Das Arbeiten im Homeoffice ist spätestens seit der Corona-Krise in vielen Unternehmen gang und gäbe. Die Arbeit im heimischen Büro hat viele Vorteile. So bringt der Wegfall des täglichen Arbeitsweges einen großen Zeitgewinn. Viele Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen können in ihrer gewohnten Umgebung zudem produktiver arbeiten und sich besser kreativ entfalten.
Gleichzeitig bringt das Homeoffice aber auch einige Herausforderungen mit sich. Flexibles und mobiles Arbeiten kann schnell stressig werden, wenn man sich die Arbeit nicht gut einteilt und organisiert. Zudem müssen die Rahmenbedingungen stimmen. Menschen, die in einer kleinen Ein-Zimmer-Wohnung mit instabiler Internetverbindung leben, werden wohl wenig Spaß an der Arbeit zu Hause haben.
Wir wollen euch in diesem Artikel einige hilfreiche Homeoffice-Tipps vorstellen, mit denen ihr euren eigenen Heimarbeitsplatz bestmöglich gestaltet und Maßnahmen, mit denen ihr auch eure Mitarbeitenden, Kollegen und Kolleginnen beim effizienten Arbeiten von zu Hause aus unterstützt.
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1. Erstellt ein klares Homeoffice-Konzept für das Unternehmen!
Bevor ihr eure Mitarbeitenden ins Homeoffice entlasst, solltet ihr einige Regelungen festhalten. Zunächst einmal gilt es zu klären, welche Arbeiten sich überhaupt im Homeoffice erledigen lassen. Das trifft auf viele Büroarbeiten zu, während es für Jobs in der Produktion beispielsweise in der Regel nötig ist, dass die Mitarbeitenden vor Ort in der Firma sind.
Wenn ihr in eurem Unternehmen das Arbeiten aus dem Homeoffice anbietet, oder sogar vorschreibt, solltet ihr also sicherstellen, dass alle Aufgaben in Heimarbeit erledigt werden können. Dafür müssen letztendlich auch die (technischen) Voraussetzungen gegeben sein. Nicht jeder Arbeitnehmer oder jede Arbeitnehmerin ist im eigenen Zuhause mit einer schnellen Internetverbindung oder einem Schreibtisch ausgestattet. Fragt eure Mitarbeitenden, was sie für ein effizientes Arbeiten von zu Hause brauchen.
Damit bei all der Flexibilität des Homeoffice keine Unsicherheiten und Ungereimtheiten entstehen, solltet ihr eure Arbeitsmodelle genau festlegen und klar an eure Belegschaft kommunizieren. Haltet sie bei Bedarf verbindlich im Arbeitsvertrag fest. So sind beide Seiten abgesichert.
Bei dem Modell „Homeoffice first“ arbeiten eure Mitarbeitenden vorwiegend von zu Hause, während bei „Office first“ die Arbeit in erster Linie im Unternehmen erledigt werden soll. Dazwischen gibt es vielfältige hybride Modelle, bei denen Mitarbeitende beispielsweise eine bestimmte Anzahl von Tagen ins Unternehmen kommen und den Rest der Woche im heimischen Büro verbringen.
Möglich wäre auch, dass es den Mitarbeitenden völlig freisteht, von wo sie arbeiten. In Unternehmen, wo die Belegschaft ihren Arbeitsplatz flexibel wählen kann, könnte Desk Sharing ein sinnvolles Konzept darstellen. Hier haben eure Mitarbeitenden keine fest zugeteilten Arbeitsplätze mehr, sondern jeder Mitarbeitende kann seinen Arbeitsplatz im Unternehmen von Tag zu Tag neu auswählen, je nachdem, welcher gerade verfügbar ist.
2. Achtet auf eine professionelle Ausstattung im Homeoffice!
Eine Grundvoraussetzung für effizientes Arbeiten im Homeoffice ist ein professionell ausgestatteter Heimarbeitsplatz. Dazu gehören Hardware, wie Laptop oder PC, und Software, also alle Programme, die eure Mitarbeitenden für ihre Aufgaben benötigen. Neben einem Laptop zählen auch Monitor, Tastatur, Maus und ein Headset zur Grundausstattung für das heimische Büro. Im besten Fall stellt ihr euren Mitarbeitenden auch ein Firmenhandy zur Verfügung.
