Interne Kommunikation: Instrumente für eine erfolgreiche Mitarbeiterkommunikation

Der Erfolg der internen Kommunikationsstrategie steht und fällt mit der Auswahl von geeigneten Kommunikationsinstrumenten.

Welche Tools die passenden für euer Unternehmen sind, ist unter anderem abhängig von euren Zielgruppen, euren Inhalten und den Zielen eurer Kommunikationsmaßnahmen.

Vor allem digitale Kommunikationstools wie Social Intranets und Mitarbeiter-Apps werden in diesem Zuge immer wichtiger, da sie viele Anforderungen der modernen internen Kommunikation erfüllen.

Welche weiteren Instrumente es für die interne Kommunikation gibt, wie ihr sie richtig auswählt und einsetzt, erfahrt ihr in diesem Beitrag.

Aufgaben der internen Kommunikation

Bevor wir uns näher mit den möglichen internen Kommunikationsinstrumenten beschäftigen, wollen wir uns noch einmal vor Augen führen, was überhaupt unter interne Kommunikation fällt und welche Aufgaben diese hat. Denn daraus ergibt sich schließlich auch, welche Kriterien geeignete Kommunikationstools erfüllen sollten.

Insgesamt lassen sich vier Säulen der internen Kommunikation festhalten:

1. Informationsverbreitung
2. Dialog
3. Motivation
4. Wissenstransfer

Daraus ergeben sich folgende Aufgaben für die Unternehmenskommunikation:

• Sie dient zum Informationsaustausch zwischen Management und Belegschaft.
• Sie sorgt für transparente Strukturen und Prozesse.
• Sie trägt zur Optimierung der internen Abläufe bei.
• Sie fördert den Dialog und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden.
• Sie trägt das Wissen des Unternehmens und ist somit entscheidend für das interne Wissensmanagement.
• Sie steigert das Mitarbeiterengagement und die Mitarbeitermotivation.
• Sie stärkt die Identifikation mit dem Unternehmen und baut Vertrauen auf.
• Sie trägt maßgeblich zur Unternehmenskultur bei.
• Sie sorgt für eine langfristige Mitarbeiterbindung.

Detailliertere Informationen zum Thema findet ihr in unserem Blogbeitrag rund um die Bedeutung und die Möglichkeiten von interner Kommunikation in Unternehmen.

Welche Instrumente für die interne Kommunikation gibt es?

Für die interne Kommunikation stehen euch in eurem Unternehmen die unterschiedlichsten Wege offen. Neben klassischen analogen Kommunikationsinstrumenten wie einer gedruckten Mitarbeiterzeitschrift und dem Schwarzen Brett gibt es auch viele digitale Möglichkeiten wie das Versenden eines Newsletters per E-Mail oder moderne Mitarbeiter-Apps.

Wir wollen euch im Folgenden die gängigsten Instrumente der internen Kommunikation sowie deren jeweilige Vor- und Nachteile näher vorstellen.

Mitarbeiterzeitung/-magazin

✔️ Vorteile: Mitarbeitermagazine, ob in analoger oder digitaler Form, eignen sich ideal fürs Storytelling. Indem ihr authentische Geschichten erzählt, baut ihr eine starke Unternehmensidentität auf, signalisiert eure Wertschätzung und bindet eure Mitarbeitenden.

❌ Nachteile: Das Erstellen von Mitarbeitermagazinen ist mit einigem Aufwand verbunden. Vor allem ältere Mitarbeitende blättern gerne durch Printausgaben, diese sind aber wesentlich kostenintensiver als Online-Ausgaben.

E-Mails/Newsletter

✔️ Vorteile: Interne E-Mails sind schnell verschickt und dienen vor allem zur Informationsweitergabe. Regelmäßige interne Newsletter halten eure Mitarbeitenden zu wichtigen Unternehmensentwicklungen auf dem Laufenden und sorgen für Transparenz.

❌ Nachteile: Die Kommunikation über E-Mails erfolgt zeitversetzt. Newsletter gehen dabei meist nur in eine Richtung, nämlich top-down. Für mehr Interaktion und einen direkten Dialog sind andere Kommunikationswege besser geeignet.

Versammlungen

✔️ Vorteile: Mitarbeiterversammlungen bringen eure ganze Belegschaft zusammen. Sie stärken das Wir-Gefühl und fördern den Dialog untereinander. Alle haben die Möglichkeit, sich einzubringen.

