Damit sich interne Kommunikation langfristig auszahlt, sollten Unternehmen immer wieder evaluieren, ob das, was sie tagtäglich kommunizieren, auch wirklich dort ankommt, wo es ankommen soll – nämlich bei den Mitarbeitenden. Während es bei der externen Kommunikation bereits gängige Praxis ist, den Erfolg von Maßnahmen zu messen, wird die interne Kommunikation noch vergleichsweise oft nach Gefühl gestaltet. Der Grund: Vielen Kommunikator:innen fehlen schlichtweg die richtigen Tools und Metriken sowie Zeit.
In diesem Artikel erklären wir euch deshalb die wichtigsten Kennzahlen und werfen einen genaueren Blick darauf, wie ihr mithilfe von Umfragen interne Kommunikation messen könnt. Bevor wir allerdings tiefer in die Erfolgsmessung einsteigen, solltet ihr zunächst verstehen, wieso es wichtig ist, den Erfolg eurer internen Kommunikation zu messen.
Warum solltet ihr interne Kommunikation messen?
Interne Kommunikation wird in unserer modernen Arbeitswelt immer wichtiger. Sie ist im Grunde der Schlüssel zu einem erfolgreichen Unternehmen. Vor allem in Zeiten, in denen sich unsere Wirtschaft und die Arbeitswelt durch Krisen und volatile Märkte im ständigen Wandel befinden. New Work erfordert neue Kommunikationsformen und Change-Prozesse funktionieren nur, wenn sie transparent kommuniziert werden.
Trotzdem müssen sich die Verantwortlichen für die Mitarbeiterkommunikation in vielen Unternehmen immer wieder rechtfertigen, wenn sie beispielsweise neue Tools anschaffen möchten oder zusätzliche Ressourcen benötigen. Denn Investitionen, deren Return on Investment (ROI) nicht direkt belegbar und offensichtlich ist, werden häufig vermieden. Genau diese Investitionen sind aber notwendig, um die interne Kommunikation langfristig zu verbessern und ihr volles Potenzial auszuschöpfen.
Um zu zeigen, wie wertvoll die interne Kommunikation für die strategischen Ziele eures Unternehmens ist, solltet ihr Erfolge mit entsprechenden Daten belegen können. Nur so könnt ihr nachweisen, ob ihr mit eurer aktuellen internen Kommunikationsstrategie auf dem richtigen Weg seid – oder ob ihr Maßnahmen anpassen müsst.
Mehr dazu, warum der ROI mittlerweile auch für die interne Kommunikation immer wichtiger wird, lest ihr hier. Mit unserem ROI Calculator könnt ihr außerdem direkt berechnen, wie sehr sich die Investition in eine gute interne Kommunikation für euer Unternehmen lohnt.
Wie wird die interne Kommunikation gemessen?
Es gibt verschiedene Methoden, mit denen ihr den Erfolg eurer internen Kommunikation messbar machen könnt. Eine Benchmark-Studie der Universität Leipzig zeigt: Vor allem die Analyse digitaler Daten, Umfragen und die systematische Auswertung von Feedback sind für Unternehmen mit einer exzellenten Mitarbeiterkommunikation ausschlaggebend.
Bei der Messung solltet ihr deshalb auf einen Methodenmix setzen:
- Digitale Daten analysieren: Um zu erfahren, ob die Belegschaft das interne Kommunikationsangebot annimmt oder wie lange sich die Mitarbeitenden mit den Inhalten beschäftigen, lohnt sich zunächst ein Blick auf nackte Zahlen. Digitale Plattformen, wie eine eigene Mitarbeiter-App oder ein Social Intranet, bieten die Möglichkeit, Dinge wie Interaktionen (z. B. Klicks, Gefällt-mir-Angaben, Kommentare), Verweilzeiten, Absprungraten und Reichweite zu erfassen und auszuwerten. Die relevanten Werte erhaltet ihr bei den meisten modernen Plattformen für die Kommunikation im Unternehmen recht einfach über ein Dashboard.
- Umfragen unter den Mitarbeitenden durchführen: Neben quantitativen Daten solltet ihr außerdem auch qualitativ das Verhalten eurer Belegschaft analysieren und Meinungen und Gedanken einholen. Das geht am besten mit Mitarbeiterbefragungen. Statt einmal jährlich einen mehrseitigen, komplizierten Fragebogen zu verschicken, solltet ihr dabei auf regelmäßige Umfragen setzen, die kurz und knapp die wichtigsten Punkte abfragen – zum Beispiel wie zufrieden die Mitarbeitenden mit der internen Kommunikation sind oder wie sie sich im Unternehmen aktuell fühlen.
