Employee Listening richtig umsetzen: So erhöht ihr die Qualität eurer internen Kommunikation

Employee Listening ist ein wichtiges Instrument der Mitarbeiterkommunikation und bedeutet, dass ihr euren Mitarbeitenden aktiv zuhört. Mithilfe von Mitarbeiterbefragungen und einer offenen Feedbackkultur lernt ihr die Bedürfnisse, Erwartungen, Erfahrungen und Wünsche eurer Belegschaft besser kennen.

Wenn ihr Employee Listening richtig umsetzt, gewinnt ihr aber nicht nur wertvolle Einblicke in euer Unternehmen, sondern auch in eure interne Kommunikation. So könnt ihr eure Kommunikationsstrategie, eure Initiativen und Kampagnen nachhaltig verbessern – und den Mehrwert eurer internen Kommunikation beweisen. Wir zeigen euch, wie es geht.

📚 Lesetipp: Ihr möchtet euch erst einmal einen Überblick über die Bedeutung und wichtigsten Aspekte rund um das Thema Employee Listening verschaffen? Dann empfehlen wir euch zum Einstieg unseren Blogartikel „Employee Listening: Warum ihr euren Mitarbeitenden zuhören solltet“.

Zuhören als Teil einer ganzheitlichen Kommunikationsstrategie

Um eine interne Kommunikationskampagne erfolgreich durchzuführen, sind aus strategischer Sicht drei Schritte entscheidend:

1. Definition und Analyse der Zielgruppen
2. Identifizierung der geeigneten Kanäle
3. Entwicklung der Inhalte und Erstellung eines passenden Content-Mixes

Viele internen Kommunikationsverantwortlichen machen hier einen wesentlichen Fehler und verlassen sich nur auf ihre eigenen Vorstellungen, Beobachtungen und Erfahrungen sowie allgemeine Best Practices oder quantitative Analysen. Um wirklich zu wissen, worauf es für eine erfolgreiche Kommunikationskampagne in eurem individuellen Unternehmen ankommt und ob sie am Ende auch tatsächlich Früchte trägt, solltet ihr sie vor allem auf eine Komponente ausrichten: die Empfänger:innen der internen Kommunikation, also eure Mitarbeitenden.

Mitarbeitende einbeziehen

Wer eure internen Zielgruppen sind und welche Eigenschaften und Bedürfnisse sie haben, können euch eure Mitarbeitenden am besten selbst beantworten. Ebenso, welche Kanäle sie bevorzugen, wann und wo sie am besten zu erreichen sind und nicht zuletzt, welcher Content interessant und relevant ist. Continuous Listening hilft euch dabei, eine mitarbeiterorientierte Kommunikationsstrategie zu entwickeln und diese kontinuierlich an sich verändernde Anforderungen anzupassen.

Kurz gesagt: Indem ihr Employee Listening als Methode in eure internen Kommunikation integriert, könnt ihr eure Mitarbeitenden von Anfang einbeziehen.

Personalisierte Multichannel-Strategie entwickeln

Aktives Zuhören ermöglicht es euch schließlich, personalisierten Content zu erstellen, der auf die Interessen und Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden abgestimmt ist. Über Umfragen findet ihr heraus, welche Themen im Trend sind, welche Informationen fehlen oder welche Probleme die Kolleg:innen gerade beschäftigen.

Vor allem für eine effektive Multichannel-Strategie ist Employee Listening somit unerlässlich. Es geht um die Frage: Kommt eure Kommunikation überhaupt bei euren Zielgruppen an?

Der Inhalt kann noch so hochwertig und relevant sein – wenn ihr nicht die richtigen Kanäle zur richtigen Zeit verwendet, erreicht ihr möglicherweise nur einen Bruchteil eurer Mitarbeitenden oder gar die falschen. E-Mail-Newsletter landen im Spamordner, während Beschäftigte ohne eigene Mail-Adresse oder Computerzugang leer ausgehen.

