Intranet-Anbieter wechseln: Gründe und Schritt-für-Schritt-Anleitung

Das Intranet gibt es in vielen Formen und Farben. In den 1990er-Jahren war es beispielsweise Gang und Gäbe, das Intranet über eine interne Website abzubilden. Manche Unternehmen setzen auch auf Mitarbeiterportale, versuchen mit Mailingprogrammen die interne Kommunikation abzubilden oder nutzen Tools wie Microsoft Teams und Slack als Intranet, die eigentlich gar nicht dafür gedacht sind.

Kurz gesagt: Viele Unternehmen arbeiten mit veralteten Intranet-Lösungen oder schlagen sich mit einem Intranet-Anbieter herum, der nicht zu ihren aktuellen Anforderungen passt. Wir sagen: Es wird Zeit für ein Update! Wann auch ihr euren Intranet-Anbieter wechseln solltet und wie ihr den Wechsel Schritt für Schritt angeht, erklären wir euch in diesem Beitrag.

Gründe für den Wechsel des Intranet-Anbieters

Es gibt vielfältige Gründe, warum Unternehmen den Intranet-Anbieter wechseln beziehungsweise wechseln sollten. Hier ein paar Beispiele:

• Das Unternehmen ist dem alten Intranet entwachsen. Die Plattform passt nicht mehr zur aktuellen Belegschaft und Unternehmensgröße.
• Durch eine veränderte Arbeitsumgebung wie beispielsweise Remote Work und eine zunehmend heterogene und internationale Belegschaft gibt es neue Anforderungen an ein gutes Intranet.
• Das alte Intranet ist zu statisch. Es ist auf die reine Informationsvermittlung und Top-down-Kommunikation ausgerichtet und der Content ist veraltet. 
• Die Mitarbeitenden haben aktuell keine Möglichkeiten, sich aktiv zu beteiligen. Der Wechsel zu einem neuen Intranet soll das Engagement und die Interaktion der Mitarbeitenden fördern.
• Der aktuelle Intranet-Anbieter ermöglicht keinen mobilen Zugriff. Das Unternehmen möchte in eine cloudbasierte Lösung umziehen.
• Im Unternehmen herrscht eine zu komplexe Systemlandschaft. Es gibt neben dem Intranet viele weitere Tools, die unabhängig voneinander existieren und sich nicht nahtlos integrieren lassen.
• Die aktuelle Intranet-Software ist zu kompliziert. Die Benutzeroberfläche ist nicht intuitiv und die Plattform verursacht einen hohen IT- und Einarbeitungsaufwand.
• Die Intranet-Lösung ist in der Belegschaft nur wenig akzeptiert und wird daher kaum genutzt.

Kurz gesagt: Wenn eure aktuelle Intranet-Software nicht mehr zu eurem Unternehmen und euren Kommunikationsanforderungen passt, dazu noch unhandlich ist und unverhältnismäßigen Aufwand in der Pflege verursacht, solltet ihr über einen Wechsel des Intranet-Anbieters nachdenken.

Diese Vorteile hat eine neue, moderne Intranet-Software

Der Umzug in ein modernes Social Intranet gibt euch die Chance, euer Intranet von Grund auf aufzuräumen und neu zu strukturieren. Ihr könnt es ganz an eure aktuellen Bedürfnisse anpassen und auch eure Mitarbeitenden von Anfang an bei der Auswahl einbeziehen, was die Nutzerakzeptanz erhöht.

Ein neuer Intranet-Anbieter kann euch maßgeblich dabei unterstützen, eine moderne Unternehmenskultur aufzubauen, die von Offenheit, Transparenz, Aktivität und einem regen Miteinander geprägt ist. Damit steigert ihr die Zufriedenheit und das Engagement eurer Mitarbeitenden.

Die Verwendung von zeitgemäßen Intranet-Tools gibt auch eurer Arbeitgeberattraktivität einen Boost und zieht vor allem digitalaffine Talente der jüngeren Generationen an, was euch in Zeiten des Fachkräftemangels den entscheidenden Vorteil bringen kann. Aber auch ältere Arbeitnehmende freuen sich über intuitive Lösungen, die unkompliziert zu bedienen sind.

