Interne Kommunikation Tools: Schluss mit Chaos – die besten Lösungen im Vergleich

Per E-Mail kommt der wöchentliche Unternehmensnewsletter, im Intranet liegen die aktuellen Prozessleitfäden, der Unternehmens-Podcast beleuchtet die neuesten Branchentrends und Projektteams tauschen sich in Chats oder Kollaborationstools aus – die Kommunikation in Unternehmen verteilt sich heute auf viele verschiedene Kanäle. Diese Vielfalt bietet Chancen, sorgt aber auch schnell für Unübersichtlichkeit. Informationen gehen verloren, erreichen nicht die richtigen Personen oder kommen zu spät an. Genau hier wird deutlich, wie wichtig die richtigen interne Kommunikation Tools sind. Doch welche davon sind wirklich entscheidend – und noch wichtiger: welche passen am besten zu den Anforderungen eures Unternehmens?

Dieser Frage gehen wir in diesem Beitrag nach. Dafür haben wir basierend auf aktuellen Erkenntnissen und Best Practices die neun wichtigsten Instrumente der internen Kommunikation ausgewählt und detailliert analysiert. Wir zeigen, wie die einzelnen interne Kommunikation Tools im Arbeitsalltag eingesetzt werden, wo ihre Stärken liegen und welche Herausforderungen sie mit sich bringen. Mit unserer strukturierten Übersicht über die Kommunikationskanäle sowie ihre jeweiligen Vor- und Nachteile könnt ihr fundiert entscheiden, welche Lösungen eure Kommunikation wirklich verbessern – und welche ihr vielleicht hinterfragen solltet.

Einfluss von New Work und Digitalisierung auf die interne Kommunikation

Bevor wir uns den unterschiedlichen Kommunikationskanälen widmen, wollen wir erst einmal beleuchten, was die interne Kommunikation von heute überhaupt ausmacht.

Digitalisierung, Homeoffice, Agilität, Nachhaltigkeit, hybride Arbeitsmodelle, offene und transparente Unternehmenskultur – all das sind Schlagworte, die rund um das Thema New Work immer wieder fallen. Bei all diesen Aspekten spielt die interne Kommunikation eine zentrale Rolle, wie Ergebnisse aus dem Trendmonitor Digitale Interne Kommunikation 2022 sowie dem Trendmonitor Hybride Interne Kommunikation 2023 zeigen.

Change-Kommunikation

Rund 67 Prozent der befragten Kommunikationsexpert:innen sind der Meinung, dass die interne Kommunikation die Etablierung von New Work wie jeden anderen Change-Prozess aktiv und strukturiert begleiten sollte. Denn Veränderungen scheitern oft nicht an der Strategie, sondern an fehlender Klarheit, Transparenz und Einbindung der Mitarbeitenden. Genau hier spielen passende interne Kommunikation Tools eine entscheidende Rolle: Sie sorgen dafür, dass Informationen verständlich vermittelt, Rückfragen ermöglicht und Feedback frühzeitig aufgenommen werden kann.

Zu den wichtigsten Kanälen der Change-Kommunikation gehören das Intranet als zentrale Informationsquelle, die Kommunikation durch Führungskräfte als vertrauensbildendes Element sowie Betriebsversammlungen für den direkten Austausch. Ergänzt werden diese durch Mailings für schnelle Updates sowie Dialogformate wie Videokonferenzen, Umfragen und Social-Funktionen (zum Beispiel Kommentare auf Beiträge). Erst das Zusammenspiel dieser interne Kommunikation Tools stellt sicher, dass Veränderungen nicht nur kommuniziert, sondern auch verstanden und mitgetragen werden.

Auf der anderen Seite wirkt New Work aber auch strategisch auf die interne Kommunikation ein und beeinflusst sowohl die Themen als auch die Kanäle. Letztere werden immer digitaler und mobiler. Mitarbeitende können zum Beispiel vermehrt auch über Smartphone auf interne Kommunikationskanäle wie das Intranet, Mitarbeiter-Newsletter, Mitarbeitermagazine und Kollaborationstools zugreifen.