- Direktes Feedback nutzen: Eine offene Feedbackkultur und regelmäßige Gespräche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden sind in vielen Unternehmen ohnehin schon fest verankert. Im Mittelpunkt stehen dabei meistens konstruktive Kritik und Verbesserungsvorschläge. Führungskräfte können diese Gelegenheiten aber auch gut nutzen, um direktes Feedback zur internen Kommunikation von ihrem Team einzuholen.
Insgesamt erfolgt die Erfolgskontrolle immer auf zwei Ebenen: Ihr solltet zum einen erfassen, ob eure Kommunikationskanäle so funktionieren, wie sie sollen. Zum anderen solltet ihr euch damit beschäftigen, ob eure Inhalte wirklich effektiv sind, also bei der Belegschaft Interesse und Engagement hervorrufen.
💡 Tipp: Auf unserem Blog könnt ihr euch noch tiefer zum Thema interne Kommunikation einlesen. Wir verraten euch, welche Instrumente für die interne Kommunikation es gibt und wie ihr sie richtig auswählt und einsetzt. Außerdem geben wir euch einen Überblick über aktuelle IK-Trends und erklären, was eine moderne interne Kommunikation ausmacht.
Wichtige Kennzahlen der internen Kommunikation
Welche Kennzahlen und KPIs (Key Performance Indicators) euch Aufschluss darüber geben können, ob eure Kommunikationsmaßnahmen funktionieren, haben wir hier einmal übersichtlich zusammengefasst:
Reichweite
Egal ob ihr ein (Social) Intranet, E-Mails oder eine Mitarbeiter-App nutzt: Im Idealfall wollt ihr mit eurer Kommunikation alle Mitarbeitenden erreichen. Um zu kontrollieren, ob euch das tatsächlich gelingt, solltet ihr die Reichweite der Kanäle messen. Dafür könnt ihr euch die Registrierungsrate anschauen. Wichtig sind dabei zwei Fragen:
- Wie viele Mitarbeitende wurden eingeladen und können auf den Kanal zugreifen?
- Wie viele davon haben sich tatsächlich angemeldet?
Nutzerrate
Die Nutzerrate gibt ebenfalls Aufschluss über die Reichweite. Ihr könnt daran ablesen, wie viele der registrierten Mitarbeitenden einen Kanal auch wirklich aktiv nutzen. Ermittelt dazu, wie oft die Mitarbeitenden sich auf eurer Plattform aufhalten – am besten auf monatlicher oder wöchentlicher Basis. So könnt ihr verfolgen, wann und wie sich die Reichweite im Laufe der Zeit verändert.
Interaktion und Engagement
Gute interne Kommunikation geht nie nur in eine Richtung. Sie sollte den Dialog fördern und die Belegschaft dazu animieren, sich aktiv daran zu beteiligen. Entsprechend solltet ihr immer auch die Interaktionsrate und die Reaktionen auf euren Kommunikationskanälen im Blick behalten. Wie viele Mitarbeitende auf einem Kanal mit Inhalten interagieren – zum Beispiel durch Liken, Kommentieren oder Teilen – ist ein guter Indikator dafür, wie ansprechend und relevant eure Kommunikation ist.
Was auf übergeordneter Ebene für die Kanäle gilt, gilt dabei auch für die Inhalte selbst: Ihr solltet euch anschauen, mit welchen Beiträgen Mitarbeitende am häufigsten interagieren. Auch die Zahl wiederkehrender Nutzer:innen gibt Aufschluss über das Engagement für bestimmte Inhalte.
Zufriedenheit
Zusätzlich zu Reichweite, Aktivität und Interaktion solltet ihr auch regelmäßig prüfen, ob die Belegschaft mit den genutzten Kanälen zufrieden ist. Um die Zufriedenheit zu messen, bietet sich unter anderem der Net Promoter Score (NPS) an: Die Mitarbeitenden geben auf einer Skala von null (sehr unwahrscheinlich) bis zehn (sehr wahrscheinlich) an, ob sie den Kanal weiterempfehlen würden. Je nach Antwort ergeben sich drei Kategorien:
- Begeisterte Promotoren (Score von 9 oder 10)
- Zufriedene, aber nicht engagierte Passive (Score von 7 oder 8)
- Unzufriedene Detraktoren (Score 0 bis 6)
Für den NPS zieht ihr dann den Prozentsatz der Detraktoren von dem der Promotoren ab. Das Ergebnis sollte zwischen -100 bis 100 liegen – je höher es über null liegt, desto besser.