Ebenso könnt ihr mit einem neuen Social-Intranet-Anbieter eure Systemlandschaft überdenken. Welche Tools nutzt ihr bereits, welche wollt ihr in euer Intranet einbinden? Wenn ihr beispielsweise rege Nutzer:innen von Microsoft Teams seid, dann haltet Ausschau nach Intranet-Lösungen, die eine Microsoft 365-Integration ermöglichen. Das Social Intranet kann so zu eurem digitalen Einstiegsort werden und eure IT-Infrastruktur verschlanken.

Am Ende spart ihr mit der Investition in eine moderne Intranet-Software versteckte Kosten: Komplexe IT-Strukturen, großer Programmieraufwand, umfassende Schulungen und Wartungen gehören mit dem richtigen Anbieter der Vergangenheit an.

Intranet-Anbieter wechseln in 7 Schritten

Wenn ihr euren Intranet-Anbieter wechseln wollt, solltet ihr folgende sieben Schritte beachten:

1. Analyse: Herausforderungen und Anforderungen

Im ersten Schritt solltet ihr euch den Status quo eurer internen Kommunikation genau anschauen. Mit welchen Herausforderungen habt ihr aktuell zu kämpfen? Welche Probleme bereitet euch eure aktuelle Intranet-Lösung, welche Mängel sind besonders schwerwiegend?

Darauf aufbauend könnt ihr einen klaren Anforderungskatalog an euren neuen Intranet-Anbieter aufstellen und eure Ziele formulieren. Diese können zum Beispiel sein:

• Standortübergreifende Zusammenarbeit fördern
• Kollegialen Austausch verbessern
• E-Mails reduzieren
• Mitarbeiterbindung stärken
• Kommunikation für Mitarbeitende ohne Computerarbeitsplatz erleichtern
• Informationssilos auflösen

Je spezifischer ihr eure Herausforderungen, Anforderungen und Erwartungen benennt, desto leichter könnt ihr am Ende das beste Intranet für euer Unternehmen auswählen.

2. Auswahl von Anbieter und Software

Die Entscheidung für den Wechsel steht und ihr habt euren Anforderungskatalog formuliert. Doch wie findet ihr jetzt den besten Intranet-Anbieter und die passende Software? Zu den wichtigsten Auswahlkriterien zählen:

Unternehmensgröße

Achtet darauf, dass eure gewählte Lösung zu eurer Unternehmensgröße passt. Viele kostengünstige Social-Intranet-Tools sind vor allem für kleinere Teams zum Einstieg gedacht. Die Haiilo-Plattform ist im Gegensatz dazu beispielsweise besonders auf die Bedürfnisse von großen Unternehmen und Konzernen ausgerichtet, die hunderte oder gar tausende Mitarbeitende an unterschiedlichen, internationalen Standorten beschäftigen.

Funktionen

Natürlich sollte die Software-Lösung eurer Wahl die richtigen Funktionen bieten. Wollt ihr insbesondere den kollegialen Austausch und den Wissenstransfer fördern, sind zum Beispiel Mitarbeiter-Communities das Feature, auf das ihr achten solltet. Gamification-Elemente helfen euch dabei, eure Mitarbeitenden zu motivieren und zu aktivieren. Manche Funktionen wie die einfache Verwaltung von Mitarbeiterprofilen, übersichtliche Navigations- und Suchfunktionen, unterschiedliche Interaktionsmöglichkeiten und unkomplizierte Chatfenster sollte jedes Social Intranet mitbringen.

Jedoch gibt es auch Anbieter, die mit zusätzlichen Features glänzen, die eure Unternehmenskommunikation auf ein neues Level heben. Mit Haiilo könnt ihr zum Beispiel auch ein Employee-Advocacy-Programm umsetzen.

📚 Lesetipp: Auf unserem Blog haben wir euch eine Liste mit den wichtigsten Funktionen eines Intranets sowie Best Practices für Intranet-Anwendungen zusammengestellt.

Benutzerfreundlichkeit

Komplexe Intranet-Softwares, die nur von Programmierprofis gestaltet und erst nach aufwendigen Trainings genutzt werden können, haben heute ausgedient. Es gibt viele Out-of-the-box-Lösungen auf dem Markt, die ihr unabhängig von eurer IT umsetzen könnt und die mit einer intuitiven Bedienoberfläche überzeugen. So haben auch wirklich alle Mitarbeitenden Spaß an der Nutzung, egal, wie alt oder jung und technisch versiert sie sind.