Digitale Kommunikationskanäle

Knapp 26 Prozent der Kommunikationsexpert:innen sagen, dass ihre interne Kommunikation schon komplett digitalisiert ist. Gleichzeitig sind analoge Kanäle in vielen Unternehmen weiterhin stark etabliert, zum Beispiel Aushänge am Schwarzen Brett, Poster, Flyer, gedruckte Mitarbeitermagazine und allen voran das persönliche Gespräch.

Gleichwohl ist ein klarer Trend zur Digitalisierung zu beobachten – so sind es vor allem die Print-Medien, die am häufigsten als Kommunikationskanäle für die interne Kommunikation abgeschafft werden. Rund 30 Prozent der Unternehmen verzichten heute ganz auf gedruckte Medien. Währenddessen nimmt die Nutzung von Mitarbeiter-Apps, Podcasts, dem (Social) Intranet sowie von innovativen Tools wie künstlicher Intelligenz weiter zu.

Die Vorteile von digitalen Kommunikationskanälen sehen Kommunikationsexpert:innen vor allem in folgenden Aspekten. Richtig eingesetzte interne Kommunikation Tools helfen dabei, Informationen gezielt zu steuern, Silos aufzubrechen und Mitarbeitende besser einzubinden – unabhängig von Standort oder Arbeitsmodell:

• Mehr Flexibilität – Inhalte lassen sich zeit- und ortsunabhängig abrufen
• Höhere Reichweite – auch deskless oder verteilte Teams werden erreicht
• Bündelung der Kommunikation – weniger Tool-Chaos, klarere Strukturen
• Förderung von Remote Work – Zusammenarbeit funktioniert auch ohne physischen Kontakt
• Mehr Transparenz – Informationen sind für alle zugänglich und nachvollziehbar
• Schnellerer Informationsaustausch – Updates können in Echtzeit geteilt werden
• Mehr Bottom-up-Kommunikation – Mitarbeitende können aktiv Feedback geben
• Förderung von Peer-to-Peer-Austausch – Wissen wird leichter im Team geteilt
• Höhere Mitarbeiterbeteiligung – durch Kommentare, Likes und Umfragen
• Zentralisierung von Informationen – alles an einem Ort statt verteilt über mehrere Kanäle

💡 Lesetipp: Mehr zur Digitalisierung der internen Kommunikation erfahrt ihr in unserem Blog – inklusive praktischer Tipps für die Auswahl der richtigen interne Kommunikation Tools.

Interne Kommunikationskanäle: Übersicht und Beispiele

Kanäle für die Mitarbeiterkommunikation gibt es reichlich – oft sogar zu viele. Ohne klare Struktur entsteht schnell ein Nebeneinander aus Tools, Inhalten und Zuständigkeiten. Genau deshalb ist es wichtig, die passenden interne Kommunikation Tools gezielt auszuwählen und sinnvoll miteinander zu kombinieren. Hier eine – sicherlich unvollständige – Übersicht mit Beispielen für geeignete Kommunikationskanäle:

• Informelle Kanäle: Für die informelle Peer-to-Peer-Kommunikation unter Kolleg:innen kommen häufig Instant-Messaging-Dienste zum Einsatz. Aber auch der kurze Plausch an der Kaffeemaschine, der gemeinsame Spaziergang in der Mittagspause oder der Flurfunk gehören dazu. Diese Kanäle stärken Beziehungen und Vertrauen – lassen sich aber kaum steuern.
• Mailings: E-Mail ist ein klassisches Instrument der Top-down-Kommunikation, etwa in Form von Newslettern oder wichtigen Ankündigungen. Gleichzeitig stößt sie schnell an Grenzen, wenn Inhalte untergehen oder nicht gelesen werden.
• Print-Medien: Von Postern und Plakaten über Flyer und Broschüren bis hin zu gedruckten Mitarbeitermagazinen oder Aushängen am Schwarzen Brett ist hier alles dabei. Gerade für gewerbliche Mitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz bleiben sie relevant – oft ergänzt durch digitale Versionen.
• Mobile Kommunikationskanäle: Dazu zählen alle Kanäle, die über Smartphones oder Tablets zugänglich sind. Viele Unternehmen setzen hier auf Mitarbeiter-Apps, um auch non-desk Worker schnell und direkt zu erreichen.
• Synchrone Kommunikationsmittel: Viele der genannten Kanäle bedienen die asynchrone Kommunikation, also zeitversetzte Kommunikation. Dennoch bleiben synchrone Formate wichtig: Mitarbeitergespräche, Meetings, Konferenzen oder Betriebsversammlungen ermöglichen direkten Austausch. Heute finden sie häufig virtuell statt, etwa per Videokonferenz. Auch Telefonate gehören dazu.
• Kollaborationstools: Zur Mitarbeiterkommunikation zählen auch alle Instrumente, die Zusammenarbeit erleichtern. Dazu gehören Projektmanagement-Tools, gemeinsame Dokumentenbearbeitung oder Team-Chats. Sie verbinden Kommunikation direkt mit Arbeitsprozessen.
• Wissenskanäle: Kommunikationskanäle lassen sich auch nach ihrem Zweck einteilen. Corporate Blogs, Wissensdatenbanken oder Unternehmenswikis dienen vor allem dem strukturierten Wissenstransfer und machen Informationen langfristig zugänglich.
• Video- und Audio-Formate: Podcasts, Corporate TV oder kurze Video-Updates gewinnen an Bedeutung. Sie vermitteln Inhalte oft verständlicher und persönlicher als reine Textformate.
• Netzwerke: Ein zentrales Netzwerk für die interne Kommunikation ist das (Social) Intranet. Ergänzend können auch Plattformen wie LinkedIn oder YouTube genutzt werden – besonders, wenn interne und externe Kommunikation enger verzahnt werden.

Die Grenzen zwischen internen und externen Kommunikationskanälen verschwimmen zunehmend. Inhalte werden schneller geteilt, Botschaften wirken nach außen und Mitarbeitende werden selbst zu Multiplikator:innen. Deshalb braucht es heute mehr als einzelne Kanäle – nämlich eine ganzheitliche Kommunikationsstrategie, die alle interne Kommunikation Tools sinnvoll verbindet.

Moderne Employee-Communications-Plattformen wie Haiilo setzen genau hier an. Sie bündeln verschiedene Kanäle an einem Ort und schaffen eine zentrale Anlaufstelle für Informationen, Austausch und Zusammenarbeit. Erst durch diese integrierte Nutzung wird beispielsweise erfolgreiches Employee Advocacy möglich: Mitarbeitende verstehen Inhalte besser und tragen sie authentisch nach außen weiter.

Interne Kommunikationskanäle im Vergleich: Die Vor- und Nachteile

Wir wollen uns nun neun der wichtigsten internen Kommunikationskanäle genauer anschauen. Bei der Auswahl haben wir uns an aktuelle Studien- und Umfragewerte (zum Beispiel Studien der School for Communication and Management wie den Trendmonitor und Erhebungen von Statista) orientiert. In unsere Auswahl fallen nicht nur die beliebtesten und meistgenutzten Kanäle, sondern auch solche, die nach Einschätzung von Expert:innen in Zukunft an Bedeutung gewinnen werden.

Beim Vergleich der Stärken und Schwächen der einzelnen internen Kommunikationskanäle berücksichtigen wir vor allem folgende Parameter, die für eine erfolgreiche Mitarbeiterkommunikation wichtig sind:

• Reichweite: Wie viele Mitarbeitende werden erreicht?
• Targeting: Wie zielgerichtet ist die Kommunikation, lässt sie sich zum Beispiel personalisieren?
• Aktualität: Wie schnell lassen sich Informationen vermitteln?
• Interaktion: Fördert der Kommunikationskanal die Interaktion und den Mitarbeiterdialog?
• Multimedia-Formate: Welche Formate werden unterstützt?
• Analyse: Ist die Kommunikation messbar?
• Kosten: Wie teuer und aufwendig ist die Einführung und Pflege des Kanals?