Sorgt dafür, dass der Arbeitsplatz zu Hause mit einer stabilen Internetverbindung ausgestattet ist und, dass alle auch zu Hause Zugriff auf die wichtigsten Dienste des Unternehmens haben, beispielsweise über eine VPN-Anbindung.
Ideal ist schließlich, wenn eure Mitarbeitenden sich zu Hause ein eigenes Arbeitszimmer einrichten können. Dies kann natürlich nicht vorausgesetzt werden. Was Arbeitgeber aber in jedem Fall tun können: den Mitarbeitenden nicht nur technologischen Support bieten, sondern auch Büromobiliar bereitstellen und ihnen mit Tipps fürs Homeoffice zur Seite stehen.
Ein Schreibtisch sollte zu dieser Ausstattung zählen. Es mag auf den ersten Blick verlockend klingen, gemütlich vom Sofa aus zu arbeiten, doch ist das auf die Dauer nicht zu empfehlen. Auf der einen Seite leidet darunter die Körperhaltung, auf der anderen Seite das Privatleben eurer Mitarbeitenden, wenn die Grenzen zwischen dem produktiven Arbeiten und Entspannen auf dem Sofa verschwimmen.
Mit einem eigenen Arbeitszimmer oder zumindest einem Schreibtisch in einer separaten Ecke lassen sich Arbeit und Freizeit nach Feierabend klar trennen und die Couch bleibt der Ort für gemütliche Filmabende.
Eine hilfreiche Orientierung für die Arbeitsplatzgestaltung im Homeoffice bietet beispielsweise die Checkliste des Instituts für Arbeit und Gesundheit (IAG) der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV). Auf der Webseite der DGUV findet ihr noch viele weitere Tipps und Informationen zur Organisation im Homeoffice, die ihr euren Mitarbeitenden als Stütze bereitstellen könnt.
3. Datenschutz nicht vergessen!
Auch beim mobilen Arbeiten, ob unterwegs oder im stationären Homeoffice, arbeitet ihr und eure Mitarbeitenden mit sensiblen Personen-, Firmen- und Kundendaten. Um die Vertraulichkeit und Integrität zu gewährleisten, solltet ihr daher auf Maßnahmen zum Datenschutz achten.
Verwendet ausschließlich vom Unternehmen bereitgestellte Software und Hardware. Private Geräte sollten nicht für die Arbeit verwendet werden, gleichermaßen sollten auch Firmengeräte nicht privat genutzt werden. Private Speichermedien sind tabu, Ausdrucke sollten nur wenn unbedingt notwendig gemacht werden und fachgerecht vernichtet werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden.
Achtet zudem auf verschlüsselte E-Mail-Kommunikation, schützt eure Videokonferenzen mit einem Passwort und nutzt Einwahlverfahren über VPN. Informiert eure Belegschaft über eure Datenschutzrichtlinien und gebt euren Mitarbeitenden einen Leitfaden mit auf den Weg, wie sie sich an ihrem Heimarbeitsplatz datenschutzkonform verhalten.
4. Achtet auf eure Gesundheit!
Im Homeoffice lauern viele Gefahren für die Gesundheit. Eine haben wir schon erwähnt: Weder das Sofa und das Bett, noch der Esstisch sind ideale Arbeitsplätze, sondern fördern stattdessen eine ungesunde Körperhaltung. Diese wiederum führt zu Verspannungen, Nacken- und Rückenschmerzen. Zudem ist die Heimarbeit oft mit langem Sitzen und wenig Bewegung verbunden.
Um zu verhindern, dass das Homeoffice eure Mitarbeitenden krank macht, solltet ihr daher dem Thema Gesundheit am Arbeitsplatz große Beachtung schenken. Hier ein paar Tipps, wie ihr ein Homeoffice einrichten und ein ergonomisches Arbeiten am heimischen Schreibtisch ermöglichen könnt:
- Großer, reflexionsarmer Monitor
- Ergonomische Tastatur und Computermaus
- Höhenverstellbarer Bürostuhl mit Rückenlehne und Armlehnen
- Höhenverstellbarer Schreibtisch, eventuell Stehtisch
- Fußstützen
Wie ihr Schreibtisch und Co. richtig einstellt und welche Abstände, so zwischen Augen und Bildschirm, ideal sind, könnt ihr ebenso in der oben genannten IAG-Checkliste nachlesen.