Mobiler Zugriff

Das mobile Intranet ist auf dem Vormarsch. Damit gebt ihr euren Mitarbeitenden die Möglichkeit, das Intranet über das Gerät ihrer Wahl, ob über den Desktop oder eine Smartphone-App, aufzurufen. Das kommt besonders den Beschäftigten zugute, die keinen eigenen Computerarbeitsplatz haben oder viel unterwegs sind. Eine zeitgemäße Intranet-Software sollte also auch eine mobile Nutzung ermöglichen.

📚 Lesetipp: Wir haben die sechs besten Apps für die Mitarbeiterkommunikation miteinander verglichen und zeigen euch, worauf es bei der richtigen Lösung für die mobile Kommunikation ankommt.

Individualisierbarkeit

Für ein rundum überzeugendes und immersives Nutzererlebnis ist es auf jeden Fall ein Pluspunkt, wenn der Intranet-Anbieter euch die Möglichkeit gibt, eure Intranet-Lösung individuell an euer Unternehmen anzupassen – und das nicht nur, was die Funktionen betrifft, sondern auch das Design. Ein gebrandetes Intranet sorgt bei der Nutzerschaft für eine höhere Identifikation und Akzeptanz.

Analysemöglichkeiten

Moderne Unternehmenskommunikation muss messbar sein. Gute Intranet-Software gibt euch einen transparenten Einblick in die Aktivitäten auf der Plattform und ermöglicht es euch, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen. Nur so lässt sich herausfinden, welche Kommunikationsmaßnahmen wirklich ankommen, welche Bedürfnisse eure Zielgruppen haben und inwiefern das Intranet eure Kommunikationsstrategie unterstützt.

📚 Lesetipp: In unserem Blog erklären wir euch, wie ihr interne Kommunikation messen könnt und welche Faktoren dabei entscheidend sind.

Compliance

Vertrauen ist ein wichtiger Faktor in der Mitarbeiterkommunikation und sollte auch bei der Auswahl des Intranet-Anbieters eine entscheidende Rolle spielen. Achtet darauf, dass ihr euch bei der Software auf eine sichere und DSGVO-konforme Verarbeitung der Daten verlassen könnt. Prüft, welche Hosting-Anbieter für Cloud-Dienste genutzt werden. Zertifizierungen, zum Beispiel nach ISO-Norm 27001, geben euch Hinweise darauf, welche Standards der Intranet-Anbieter einhält.

Support

Ein guter Intranet-Anbieter begleitet euch während des Wechsels mit einem zuverlässigen Service. Er bietet euch eine kompetente Beratung, kostenlose Demotouren, technische und strategische Betreuung bei der Implementierung sowie laufend im Betrieb. Ein Pluspunkt ist, wenn euch der Anbieter persönliche Ansprechpartner:innen zur Seite stellt, die ihr bei Fragen und Problemen schnell erreicht.

3. Konzeption und Umsetzung

Wenn ihr euch für den passenden Intranet-Anbieter und seine Software entschieden habt, geht es daran, das Intranet nach euren Vorstellungen aufzubauen. Überlegt euch eine klare Struktur für eure Kommunikationsplattform. Welche Funktionen sollen wie genutzt werden? Welche Seiten braucht ihr, mit welchen Inhalten wollt ihr die Plattform füllen? Wer braucht welche Bearbeitungsrechte?

Anschließend müssen die Daten aus dem alten Intranet reibungslos in die neue Lösung übertragen werden. Natürlich könnt ihr euer Intranet auch von Null an neugestalten, in der Regel ergibt es aber Sinn, so viele Bestandsdaten wie möglich zu migrieren. Gleichzeitig raten wir euch, die Chance zum Ausmisten zu nutzen.

Eine erfolgreiche Datenmigration beginnt mit einer genauen Analyse und Dokumentation der bestehenden Daten. Darauf aufbauend entwickelt ihr Migrations- und Testkonzepte sowie einen genauen Ablaufplan mit Playbooks. Idealerweise bietet euch euer Intranet-Anbieter dabei tatkräftige Unterstützung.