1. Persönliches Gespräch

Der wohl älteste und bis heute wichtigste Kommunikationskanal ist das persönliche Gespräch – auch in der internen Kommunikation. Zwar finden immer mehr Mitarbeitergespräche, Meetings, Konferenzen und Co. virtuell statt – das Fraunhofer IAO hat beispielsweise bei einer Befragung festgestellt, dass 62 Prozent der Unternehmen 2020 während der Corona-Pandemie erstmalig Mitarbeitergespräche virtuell durchgeführt haben. Die Vorteile des Präsenz-Gesprächs, ob als One-on-one-Meeting zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden, privates Gespräch zwischen Kolleg:innen oder in einer größeren Teamrunde, bleiben jedoch auch heute ungeschlagen.

So sieht beispielsweise eine Studie der Universität Wien die große Herausforderung der virtuellen Zusammenarbeit darin, die Mitarbeitenden auch ohne persönlichen Kontakt zu motivieren und zu binden.

✔️ Vorteile:

• Kommunikation auf mehreren Ebenen: Blickkontakt, Mimik, Gestik, Körperhaltung, Emotionen
• Unmittelbare Interaktion
• Natürlicher Rollenwechsel zwischen Sender:in und Empfänger:in
• Schneller Informationsaustausch
• Klärung von komplexen Sachverhalten
• Aufbau von Beziehungen
• Hohe Mitarbeiterbindung und -motivation

❌ Nachteile:

• Hoher Zeit- und Organisationsaufwand
• Kosten für Räumlichkeiten, Anreise
• Schlechte Kompatibilität mit Remote Work
• Geringe Reichweite
• Erschwerte Dokumentation und Nachvollziehbarkeit (zusätzliche Hilfsmittel wie Protokolle, Aufzeichnungen notwendig)
• Erschwerte Messbarkeit

2. (Social) Intranet

Das (Social) Intranet eignet sich hervorragend, um eine zentrale Anlaufstelle für die interne Kommunikation zu schaffen und einen digitalen Arbeitsplatz zu gestalten. Es vereint verschiedene Kanäle auf einer Plattform: Chatdienste sind ebenso eingebunden wie Newsletter, Blogs und Kollaborationstools. Zudem können sich die Beschäftigten über Mitarbeiter-Communities organisieren. Auch HR-Services wie Schichtpläne und Urlaubsanträge könnt ihr über das moderne Intranet anbieten.

Viele, vor allem große Unternehmen haben schon vor Jahren ein Intranet etabliert, meist jedoch als recht statisches Mitarbeiterportal, das vor allem auf die Top-down-Kommunikation ausgelegt ist und zudem viele veraltete Datenbestände verwaltet. Ein modernes Social Intranet legt seinen Fokus stattdessen auf die Interaktion, den Austausch, Dialog und die effiziente Zusammenarbeit. Dafür bietet es viele Funktionen, die die Mitarbeitenden aus anderen (privat genutzten) sozialen Netzwerken kennen. So können sie Beiträge liken, kommentieren und teilen sowie an Umfragen teilnehmen.

✔️ Vorteile:

• Hohe Reichweite
• Zentrale Anlaufstelle
• Unterstützung von Rich-Media-Formaten
• Auf die Bedürfnisse des Unternehmens anpassbar
• Lokale, zielgruppengerechte Kommunikation möglich (z. B. über spezifische Seiten und Channel)
• Viele Interaktionsmöglichkeiten
• Integrierte Analysetools

❌ Nachteile:

• Vorwiegend auf Mitarbeitende mit eigenem Computerarbeitsplatz ausgerichtet
• Kosten- und arbeitsintensive Implementierung und Pflege

3. Messenger-Dienste

Chat- und Messaging-Dienste sind aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Ob Slack, Microsoft Teams oder auch WhatsApp – laut einer Bitkom-Studie aus dem Jahr 2021 setzen zwei Drittel der Unternehmen auf Messenger-Dienste. Diese eignen sich insbesondere für die schnelle, informelle Kommunikation und ermöglichen den Mitarbeitenden einen unkomplizierten Austausch, ob im Einzel- oder Gruppenchat.