Gebt euren Mitarbeitenden doch einen Guide an die Hand, in dem zum Beispiel folgende Punkte genannt werden:
Sorgt für eine ausreichende Beleuchtung am Arbeitsplatz, zum Beispiel durch helle Schreibtischlampen. Wählt Leuchtmittel mit neutralweißem Licht. Das fördert die Produktivität im Homeoffice. Noch besser ist Tageslicht. Idealerweise platziert ihr euren Schreibtisch dafür im 90-Grad-Winkel zu einem Fenster. Setzt euch weder frontal noch mit dem Rücken zum Fenster, da euch das Licht sonst blendet und für störende Reflexionen am Bildschirm sorgt.
Ein Fenster in der Nähe eures Schreibtisch ist darüber hinaus perfekt, damit ihr regelmäßig lüften und euch mit Frischluft versorgen könnt. Generell ist es empfehlenswert, zwischendurch mal raus an die frische Luft zu gehen und sich zu bewegen. Legt beispielsweise alle 60 Minuten eine kurze Pause ein, um euch von eurem Bürostuhl zu erheben, euch zu strecken und eventuell ein paar Dehnübungen zu machen. Gönnt euren Augen regelmäßig eine Pause, wendet den Blick vom Bildschirm ab, schaut aus dem Fenster und in die Ferne.
Achtet zudem darauf, ausreichend zu trinken und gesund zu essen. Es ist verlockend, sich am Schreibtisch nebenbei mit allerlei Snacks und Süßigkeiten den Bauch vollzuschlagen. Nehmt euch stattdessen Zeit für gesunde Essenspausen, stellt euch eine Flasche Wasser an den Tisch oder nutzt den kurzen Weg vom Schreibtisch zur Küche, um euch das Glas aufzufüllen, die Augen zu entspannen und euch zu bewegen.
Ob vor der Arbeit, in der Mittagspause oder im Feierabend – regelmäßiger Sport sollte für einen gesunden Ausgleich zum Arbeiten im Homeoffice ebenso auf eurer To-do-Liste stehen. Das kann eine Runde Joggen oder eine Yoga-Session sein. Als Unternehmen könnt ihr eure Mitarbeitenden mit entsprechenden Sport- und Beratungsangeboten für ein gesundes Homeoffice unterstützen.
5. Strukturiert euren Arbeitstag!
Das Homeoffice ermöglicht es euren Mitarbeitenden, den Arbeitstag sehr flexibel und frei zu gestalten. Für die Motivation und Produktivität im Homeoffice ist es jedoch ratsam, feste Strukturen in den Tag zu integrieren. Ein guter Tipp zur Organisation im Homeoffice ist, sich auch zu Hause geregelte Arbeitszeiten vorzuschreiben und beispielsweise immer zur selben Uhrzeit aufzustehen.
Damit ihr eure Mitarbeitenden nicht völlig allein ihrem inneren Schweinehund und ihrer Selbstdisziplin überlassen müsst, könnt ihr auch unternehmensweite oder teaminterne Rituale festigen. Vielleicht begrüßt ihr als Personalabteilung die Belegschaft jeden Morgen in eurem Social Intranet mit einem kleinen Motivationsspruch des Tages. Oder ihr trefft euch in eurem Team zu einem morgendlichen Check-in, in dem ihr eure Tagesziele festlegt und euch positive Intentionen setzt.
Erstellt zudem im Team To-do-Listen für den Tag. Dabei können euch Tools zum Aufgabenmanagement helfen.
6. Macht Arbeitszeiten und Verfügbarkeiten für alle transparent!
Damit trotz flexibler Arbeitszeiten im Homeoffice alle wissen, wer wann arbeitet und erreichbar ist, solltet ihr eure Verfügbarkeiten klar kommunizieren. Am besten tragt ihr eure Arbeitszeiten, Urlaubszeiten und Krankheitstage im Unternehmenskalender ein oder hinterlegt sie in eurem firmeneigenen Intranet. Sprecht euch im Team und mit den Vorgesetzten ab. Legt zudem Kernzeiten fest, in denen ihr untereinander oder für Dritte, wie beispielsweise Kunden und Kundinnen oder Geschäftspartner und Geschäftspartnerinnen, erreichbar sein solltet.
Möglich ist es auch, euch jeden Morgen im Team-Chat Hallo zu sagen und euch zum Feierabend wieder abzumelden. So wissen eure Kollegen und Kolleginnen, wann ihr online seid. Darüber hinaus stärken die kurzen Meldungen das soziale Miteinander.