📚 Lesetipp: Unser Haiilo-Partner T-Systems MMS hat euch einen kleinen Leitfaden zur Datenmigration erstellt – am Beispiel einer Migration von Jive zu Haiilo.

4. Roll-out und Schulung

Im besten Fall habt ihr eure Mitarbeitenden schon ab dem ersten Schritt abgeholt und frühzeitig über den Wechsel informiert – und bei der Wahl eures neuen Anbieters das Feedback und die Wünsche eurer Mitarbeitenden berücksichtigt. Vor dem unternehmensweiten Roll-out der neuen Software ist es zudem sinnvoll, wenn ihr eine Testphase mit unterschiedlichen Nutzer:innen durchführt, die die Funktionen und den Aufbau des Intranets auf Herz und Nieren prüfen.

Begleitend zum Roll-out solltet ihr Schulungen für eure Mitarbeitenden, die Intranet-Administrator:innen und Redakteur:innen anbieten. Dort könnt ihr ihnen die Funktionen des neuen Intranets im Detail vorstellen und ihnen Best Practices mit auf den Weg geben.

5. Anpassung und Integration

Jetzt geht es daran, die neue Intranet-Lösung gut in eure Systemlandschaft zu integrieren und an euren Arbeitsalltag anzupassen. Es ist sinnvoll, viel genutzte Kollaborationstools direkt an euer Intranet anzubinden, um zum Beispiel in Projektgruppen unkompliziert auf gemeinsame Dokumente zurückgreifen zu können. Mit passenden Integrationen, Add-ons und Plug-ins macht ihr euer Intranet zum zentralen Einstiegs- und Orientierungsort für eure Mitarbeitenden und ermöglicht ein ganzheitliches Erlebnis.

Sinnvolle Integrationen sind zum Beispiel:

• Übersetzungstools
• HR-Dienste wie bspw. Dienstpläne
• Umfrage-Tools
• Kalender
• Tools zur Dokumentenbearbeitung und -ablage
• Videostreaming-Dienste

Hier ist es von Vorteil, wenn euer Intranet-Anbieter bereits hilfreiche Out-of-the-box-Integrationen in petto hat und euch gleichzeitig dabei unterstützt, individuelle Integrationen zu entwickeln.

6. Nutzerakzeptanz und Feedback

Den Großteil der Arbeit habt ihr jetzt schon geschafft: Das neue Intranet ist ausgerollt und läuft. Aber wie gut läuft es wirklich? Es ist sehr wichtig, dass ihr euch nach dem erfolgreichen Roll-out nicht einfach zurücklehnt, sondern genau hinschaut und hinhört. Wie kommt die neue Intranet-Lösung bei euren Mitarbeitenden an? Wie viele aktive Nutzer:innen gibt es?

Um einen Einblick in die Nutzerakzeptanz und die Zufriedenheit eurer Mitarbeitenden zu bekommen, solltet ihr euch regelmäßig Feedback einholen, zum Beispiel über Mitarbeiterumfragen, Intranet-Sprechstunden, das Support-Team oder eine eigens dafür eingerichtete Community.

Diesen Schritt solltet ihr auf keinen Fall vernachlässigen, denn hier erfahrt ihr, ob der Anbieter-Wechsel nicht nur theoretisch ein Erfolg war, sondern auch in der Praxis die gewünschten Ergebnisse erzielt.

7. Kontinuierliche Weiterentwicklung

Mithilfe des Feedbacks aus eurer Belegschaft könnt ihr euer neues, modernes Intranet schließlich kontinuierlich weiterentwickeln und optimieren. Auch laufende Analysen, im besten Fall über die integrierten Analysetools eurer Intranet-Software, helfen euch dabei, mögliche Problemstellen und Verbesserungspotenziale frühzeitig zu erkennen.

So erhaltet ihr beispielsweise Aufschluss darüber, welche Inhalte am besten bei euren Mitarbeitenden ankommen, welche Seiten am häufigsten besucht werden und ob eure Belegschaft vor allem über den Desktop oder mobil auf die Plattform zugreift.