Entsprechend flüchtig und unstrukturiert kann die Kommunikation über Messenger-Dienste sein. Für die Vermittlung von komplexen Inhalten und offiziellen Informationen ist dieser Kanal für die interne Kommunikation daher eher nicht geeignet.

✔️ Vorteile:

• Schnelle Informationsvermittlung
• Unkomplizierter Austausch
• Teilen von verschiedenen Medienformaten möglich
• Direkte Interaktion

❌ Nachteile:

• Flüchtige Kommunikation
• Mangelnde Kontrolle und Transparenz über die Kommunikationsinhalte
• Vermischung von privater und beruflicher Kommunikation

4. Mitarbeiterversammlung

Eine Mitarbeiterversammlung bringt das ganze Unternehmen zusammen. Heutzutage wird sie vermehrt virtuell abgehalten, was den Organisationsaufwand verringert und auch Mitarbeitenden, die nicht vor Ort sind, die Chance gibt, daran teilzunehmen. Jedoch geht dadurch die persönliche Komponente verloren. Denkbar ist die Mitarbeiterversammlung auch als hybrides Event, bei dem Remote-Arbeitende virtuell zugeschaltet werden. Hierzu müssen die technischen Bedingungen auf jeden Fall stimmen, um alle Teilnehmenden wirklich (einigermaßen) gleichwertig einbinden zu können.

Versammlungen dienen in erster Linie der Top-down-Kommunikation: Die Mitarbeitenden sollen regelmäßig über Unternehmensneuigkeiten informiert und zu aktuellen Entwicklungen auf dem Laufenden gehalten werden. Gleichzeitig können Unternehmen ihre Vision und Werte stärken. Eine gute Mitarbeiterversammlung lässt auch einzelne Abteilungen und Mitarbeitenden zu Wort kommen und bietet die Möglichkeit, in den Dialog zu gehen.

✔️ Vorteile:

• Transparente Kommunikation
• Förderung des Wir-Gefühls
• Stärkung der Unternehmensphilosophie
• Hohe Reichweite
• Regelmäßige, aktuelle Informationsvermittlung

❌ Nachteile:

• Hoher Organisationsaufwand
• Gute Moderation notwendig
• Gefahr, bestimmte Personengruppen auszuschließen

5. E-Mail-Newsletter

Auch wenn es der E-Mail-Newsletter in unserer Auflistung nur auf Platz fünf geschafft hat, ist er in vielen Unternehmen die ungeschlagene Nummer eins unter den internen Kommunikationskanälen. Zu dem Ergebnis kam eine Online-Umfrage von news aktuell und Civey: Demnach nutzen 69 Prozent der Unternehmen E-Mails für die Mitarbeiterkommunikation.

Über E-Mail-Newsletter könnt ihr schnell und einfach aktuelle Informationen bereitstellen, die regelmäßig ins Postfach eurer Mitarbeitenden flattern. Jedoch ist die Kommunikation dabei auch sehr einseitig und bietet wenig Interaktionsmöglichkeiten.

✔️ Vorteile:

• Schnelle, unkomplizierte Informationsweitergabe
• Hohe Transparenz und Aktualität
• Kostengünstige Erstellung und Versendung
• Lokalisierung und Personalisierung möglich
• Gute Messbarkeit

❌ Nachteile:

• Ausschluss von Mitarbeitenden ohne eigene E-Mail-Adresse
• Geringe Interaktion
• Gefahr der Informationsüberflutung
• Keine Förderung des Mitarbeiterengagements

6. Mitarbeiter-App

Mitarbeiter-Apps machen die interne Kommunikation mobil. Das ist auch ihre große Stärke. Auch Mitarbeitenden ohne festen (Computer-)Arbeitsplatz oder eigene E-Mail-Adresse können über ihr Smartphone oder ein anderes Endgerät ihrer Wahl an der internen Kommunikation teilhaben. Über die Mitarbeiter-App könnt ihr zielgruppengerecht Informationen ausspielen und zudem einen mobilen Zugang zu eurem (Social) Intranet oder zu HR-Diensten ermöglichen.

