Digital vernetzt: So bringt die richtige Kommunikationsplattform euer Unternehmen zusammen

In der modernen Arbeitswelt sind Mitarbeitende oft räumlich verteilt und arbeiten flexibel von verschiedenen Standorten. Um trotzdem effizient zusammenzuarbeiten, verlagern Unternehmen ihre Prozesse zunehmend in den digitalen Raum. Doch ein entscheidender Aspekt wird dabei häufig übersehen: die interne Kommunikation. Ohne passende Kanäle für den Wissensaustausch fehlen die Grundlagen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit – und damit auch für nachhaltigen Unternehmenserfolg.

Die Lösung? Eine zentrale Kommunikationsplattform. Sie bündelt Informationen, fördert die Zusammenarbeit und bringt Teams an einem digitalen Ort zusammen. In diesem Beitrag erfahrt ihr, warum eine Kommunikationsplattform unverzichtbar ist und worauf ihr bei der Auswahl achten solltet, um alle Vorteile für euer Unternehmen zu nutzen.

Warum Unternehmen heute auf Online-Kommunikationsplattformen setzen

Online-Kommunikationsplattformen lösen das größte Problem digitalisierter Arbeitswelten: Mitarbeitende untereinander an einem digitalen Ort vernetzen und Informationen zugänglich bereitstellen. Ohne eine zentralisierte Kommunikationsplattform nutzen Unternehmen tendenziell viele einzelne Tools für die Mitarbeiterkommunikation. Das Problem: Die Tools kommunizieren nicht miteinander.

Das ist fatal: Je mehr Instrumente Unternehmen für die Kommunikation verwenden, desto mehr kommt es zu einer Zersplitterung der Informationswege. Mitarbeitende tauschen sich dann zu ein und demselben Projekt in zig E-Mails, Chats, nicht trackbaren Telefonaten und Einzelgesprächen aus. Am Ende des Tages sucht ihr nach Informationen, wisst aber nicht mehr, über welchen Kanal ihr sie erhalten habt. So entstehen Informationslücken.

Hier sind zwei zentrale Gründe, warum ihr eine Kommunikationsplattform separaten Einzellösungen vorziehen solltet:

1. Informationsverluste minimieren

Ohne Kommunikationsplattform:

• Unternehmen teilen Informationen unstrukturiert über verschiedene Kanäle.
• Informationen gehen schneller verloren, da die Kanäle nicht miteinander vernetzt sind.
• Mitarbeitende suchen aufgrund unkoordinierter Prozesse lange nach wichtigen Details und sind so unproduktiver.

Mit Kommunikationsplattform:

• Mitarbeitende können Informationen global über eine Plattform suchen.
• Informationen sind leicht auffindbar und transparent einsehbar.
• Kanäle sind auf der Kommunikationsplattform über Schnittstellen vernetzt.

2. Wissenssilos abbauen

Ohne Kommunikationsplattform:

• Dark Data häuft sich im Unternehmen, da Informationen nicht transparent abliegen.
• Unklares Informationsmanagement befeuert Machtkämpfe im Unternehmen (Wissensvorsprung).
• Wissenssilos entstehen, wenn Mitarbeitende Informationen nur innerhalb von Teams oder Abteilungen austauschen.

Mit Kommunikationsplattform:

• Eine gemeinsame Wissensbasis fördert kollaboratives, wertschätzendes und produktives Arbeiten.

• Unternehmen bauen Wissensilos ab, indem sie Informationen für autorisierte Mitarbeitende zugänglich ablegen.
• Informationswege sind im Unternehmen klar geregelt (z. B. E-Mail-Newsletter für Change-Prozesse, Chats für Abstimmungen).

Was ist eine Kommunikationsplattform?

Eine Kommunikationsplattform vereinfacht die Zusammenarbeit in einzelnen Teams und im gesamten Unternehmen, indem sie die interne Kommunikation an einem digitalen Ort zusammenführt. Mitarbeitende nutzen sie, um sich auszutauschen, Projekte zu koordinieren und Informationen zentral verfügbar zu machen – zum Beispiel über Funktionen wie Chats oder Kanban-Boards.

Vorteile einer Kommunikationssoftware für Unternehmen

Das sind Vorteile von Kommunikationssoftwares für Unternehmen:

• Mitarbeitende teilen ihr Wissen über Abteilungsgrenzen hinweg.
• Mitarbeitende bleiben mit ihren Kolleg:innen in Verbindung.
• Mitarbeitende arbeiten produktiv und kollaborativ zusammen.
• Unternehmen geben wichtige Informationen zugänglich weiter.
• Mitarbeitende tauschen Informationen in Echtzeit aus.
• Mitarbeitende koordinieren ganze Projekte an einem zentralen Ort.

