Leitfaden für die Kommunikation im Unternehmen – eine Übersicht inkl. Insider-Tipps

Die Kommunikation im Unternehmen trägt in einem großen Maße zum Unternehmenserfolg bei – darüber sind sich alle Kommunikationsverantwortlichen einig. Doch was sind die genauen Erfolgsfaktoren und worauf solltet ihr für eine gute Kommunikation achten?

Wir haben euch einen übersichtlichen Leitfaden mit den wichtigsten Schritten und Aspekten der Kommunikationsstruktur in Unternehmen erstellt.

Neben einer allgemeinen Übersicht findet ihr zu jedem Punkt auch einen exklusiven Haiilo-Tipp sowie Hinweise auf weitere Artikel, die euch noch mehr Informationen zum Thema liefern. 

Bevor es losgeht: Wenn ihr erst einmal grundlegend verstehen wollt, welche Bedeutung, Ziele und Vorteile gute Kommunikation in eurem Unternehmen hat, empfehlen wir euch unseren Blogartikel zur internen Kommunikation.

Viel Spaß beim Lesen!

1. Kommunikationsstrategie entwickeln

Einer guten Kommunikation im Unternehmen sollte immer eine sorgfältig erarbeitete Kommunikationsstrategie zugrunde liegen. Diese ist euer Wegweiser. In ihr legt ihr fest, welche Ziele ihr mit euren Kommunikationsmaßnahmen erreichen, welche Botschaften ihr vermitteln wollt und welche Instrumente und Kanäle dafür am besten geeignet sind.

Stimmt die Strategieentwicklung mit allen Stakeholdern ab und macht sie zu einer Gemeinschaftsaufgabe von Management, Personalabteilung und Marketing. Bestimmt in diesem Zuge auch die genauen Zuständigkeiten.

Besonders wichtig ist eine strategische Herangehensweise in Ausnahmesituationen, zum Beispiel in der Krisenkommunikation oder Change-Kommunikation. Dann ist eure Kommunikationsstrategie euer Kompass, der euch sicher durch stürmische Zeiten führt.

💡 Unser Tipp:

Haltet eure Kommunikationsstrategie auf jeden Fall schriftlich fest. Wir sagen euch, warum:

• Alle Kommunikationsverantwortlichen in eurem Unternehmen können eure Strategie jederzeit einsehen und sich danach richten.
• Ihr stellt eine konsistente Kommunikation sicher.
• Die Verantwortlichkeiten sind verbindlich festgelegt und alle wissen stets, an wen sie sich wenden können.
• Es ist eine genauere Budgetplanung möglich.
• Fortschritte lassen sich besser nachvollziehen und Erfolge direkt messen.
• Auch in Ausnahmesituationen seid ihr immer bestens vorbereitet und könnt auf eure ausgearbeiteten Strategien zurückgreifen.

📚 Mehr erfahren:

In unserem Blogartikel zur Kommunikationsstrategie findet ihr eine Checkliste, mit der ihr die Kommunikation in eurem Unternehmen Schritt für Schritt planen könnt.

2. Geeignete Kommunikationstools auswählen

E-Mails gehören schon seit Jahren zu den beliebtesten Kommunikationsmitteln in Unternehmen. Jedoch gibt es noch wesentlich mehr Optionen. Ob Schwarzes Brett, persönliches Gespräch, Social Intranet oder Mitarbeiterzeitung – bei all den Möglichkeiten gilt es herauszufinden, welche am besten zu euch und euren Mitarbeitenden passen.

Achtet bei der Wahl geeigneter Tools darauf, dass möglichst alle Mitarbeitenden darauf Zugriff haben und ihr die (technischen) Voraussetzungen schafft, zum Beispiel eine stabile Internetverbindung, eine persönliche E-Mail-Adresse oder eine App, um sich im unternehmensweiten Intranet einloggen zu können.

Wir empfehlen, eine gute Mischung aus analogen und digitalen Tools zu wählen. Ein Aushang am Schwarzen Brett führt den Inhalt aus einem Newsletter beispielsweise jeden Tag noch einmal klarer vor Augen. In einem Face-to-Face-Gespräch vor Ort im Betrieb könnt ihr schwierige Themen mit einzelnen Mitarbeitenden persönlicher klären als über einen schnellen Videocall.

Achtet also auf eine smarte Kombination eurer Tools, je nach Anliegen, Inhalt und Situation. Überfordert eure Mitarbeitenden auch nicht mit zu vielen Instrumenten, da sie sonst zu viel zwischen verschiedenen Kanälen hin und her wechseln müssen und dadurch schnell die Übersicht verlieren.