Mit wenigen Klicks erhalten eure Mitarbeitenden die wichtigsten Unternehmensnews, können sich über Chats austauschen, Videotutorials anschauen oder im Unternehmensblog stöbern – und zwar immer dann, wenn sie Zeit dafür haben, ob in der Kaffeepause, auf dem Weg zur Arbeit oder zwischen Besprechungen. Das Smartphone ist sowieso meist dabei. Für wirklich dringende Informationen, Warnungen und Hinweise habt ihr zudem die Möglichkeit, Push-Benachrichtigungen auszuspielen.

✔️ Vorteile:

• Mobile Kommunikation über verschiedene Endgeräte
• Hohe Reichweite und Erreichbarkeit
• Push-Benachrichtigungen für dringliche Informationen
• Teilen von verschiedenen Medienformaten
• Hohe Akzeptanz durch vertrautes Medium
• Schnelle Vermittlung von Informationen (v. a. in Krisen und Change-Phasen)
• Viele Interaktionsmöglichkeiten
• Förderung des Mitarbeiterengagements
• Steigerung der Arbeitgeberattraktivität (v. a. bei jungen Talenten)
• Hohe Individualisierbarkeit

❌ Nachteile:

• Hoher Entwicklungs- und Implementierungsaufwand
• Gute Medienkompetenz und technische Ausstattung erforderlich

💡 Lesetipp: In unserem Blog findet ihr eine Übersicht über die sechs besten Apps für eure Mitarbeiterkommunikation.

7. Podcast

Eine Statista-Studie zeigt, dass der Konsum von Podcasts in Deutschland in den vergangenen Jahren stark zugenommen hat. So geben 43 Prozent der im Jahr 2023 befragten Personen an, hin und wieder Podcasts zu konsumieren. Für Unternehmen eröffnet dieser Trend eine gute Möglichkeit, Audio- und Videoformate in ihre Mitarbeiterkommunikation zu integrieren. 

Podcasts sind vor allem aus drei Gründen ein interessantes internes Kommunikationsmittel, das ihr nicht unterschätzen solltet:

1. Sie geben euch die Möglichkeit, Geschichten zu erzählen und auf authentische Art und Weise Informationen und Wissen zu vermitteln.
2. Zeit ist heutzutage ein rares Gut, besonders auch für Mitarbeitende. Vor allem Audio-Podcasts können unkompliziert nebenbei konsumiert werden – besser als schriftliche Formate.
3. Podcasts eignen sich auch bestens für die externe Kommunikation, um Thought Leadership aufzubauen.

Euren Unternehmens-Podcast könnt ihr über externe Plattformen wie Spotify zur Verfügung stellen oder intern über eure Mitarbeiter-App oder euer Intranet. Dort habt ihr dann auch mehr Möglichkeiten zur Interaktion.

✔️ Vorteile:

• Authentische Kommunikation
• Storytelling
• Ansprache auf visueller und/oder auditiver Ebene
• Leichter Konsum
• Mitarbeiterbeteiligung möglich

❌ Nachteile:

• Hoher Produktionsaufwand
• Begrenzte Interaktionsmöglichkeiten

💡 Lesetipp: Mehr zur wachsenden Relevanz von Podcasts in der internen Kommunikation verrät euch unser Partner Hype1000 auf unserem Blog.