❌ Nachteile: Die Organisation von Versammlungen ist sehr aufwendig. Alle Mitarbeitenden müssen an einem Ort zusammengerufen werden, was mit Reisekosten und weiteren Ausgaben verbunden ist.

Videokonferenzen

✔️ Vorteile: Wer Reisekosten sparen möchte, kann Mitarbeiterversammlungen und Meetings auch per Videokonferenz abhalten. Arbeitsabläufe werden so beschleunigt, und es ist ein synchroner, persönlicher Austausch unabhängig vom Ort möglich.

❌ Nachteile: Für reibungslose Videokonferenzen müssen alle technischen Voraussetzungen wie eine stabile Internetverbindung und eine gute Webcam gegeben sein. Übermäßig viele Videokonferenzen abzuhalten, kann zudem zu Reizüberflutung und Erschöpfung führen. Dieses Phänomen wird „Zoom-Fatigue“ genannt.

Briefe/Rundschreiben

✔️ Vorteile: Briefe und postalische Rundschreiben sind klassische Kommunikationsmittel zur Information und zur Übermittlung von wichtigen Dokumenten. In Zeiten der digitalen Informationsüberflutung kann es sinnvoll sein, euren Mitarbeitenden besonders bedeutende Informationen per personalisiertem Brief zukommen zu lassen.

❌ Nachteile: Der postalische Weg ist nicht der schnellste und sorgt für eine verzögerte Kommunikation.

Schwarzes Brett

✔️ Vorteile: Mit Aushängen am Schwarzen Brett versorgt ihr eure Belegschaft mit aktuellen Informationen – und das mit minimalem Aufwand.

❌ Nachteile: Das Schwarze Brett ist sehr ortsgebunden und erreicht nur die Mitarbeitenden, die am jeweiligen Standort arbeiten. Es muss zudem gut gepflegt werden, da die Aushänge sonst schnell veralten.

(Social) Intranet

✔️ Vorteile: Vor allem Unternehmen mit einer großen Anzahl an Beschäftigten profitieren von einem Social Intranet. Haben alle Mitarbeitenden Zugriff auf die interne Kommunikationsplattform, können sie unkompliziert miteinander kommunizieren und sind stets über alle News informiert. Social Intranets fördern die digitale Teamarbeit und stärken das soziale Miteinander.

❌ Nachteile: Die Anschaffung und Implementierung eines Social Intranets ist mit relativ hohen Kosten verbunden.

Mitarbeiter-App

✔️ Vorteile: Mitarbeiter-Apps machen eure interne Kommunikation mobil. Ob über Smartphone, Tablet oder Laptop – eure Mitarbeitenden können über die unterschiedlichsten Endgeräte auf die App zugreifen. So erreicht ihr eure Belegschaft, egal wo sie sich gerade aufhält. Durch das bedienungsfreundliche und spielerische Interface sowie unterschiedliche Interaktionsmöglichkeiten begeistert ihr eure Mitarbeitenden und motiviert sie, sich zu beteiligen.

❌ Nachteile: Auch für die Implementierung einer Mitarbeiter-App müsst ihr ein entsprechend höheres Budget einplanen.

Instant-Messaging-Tools

✔️ Vorteile: Instant-Messaging-Tools, in der Regel in Form von Chats, sorgen für kurze Kommunikationswege und sind ideal für den unkomplizierten Austausch.

❌ Nachteile: Die Kommunikation in Chats ist eher informell und flüchtig. Um komplexe Inhalte und offizielle Informationen zu vermitteln, sind eher andere Kommunikationskanäle zu empfehlen.

Unternehmens-Wiki

✔️ Vorteile: In einem Unternehmens-Wiki könnt ihr all eure Unternehmensprozesse und -strukturen transparent festhalten und dokumentieren. Es dient als vollständiger und aktueller Wissenspool sowie Nachschlagewerk für eure gesamte Belegschaft. So geht kein Wissen verloren und es wird keine unnötige Zeit beim Suchen nach Informationen verschwendet.

❌ Nachteile: Das Unternehmens-Wiki muss gut gepflegt werden, damit Aktualität und Vollständigkeit stets gewährleistet sind.

Unternehmensblog

✔️ Vorteile: Einen Unternehmensblog könnt ihr sowohl fürs Storytelling als auch zur Wissensverbreitung nutzen. Erzählt die Geschichten eurer Mitarbeitenden, lasst sie mit ihrem Expertenwissen glänzen und teilt wichtige Informationen aus der Branche. Durch die Kommentarfunktion können sich eure Mitarbeitenden zu den Themen austauschen und spannende Diskussionen führen. So macht ihr sie Stück für Stück zu Thought-Leadern.