Qualität der Kommunikation messen

Ihr kennt eure Zielgruppen und spielt passenden Inhalt auf den geeigneten Kanälen aus – nachdem ihr eure Kommunikationskampagne durchgeführt habt, folgt ein weiterer wichtiger strategischer Schritt: die Auswertung. Wenn Unternehmen den Erfolg und die Auswirkung ihrer internen Kommunikation messen, dann oft nur quantitativ. Im Mittelpunkt stehen dann beispielsweise Kennzahlen wie Views, Klicks und Engagement-Raten.

Mit Employee Listening habt ihr nun eine Methode, um eure interne Kommunikation auch qualitativ auszuwerten. Ein gutes Instrument sind zum Beispiel Pulsumfragen. Mit gezielten Fragen könnt ihr hier drei zentrale Aspekte behandeln:

• Ist die Kommunikation angekommen?
• Wurde die Nachricht verstanden?
• Wie geht es den Mitarbeitenden damit?

Um die Verständnisrate zu erheben, also zu ermitteln, inwiefern die Informationen korrekt erfasst wurden, könnt ihr eure Mitarbeitenden beispielsweise fragen, ob sie die vermittelte Botschaft wiederholen und ihren Kolleg:innen weitererzählen könnten. Das ist schließlich ein wichtiger Hinweis darauf, ob die Nachricht verinnerlicht wurde und in die Praxis umgesetzt werden kann.

Eine große Rolle spielt auch, wie der Inhalt aufgenommen wird und welche Emotionen er bei den Empfänger:innen hervorruft. Stimmen eure Mitarbeitenden der Botschaft zu und unterstützen sie sie oder stößt sie auf Widerstand? Löst sie Unsicherheit, Ärger oder Vorfreude und Begeisterung aus? Aktuelle Stimmungsbilder könnt ihr schnell über Pulsumfragen einholen oder ihr findet im direkten Dialog heraus, ob euer Storytelling funktioniert.

Warum eine Qualitätsanalyse der internen Kommunikation so wichtig ist

Auf den ersten Blick ist die qualitative Analyse eurer Kommunikationsmaßnahmen mit mehr Aufwand verbunden, als einfach nur Zahlen zur Öffnungs- oder Interaktionsrate zu erheben. Mitarbeiterbefragungstools wie unser Engagement Survey Modul helfen euch dabei, Employee Listening schnell, unkompliziert und nachhaltig in euren Alltag zu implementieren.

Zudem hat eine Investition in die Qualität eurer internen Kommunikation weitreichende positive Auswirkungen auf die Unternehmensstrategie und den Unternehmenserfolg. Mithilfe von Qualitätsanalysen stellt ihr sicher, dass

• eure interne Kommunikation ihr Ziel erreicht und eure Botschaften klar, verständlich und relevant sind.
• ihr Kommunikationsmethoden wählt, die das Engagement eurer Mitarbeitenden steigern.
• eure Kommunikation konsistent und glaubwürdig ist sowie die Werte und Ziele eures Unternehmens widerspiegelt.
• ihr Missverständnisse und Fehlinterpretationen minimiert.
• eure Kommunikation dazu beiträgt, eine positive und gesunde Unternehmenskultur zu fördern.

Interne Kommunikation dynamisch gestalten

Die Implementierung von qualitativen Metriken ermöglicht es euch, tiefer in die Substanz eurer internen Kommunikation vorzudringen und sie in einen Kontext zu setzen. Sie wird dynamischer und flexibler. Ihr könnt frühzeitig Schwachstellen erkennen, Verbesserungspotenziale identifizieren und eure Kommunikationsinitiativen sinnvoll aufeinander aufbauen.

Insgesamt könnt ihr eure Kommunikation besser an euren Bedarf anpassen, indem ihr eure Mitarbeitenden zum Beispiel fragt, ob sie noch weitere Informationen benötigen – und wenn ja, welche. Gibt es hier vielleicht auch Unterschiede zwischen den Zielgruppen?

Ziel einer guten internen Kommunikation ist, dass sich eure Mitarbeitenden gehört, gesehen und von eurer internen Kommunikation abgeholt fühlen. Employee Listening hilft euch dabei, nah an euren Mitarbeitenden zu sein, auf ihre Bedürfnisse einzugehen und aktuelle Anforderungen zu erfüllen.

