welche Faktoren die Zufriedenheit und damit die Motivation und Produktivität eurer Angestellten beeinflussen.
• Stimmungsbarometer: Holt euch Stimmungs- und Meinungsbilder ein und identifiziert so aktuelle Trends und Herausforderungen.
• Betriebsklima: Etabliert mit regelmäßigen Mitarbeiterumfragen eine offene Feedbackkultur in eurem Unternehmen.
• Mitarbeiterengagement: Motiviert eure Mitarbeitenden, aktiv ihre Ideen und Wünsche einzubringen, um das Unternehmen gemeinsam bestmöglich zu gestalten.
• Insights: Erhaltet wertvolle Einblicke in eure Arbeitsabläufe, Strukturen und Geschäftsprozesse und deckt Verbesserungspotenziale auf.
• Arbeitgebermarke: Stärkt eure Arbeitgebermarke und positioniert euch als attraktiver Arbeitgeber, der weiß, was die Arbeitnehmenden brauchen.
• Weiterentwicklung: Schöpft eure Entwicklungspotenziale voll aus und wachst gemeinsam mit eurer Belegschaft.
• Employee Experience: Identifiziert die wichtigsten Touchpoints mit euren Mitarbeitenden und begleitet sie während ihrer gesamten Employee Journey.
• Mitarbeiterbindung: Gebt euren Mitarbeitenden eine Stimme, stärkt so die Identifikation mit eurem Unternehmen und reduziert die Mitarbeiterfluktuation.

💡 Lesetipp: Mehr zu den Vorteilen, Gründen und Zielen von Mitarbeiterbefragungen lest ihr in unserem Blogartikel Die Mitarbeiterbefragung – warum sie so wichtig ist und worauf ihr dabei achten solltet. Dort findet ihr auch eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Tipps für eine erfolgreiche Durchführung.

Worauf es bei der Auswahl von Tools für die Mitarbeiterbefragung ankommt

Ein gutes Tool für Mitarbeiterbefragungen sollte ein paar zentrale Eigenschaften und Funktionen mitbringen.

Anonymität

In der Regel werden Mitarbeiterbefragungen anonym durchgeführt. So könnt ihr sicherstellen, dass eure Mitarbeitenden alle Fragen ehrlich beantworten und nicht aus Angst vor Sanktionen falsche oder unvollständige Angaben machen.

Anonymität heißt, dass ihr bei der Umfrage keine personenbezogenen Daten erhebt, die Rückschlüsse auf eine individuelle Person zulassen. Das kann manchmal etwas knifflig sein, denn natürlich wollt ihr trotzdem möglichst viel über die Umfrageteilnehmenden herausfinden, um die Ergebnisse zum Beispiel spezifischen Abteilungen zuordnen zu können.

Ein professionelles Befragungstool ermöglicht es euch, eure Mitarbeitenden zu schützen und gleichzeitig genug Informationen einzuholen, um das Feedback effektiv verwerten zu können. Es sorgt dafür, dass ihr die Anonymität weder versehentlich noch vorsätzlich verletzt. Das ist wichtig, um das Vertrauen eurer Mitarbeitenden nicht zu verlieren. Ein Fehler kann die Akzeptanz von Mitarbeiterbefragungen schnell zunichtemachen.

Umfragevorlagen

Viele Mitarbeiterbefragungstools bieten euch wissenschaftlich fundierte Vorlagen für unterschiedliche Umfrageformate und -themen, die auf Best Practices und Benchmarks basieren. Je nach Bedarf könnt ihr diese natürlich auch im Detail anpassen. Ebenso könnt ihr eigene Templates für wiederkehrende Umfragen erstellen. Sinnvoll sind zum Beispiel Vorlagen für 360-Grad-Feedback, Pulsumfragen, Stimmungsbarometer, Onboarding-Feedback, die Planung von Firmenevents oder Umfragen zur Unternehmenskultur. Für jede Situation habt ihr dann immer die richtige Umfrage parat, die ihr mit wenigen Klicks direkt starten könnt.

Mithilfe der Vorlagen könnt ihr eure Umfragen standardisieren und somit Befragungen leichter wiederholen, aufeinander aufbauen und miteinander vergleichen. Ebenso geht ihr sicher, dass ihr stets die richtigen Fragen im richtigen Kontext stellt. Nicht zuletzt spart ihr in der Umsetzung damit jede Menge Zeit und vermeidet Fehler.

