Wie ihr die Intranet Usability 2026 nachhaltig verbessert

Intranets sollen den Arbeitsalltag erleichtern. Doch in der Praxis passiert oft das Gegenteil: Die Navigation fühlt sich umständlich an, die mobile Nutzung frustriert und die Suche liefert Ergebnisse, die kaum weiterhelfen. Die meisten Intranets haben noch immer Schwierigkeiten, das zu liefern, was Mitarbeitende wirklich brauchen: eine schnelle, intuitive und vertrauenswürdige Möglichkeit, Informationen zu finden und verbunden zu bleiben.

Kurz gesagt: Viele Intranets funktionieren technisch, aber nicht für ihre Nutzer:innen.

Der große Intranet-Usability-Check 2025 der School for Communication and Management (SCM) und Haiilo zeigt klar, wo die größten Hürden liegen. Aber auch wie ihr die Intranet Usability verbessern könnt, um 2026 ein wirklich benutzerfreundliches Intranet zu schaffen.

💡 Lesetipp: So baut ihr 2025 ein modernes Intranet im Unternehmen auf

Wir zeigen euch die größten Herausforderungen und geben euch konkrete Tipps, wie ihr euer Intranet nutzerzentrierter gestaltet – für einen modernen Digital Workplace, der die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden wirklich erfüllt.

1. Setzt auf Nutzererlebnis statt Features

Nur 10,1 % der befragten Expert:innen bewerten die Usability ihres Intranets als „exzellent“. Fast ein Drittel stuft sie als „durchschnittlich“ ein und 9,9 % sogar als „schlecht“.

Das bedeutet: Knapp die Hälfte der Belegschaft arbeitet täglich mit Tools, die sie eher ausbremsen als unterstützen. Und wenn etwas schwer zu bedienen ist, hören Menschen einfach auf, es zu nutzen. Die Folge: Es entstehen Schattenkanäle, WhatsApp-Gruppen übernehmen die Kommunikation und das E-Mail-Aufkommen steigt erneut.

💡 Lesetipp: Usability im Intranet: So begeistert ihr Mitarbeitende aller Generationen

Usability ist kein Add-on. Sie ist die Grundlage, auf der euer Intranet steht, und damit ein zentraler Baustein einer starken User Experience. Sie entscheidet darüber, ob euer Intranet Menschen dabei unterstützt, ihre Arbeit zu erledigen oder ob es ungenutzt verstaubt.

🧭 Quick Win: Vereinfacht die Intranet-Navigation. Prüft die wichtigsten Wege im Intranet und reduziert unnötige Klicks. Testet eure Startseite regelmäßig mit echten Nutzer:innen und analysiert, wo sie aussteigen.

2. Baut Hürden im Onboarding ab

Wer schon einmal erlebt hat, wie neue Kolleg:innen im Intranet herumirren, kennt das Problem nur zu gut.

Mehr als die Hälfte (53 %) aller neuen Mitarbeitenden braucht Unterstützung, um sich im Intranet überhaupt zurechtzufinden. 17,4 % benötigen sogar mehrere Wochen, bis sie sich sicher genug fühlen, es selbstständig zu nutzen. Das kostet nicht nur sie wertvolle Zeit und Produktivität, sondern auch diejenigen, die ihnen helfen.

2026 sollte ein gutes, benutzerfreundliches Intranet selbsterklärend sein. Weniger PDFs und Handbücher, dafür mehr interaktive geführte Touren. Weniger „Wo finde ich das?“-Nachrichten, dafür klarere Menüs, einfach nutzbare Vorlagen, eine intuitive Struktur und hilfreiche Onboarding-Hinweise.

🧭 Quick Win: Erstellt eine zentrale Einstiegsseite für neue Mitarbeitende, auf der die zehn meistgenutzten Links, Anwendungen, Werkzeuge und Richtlinien gebündelt sind. Noch besser: Diese Seite ist auch mobil jederzeit einfach zugänglich.

3. Priorisiert die mobile Intranet-Nutzung

Hybrid Work und Frontline Work sind längst Alltag. Trotzdem sind nur 11,6 % der Befragten sehr zufrieden mit der mobilen Nutzung ihres Intranets. 30 % sind aktiv unzufrieden.