💡 Unser Tipp:

Am besten nutzt ihr für eure interne Kommunikation Kanäle, mit denen eure Mitarbeitenden schon vertraut sind und die sie regelmäßig verwenden, vielleicht sogar privat. Viele tragen beispielsweise ihr Smartphone den ganzen Tag mit sich und schreiben sich über Apps Kurznachrichten.

Aber Achtung: Kommuniziert offizielle Informationen immer über offizielle Kanäle. Dadurch geht ihr sicher, dass alle dieselben Informationen erhalten und sich über den Flurfunk keine Gerüchte verbreiten.

📚 Mehr erfahren:

Welche Tools eignen sich für eure Zwecke, was sind die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Kanäle? Antworten auf diese Fragen findet ihr in unserer Übersicht der internen Kommunikationsinstrumente.

3. Kommunikation im Unternehmen digitalisieren

Analoge Kommunikationsinstrumente haben zwar auch heute noch vielerorts ihre Berechtigung, doch ist die Zukunft der Unternehmenskommunikation ganz klar digital. Moderne Arbeitsweisen wie das Homeoffice oder hybride Arbeitsmodelle verlangen auch nach modernen Wegen der Kommunikation.

Die Digitalisierung der internen Kommunikation bringt viele Vorteile mit sich:

• Digitale Tools ermöglichen eine Kommunikation unabhängig von Zeit und Ort. Egal, ob eure Mitarbeitenden effizient von zu Hause arbeiten oder sich während einer Workation in fernen Ländern mit ihren Teams absprechen wollen – durch die digitale Vernetzung sind alle erreichbar.
• Die Kommunikationswege werden verkürzt und vereinfacht.
• Die Kommunikation kann sehr flexibel gestaltet und individuell an die jeweiligen Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeitenden angepasst werden.
• Die Kommunikation im Team wird gefördert: Eure Mitarbeitenden können sich ohne Hindernisse in abteilungsübergreifenden, interdisziplinären Teams organisieren und gleichzeitig an gemeinsamen Projekten arbeiten.

💡 Unser Tipp:

Wenn ihr die Kommunikation in eurem Unternehmen auf ein neues Level heben wollt, empfehlen wir euch, ein eigenes Social Intranet zu implementieren. Damit gewinnt ihr eine zentrale Kommunikationsplattform mit vielen Funktionen. Eure Mitarbeitenden müssen sich also nur mit einem Tool auseinandersetzen, auf das sie zudem von überall und jederzeit Zugriff haben. Über den Newsfeed erhalten sie offizielle Unternehmensinformationen, in Gruppenchats können sie schnelle Absprachen mit ihren Teammitgliedern treffen, im Wiki Firmenwissen nachschlagen – und vieles mehr.

Ihr wollt noch mehr darüber erfahren, welche Features euch das Social Intranet von Haiilo bietet, dann bucht noch heute eine Demo!

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Mit einem Social Intranet erreicht ihr eure gesamte Belegschaft – jedoch nur, wenn ihr dabei auf einige Punkte achtet. In unserem Blogbeitrag zur Barrierefreiheit klären wir die Frage, ob euer Intranet für wirklich alle zugänglich ist und geben euch hilfreiche Optimierungstipps.

4. Zielgruppen und deren Bedürfnisse kennenlernen

Damit eure Kommunikationsbemühungen nicht einfach ins Leere laufen, solltet ihr euch genau mit euren Zielgruppen und den unterschiedlichen Kommunikationswegen in eurem Unternehmen auseinandersetzen. Wer kommuniziert wie mit wem?

Typische Kommunikationsszenarien sind zum Beispiel:

• Das Management kommuniziert wichtige Informationen, die das Unternehmen betreffen, gesammelt an die ganze Belegschaft.
• Das Management informiert die Führungskräfte, die die wichtigsten Informationen an ihre Teammitglieder weitergeben.
• Die Führungskräfte geben Anweisungen an ihre Teams und feedbacken die Leistungen ihrer Teammitglieder.
• Die Teammitglieder geben regelmäßig Feedback an ihre Vorgesetzten.
• Die Mitarbeitenden stehen täglich im regen Austausch im Kollegium und arbeiten in Projektteams zusammen.