❌ Nachteile: Der Aufwand, regelmäßig hochwertigen Inhalt für den Blog zu erstellen und auszuwählen, sollte nicht unterschätzt werden.

Mitarbeitergespräche

✔️ Vorteile: Der große Vorteil von Mitarbeitergesprächen ist die persönliche Komponente. Hier könnt ihr mit euren Mitarbeitenden direkt ins Gespräch kommen, sehr individuelle Themen besprechen und Fragen, Probleme und Anregungen unmittelbar entgegennehmen – und im besten Fall sofort klären.

❌ Nachteile: Es ist aufwendiger, sich mit jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin einzeln zusammenzusetzen, als einfach eine Rundmail zu schreiben. Zudem müssen passende Termine und Orte für das persönliche Zusammentreffen organisiert werden.

Mitarbeiterbefragungen

✔️ Vorteile: Ein immer beliebter werdendes Mittel der internen Kommunikation sind Mitarbeiterbefragungen und Umfragen. Entsprechende digitale Tools machen es einfach, mit euren Mitarbeitenden in einen Dialog zu treten, Feedback einzuholen und ein Meinungs- und Stimmungsbild eurer Belegschaft zu erhalten.

❌ Nachteile: Mitarbeiterbefragungen zu erstellen und auszuwerten, ist aufwendig – außer ihr nutzt moderne Tools wie Haiilo Insights, die diese Aufgaben in wenigen Klicks für euch erledigen.

Digitale Kommunikationstools werden immer wichtiger

Die Corona-Krise und die damit einhergehende Homeoffice-Pflicht haben viele Unternehmen dazu veranlasst, ihre internen Kommunikationsmittel zu digitalisieren. Remote Work und hybride Arbeitsmodelle sind heute keine Seltenheit mehr und stellen neue Anforderungen an die interne Kommunikation.

Mitarbeiterversammlungen und persönliche Gespräche werden heute virtuell abgehalten. Das Schwarze Brett wird durch ein Social Intranet abgelöst und über die Mitarbeiter-App haben alle Mitarbeitenden, ob vor Ort, im Homeoffice oder auf einer Workation, jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen.

Digitale Kommunikationsinstrumente sind in vielen Unternehmen mittlerweile Standard und helfen dabei, die interne Kommunikation zu verbessern:

• Es kann zeit- und ortsungebunden kommuniziert werden.
• Die Kommunikationswege werden verkürzt und vereinfacht.
• Die Kommunikationsmaßnahmen können direkt gemessen und ausgewertet werden.
• Moderne digitale Kommunikationsinstrumente machen euer Unternehmen zukunftsfähig.

Anforderungen an moderne Kommunikationsinstrumente

Ob digital oder analog – gute Instrumente für die interne Kommunikation sollten einige zentrale Kriterien erfüllen.

Reichweite

Interne Kommunikation sollte all eure Mitarbeitenden erreichen beziehungsweise die jeweils relevanten Zielgruppen. Daher solltet ihr sicherstellen, dass eure Mitarbeitenden alles haben, was sie zur Nutzung der ausgewählten Kommunikationsinstrumente brauchen. Um sich in ein Social Intranet einzuwählen, benötigen sie beispielsweise einen Internetzugang und zum Anmelden in der Regel eine Firmen-E-Mail-Adresse.

Digitale Tools haben beim Thema Reichweite die Nase vorn. Mit wenigen Klicks könnt ihr hier viele Menschen erreichen.

💡 Unser Tipp: Ein Social Intranet kombiniert mit einer Mitarbeiter-App erhöht die Reichweite eurer internen Kommunikation zusätzlich. Über die App bleiben eure Mitarbeitenden auch unterwegs stets erreichbar und können sich selbst aussuchen, über welche Geräte und Kanäle sie eure Informationen empfangen wollen.

Zielgerichtete Kommunikation

Moderne Kommunikationstools sollten es euch ermöglichen, eure Kommunikation zu dezentralisieren und zu personalisieren. Nicht jede Information ist für jede Zielgruppe relevant.

In großen Unternehmen mit vielen Zweigstellen ergibt es zum Beispiel Sinn, die Kommunikation je nach Standort lokal auszurichten.