Welche Arten von Kommunikationsplattformen gibt es für Unternehmen? Beispiele

Kommunikationsplattformen für Unternehmen lassen sich hinsichtlich ihrer Funktionen und Einsatzzwecke unterscheiden. Wir stellen euch im Folgenden die beliebtesten näher vor.

1. Messaging-Dienste

In Messaging-Diensten wie Slack tauschen sich Mitarbeitende per Textnachricht entweder in Einzel- oder Gruppenchats schnell untereinander aus. Insbesondere vereinfachen solche Dienste eure Teamkommunikation: Fragen, Feedback und kurze Infos lassen sich über Messenger schnell und ohne Umwege versenden – je nach Tool können Mitarbeitende sogar Dateien versenden oder Sprachnachrichten aufnehmen. Im Vergleich zur E-Mail-Korrespondenz gelten Messaging-Dienste als unverfänglicher und kommen einem Gespräch in der Kaffeeküche näher. So stärken sie ganz nebenbei auch den Zusammenhalt im Team.

Messaging-Dienste

• eignen sich für spontane Gespräche.
• tragen zu einem guten Arbeitsklima bei.
• reduzieren E-Mails bei schnelleren Reaktionszeiten.
• fördern eine schnelle und informelle Kommunikation.

2. Social Intranet

Ein Social Intranet wie das von Haiilo vereint die Funktion eines sozialen Netzwerks mit der eines Newsfeeds. Anders als im klassischen Intranet veröffentlichen nicht nur Unternehmensverantwortliche Beiträge im Newsfeed – Mitarbeitende kommunizieren auch miteinander, reagieren auf geteilte Beiträge, liken Posts, führen Forendiskussionen und organisieren sich in Communities. Die soziale Komponente ist hier der Winning Point, denn sie macht die Unternehmenskultur lebendig.

Ein Social Intranet

• fördert das Engagement.
• baut Wissenssilos im Unternehmen ab.
• macht die Unternehmenskultur spürbar.
• schafft ein Gefühl von Gemeinschaft.
• bringt alle Mitarbeitenden auf den neuesten Stand.

📚 Lesetipp: Ihr nutzt noch kein Social Intranet? Dann wird es jetzt Zeit! Wir haben für euch einen umfassenden Guide zusammengestellt, mit dem ihr die beste Social Intranet Software für euer Unternehmen finden könnt.

3. Team-Kollaborationstools

Team-Kollaborationstools wie Asana oder auch Microsoft Teams unterstützen das Projektmanagement. Sie strukturieren Arbeitsprozesse innerhalb einzelner Projekte und das aufgabenbasiert. Bedeutet: Einzelne Aufgaben lassen sich den zuständigen Personen zuordnen und innerhalb der Aufgaben Meilensteine oder Dateianhänge erfassen. Übliche Funktionen der Kommunikationsplattform sind darüber hinaus Chats, Dateimanagement sowie Kommentare in einzelnen Aufgaben.

Eine Kollaboration- und Projektmanagement-Plattform

• weist zuständigen Personen Aufgaben zu.
• bildet Projektprozesse durchgängig digital ab.
• zeigt den Projektfortschritt transparent und dokumentiert.
• verbessert die interdisziplinäre und dezentrale Zusammenarbeit.

4. Mitarbeiter-Apps

Eine Mitarbeiter-App ist eine auf Mobilgeräte ausgerichtete Kommunikationsplattform. Neben Haiilo bieten zum Beispiel auch Staffbase und Microsoft mit Viva mobile Apps für die Teamkommunikation und die gesamte interne Unternehmenskommunikation. In der App lesen Mitarbeitende den Newsfeed, interagieren miteinander und erhalten Zugang zu wichtigen Informationen – bleiben also immer up to date, egal, wo sie sich gerade befinden. Integrierte Self Services erleichtern es zudem, Routineaufgaben wie Urlaubsanträge abzuwickeln. Mitarbeitende fühlen sich so noch mehr befähigt, im Unternehmen selbst Prozesse anzustoßen. Die Mitarbeiter-App ist sozusagen der digitale Arbeitsplatz in der Hosentasche.

Eine Mitarbeiter-App

• erhöht das Employee Engagement.
• macht Informationen von überall zugänglich.
• vereinfacht administrative Personalprozesse.
• stärkt das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen.

📚 Lesetipp: Einen Vergleich der besten Apps für eure Mitarbeiterkommunikation findet ihr auf unserem Blog.