Die wichtigste Zielgruppe in der internen Kommunikation sind eure Mitarbeitenden. Diese zu informieren, zu bilden, zu motivieren und sich mit ihnen auszutauschen, gehört zu euren kommunikativen Hauptaufgaben. Doch welche Informationen genau braucht eure Belegschaft, was genau sorgt für eine hohe Mitarbeitermotivation? Das könnt ihr nur beantworten, wenn ihr die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden kennt.

Diese können sich von Abteilung zu Abteilung, Team zu Team und auch individuell von Person zu Person stark unterscheiden. Um die richtigen Inhalte und die passende Tonalität für jede Zielgruppe zu finden, solltet ihr euch mit den unterschiedlichen Erwartungen und Anforderungen also gezielt auseinandersetzen.

💡 Unser Tipp:

Die beste Möglichkeit, die Bedürfnisse eure Mitarbeitenden kennenzulernen, ist, sie danach zu fragen. Nutzt dafür einfach das Umfrage-Tool von Haiilo. Mithilfe automatisierter (Kurz-)Umfragen findet ihr heraus, was eure Mitarbeitenden bewegt. Die Umfragen lassen sich völlig anonymisiert durchführen, sodass ihr einen ehrlichen Einblick davon bekommt, wie es um die Mitarbeiterzufriedenheit in eurem Unternehmen bestellt ist.

Basierend auf diesen Daten könnt ihr konkrete Entscheidungen treffen und eure Kommunikation zugeschnitten auf eure Zielgruppen verbessern.

📚 Mehr erfahren:

In unserem Blogartikel zur Mitarbeiterbefragung lest ihr nach, worauf ihr für eine erfolgreiche Durchführung achten solltet.

5. Kommunikation personalisieren

Eure Zielgruppen zu verstehen, ist die beste Voraussetzung für eine Kommunikation, die wirklich ankommt. Eine gute Kommunikation im Unternehmen sollte alle ansprechen – aber immer individuell. Vermeidet es, eure Mitarbeitende mit einer Informationsflut zu überschütten.

Diese hat nämlich viele Nachteile:

• Die Mitarbeitenden verschwenden unnötig Zeit, um relevante von irrelevanten Informationen zu trennen.
• Die Mitarbeitenden werden gestresst und empfinden die Kommunikation als Störfaktor.
• Die Mitarbeitenden verlieren die Motivation, sich an der Kommunikation zu beteiligen.

Eine personalisierte Kommunikation dagegen hat viele Vorteile:

• Die Mitarbeitenden erhalten genau die Informationen, die sie brauchen.
• Die Mitarbeitenden fühlen sich direkt angesprochen.
• Das Mitarbeiterengagement erhöht sich.
• Die Mitarbeitenden fühlen sich wertgeschätzt und verstanden.

💡 Unser Tipp:

Mit der Mitarbeiter-App von Haiilo kommuniziert ihr zielgerichtet und erreicht eure Mitarbeitenden genau dort, wo sie sich aufhalten – über eine intuitive App, die für jedes Smartphone verfügbar ist. Eure Inhalte könnt ihr individuell an die Bedürfnisse eure Mitarbeitenden anpassen und an die jeweilige Zielgruppe ausspielen.

📚 Mehr erfahren:

Auch im Social Intranet könnt ihr ganz einfach die für euch und eure Mitarbeitenden relevanten Themen und Beiträge herausfiltern – unter anderem dank der globalen Suche, die wir euch in einem separaten Blogartikel näher vorstellen.

6. In einen Dialog kommen

Eure Unternehmenskommunikation sollte immer ein Dialog sein. Kommt mit euren Mitarbeitenden ins Gespräch und lasst sie die Kommunikation im Unternehmen aktiv mitgestalten.

Durch den Dialog

• lernt ihr eure Mitarbeitenden besser kennen,
• baut ein starkes Vertrauensverhältnis auf,
• erhöht die Identifikation mit dem Unternehmen,
• steigert die Mitarbeitermotivation und
• bekommt wertvolles Feedback.

💡 Unser Tipp:

Unser Social Intranet bietet euren Mitarbeitenden vielfältige Interaktionsmöglichkeiten: Sie können Beiträge kommentieren, liken und teilen. Diese Interaktionen wiederum sowie das allgemeine Mitarbeiterengagement könnt ihr mit den integrierten Analyse-Tools messen und analysieren. So findet ihr heraus, welche Themen eure Mitarbeitenden besonders bewegen.

📚 Mehr erfahren:

Dem Thema Employee Engagement haben wir einen ganzen Blogartikel mit interessanten Statistiken und Studien gewidmet. Zudem erklären wir euch in unserem Blog, wie ein echter Mitarbeiterdialog entsteht und was Employee Listening damit zu tun hat.