Gebt zudem regelmäßiges Feedback an euren Intranet-Anbieter, informiert ihn über Probleme und weist ihn darauf hin, wenn euch noch wichtige Funktionen fehlen. Ein guter Dienstleister passt sein Produkt an die Bedürfnisse seiner Kund:innen an und entwickelt es stetig weiter.

Warum sich ein Wechsel zu Haiilo lohnt

Über 1000 Unternehmen haben sich bereits für die moderne Intranet-Lösung von Haiilo entschieden, darunter beispielsweise die Vorwerk Gruppe, die DB Schenker AG, L’Oréal und die Johanniter-Unfall-Hilfe. Bei vielen unserer Kund:innen war der Wechsel lange überfällig: Das zuvor genutzte statische, technisch veraltete und für die Nutzer:innen wenig ansprechende Unternehmensnetzwerk wurde mit der Zeit mehr zu einer Last, als dass es die tägliche Mitarbeiterkommunikation förderte.

Haiilo ist eine umfassende Employee Communications Platform für die Multi-Channel-Kommunikation, worüber ihr all eure Mitarbeitenden über die bevorzugten Kanäle erreicht. Die Plattform ist auf die aktuellen Kommunikationsbedürfnisse von großen und globalen Unternehmen zugeschnitten und bietet euch neben einem modernen Intranet auch Module für Employee Advocacy, Engagement-Umfragen sowie eine eigene Mitarbeiter-App. Sowohl Intranet als auch App könnt ihr passend zu eurem Corporate Design gestalten und ihnen somit eine einzigartige Identität geben.

Unsere Expert:innen unterstützen euch beim Wechsel von der ersten Beratung über die Konzeption und Umsetzung bis hin zum Go-live und darüber hinaus. Um unseren Kund:innen die beste strategische und technische Begleitung gewährleisten zu können, setzen wir auf die Zusammenarbeit mit Partnern wie HIRSCHTEC, Kronsteg und Telekom MMS.

Weitere Vorteile sind:

• Vielfältige Integrationen, z. B. Microsoft 365 und Google Workspace
• Multi-Language-Tool für automatische Übersetzungen
• KI-Integration für eine schnelle Contenterstellung
• Integrierte Analyse-Tools
• Hohe Usability (bestätigt durch zahlreiche Kundenrezensionen und unabhängige Reviews)
• Kompetentes Customer-Success-Team mit persönlichen Ansprechpartner:innen
• Einhaltung internationaler Standards und Compliance-Anforderungen
• Kostenlose Demos und Anwendungsvideos

Ihr zieht einen Wechsel zu Haiilo in Erwägung? Dann bucht direkt eine Demo! Stöbert auch gerne durch unsere Erfolgsgeschichten und erfahrt, wie der Wechsel zu Haiilo die interne Kommunikation in Unternehmen unterschiedlicher Branchen nachhaltig verbessert hat.

Moderne Unternehmen brauchen ein modernes Intranet

Das Intranet zählt zu den bewährtesten Kanälen für die interne Kommunikation. Jedoch ist es nicht mehr dasselbe wie vor dreißig Jahren. Die Kommunikationsbedürfnisse von Unternehmen und deren Belegschaft haben sich in den letzten Jahren stark verändert. Anstatt einer reinen Top-down-Informationsvermittlung deckt das moderne Intranet von heute alle Dimensionen der Kommunikation ab und bietet den Nutzer:innen ein einheitliches und personalisiertes Erlebnis auf ihren bevorzugten Kanälen und Geräten.

Für diese Aufgabe braucht es einen starken Partner und Intranet-Anbieter, der die aktuellen Anforderungen und Trends der internen Kommunikation kennt und dafür die richtige Software-Lösung bereithält. Social-Intranet-Anbieter wie Haiilo stehen euch beim Wechsel bei allen Schritten mit Rat und Tat zur Seite. Wir helfen euch, eine Intranet-Lösung zu gestalten, die genau zu eurem Unternehmen passt, von euren Mitarbeitenden begeistert genutzt wird und eure interne Kommunikation modernisiert.

👉 Wenn ihr bei der Systemevaluierung, Anforderungsbestimmung, Schulungen oder der allgemeinen Projektbegleitung externe Unterstützung braucht, dann können euch hierbei unsere Partner kompetent unterstützen. Hier geht’s zu unserem Partnernetzwerk!