Aktualität

Die heutige Kommunikation ist sehr schnelllebig, besonders im digitalen Zeitalter. Transparente Kommunikationsprozesse und die unmittelbare Weitergabe von Informationen sind vor allem auch in der internen Kommunikation sehr wichtig. Nichts ist unangenehmer, als wenn eure Mitarbeitenden über die Medien von bedeutenden Unternehmensentwicklungen erfahren, bevor die Updates intern kommuniziert wurden.

Bei der Instrumentenauswahl solltet ihr euch überlegen, wie die Tools unter dem Gesichtspunkt der Aktualität agieren. Synchrone Kommunikationsmittel wie Chats, Videocalls, Telefonate und persönliche Gespräche erlauben hier beispielsweise eine schnellere Kommunikation und Reaktion auf aktuelle Themen. Eine asynchrone Kommunikation, zum Beispiel über E-Mails, Diskussionsforen und Rundschreiben, erfolgt dagegen zeitversetzt.

Interaktion

Interne Kommunikation fördert den dialogischen Austausch. Passende Kommunikationsmittel sollten den Dialog in alle Richtungen unterstützen: top-down, bottom-up und peer-to-peer. Wichtig ist es, dass das gewählte Instrument euren Mitarbeitenden die Möglichkeit gibt, sich direkt einzubringen und den Austausch aktiv mitzugestalten.

Digitale Tools zur Mitarbeiterkommunikation bieten Raum für vielfältige Interaktionen, so zum Beispiel in Form von Kommentaren, Likes, Umfragen und Feedback.

Multimedia-Formate

Wir allen kennen das Sprichwort „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“. Das gilt oft auch für die interne Kommunikation. Über Bilder, Videos oder auch Audio-Formate lassen sich manche Inhalte authentischer sowie verständlicher vermitteln und man kann einfacher eine emotionale Bindung aufbauen.

Moderne Kommunikationsinstrumente unterstützen die unterschiedlichsten interaktiven Multimedia-Formate. So findet ihr für eure Botschaften immer das passende Medium und bietet euren Mitarbeitenden abwechslungsreiche und begeisternde Inhalte.

Analyse

Mit modernen Tools zur Kommunikation in eurem Unternehmen könnt ihr eure Maßnahmen direkt messen. Die integrierten Analyse-Funktionen geben euch beispielsweise Antworten auf folgende Fragen:

• Welche Informationen kommen an?
• Welche Inhalte sind wirklich relevant?
• Wer interessiert sich für welche Inhalte?
• Worauf wird reagiert?
• Welche Interaktionen werden hervorgerufen?

Bei Newslettern könnt ihr euch zum Beispiel die Öffnungsrate anschauen oder Lesebestätigungen einholen. Im Social Intranet könnt ihr auswerten, wie viele Likes und Kommentare eure Posts bekommen.

Anhand dieser und weiterer Kennzahlen könnt ihr stichhaltige Aussagen zum Erfolg eurer internen Kommunikationsstrategie treffen und diese laufend optimieren.

Tipps zur Auswahl der richtigen Kommunikationsinstrumente

Wir haben jetzt eine Auswahl an Instrumenten für die interne Kommunikation kennengelernt und herausgearbeitet, welche Kriterien für einen erfolgreichen Einsatz besonders wichtig sind.

Im Folgenden geben wir euch nun einige Tipps an die Hand, wie ihr das richtige Kommunikationsinstrument für euer Unternehmen, eure Zielgruppen und eure Zwecke auswählt.

Stellt euch dabei folgende drei Fragen:

1. Welche Aufgaben soll das Tool erfüllen?

Die Aufgaben von interner Kommunikation haben wir weiter oben schon aufgeführt. An dieser Stelle geht es nun darum, welche Tools euch am besten bei der Erfüllung dieser Aufgaben und Ziele unterstützen können.

Soll das gewählte Tool vor allem dem Informationsaustausch von oben nach unten dienen? Dann sind zum Beispiel regelmäßige Updates per E-Mail ausreichend.

Oder wollt ihr die Kommunikation im Team fördern und die Zusammenarbeit effizienter gestalten? Dann sind Instrumente mit kurzen Kommunikationswegen wie Instant-Messaging-Tools eventuell das Mittel zur Wahl.

Insgesamt ist es sinnvoll, für verschiedene Zwecke unterschiedliche Tools zu benutzen. Jedoch solltet ihr eure Mitarbeitenden auch nicht mit Informationen überfluten und mit zu vielen Instrumenten überfordern.