Das ist ein großes Problem, wenn ein großer Teil eurer Belegschaft nicht am Schreibtisch arbeitet. Mobile Usability und eine gute Intranet-UX auf allen Geräten sind heute eine Grundvoraussetzung: Wenn euer Intranet auf dem Smartphone nicht funktioniert, funktioniert es nicht.

🧭 Quick Win: Stellt sicher, dass alle wichtigen Funktionen auch problemlos mobil nutzbar sind. Können Non-Desk-Mitarbeitende News lesen, ohne auf ihren mobilen Geräten umständlich zoomen oder scrollen zu müssen? Können sie Formulare ausfüllen, ohne zum Desktop wechseln zu müssen? Wenn nicht, besteht dringender Optimierungsbedarf.

💡 Lesetipp: Euer Intranet hat ein UX‑Problem – so behebt ihr es

4. Macht die Suche wirklich nutzbar

Die Suche ist der zentrale Punkt, an dem Usability im Intranet steht oder fällt. Und aktuell scheitern die meisten Organisationen genau daran.

Nur 9,1 % der Befragten bewerten die Suchfunktion ihres Intranets als „sehr gut“. Weitere 17 % finden Inhalte nur „mit zusätzlichem Aufwand“ und 22,7 % finden häufig gar keine passenden Ergebnisse.

Kein Wunder also, dass 57 Prozent eine schlechte Suche als größtes Usability-Problem nennen. Dahinter folgen eine unklare Navigation (44 %) und fehlende Personalisierung (38 %).

🧭 Quick Win: Startet mit einem konsequenten Content-Check. Veraltete, doppelte oder falsch benannte Inhalte sind der größte Feind jeder Suche. Räumt euren Content auf und investiert in eine intelligentere, KI-gestützte Suche, die nicht nur Keywords erkennt, sondern die tatsächliche Intention der Nutzer:innen versteht.

5. Nutzt Daten statt Bauchgefühl

Fast die Hälfte aller Organisationen (46,6 %) misst die Benutzerfreundlichkeit ihres Intranets überhaupt nicht.

Und selbst unter denen, die die Usability messen, führen nur 27,9 % regelmäßige Nutzerbefragungen durch. 15,7 % erfassen die mobile Nutzung und lediglich 7 % messen den Erfolg der Suche. Die meisten Teams verlassen sich weiterhin auf Basis-Kennzahlen wie Seitenaufrufe oder Klicks. Diese zeigen zwar, was passiert ist, aber nicht warum.

Wenn ihr die Benutzerfreundlichkeit im Intranet 2026 verbessern wollt, braucht ihr bessere Daten. Nur so erkennt ihr die tatsächliche Wirkung und den ROI eurer Maßnahmen. Messt zum Beispiel:

• Wie lange dauert es, bis eine Aufgabe im Intranet erledigt ist?
• Wie genau und zuverlässig funktioniert die Suche?
• Wie nehmen Nutzer:innen die Bedienung subjektiv wahr?
• Wie leicht fällt es ihnen, Informationen zu finden oder eine Aktion abzuschließen?

🧭 Quick Win: Definiert eine aussagekräftige KPI, die echte Usability widerspiegelt. Beispiel: „Prozentsatz der Mitarbeitenden, die benötigte Informationen in unter zwei Minuten finden“.
Verfolgt diesen Wert monatlich und beobachtet, wie sich die Bedienbarkeit eures Intranets verbessert.

💡 Lesetipp: So messt ihr Usability im Intranet: Die wichtigsten KPIs und Warnsignale

6. Verwandelt Feedback in strategische Verbesserungen

Viele Unternehmen sammeln Feedback, aber scheitern dann an der Umsetzung.

Selbst unter den Firmen und Organisationen, die Usability-Daten erheben, geben 35 % zu, dass sie kaum oder gar nicht danach handeln. Die Hauptgründe dafür sind fehlende Ressourcen (53,7 %), technische Einschränkungen (39 %) und eine zu geringe interne Priorisierung (23,2 %).

Das ist weniger ein technisches als ein Führungs- und Ownership-Thema. Gute Usability braucht klare Zuständigkeiten, Ziele, Budget und Verantwortlichkeit. Wenn alle zuständig sind, fühlt sich am Ende niemand wirklich verantwortlich.