8. Mitarbeiterzeitung

Wie Podcasts haben auch Mitarbeiterzeitungen und -magazine eine besondere Stärke, die sie nach wie vor zu gern genutzten internen Kommunikationskanälen macht: Authentizität und Storytelling. Ob im Printformat oder als digitale Ausgabe, nutzt die Mitarbeiterzeitung, um echte Geschichten aus eurem Unternehmen zu erzählen. Lasst eure Mitarbeitenden zu Wort kommen, teilt Erfolgsgeschichten und gebt Insights in eure Projekte. Dadurch baut ihr eine starke Unternehmensidentität auf.

Wenn ihr die Magazine digital bereitstellt, habt ihr vielfältige Möglichkeiten, unterschiedliche Medienformate einzubinden, so Videos, Podcasts und weiterführende Links. Aber auch analoge Mitarbeiterzeitungen haben ihren Charme und laden zum Stöbern ein, wenn sie in den Pausenräumen ausliegen.

✔️ Vorteile:

• Authentische Kommunikation
• Storytelling
• Wertschätzung der Mitarbeitenden
• Stärkung des Wir-Gefühls und der Unternehmensidentität

❌ Nachteile:

• Hoher Produktionsaufwand
• Printvariante ist nicht nachhaltig
• Hohe Kosten für Print
• Mangelnde Aktualität
• Fehlende Messbarkeit
• Begrenzte Reichweite (v. a. Printvariante)
• Reine Top-down-Kommunikation, keine Interaktionsmöglichkeiten
• Wenig Spielraum für Mehrsprachigkeit
• Begrenzter Raum für Inhalte und Medienformate
• Zeitaufwendiger Konsum

9. Schwarzes Brett

Als letzten Punkt wollen wir noch auf das Schwarze Brett eingehen, das zwar auf den ersten Blick veraltet scheint, jedoch in vielen Unternehmen auch heute noch ein wichtiges internes Kommunikationsmittel darstellt. Vor allem Non-Desk-Mitarbeitende profitieren von Aushängen an Allgemeinplätzen. Auf dem Schwarzen Brett werden zum Beispiel aktuelle Schichtpläne geteilt, Sicherheitshinweise kommuniziert, Events angekündigt und wichtige Kontaktdaten bereitgestellt – und zwar angepasst an den jeweiligen Standort.

Die große Herausforderung ist, all diese Informationen aktuell zu halten und die Zettelwirtschaft gut zu organisieren. Bei der Anzahl der Aushänge können wichtige Informationen untergehen. Die Reichweite ist zudem begrenzt; es kann nicht sichergestellt werden, dass wirklich alle Mitarbeitenden die Aushänge lesen.

Dennoch hat das Schwarze Brett seine Daseinsberechtigung und erfüllt wichtige Kommunikationszwecke. Eine moderne Weiterentwicklung ist das digitale Schwarze Brett. Zudem findet es auch in anderen Kanälen seinen festen Platz – zum Beispiel wird das Schwarze Brett im Social Intranet durch eine eigene Seite beziehungsweise einen eigenen Channel repräsentiert, in dem Schichtpläne, die Essenspläne der Kantine, Eventankündigungen und viele weitere typische standort- und zielgruppenspezifische Inhalte seinen Platz finden.

✔️ Vorteile:

• Geringer Aufwand
• Lokale Kommunikation

❌ Nachteile:

• Ortsgebundene Kommunikation
• Begrenzte Reichweite
• Mangelnde Aktualität
• Keine Multimedia-Inhalte
• Fehlende Messbarkeit
• Reine Top-down-Kommunikation, keine Interaktionsmöglichkeiten
• Einschränkung in der Fülle der Inhalte
• Wenig Spielraum für Mehrsprachigkeit

Die richtigen Kommunikationskanäle für die interne Kommunikation finden

„Das haben wir immer schon so gemacht“ – dieser Spruch ist beim Thema interne Kommunikation der falsche Ansatz. Nur weil ihr schon immer ein Schwarzes Brett gepflegt und ein gedrucktes Mitarbeitermagazin gestaltet habt, heißt das nicht, dass es auch die richtigen Kanäle für euer Unternehmen sind. Ebenso wenig solltet ihr einfach unhinterfragt mit den Trends gehen. Denn der aufwendigst produzierte Podcast ist vertane Liebesmüh, wenn ihn am Ende keiner hört.