5. Employee Experience Platform

Einen holistischen Ansatz verfolgen Employee Experience Platformen – zum Beispiel von Haiilo, Workvivo oder Simpplr. Sie vereinen die wichtigsten Kommunikationswege an einem Ort – Feedback geben, in Newsfeeds interagieren, Corporate Benefits einlösen, Informationen abrufen, Projekte in Teams organisieren, Self Service und Co. Das Ziel: Mitarbeiterbindung. Denn Funktionen wie diese sind in einer Employee Experience Platform auf das einzelne Arbeitserlebnis eines jeden Mitarbeitenden ausgerichtet. Mitarbeitende sehen also nur die Inhalte, die für sie relevant sind.

Eine Employee Experience Platform

• fördert den direkten Kontakt zu Kolleg:innen.
• zeigt Wachstumschancen im Unternehmen auf.
• motiviert, im Rahmen von Unternehmensaktionen aktiv zu sein.
• befähigt Mitarbeitende, Prozesse selbst in die Hand zu nehmen.

📚 Lesetipp: Viele Unternehmen setzen auf die umfassende Microsoft 365-Suite. Diese ist aber vor allem ein Kollaborationstool und stößt bei der internen Kommunikation schnell an ihre Grenzen. Mit der nahtlosen Integration zu Haiilo könnt ihr die Stärken beider Software verbinden und so eine leistungsstarke Plattform für eine bessere Unternehmenskommunikation und Employee Experience schaffen. Mehr dazu erfahrt ihr in unserem Artikel „Mit Microsoft 365 und Haiilo zum modernen Digital Workplace“.

Was zeichnet die beste Kommunikationsplattform aus?

Wie ihr seht, gibt es eine Reihe an Kommunikationsplattformen auf dem Markt. Unweigerlich kommt die Frage auf: Was zeichnet die beste Kommunikationslösung für Unternehmen aus? Wichtig ist, dass das gewählte Kommunikationsprogramm den Bedürfnissen eures Unternehmens gerecht wird.

Deshalb haben wir für euch die wichtigsten Kriterien für die Auswahl einer Kommunikationsplattform zusammengestellt:

Passend zur Unternehmensgröße und Teamstruktur

Für kleine Unternehmen reichen in der Regel einfache Kommunikationsplattformen wie Messenger-Dienste in Verbindung mit Kollaborationstools aus. Je größer das Unternehmen ist, desto komplexere Strukturen und Prozesse gibt es. Kommunikationsplattformen sollten Abteilungen untereinander vernetzen und Teamstrukturen abbilden können.

Benutzerfreundlich in der Anwendung

Damit Mitarbeitende die Kommunikationsplattform auch nutzen, sollte sie intuitiv bedienbar sein. Benutzerfreundliche Anwendungen sind generell akzeptierter im Unternehmen – besonders, wenn sie die Zusammenarbeit vereinfachen. Besonders nutzerfreundlich ist eine Kommunikationsplattform übrigens, wenn sie mobil zugänglich ist. Mit einer Mitarbeiter-App haben Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatz ebenfalls die Gelegenheit, von überall aus auf Informationen und Funktionen zuzugreifen.

Skalierbar und flexibel

Moderne Kommunikationsplattformen wachsen mit eurem Unternehmen mit. Sprich: Die Plattform ist so aufgebaut, dass sie sich über die Zeit flexibel an veränderte Anforderungen anpasst. Zum Beispiel sollte es möglich sein, weitere Funktionen zu integrieren, Mitarbeitende hinzuzufügen oder die Kommunikationsplattform per Schnittstelle in Drittsysteme zu integrieren.

Hält Sicherheitsstandards und den Datenschutz ein

Mitarbeitende wie auch die Unternehmensführung teilen auf Kommunikationsplattformen sensible und schützenswerte Daten. Gute Kommunikationsplattformen halten Datenschutzstandards wie etwa die DSGVO ein. Funktionen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Updates erhöhen die allgemeine Sicherheit und Vertraulichkeit der geteilten Daten.

Faires Preis-Leistungs-Verhältnis

Natürlich sollte sich eine Kommunikationsplattform auch wirtschaftlich für euch rechnen. Achtet daher darauf, eine Kommunikationsplattform zu wählen, die langfristig in eurem Budgetrahmen liegt. Oft gibt es Kommunikationsplattformen in verschiedenen Preisklassen und einzelnen Modulen. Hier könnt ihr upgraden und downgraden – je nachdem, welche Funktionen ihr benötigt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Kommunikationssoftware für Unternehmen implementieren

Die Einführung einer Kommunikationsplattform findet meist im Rahmen eines Change-Prozesses statt: Unternehmen möchten ihre Arbeitsprozesse an neue Anforderungen ausrichten, Mitarbeitende noch persönlicher ansprechen und kollaboratives Arbeiten weiter stärken.