🧭 Quick Win: Benennt ein kleines Team oder eine verantwortliche Person als „Intranet Experience Owner“. Gebt ihnen klare KPIs, zum Beispiel Zufriedenheitswerte oder Erfolgsquoten bei Aufgaben, sowie Entscheidungsbefugnis, um Verbesserungen konsequent voranzutreiben.

7. Haltet eure Inhalte sauber, aktuell und vertrauenswürdig

Nichts untergräbt die Usability so sehr wie veralteter Intranet-Content. Wenn Links ins Leere führen, Seiten widersprüchlich sind oder News alt wirken, sinkt das Vertrauen und damit die Nutzung.

Die Studie zeigt, dass sich die meisten Teams dieses Problems durchaus bewusst sind. Über 70 % der Befragten können konkrete Maßnahmen nennen, um die Intranet Usability zu verbessern. Ein konsistenter Clean-up der Intranet-Inhalte gehört dabei zu den am häufigsten genannten Schritten. Trotzdem fehlen klare Routinen.

🧭 Quick Win: Führt ein vierteljährliches Content-Audit durch. Archiviert veraltete Inhalte, führt doppelte Seiten zusammen und sorgt für einheitliche Benennungen. Ein kleines, übersichtliches Intranet ist fast immer ein deutlich nutzerfreundlicheres.

8. Macht Usability zu einer gemeinsamen Aufgabe

Usability darf nicht nur bei der IT oder internen Kommunikation liegen. Sie ist eine geteilte Verantwortung über alle Bereiche hinweg – von HR, Change Management  über Führungskräfte bis hin zu Teamleitungen im Frontline- oder operativen Bereich.

Wenn ihr Mitarbeitende aktiv in die Weiterentwicklung der Intranet Usability einbezieht, entsteht eine Plattform, die Menschen wirklich nutzen möchten. Dann wird das Intranet nicht länger als „Ablageort für Dokumente“ wahrgenommen, sondern als echter, hilfreicher Bestandteil des täglichen Arbeitens. Das Engagement steigt und die Zusammenarbeit verbessert sich.

🤝 Quick Win: Veranstaltet eine „Usability Week“. Organisiert kurze Feedback-Sessions mit verschiedenen Abteilungen, sammelt konkrete Pain Points und zeigt transparent, wie ihr sie adressiert. Diese Sichtbarkeit schafft Vertrauen und fördert die Akzeptanz im gesamten Unternehmen.

Intranet-Benutzerfreundlichkeit verbessern: Die wichtigsten Erkenntnisse für 2026

Der Intranet-Usability-Check 2025 macht eines sehr deutlich: Die meisten Organisationen wissen genau, wo die Probleme liegen. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, wirklich etwas zu verändern.

Um die Intranet Usability zu verbessern, braucht es keinen kompletten Relaunch. Entscheidend sind Fokus, klare Verantwortlichkeiten und ein Mindset-Shift: weg vom reinen Betreiben eines Intranets und hin zum Gestalten einer echten Nutzererfahrung.

Für eure Intranet-Strategie 2026 gilt daher:

• Wenn eure Mitarbeitenden Informationen nicht finden, werden sie das Intranet nicht nutzen.
• Wenn etwas mobil nicht funktioniert, funktioniert es überhaupt nicht.
• Und wenn ihr Usability nicht messt, könnt ihr sie auch nicht verbessern.

Denn ein gut strukturiertes, intuitives Intranet ist ein zentraler Erfolgsfaktor für einen vernetzten, informierten und produktiven digitalen Arbeitsplatz.

💡 Lesetipp: So gelingt Usability im Intranet: 7 Best Practices aus echten Kundenprojekten

Das Intranet, das alle nutzen – und lieben

Die Employee Experience Platform von Haiilo ist einfach, intuitiv und für echte Menschen gemacht. Sie lässt sich schnell einführen, ist leicht zu bedienen und wird von Teams weltweit geschätzt.

• Sofortige Akzeptanz – fühlt sich ab dem ersten Tag vertraut an
• Mühelose Navigation – ihr findet in Sekunden, was ihr braucht
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„Einfach und intuitiv.“ – Clearbox

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