Analysefunktionen

Zu den wichtigsten Funktionen eines Employee Survey Tools gehören ohne Zweifel die integrierten Analysemöglichkeiten. Nur wenn ihr die Ergebnisse eurer Umfragen effizient auswerten könnt, könnt ihr die richtigen Taten folgen lassen.

Die meisten Tools ermöglichen euch eine Echtzeitauswertung. Ihr könnt also schon während der Durchführung der Umfrage die eingehenden Antworten einsehen und erste Trends identifizieren.

Neben der Anzeige der Gesamtergebnisse sollte euch das Tool am Ende auch nach bestimmten Parametern filtern lassen. So erkennt ihr beispielsweise die spezifischen Herausforderungen der unterschiedlichen Abteilungen oder könnt herausfinden, ob die Betriebszugehörigkeit, das Alter oder das Geschlecht die Ergebnisse beeinflussen.

Achtet nicht zuletzt darauf, ob das Tool einfache und übersichtliche Visualisierungen der Ergebnisse mit verschiedenen Diagrammtypen ermöglicht. Auch sollte es euch bei der Erstellung von Präsentationen und Reports unterstützen, die ihr dann einfach im Format eurer Wahl exportiert.

Benutzerfreundlichkeit

Beim Thema Benutzerfreundlichkeit geht es einerseits darum, dass das Tool einfach zu bedienen ist, ihr die integrierten Features intuitiv nutzen und somit ohne Probleme und ohne Programmierkenntnisse Umfragen erstellen und auswerten könnt.

Auf der anderen Seite sollte auch die Teilnahme an der Befragung möglichst unkompliziert sein, indem die Teilnehmenden beispielsweise auf dem Gerät ihrer Wahl einen Link zur Online-Umfrage öffnen und sich dann Schritt für Schritt durch die Fragen klicken. Eine Fortschrittsanzeige macht nachvollziehbar, wie viele Fragen noch offen sind, dank Zurück-Button können Antworten jederzeit korrigiert werden und eine Speicherfunktion erlaubt es, die Umfrage zu einem späteren Zeitpunkt zu vervollständigen.

Ein Pluspunkt für die Usability ist, wenn ihr die Mitarbeiterbefragungen im Tool individuell gestalten und so an eure Corporate Identity anpassen könnt. So können die Mitarbeitenden eure Umfragen auf den ersten Blick eurem Unternehmen zuordnen und das Vertrauen steigt.

Targeting

Bei manchen Themen ist es durchaus sinnvoll, alle Mitarbeitenden zu einer Befragung einzuladen, zum Beispiel wenn es um die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit geht. Spezielle Umfragen wie zur Zufriedenheit im Homeoffice, zum Schulungsbedarf von Führungskräften oder zum Onboarding neuer Mitarbeitenden sind dagegen nur für ausgewählte Personengruppen relevant.

Eine gute Umfrage-Software sollte euch dabei unterstützen, für jede Befragung die richtige Zielgruppe auszuwählen und diese über die jeweils genutzten Kanäle einzuladen. Das kann per E-Mail sein, über die ihr einen Link zu euren Online-Mitarbeiterbefragungen verschickt, ein Posting im Social Intranet oder auch ein QR-Code, der am Schwarzen Brett aushängt.

Vor allem globale Unternehmen profitieren zudem davon, wenn das Tool die Erstellung von mehrsprachigen Umfragen unterstützt, beispielsweise dank einer automatischen Übersetzungsfunktion.

Skalierbarkeit

Das Mitarbeiterumfrage-Tool eurer Wahl sollte eurer Unternehmensgröße gewachsen sein. So sollte es möglich sein, so viele Umfragevorlagen wie nötig anzulegen und große Mengen an Daten von Befragungen unterschiedlicher Art zu verarbeiten. Wenn euer Unternehmen wächst, kommen neue Mitarbeitende, Abteilungen und Standorte hinzu, was zu einer steigenden Teilnehmerzahl führt.

Mit einer skalierbaren Befragungssoftware könnt ihr den wachsenden Bedarf ohne Probleme abdecken. Informiert euch im Vorfeld genau, ob es bestimmte Limits gibt, damit ihr später nicht vor plötzlichen Zusatzkosten steht, weil ihr Logins, Credits für Umfragen und dergleichen dazukaufen oder gar ein neues Tool besorgen müsst.