💡 Unser Tipp: Unser Social Intranet bietet euch in einer Plattform alle wichtigen Funktionen für eine erfolgreiche interne Kommunikation. Im Newsfeed könnt ihr einfach Unternehmensupdates veröffentlichen und Blogartikel teilen. Ebenso könnt ihr euer Wissen in einem Wiki sammeln. Über Chaträume und Communities können sich eure Mitarbeitenden untereinander vernetzen. Alle Interaktionen auf der Plattform könnt ihr mit den integrierten Analyse-Tools darüber hinaus einfach messen.

2. Wer soll das Tool nutzen?

Wichtig ist im zweiten Schritt, zu wissen, wer das Tool wie nutzen soll – und das sowohl auf Sender- als auch Empfängerseite. Ein wichtiger Aspekt ist dabei, herauszufinden, wer eure Zielgruppen sind und welche Bedürfnisse sowie Anforderungen an die Kommunikation diese haben.

Stellt euch unter anderem die Frage, wo sich eure Zielgruppen aufhalten. Welche Kanäle nutzen sie, wie sind sie am besten zu erreichen?

Wie wir weiter oben gesehen haben, hat ein Social Intranet generell zwar eine große Reichweite – jedoch nur, wenn eure Mitarbeitenden auch regelmäßig am Bildschirm arbeiten und sich einfach einloggen können.

Eine Mitarbeiterin, die den ganzen Tag in der Fabrik an der Maschine steht, wird wohl eher morgens beim Einstempeln das Schwarze Brett lesen anstelle von E-Mails. Es ist also sehr wichtig, die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden zu kennen – die sehr individuell sein können.

3. Welche Inhalte sollen vermittelt werden?

Nicht zuletzt ist entscheidend, welche Inhalte und Kernbotschaften ihr vermitteln wollt. Wollt ihr in erster Linie Informationen und Wissen austauschen? Oder wollt ihr emotionale Geschichten erzählen?

Am besten wählt ihr Kommunikationsinstrumente, die eurer Kreativität keine Grenzen setzen. Mit den passenden Tools könnt ihr auch reine Informationen ansprechend gestalten und eure Botschaften mit unterschiedlichen Medieninhalten unterstreichen.

So findet ihr passende Tools für eure Unternehmenskommunikation

Ihr habt nun die Qual der Wahl. Die Entscheidung für passende Instrumente der internen Kommunikation solltet ihr in erster Linie von euren Unternehmenszielen und den Bedürfnissen eurer Mitarbeitenden abhängig machen. Daraus könnt ihr eine konsistente Kommunikationsstrategie ableiten und in diesem Zuge wiederum die besten Tools wählen.

Geht daher bei der Auswahl immer strategisch vor:

• Legt ein Konzept für eure interne Kommunikation fest: Was sind eure Ziele? Wie kann die interne Kommunikation zu eurem Unternehmenserfolg beitragen?
• Prüft die Anforderungen der Digitalisierung: Erfüllt eure Unternehmensinfrastruktur alle Voraussetzungen, um eine moderne, zukunftsfähige, digitale Kommunikation zu ermöglichen?
• Plant euer Budget und die notwendigen Ressourcen: Rechnet neben den Anschaffungskosten für die gewählten Tools auch die Kosten für die Implementierung und Einarbeitung mit ein. Umfassende Instrumente mit vielen Funktionen sind meist teurer. Wählt eure Instrumente immer mit Bedacht aus; weder lohnt sich die Investition in umfassende Tools, die nur halb genutzt werden, noch eine ineffiziente Kombination von günstigen Optionen.
• Testet verschiedene Instrumente und messt die Erfolge: Macht die Effekte eurer Kommunikationsmaßnahmen sichtbar. Wie ihr die Weichen für einen messbaren ROI eurer Unternehmenskommunikation setzt, erfahrt ihr in unserem Blog.

Generell sind die internen Kommunikationsinstrumente eurer Wahl nur dann erfolgreich, wenn sie wirklich genutzt und von euren Mitarbeitenden akzeptiert werden. Es hat sich gezeigt, dass das vor allem dann der Fall ist, wenn die Tools denen ähneln, die auch im Privatleben genutzt werden. Auf dem Vormarsch sind hier eindeutig digitale Tools, die sich zum Beispiel über eine intuitive App einfach auf dem Smartphone bedienen lassen.

Mit unserem Social Intranet und unserem Tool für die Multichannel-Kommunikation bringt ihr eure Unternehmenskommunikation auf ein neues Level.

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