7. Wissen für alle

Eine gute Kommunikation im Unternehmen sorgt für einen regen Wissenstransfer und baut einen gemeinsamen Wissenspool auf. Erstellt beispielsweise ein Unternehmenswiki als Nachschlagewerk für eure Werte, eure Philosophie, eure Ziele, Strukturen und Prozesse.

Durch eine zentrale und transparente Bereitstellung von Wissen

• schafft ihr einen zuverlässigen Single Point of Truth,
• vermeidet Fehler und Fehlentscheidungen aufgrund falscher oder unvollständiger Informationen,
• beugt Falschinformationen und Gerüchten vor und
• hebt Informationssilos auf.

In einem Unternehmensblog oder einem Podcast könnt ihr eurer Belegschaft zudem spannende Einblicke in relevante Themen und Trends der Branche bieten – und macht eure Mitarbeitende so zu „Thought Leadern“.

💡 Unser Tipp:

Bereitet euer Wissen und eure Informationen möglichst kreativ und multimedial auf:

• Erstellt beispielsweise kurze Erklärvideos, um Prozesse zu veranschaulichen.
• Lasst eure Geschäftsführung in einem Audio-Interview eure Unternehmenswerte erklären.
• Inspiriert mit relevanten Textbeiträgen von einschlägigen Blogs aus eurer Branche.
• Motiviert eure Mitarbeitenden mit einem kleinen Quiz, sich ausführlicher mit dem Thema zu beschäftigen.

Mit einer starken Bildsprache sprecht ihr eure Zielgruppen auf emotionaler Ebene an. Das sorgt einerseits dafür, dass sie sich besser damit identifizieren können. Andererseits bleiben die Informationen so auch besser im Gedächtnis. Hinzu kommt der erhöhte Spaßfaktor, indem ihr zum Beispiel ein unterhaltsames Quiz oder eine spielerisch gestaltete Umfrage durchführt.

📚 Mehr erfahren:

Wissenstransfer findet nicht nur von oben nach unten statt – im Gegenteil: Einen großen Einfluss auf den Unternehmenserfolg hat der rege Austausch der Mitarbeitenden untereinander und das gemeinsame Lernen mit- und voneinander. Dafür könnt ihr euch im Social Intranet von Haiilo in Communities organisieren. Mehr dazu lest ihr in unserem Blogartikel zum Thema „Lebenslanges Lernen mit Communities“.

8. Kommunikation und Zusammenarbeit im Team verbessern

Wenn ihr die Kommunikation im Unternehmen fördern wollt, solltet ihr alle Voraussetzungen dafür schaffen, dass sich eure Mitarbeitenden ohne Hindernisse miteinander vernetzen und effizient in Teams zusammenarbeiten können.

Stellt ihnen Tools bereit, mit denen sie sich schnell und unkompliziert absprechen, einfach Termine organisieren, gemeinsam Dokumente bearbeiten und Arbeitsmaterialien austauschen können.

💡 Unser Tipp:

Setzt in eurem Unternehmen auf Kollaboration statt auf Kooperation. Was der genaue Unterschied ist, haben wir in unserem Blogartikel zur Kollaboration ausführlich erklärt. Hier noch einmal zusammengefasst:

Kollaborative Zusammenarbeit heißt, dass die Teammitglieder nicht einfach nur an einem Projekt mitwirken und ihren Teil der Arbeit beitragen. Stattdessen sind alle gleichermaßen für das gesamte Projekt verantwortlich, bündeln ihr Know-how, verfolgen ein gemeinsames Ziel und teilen dieselben Werte. Kollaboration geht vom Ich zum Wir und ermöglicht eine sehr intensive und flexible Zusammenarbeit.

📚 Mehr erfahren:

Welche Tools gibt es überhaupt für die effiziente Teamarbeit? Eine Übersicht zu den unterschiedlichen Kollaborationstools und Tipps zur Auswahl der passenden Optionen für euer Unternehmen gibt es in unserem Blog.

9. Kommunikation als gelebte Unternehmenskultur etablieren

Kommunikation ist ein wesentlicher Teil eurer Unternehmenskultur. Durch eine offene, transparente und ehrliche Mitarbeiterkommunikation lebt ihr eure Unternehmenswerte, sorgt für Respekt und Wertschätzung untereinander und ermöglicht eine hohe Identifikation.