Sicherheit und Datenschutz

Achtet bei der Wahl eines Befragungstools unbedingt darauf, dass die Daten eurer Mitarbeitenden geschützt sind. Wenn ihr personenbezogene Daten erhebt, speichert und verarbeitet, sind die DSGVO-Regelungen einzuhalten. Das Tool sollte zudem sicherstellen, dass die erhobenen Daten nur für berechtigte Personen zugänglich sind. Legt dafür verbindliche Rollenberechtigungen fest.

Wenn ihr eine Online-Befragung durchführt, achtet auf den Serverstandort und stellt sicher, dass die Daten verschlüsselt übertragen werden. Um auf der sicheren Seite zu sein, prüft, ob die Software zertifiziert ist (z. B. ISO 27001) und holt beim Thema Mitarbeiterbefragung auch immer euren Betriebsrat und eure Datenschutzbeauftragten mit ins Boot.

6 Mitarbeiterbefragungstools im Vergleich

Wir wollen uns nun einmal genauer anschauen, welche Umfrage-Tools der Markt für Unternehmen zu bieten hat. Unsere Auswahl ist dabei auf sechs vielversprechende Tools gefallen, deren Features wir euch im Folgenden näher vorstellen.

1. Haiilo

Die Employee Communications Platform Haiilo bietet euch ein integriertes Modul für Engagement-Umfragen, sodass ihr direkt aus eurem Social Intranet heraus regelmäßige Mitarbeiterbefragungen durchführen könnt. Das Tool verspricht dabei eine Antwortquote von über 75 Prozent.

Es liefert euch wertvolle Erkenntnisse über die Zufriedenheit, Motivation und Arbeitssituation eurer Mitarbeitenden, hilft euch, Bedürfnisse und Probleme frühzeitig zu erkennen, und macht Employee Engagement messbar. So könnt ihr faktenbasierte Entscheidungen für die Teams treffen – was sowohl HR-Themen als auch eure interne Kommunikation betrifft.

Die Highlights der Software von Haiilo sind:

• Nahtlos in die Haiilo-Plattform integriert
• Automatisierte Vorschläge für relevante Fragen
• Ermöglicht Messbarkeit der IK: Kulturadoption, CEO-Bindung und vieles mehr
• Einrichtung von regelmäßigen automatischen Kurz-Umfragen
• Einfache Erstellung von mehrsprachigen Befragungen
• Smarte Reminder
• Ergebnisse und Employee Insights in Echtzeit
• Automatische Reports und Risikomeldungen
• Individuelle Handlungsempfehlungen
• Versand der Employee Engagement Surveys über verschiedene Kommunikationskanäle, vom hauseigenen Intranet über SMS oder Slack bis Microsoft Teams
• Vollständig anonymisierte Umfrageergebnisse
• Hohe Sicherheitsstandards durch ISO 27001-Zertifizierung und DSGVO-Konformität

2. Lattice

Lattice ist eine umfangreiche HR-Software mit Fokus auf die Personalentwicklung. Sie bietet auch ein Umfrage-Tool, mit dem ihr Mitarbeiter-Feedback einholen könnt und detaillierte Insights in die Erfahrungen eurer Mitarbeitenden erhaltet. So könnt ihr herausfinden, was eure Belegschaft motiviert und zu Spitzenleistungen antreibt.

Die wichtigsten Features von Lattice im Überblick:

• Anonyme Puls-Umfragen
• Praktische Vorlagen für Onboarding- und Exit-Befragungen
• Messung des Engagements über den Employee Net Promoter Score (eNPS)
• Verknüpfung der Engagementdaten mit Performance-Kennzahlen
• Aktionspläne und Handlungsvorschläge

3. Culture Amp

Die Employee Experience Platform Culture Amp kommt mit einer Reihe von Umfragevorlagen, um die gesamte Employee Journey zu begleiten, Einblicke in die Teamproduktivität und das Führungsverhalten zu erhalten oder auch Themen wie Inklusion und Diversität am Arbeitsplatz abzudecken. Ziel ist, die Unternehmenskultur nachhaltig zu verbessern und das Unternehmen datengesteuert weiterzuentwickeln.