7. Haltet Pausen ein!
Wenn ihr eure Arbeitszeiten plant, denkt dabei auch immer an Pausen. Pausen sind wichtig für eure Gesundheit, Produktivität und Motivation. Zudem gelten auch im Homeoffice die gesetzlichen Pausenregelungen, wie sie im Arbeitszeitgesetz (§ 4 ArbZG) festgelegt sind. Demnach ist spätestens nach sechs Stunden eine Pause Pflicht. Bei einem Arbeitstag von sechs bis neun Stunden sind 30 Minuten Pause vorgeschrieben, ab neun Stunden sind mindestens 45 Minuten für Pausen angedacht.
Tragt die Pausen zusammen mit eurer Arbeitszeit in den Kalender ein, um sowohl euch selbst daran zu erinnern, als auch eure Kollegen und Kolleginnen über eure temporäre Abwesenheit zu informieren. Eine Möglichkeit ist, in eurem Team oder sogar unternehmensweit eine Meeting-Sperre für die Mittagspause einzuführen, um allen eine entspannte Mittagspause zu ermöglichen.
Motiviert eure Mitarbeitenden, auch mal gemeinsam mit Kollegen und Kolleginnen Pause zu machen – trefft euch doch auf einen virtuellen Kaffee oder zum gemeinsamen Mittagessen vor dem Bildschirm.
Aber Achtung: Idealerweise verbringt ihr eure wertvollen Pausen nicht jeden Tag am Schreibtisch. Nutzt die Zeit für ein bisschen Bewegung und einen Tapetenwechsel. Nehmt euer Mittagessen nicht nur am Laptop zu euch, sondern setzt euch an den Esstisch oder auf den Balkon.
Wollt ihr eure Mitarbeitenden dabei unterstützen, gesunde Pausen in ihren Arbeitstag zu integrieren, gibt es hier viele Möglichkeiten. Teilt beispielsweise einfache und schnelle Rezepte für die Mittagspause, versorgt eure Belegschaft ab und zu mit leckeren Care-Paketen oder stellt Essensgutscheine zur Verfügung. Davon profitieren auch mobil arbeitende Kollegen und Kolleginnen, die keinen Zugang zur Unternehmenskantine oder dem vollen Kühlschrank im Büro haben.
8. Bewahrt euch eure Freizeit!
Im Homeoffice sind die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben oft fließend. Gibt es ein eigenes Arbeitszimmer, fällt es wahrscheinlich leichter, nach getaner Arbeit einfach die Tür hinter sich zu schließen und in den Freizeitmodus zu wechseln. Umso schwieriger wird es, wenn der Arbeitslaptop aufgeklappt in der Ecke des Wohnzimmers steht und der Messenger durchgehend blinkt.
Hier ein paar Tipps für eure Mitarbeitenden für eine gesunde Work-Life-Balance im Homeoffice:
- Etabliert eine Morgen- und Abendroutine, zum Beispiel Kaffeekochen zum Start in den Tag und einen kleinen Spaziergang zum Einläuten des Feierabends
- Arbeitet nicht an euren privaten Geräten (auch aus Datenschutzgründen relevant!)
- Schaltet eure Arbeitsgeräte zum Feierabend komplett aus
- Deaktiviert Notifikationen und Push-Nachrichten auf eurem Smartphone
9. Vermeidet unnötige Störungen!
Im Alltag im Homeoffice lauern viele Ablenkungen, die vom produktiven Arbeiten ablenken können. Beschäftigte mit Kindern wissen, dass es oft gar nicht so leicht ist, im eigenen Zuhause konzentriert zu arbeiten. Um Störungen von Familienmitgliedern und anderen Mitbewohnern und Mitbewohnerinnen zu vermeiden, solltet ihr eure Mitarbeitenden motivieren, ihre Arbeitszeiten abzustimmen und klare Fokuszeiten zu definieren, in denen sie nicht gestört werden wollen.
Social Media ist im Arbeitsalltag ebenso ein großer Störfaktor. Legt euer privates Smartphone am besten außer Reichweite oder legt euch feste Social-Media-Zeiten fest, zum Beispiel zum morgendlichen Kaffee.
Ähnliche Störfaktoren können auch von der Arbeit kommen, wenn produktives Arbeiten ständig von Meetings, E-Mails und Chatnachrichten von Kollegen und Kolleginnen unterbrochen wird. Auch hier hilft es, feste (meetingfreie) Zeiten im Kalender zu bestimmen und Kommunikationstools zwischendurch stummzuschalten.