Die gewünschte Wirkung zeigen Kommunikationsplattformen allerdings nur, wenn ihr noch vor der Einrichtung der Plattform das macht, was später die Plattform übernehmen soll: kommunizieren. Holt eure Mitarbeitenden von Tag eins ins Boot, damit sie die Kommunikationsplattform mit allen Vorteilen lieben lernen.

📚 Lesetipp: Die Voraussetzung für eine erfolgreiche Implementierung ist, dass eure Geschäftsführung natürlich erst einmal das Go für eure gewählte Kommunikationssoftware gibt. Tipps für eine überzeugende Argumentation haben wir euch auf unserem Blog zusammengestellt.

Schritt 1: Kommunikationslösung vorbereiten und Führungskräfte schulen

Stellt sicher, dass die IT-Infrastruktur für die gewählte Kommunikationslösung bereit ist. Testet vorab, wie kompatibel IT-Prozesse mit der neuen Kommunikationsplattform sind. Die neue Lösung sollte sich idealerweise in bestehende Systeme integrieren. Bereitet anschließend Schulungen vor, damit alle von Beginn an mit allen Funktionalitäten vertraut sind. Idealerweise schult ihr Führungskräfte zuerst. Sie helfen dann dabei, die Kommunikationsplattform in Teams vorzustellen und zu erklären.

Schritt 2: Kommunikationsplattform vorstellen und Mitarbeitende onboarden

Beginnt dann frühestmöglich, die Kommunikationsplattform im Unternehmen vorzustellen. Ankündigungen im Vorfeld machen neugierig, interne Events zum Start der Plattform fördern das Engagement. Strategische Onboarding-Prozesse leiten Mitarbeitende Schritt für Schritt durch die Funktionen der Plattform. Ob Tutorials, Handbücher oder kurze Erklärvideos: Die Hauptsache ist, dass eure Mitarbeitende intuitiv verstehen, welche Vorteile die Kommunikationsplattform für sie bringt. Anwendungsfälle und Beispiele zeigen auf beste Weise, wie sie die Kommunikationsplattform für sich nutzen können.

Schritt 3: Kommunikationsplattform regelmäßig evaluieren und anpassen

Sammelt dann in Mitarbeiterbefragungen Feedback zur Kommunikationsplattform – und das fortlaufend. Verbesserungswünsche sind der wichtigste Hebel, um die Kommunikation effizient auszurichten. Um den Erfolg zu messen, helfen euch zudem Key-Performance-Indikatoren (KPIs), die ihr kontinuierlich trackt. Nutzungsraten und die allgemeine Zufriedenheit sind mögliche Kennzahlen.

Schritt 4: Kultur des digitalen Austauschs unternehmensweit fördern

Alle zuvor genannten Schritte zahlen darauf ein, die Kommunikationsplattform intern zum Dreh- und Angelpunkt des Austauschs zu etablieren. Das sind Wege:

• Führungskräfte einbinden: Befähigt Führungskräfte, die Plattform in ihrer Vorbildfunktion aktiv zu nutzen.
• Best Practices teilen: Teilt Erfolgsgeschichten und Best Practices aus Teams, die die Plattform erfolgreich einsetzen.
• Gamification und Anreize: Setzt Anreize wie Auszeichnungen für aktive Nutzung oder interaktive Challenges ein.
• Kommunikation fördern: Ermutigt Mitarbeitende, die Plattform nicht nur für Arbeitszwecke, sondern auch für den informellen Austausch zu nutzen.

Gerade letzteres macht die Firmenkultur lebendig.

Fazit: Kommunikationsplattformen als verbindende Instrumente der Mitarbeiterkommunikation

Kommunikationsplattformen sind wichtige Instrumente, um die Mitarbeiterkommunikation zu steuern. Sie zielen darauf ab, Mitarbeitende zu informieren, zu befähigen und Prozesse zu optimieren. So helfen Kommunikationsplattformen langfristig dabei, Wissenssilos im Unternehmen abzubauen und stattdessen eine transparente Informationslandschaft zu entwickeln – in der sich Mitarbeitende austauschen, Informationen und Wissen fließen und sich alle verbunden fühlen. Eine Kommunikationsplattform wie Haiilo wächst dabei mit eurem Unternehmen mit, geht auf die individuellen Bedürfnisse und Arbeitswelten eurer Mitarbeitenden ein und verbessert eure interne Kommunikation nachhaltig.