Euer Intranet hat ein UX‑Problem – so behebt ihr es

Von Markus Kammin, VP of UX, Haiilo

Wenn ihr für das Intranet eures Unternehmens verantwortlich seid – sei es aus Sicht von interner Kommunikation, HR oder Employee Experience – habt ihr diese Sätze bestimmt schon gehört:

• „Ich finde nicht, was ich suche.“
• „Zu viele Infos. Ich will nur die wichtigsten Updates.“
• „Es ist total überladen.“
• „Ich nutze es nur, wenn ich muss.“

Das bedeutet nicht, dass euer Intranet grundsätzlich gescheitert ist. Wahrscheinlicher ist: Es leidet unter einer unsichtbaren Last: UX-Schulden. Gemeint ist damit die schleichende Ansammlung von Designfehlern, überfrachteten Seiten und unklaren Strukturen, die sich über die Zeit eingeschlichen haben.

Ganz ähnlich wie technische Schulden in der Softwareentwicklung bauen sich UX-Schulden langsam auf. Sie sind das Ergebnis vieler gut gemeinter Anpassungen über einen längeren Zeitraum – jedoch ohne klare Strategie. Sichtbar werden sie in:

• Überladenen Startseiten
• Endlosen Menüs
• Unklaren Zuständigkeiten
• Zu vielen Inhalten bei zu geringer Relevanz

Die gute Nachricht: All das lässt sich beheben. Und wir bei Haiilo haben jahrelange Erfahrung darin, Intranet-Erlebnisse zu gestalten, die nicht nur schön aussehen, sondern vor allem wirklich nützlich sind – darauf zugeschnitten, wie Menschen arbeiten. Nicht nur, wie Informationen strukturiert sind.

Was ist UX-Schuld – und warum ist sie gefährlich?

UX-Schuld (User Experience Debt) entsteht, wenn im Intranet-Design kurzfristige Lösungen langfristige Klarheit verdrängen.

Typische Anzeichen:

• Inhalte werden ohne klare Zuständigkeit veröffentlicht.
• Layouts sind inkonsistent.
• Seiten werden zu „Ablageflächen“ für alles vermeintlich Wichtige.
• Die Navigation im Intranet wird reaktiv statt strategisch aufgebaut.

Das Ergebnis: Ein Intranet, das technisch funktioniert, aber im Alltag frustriert. Mitarbeitende klicken sich durch endlose Menüs, lesen irrelevante Inhalte und verlieren Zeit. Die Produktivität leidet, das Vertrauen in das Intranet sinkt. Und das Werkzeug, das eigentlich die Kommunikation vereinfachen sollte, wird zu einem weiteren Hindernis.

Empathie: Die Basis guter Intranet‑Inhalte

Lasst uns über Empathie sprechen.

In der Intranet User Experience ist Empathie keine Floskel, sondern eine Disziplin. Es geht um den Perspektivwechsel: nicht „Was will ich sagen?“, sondern „Was brauchen meine Kolleg:innen?“

Das ist besonders wichtig für alle, die Inhalte im Intranet erstellen: HR‑Teams, interne Kommunikation, lokale Administrator:innen. Jede Nachricht, jedes Update und jede Ankündigung sollte Rücksicht nehmen auf:

• Die Zeit der Mitarbeitenden
• Ihren Aufgabenkontext
• Ihre kognitive Belastung

Stellt euch dabei immer diese Fragen:

• Hilft dieser Inhalt jemandem, eine Aufgabe schneller zu erledigen?
• Enthält die Person nur das Nötigste, um informiert zu bleiben?
• Kann ich es kürzer und klarer formulieren?

Empathische Inhalte sind nicht weniger menschlich. Sie sind relevanter. Sie sparen Zeit, reduzieren kognitive Belastung und schaffen echte Mehrwerte.

Kürze ist nicht bequem – sie ist nutzerzentriert

Unsere Daten zeigen: Mitarbeitende sind überlastet.

Sie verbringen im Schnitt 1,8 Stunden pro Tag nur mit der Suche nach Informationen. Das sind fast 10 Stunden pro Woche. Dazu kommt: Nur noch 29 % der Unternehmen sind mit ihren digitalen Tools zufrieden (2024), im Vergleich zu 40 % im Jahr 2022. Und es geht noch weiter: 42 % der Beschäftigten fühlen sich vom Digital Workplace und seinen Tools zumindest teilweise überfordert.

💡 Lesetipp: Digitale Erschöpfung im Unternehmen: Wie ein Tool-Chaos eure Teams ausbremst.