Das bietet euch Culture Amp:

• Zugriff auf über 30 wissenschaftlich fundierte und anpassbare Umfragevorlagen
• Kommentaranalysen und teambasierte Leistungsberichte
• Intuitive Dashboards für eure Führungskräfte
• Aktuelle Einblicke in die Mitarbeiterbindung und Identifikation von Risikofaktoren
• Focus Agent zur Ermittlung der wichtigsten Themen und Handlungsbereiche
• Aktionspläne basierend auf Branchenerfahrungen
• Branchenvergleich eurer Ergebnisse
• Zertifizierte und DSGVO-konforme Plattform

4. Workleap Officevibe

Mit Officevibe bietet Workleap eurer Personalabteilung eine moderne Software zur Mitarbeiterbindung und Steigerung der Teamleistung. Neben Tools für das Performance Management und die Mitarbeiteranerkennung erhaltet ihr auch wertvolle Engagement Insights über Pulsumfragen, eNPS-Bewertungen und anonymes Feedback.

Das Officevibe-Paket enthält:

• Automatisierte Pulsumfragen mit einer Datenbank aus über 100 wissenschaftlich fundierten Fragen
• Anonymisierte Feedback- und Nachrichtenfunktion
• Fortlaufende eNPS-Bewertungen
• Templates für One-on-One-Meetings
• KI-gestützte Reports und Trendanalysen
• Vergleich von Ergebnissen über die Zeit, Teams und Branche hinweg

5. SAP Employee Engagement Bundle von Qualtrics

Der Software-Anbieter SAP hat eine Reihe von Tools zur Verbesserung des Mitarbeiterengagements im Gepäck. Eines davon ist das Employee Engagement Bundle von Qualtrics, mit dem ihr eigene Umfragen erstellen und das Feedback eurer Mitarbeitenden auswerten könnt.

Folgende Leistungen bietet euch die SAP-Lösung:

• Zugriff auf Best-Practice-Umfragen
• Verteilung der Mitarbeiterumfragen über verschiedene Kanäle
• Echtzeitanalysen von Ursachen, Problemen und Trends
• Textanalyse für Freitext-Antworten
• Rollenbasierte Dashboards und Berichte
• Individuelle Definition von Zugriffsberechtigungen
• Geführte Maßnahmenplanung und automatisierte Aktionspläne

6. Workday Peakon Employee Voice

Mit der Plattform Workday Peakon Employee Voice könnt ihr das Feedback eurer Mitarbeitenden zu unterschiedlichen Themen analysieren, sei es zur Verbesserung der Mitarbeiterbindung, von Inklusionsmaßnahmen, der Gesundheitsförderung oder von Führungskompetenzen.

Dabei stehen euch folgende Funktionen zur Verfügung:

• Vollständig automatisierte Befragungen
• Personalisierte Dashboards
• Vertrauliche 1:1-Konversationen
• Fundierte Erkenntnisse durch Machine Learning und Mustererkennung
• Vergleich mit KPIs und branchentypischen Kennzahlen
• Echtzeitanalysen von Trends und Risiken
• Maßgeschneiderte Aktionspläne und Learning-Empfehlungen

Interne Kommunikation mit Umfrage-Tools messbar machen

Viele der vorgestellten Mitarbeiterbefragungstools decken in erster Linie HR-Bedürfnisse ab. Es geht darum, Maßnahmen abzuleiten, um die Mitarbeiterfluktuation zu reduzieren, die Teamproduktivität und Leistung Einzelner sowie das Wohlbefinden der Mitarbeitenden am Arbeitsplatz zu steigern.

Mit dem Engagement Survey Modul von Haiilo könnt ihr darüber hinaus die Qualität eurer internen Kommunikation verbessern, indem ihr sie messbar macht. So könnt ihr mit den integrierten Analysetools von Haiilo einerseits messen, inwiefern eure Mitarbeitenden mit euren Inhalten interagieren. Andererseits könnt ihr in Pulsumfragen herausfinden, ob und wie die Inhalte überhaupt ankommen und verstanden werden. Das gibt euch schließlich wertvolle Erkenntnisse darüber, welche Informationen für welche Zielgruppen relevant sind und wie ihr eure Mitarbeitenden am besten erreicht.

Das Ergebnis ist eine dynamische Kommunikation, die an euren unternehmensspezifischen Bedarf ausgerichtet ist und messbare Ergebnisse liefert. Somit wird die Mitarbeiterbefragung zu einem essenziellen Tool für eine ganzheitliche Kommunikationsstrategie. 

Hinweis: Alle Angaben zu den verschiedenen Tools wurden im Januar 2024 recherchiert. Bei Hinweisen auf Fehler korrigieren wir diese gerne.