Aber was ist denn dann der beste interne Kommunikationskanal für euer Unternehmen? Ein Teil der Antwort liegt im Ende der Frage begraben: Der gewählte Kanal muss zu eurem Unternehmen passen, das heißt zu euren Mitarbeitenden, euren Kommunikationszielen – kurzum: zu eurer Kommunikationsstrategie.

Das bedeutet nicht, dass es den einen richtigen Kanal für die interne Kommunikation gibt. Oft ist es ein Zusammenspiel aus verschiedenen Kanälen, die unterschiedliche Zwecke erfüllen. Hilfreich sind interne Kommunikationstools, die mehrere Kanäle, Zwecke, Themen und Zielgruppen in einer Plattform vereinen – so zum Beispiel das Social Intranet von Haiilo.

Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen an passende Kommunikationskanäle:

• Große Konzerne und Firmen mit hybriden Arbeitsmodellen legen vor allem viel Wert auf eine hohe Reichweite.
• Internationale Betriebe möchten die standortübergreifende Zusammenarbeit verbessern.
• Start-ups möchten schnell und flexibel kommunizieren und gleichzeitig eine starke Unternehmensidentität aufbauen.
• Im produzierenden Gewerbe und im Gesundheitswesen arbeiten viele Mitarbeitenden ohne eigenen Computer – hier sind mobile Lösungen gefragt.
• Wer ein größeres Budget hat, kann auch teurere und personell aufwendige Lösungen einsetzen.

Überlegt euch also genau, was ihr braucht. Und vor allem auch, was eure Mitarbeitenden brauchen. Dafür empfehlen wir euch ein weiteres wichtiges Tool für die interne Kommunikation: die Mitarbeiterbefragung.

💡 Lesetipp: Wie genau ihr eine Kommunikationsstrategie entwickelt, könnt ihr in unserem Blog nachlesen.

Darum solltet ihr eure interne Kommunikation messen

Zur strategischen Auswahl und Verbesserung eurer internen Kommunikationsinstrumente gehört auch, dass ihr den Erfolg der Mitarbeiterkommunikation messt. Denn ohne klare Daten bleibt oft unklar, welche Maßnahmen wirklich wirken – und welche nur Zeit und Ressourcen kosten. Gerade bei der Nutzung verschiedener interne Kommunikation Tools ist es entscheidend zu verstehen, welche Kanäle eure Mitarbeitenden tatsächlich erreichen und aktiv nutzen.

Viele Unternehmen verlassen sich noch immer auf Bauchgefühl statt auf konkrete Kennzahlen. Dabei ist die Analyse essenziell, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Nur wer regelmäßig auswertet, kann Inhalte optimieren, die richtigen Formate wählen und die Kommunikation gezielt weiterentwickeln. Typische Kennzahlen sind zum Beispiel Reichweite, Interaktionen, Feedback oder Nutzungsraten einzelner Kanäle.

Gleichzeitig hilft euch das Messen dabei, eure interne Kommunikation stärker an den Bedürfnissen der Mitarbeitenden auszurichten. Ihr erkennt schneller, wo Inhalte nicht ankommen, wo Missverständnisse entstehen oder wo zusätzliche Informationen gebraucht werden. So werden eure interne Kommunikation Tools nicht nur effizienter eingesetzt, sondern leisten auch einen messbaren Beitrag zu Engagement, Produktivität und Unternehmenserfolg.

Die Analyse hilft euch unter anderem, herauszufinden, welche Kanäle am besten funktionieren, welche Inhalte bei euren Mitarbeitenden ankommen und welche überhaupt relevant sind. In unserem Blog findet ihr eine genaue Anleitung, wie ihr eure interne Kommunikation messen könnt. Anhand der Ergebnisse könnt ihr beurteilen, ob eure internen Kommunikationskanäle eure Kommunikationsziele erfüllen oder es Zeit für einen Wechsel ist.