Der moderne Arbeitstag ist zersplittert. Menschen wechseln ständig zwischen Meetings, Tools und Nachrichten auf unterschiedlichen Kanälen. Euer Intranet darf diesem Informationsrauschen nichts hinzufügen.

Genau deshalb ist Kürze so entscheidend.

Das bedeutet nicht, unpersönlich oder roboterhaft zu kommunizieren. Es bedeutet Klarheit. Präzision. Überflüssiges weglassen, damit jede:r – ob im Außendienst mit dem Smartphone oder im Büro bei einer Kaffeepause – schnell genau die Information bekommt, die gebraucht wird.

Unsere Tipps für bessere Usability im Digital Workplace:

• Kurze Absätze
• Listen statt Fließtext
• Visuals für bessere Orientierung
• Wichtigstes zuerst

Eure Intranet‑Startseite ist kein Dashboard, sondern ein Wegweiser

Wir sehen es immer wieder: Homepages im Intranet werden zu Sammelstellen. Jede Abteilung will sichtbar sein, jedes Update scheint dringend. Das Ergebnis: ein Flickenteppich aus Bannern, Widgets, Slideshows und einer endlosen Scroll-Wüste.

Unser Rat: Seid kompromisslos. Priorisiert. Selektiert.

Die Intranet-Startseite sollte wie ein Concierge funktionieren, nicht wie ein Schwarzes Brett. Sie leitet Nutzer:innen gezielt weiter, statt alles gleichzeitig zu zeigen.

Bei Haiilo unterstützen wir dies durch:

• Modulare Layouts, die sich flexibel an die Bedürfnisse eurer Organisation anpassen
• Rollenbasierte Personalisierung, damit Nutzer:innen nur das sehen, was für sie wirklich relevant ist
• Automatische Ablaufdaten für Inhalte, um Ansammlungen und Überfrachtung zu vermeiden
• Analytics, um nachzuverfolgen, mit welchen Inhalten sich die Mitarbeitenden tatsächlich beschäftigen – nicht nur, was veröffentlicht wurde

Bei Intranet-Content gilt: Weniger ist mehr

Ein weit verbreitetes Missverständnis bei Intranet-Inhalten ist, dass mehr immer besser sei. Mehr Details, mehr Links, mehr Kontext.

Die Wahrheit ist: Das Wesentliche gewinnt.

Wenn ihr Inhalte veröffentlicht, denkt wie ein:e UX‑Designer:in:

• Was ist die Kernbotschaft?
• Welche Aktion sollen die Nutzer:innen ausführen?
• Welcher ist der schnellste Weg zum Mehrwert?

Alles, was darüber hinausgeht, ist Ablenkung und verschlechtert die Benutzerfreundlichkeit im digitalen Arbeitsplatz.

Bei Haiilo ermutigen wir Teams zu einer „So viel wie nötig, so wenig wie möglich“-Mentalität – besonders, wenn über Kulturen, Zeitzonen und unterschiedliche Rollen hinweg kommuniziert wird.

Das Ziel bestimmt die UX im Intranet – nicht umgekehrt

Einer der häufigsten Hauptgründe für UX-Schulden?

Ein fehlendes klares Ziel.

Allzu oft entwickeln sich Intranets ohne eine eindeutige Zweckbestimmung. Optimiert ihr für Engagement? Wissensaustausch? Operative Updates? Kulturaufbau?

Bei Haiilo bitten wir unsere Kund:innen, zunächst die Hauptfunktion ihres Intranets klar zu definieren. Erst dann gestalten wir Design, Navigation im Intranet und Content Governance so, dass sie genau auf diesen Fokus einzahlen.

Denn: Ohne ein zentrales Ziel werden selbst die besten Tools orientierungslos und das Nutzererlebnis leidet.

Kontext entscheidet: Euer Intranet ist nicht Social Media

In den vergangenen Jahren gab es immer wieder die Tendenz, Intranets wie ein internes Facebook zu behandeln. Die Wahrheit ist jedoch: Die meisten Mitarbeitenden kommen nicht ins Intranet, um sich zu vernetzen und zu plaudern. Sie kommen, um ihre Arbeit zu erledigen.

Ja, eure Plattform sollte sich einladend, inklusiv und ansprechend anfühlen. Aber das bedeutet nicht, Social-Media-Plattformen zu imitieren. Es bedeutet:

• Funktionales Design
• Klare Navigation
• Inhalte, die an realen Aufgaben ausgerichtet sind

Bei Haiilo steht der Nutzen an erster Stelle. Denn wenn Menschen schnell finden, was sie brauchen, steigt die Zufriedenheit – und die Zahl der Support-Tickets sinkt.