Wenn ihr für die interne Kommunikation in eurem Unternehmen zuständig seid, überschüttet eure Belegschaft nicht ununterbrochen mit Informationen. Definiert hierfür feste Zeiten und Rhythmen und plant eure Nachrichten eher zum Beginn oder Ende eines Arbeitstages.
10. Tauscht euch aus!
Der Austausch zwischen den Kollegen und Kolleginnen sollte im Homeoffice nicht vernachlässigt werden. Dabei geht es nicht nur um Absprachen zu arbeitsrelevanten Themen, sondern auch um das soziale Miteinander.
Die Arbeit im Homeoffice kann ohne den regelmäßigen Austausch mit anderen auf die Dauer sehr einsam und ermüdend sein. Nicht nur für das persönliche Wohlbefinden sind die Kontakte mit Kollegen und Kolleginnen, sei es über kurze Chatnachrichten oder virtuelle Kaffeepausen, wichtig. Auch um die Zusammenarbeit im Team zu fördern und die Motivation hoch zu halten, solltet ihr als Unternehmen den sozialen Austausch fördern.
Stellt entsprechende Kommunikationswerkzeuge bereit, organisiert digitale After-Work-Treffen, plant ein jährliches Sommerfest, an dem die Mitarbeitenden auch mal wieder face-to-face aufeinandertreffen. Wichtig ist es, alle zu inkludieren. Vor allem bei einem hybriden Modell, bei dem ein Teil der Belegschaft von zu Hause und der andere vor Ort im Unternehmen arbeitet, geht es darum, Kommunikationswege zu finden, die alle zusammenbringen.
Hilfreiche Tools für die Kommunikation und Zusammenarbeit im Homeoffice sind zum Beispiel Chat-Tools, Videokonferenz-Systeme, Mitarbeiter-Apps und Social Intranets.
11. Fördert die Kommunikation zwischen den Teams!
Auch wenn das Unternehmen durch das Homeoffice nicht an einem Ort zusammenfindet, so sollte es sich doch immer als ein verbundenes Team verstehen, das eine gemeinsam Vision teilt. Schnell passiert es, dass man Kollegen und Kolleginnen sowie Abteilungen, mit denen man nicht täglich zusammenarbeitet, aus den Augen verliert.
Der Austausch und Kontakt zwischen den Abteilungen ist elementar, damit keine Informationssilos entstehen und alle an einem Strang ziehen. Eine starke interne Kommunikationsstrategie hilft euch dabei, die Herausforderungen des Homeoffice gemeinsam zu meistern. Regelmäßige Updates der Geschäftsführung, All-Hands-Meetings und Newsletter helfen dabei, den Informationsfluss von oben nach unten sowie zwischen den Abteilungen aufrechtzuerhalten.
Eine schöne Geste ist es zudem, wenn die Personalabteilung Jubiläen und Geburtstage von Mitarbeitenden kommuniziert. Solche kleinen Gesten sind ein Zeichen der Wertschätzung und stärken die Mitarbeiterbindung.
12. Gebt einander Feedback!
Wir haben euch jetzt eine Reihe von Tipps und Tricks für das Homeoffice genannt. Natürlich arbeitet jederam Ende anders und hat somit mit anderen Herausforderungen zu kämpfen. Um herauszufinden, wie es euren Mitarbeitenden im Homeoffice ergeht und was ihnen für ein effizientes Arbeiten von zu Hause eventuell noch fehlt, solltet ihr euren Beschäftigten die Möglichkeit zu Feedback geben. Das funktioniert beispielsweise in persönlichen Feedbackgesprächen oder über Tools für Mitarbeiterbefragungen.
Feedback geht dabei in beide Richtungen. So habt ihr auch als Arbeitgeber Interesse daran, dass eure Belegschaft im heimischen Büro produktiv arbeitet und effiziente Arbeitsstrukturen geschaffen werden.
Der Nummer-eins-Homeoffice-Tipp bleibt: Tauscht euch aus! Nutzt in eurem Unternehmen moderne Kommunikationswerkzeuge wie Social Intranet und Mitarbeiter-App, um eure Mitarbeitenden auch im Homeoffice zu erreichen und euch ortsungebunden als ein Unternehmen zu vernetzen.