Zusätzlich solltet ihr die Zufriedenheit auch hinsichtlich der kommunizierten Informationen sowie der gesamten internen Kommunikation messen und immer wieder Stimmungsbilder einholen. Dafür eignen sich kurze und einfache Engagement Surveys (dazu später mehr).
Interesse
Da eure Unternehmenskommunikation nur effektiv ist, wenn die Inhalte von den Mitarbeitenden auch mit Interesse gelesen werden, solltet ihr immer auch die Öffnungsrate, also die Zahl der Besuche und Ansichten (Visits), im Blick behalten und ermitteln, wer die Besucher:innen (Visitors) sind. Auch Verweildauer und Absprungrate zeigen, ob sich die Mitarbeitenden mit euren Inhalten beschäftigen und wann sie das Interesse verlieren.
Erfolg interner Kommunikation mit Surveys messbar machen
Insgesamt gibt es also einige Zahlen, Daten und Fakten, die ihr heranziehen könnt, um den Erfolg eurer internen Kommunikation zu messen. Nur durch Kennzahlen und KPIs werdet ihr aber kein vollkommen klares Bild erhalten. Stattdessen ist die Messung interner Kommunikation immer ein Zusammenspiel aus verschiedensten Indikatoren, die gemeinsam den Gesamterfolg abbilden. Stimmungsbilder, Meinungen und Feedbacks aus der Belegschaft sind dabei ebenso essenziell wie Klickzahlen und Öffnungsraten.
Letztendlich wollt ihr herauszufinden, ob ihr mit eurer internen Kommunikation wirklich etwas bewirkt und langfristig die Mitarbeiterzufriedenheit steigt. Kurze und digitale Engagement Surveys können dabei besonders hilfreich sein. Am besten führt ihr diese über moderne Tools oder eine Employee Communications Plattform wie Haiilo durch. So erreicht ihr möglichst viele Mitarbeitende und senkt die Schwelle für die Teilnahme.
Engagement und Zufriedenheit erfragen – Beispiele
Das Engagement und die Zufriedenheit mit der internen Kommunikation lässt sich einerseits direkt erfassen, zum Beispiel mit Fragen wie:
- Wie zufrieden bist du mit der internen Kommunikation?
- Wie gut fühlst du dich über Themen, die dich und deine Arbeit betreffen, informiert?
- Fühlst du dich ausreichend über aktuelle Change-Prozesse informiert?
- Wie gut fühlst du dich hinsichtlich unserer Kultur abgeholt?
Andererseits können Surveys zur allgemeinen Mitarbeiterzufriedenheit hilfreich sein, um herauszufinden, ob sich die Ergebnisse aus den direkten Umfragen und Datenanalysen auch tatsächlich mit der Realität, also der Stimmung bei der Arbeit und im Unternehmen generell, decken.
Hierbei könnten unter anderem diese Fragen im Fokus stehen:
- Wie denkst du aktuell über den Team-Spirit bei uns?
- Wie zufrieden bist du mit deiner Arbeit?
- Hast du das Gefühl, dass du und deine Kolleg:innen auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten?
- Wird im Team offen und ehrlich kommuniziert?
- Hast du das Gefühl, dass deine Führungskraft ansprechbar ist und zuhört?
Wichtig ist vor allem, dass ihr kurze und einfache Formulierungen für die Umfragen findet. So ermöglicht ihr den Mitarbeitenden eine schnelle und unkomplizierte Teilnahme.
💡 Übrigens: Welche Vorteile Mitarbeiterbefragungen als strategisches Instrument für euer Unternehmen bringen und worauf ihr dabei achten solltet, könnt ihr in unserem ausführlichen Blogartikel zur Mitarbeiterbefragung nachlesen.
Richtig ausgeführt, liefern euch Surveys wertvolle Erkenntnisse darüber, was eure Mitarbeitenden gerade bewegt. Außerdem machen sie das Engagement der Belegschaft sichtbar – und das in Echtzeit. Wenn ihr Haiilo für die interne Kommunikation nutzt, könnt ihr Engagement Surveys direkt über die Plattform durchführen und in eure wichtigsten Kommunikationskanäle integrieren. Mit unseren intelligenten Umfragen spart ihr außerdem Zeit und erreicht eine deutlich höhere Antwortquote von bis zu 81 Prozent.