Ownership = Verantwortung = Klarheit

UX-Schuld gedeiht dort, wo es keine klaren Zuständigkeiten gibt. Wenn niemand für eine Seite zuständig ist, wird sie nicht gepflegt. Wenn alle für sie zuständig sind, kümmert sich niemand darum.

Wir begleiten unsere Kund:innen hin zu einer dezentralen, aber klar geregelten Governance:

• Verantwortliche für jeden Bereich festlegen
• Schlanke Content‑Workflows einführen
• Überprüfungs- und Ablaufzyklen definieren
• Haiilos Content‑Lifecycle‑Tools nutzen, um veraltete oder ungenutzte Inhalte zu kennzeichnen

Dabei geht es nicht um Kontrolle, sondern um Sorgfalt. Euer Intranet sollte sich mit eurer Organisation weiterentwickeln, statt unter veraltetem Content und unklaren Zuständigkeiten zu erstarren.

💡 Lesetipp: Dezentrales Intranet: Warum die IT nicht länger für den Betrieb zuständig sein sollte.

Fazit: Benutzerfreundlichkeit heißt weniger Reibung und mehr Fokus

Die besten, benutzerfreundlichen Intranets fühlen sich unsichtbar an.

Sie verlangen keine Aufmerksamkeit, sondern unterstützen sie. Sie fügen keine zusätzlichen Schritte hinzu, sondern reduzieren sie. Sie verwirren nicht, sondern sie schaffen Klarheit.

Bei Haiilo verstehen wir UX im Intranet nicht nur als die Frage, wie etwas aussieht, sondern vor allem, wie es funktioniert – für die Menschen, die es jeden Tag nutzen, unter Zeitdruck, in unterschiedlichen Rollen, an verschiedenen Standorten und auf allen Geräten.

Wenn sich euer Intranet wie ein Chaos anfühlt, ist das nicht eure Schuld. Es ist eine Chance. Mit dem richtigen Design-Ansatz könnt ihr Unordnung beseitigen, UX-Altlasten abbauen und etwas schaffen, das wirklich hilft.

Etwas, das Menschen gerne nutzen.

Braucht ihr Unterstützung beim Design einer besseren Intranet-Erfahrung?

Unser Team bei Haiilo arbeitet täglich mit HR‑ und Kommunikationsteams zusammen, um die Benutzerfreundlichkeit im digitalen Arbeitsplatz zu optimieren, Inhalte zu entschlacken und Erlebnisse zu schaffen, die Mitarbeitende wirklich lieben. Lasst uns über eure Intranet-UX sprechen.

💡 Lesetipp: Kleine Schritte, große Wirkung: 7 Tipps, mit denen ihr die Intranet-UX verbessert.

Warum das jetzt wichtig ist

Die heutige Arbeitswelt ist überlastet:

• Mitarbeitende nutzen im Schnitt 35+ Apps pro Tag und verschwenden dadurch 61 % mehr Zeit als nötig.
• 70 % der Mitarbeitenden verlieren jede Woche 20 Arbeitsstunden durch fragmentierte Systeme.
• 68 % der Unternehmen erreichen nicht den gewünschten ROI ihrer digitalen Transformationsinitiativen.

So unterstützt Haiilo euch dabei

Haiilo hilft IT-Teams, mit weniger Aufwand mehr zu erreichen – und das ganz ohne zusätzliche Komplexität.

Ihr braucht nicht noch mehr Tools. Ihr braucht bessere Integrationen, intelligentere Automatisierungen und weniger Komplexität. Haiilo ist eure intuitive digitale Heimat und vereint die Tools, die ihr ohnehin schon nutzt und liebt. Und das, ohne die IT zu überlasten.

Mit Haiilo könnt ihr:

• Die Adoption eures Intranets steigern mit einer Oberfläche, die Mitarbeitende wirklich gern verwenden.
• Relevanz schaffen dank smarter, automatisierter und hyperrelevanter Updates, die in der Informationsflut nicht untergehen.
• Technologiewildwuchs eliminieren mit über 130 Integrationen an einem zentralen, barrierefreien Ort.
• Mitarbeiterengagement messen und optimieren durch transparente Nutzungsauswertungen und gezielte Verbesserungen.

Die Auswirkung:

• 75 %+ Adoption bei Frontline-Mitarbeitenden
• 67 % mehr Produktivität durch nahtlose Prozesse
• 2,4 Mio. $ jährliche Einsparung durch weniger Fluktuation und Ineffizienz

Neugierig, wie Haiilo euer Team unterstützen kann? Lasst uns sprechen.

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