Eure Kommunikation im Unternehmen ist nur dann glaubwürdig, wenn sie zur gelebten Unternehmenskultur passt. Das oberste Gebot lautet also: Seid authentisch!

💡 Unser Tipp:

Das Social Intranet bietet eine digitale Heimat für all eure Mitarbeitenden, die eure Unternehmenskultur widerspiegelt und in der ihr tagtäglich eure Werte lebt. Hier kommen alle zusammen und sind losgelöst von zeitlichen oder geografischen Grenzen miteinander verbunden. Dadurch entsteht ein sehr starkes Wir-Gefühl.

📚 Mehr erfahren:

In unserem Blogartikel zur Unternehmenskultur erklären wir euch, woraus sich die Kultur eines Unternehmens überhaupt zusammensetzt. Neben einer Übersicht über unterschiedliche theoretische Modelle findet ihr dort auch einige hilfreiche Praxistipps.

10. Interne und externe Kommunikation aufeinander abstimmen

Die Unternehmenskommunikation setzt sich aus der Kommunikation innerhalb eines Unternehmens und der Kommunikation nach außen zusammen. Diese sollten immer aufeinander abgestimmt sein, um einen einheitlichen Markenauftritt sicherzustellen.

Achtet daher immer auf konsistente Botschaften. Gebt keine Versprechungen an eure Kundschaft, die ihr nicht einmal gegenüber euren Mitarbeitenden einhalten könnt. Eure interne Kommunikation ist euer Fundament für eine glaubwürdige Kommunikation nach außen.

💡 Unser Tipp:

Eure Mitarbeitende sind wichtige Markenbotschafter:innen. Sie vertreten eure Marke im Kontakt mit der Kundschaft und auch mit potenziellen neuen Mitarbeitenden. Mit unserem Employee-Advocacy-Tool gebt ihr euren Mitarbeitenden eine starke Stimme, um eure Mission und eure Werte nach außen zu kommunizieren und auf allen Social-Media-Kanälen zu teilen. Über das Tool behaltet ihr dabei immer den Überblick, könnt ein einheitliches Messaging sicherstellen, relevante Keywords verwalten und starke Themen identifizieren.

📚 Mehr erfahren:

Mehr zu externen und internen Kommunikationsprozessen erfahrt ihr in unserem Blogartikel zur Unternehmenskommunikation.

11. Interne Kommunikation fortlaufend verbessern

Wie bei vielen anderen Prozessen und Strukturen bleibt auch bei der Kommunikation im Unternehmen immer Raum zur Verbesserung. Die Bedürfnisse und Wünsche eurer Belegschaft ändern sich, ebenso die Anforderungen der modernen Arbeitswelt.

Haltet daher immer die Augen offen und passt eure Kommunikationsstrategie so an, dass sie mit eurem Unternehmen wächst. Kontrolliert zudem regelmäßig, inwiefern ihr eure gesetzten Ziele erreicht, und messt eure Erfolge.

Die Investition in die Kommunikation lohnt sich:

• Mit einer guten internen Kommunikation erhöht ihr die Mitarbeiterzufriedenheit und bindet motivierte Mitarbeitende langfristig an euer Unternehmen.
• Dadurch sinkt die Mitarbeiterfluktuation und die Personalkosten reduzieren sich.
• Zufriedene Mitarbeitende tragen eure Marke nach außen und ziehen potenzielle neue Mitarbeitende an. In Zeiten des Fachkräftemangels bringt euch das einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.
• Eine transparente Kommunikation sorgt dafür, dass eure Mitarbeitenden weniger Zeit für die Informationssuche verschwenden und effizienter sowie produktiver arbeiten.
• Dadurch steigt der Umsatz eures Unternehmens.

💡 Unser Tipp:

Mit Haiilo macht ihr den ROI eurer Kommunikation sichtbar. Wir geben euch Werkzeuge an die Hand, um den Erfolg eurer Kommunikationsmaßnahmen direkt zu messen. Zum einen erhaltet ihr wertvolle Einsichten in Trends und Themen, die eure Mitarbeitenden beschäftigen. Zum anderen könnt ihr anhand konkreter Zahlen das Engagement eurer Mitarbeitenden analysieren und skalieren.

📚 Mehr erfahren:

Stöbert gerne durch unseren Blog, um mehr über die unterschiedlichen Aspekte der Kommunikation im Unternehmen zu erfahren und eure Kommunikationsprozesse auf ein neues Level zu heben. Zum Beispiel findet ihr dort auch unsere Tipps, wie ihr eure interne Kommunikation effektiv verbessern könnt.