Echten Mehrwert schaffen

Um den Erfolg eurer internen Kommunikation ganzheitlich zu messen, solltet ihr sowohl quantitative als auch qualitative Messgrößen heranziehen, also neben dem „Reach“ auch den „Impact“ eurer internen Kommunikation analysieren. So lässt sich der Return on Investment (ROI) eurer internen Kommunikation schließlich präzise bewerten und nachhaltig steigern.

Employee Listening ist dabei eine entscheidende Methodik, denn es

• analysiert die Qualität der internen Kommunikation,
• macht sie messbar und
• beweist ihren Mehrwert.

Employee Listening umsetzen: Beispiel Change-Kommunikation

Mit einer Employee-Listening-Strategie könnt ihr eure internen Kommunikationsinitiativen also qualitativ messbar machen und auf Basis der Ergebnisse nachhaltig optimieren. Das ist zum Beispiel bei der Change-Kommunikation ein großer Vorteil, denn so könnt ihr sicherstellen, dass auch wirklich alle Mitarbeitenden zu den Veränderungsprozessen abgeholt sind, die Ziele klar sind und Schritt für Schritt umgesetzt werden können.

Sinnvolle Metriken bei der Analyse eurer Change-Kommunikation sind beispielsweise folgende:

• Effektivität der Informationsverteilung: Hier geht es darum, herauszufinden, wie gut wichtige Informationen an die Mitarbeitenden weitergegeben werden. Messt zum Beispiel, wie viel und wie oft ihr kommunizieren müsst, damit alle zum Change abgeholt sind.
• Wissensstand der Mitarbeitenden: Analysiert zudem den aktuellen Wissensstand eurer Mitarbeitenden, und zwar an unterschiedlichen Punkten im Change-Prozess. Dadurch könnt ihr den Fortschritt nachvollziehen und den Zeitpunkt feststellen, an dem möglicherweise Wissens- und Informationslücken entstanden sind oder ihr Mitarbeitende auf dem Weg verloren habt.
• Umsetzung der Change-Ziele: Haben eure Mitarbeitenden die Vorteile, Ziele und den Zweck eures Changes verstanden – und setzen sie diese auch in die Praxis um? Hier solltet ihr genau hinhören, tief ins Gespräch mit euren Mitarbeitenden gehen und eng mit den Führungskräften zusammenarbeiten. Gemeinsam könnt ihr euch so Strategien überlegen, um die Belegschaft zu schulen und aktiv in den Veränderungsprozess einzubeziehen.

Zufriedenheit der Mitarbeitenden: Veränderungen sind oft mit vielen Emotionen verbunden. Mit Umfragen am Anfang des Change-Prozesses könnt ihr herausfinden, welche Unsicherheiten es gibt oder auch welche Punkte auf Widerstand stoßen – und daraus geeignete Maßnahmen ableiten. Regelmäßige Umfragen während des Change-Prozesses geben euch zudem Aufschluss darüber, welchen Einfluss euer Change Management auf die Zufriedenheit eurer Mitarbeitenden hat.

Employee Listening als kontinuierlicher Prozess

Besonders auch am Beispiel der Change-Kommunikation wird deutlich, dass Employee Listening ein kontinuierlicher Prozess und daher besonders effektiv ist, wenn er fest in eure Kommunikationsstrategie integriert ist. Macht Continuous Listening zu einem Teil eurer Kultur, indem ihr Vertrauen aufbaut, immer authentisch bleibt und eure Mitarbeitenden befähigt und ermutigt, sich aktiv zu beteiligen, ehrlich Feedback zu geben und in einen offenen Dialog zu treten. So werden eure Employee-Listening-Maßnahmen wie Mitarbeiterbefragungen, Pulsumfragen, Diskussionsrunden und sonstige Feedbackkanäle auch rege und dankbar angenommen.

Wenn ihr euren Mitarbeitenden kontinuierlich zuhört, wird eure interne Kommunikation schließlich zu einer Gemeinschaftssache. Gemeinsam gestaltet ihr das Miteinander, verbessert den Wissens- und Informationsaustausch, verfolgt eure Ziele, erhöht die Qualität eurer internen Kommunikation und bringt das Unternehmen nach vorne.