Stellt euch vor: Ein Unternehmen investiert Millionen in eine neue Plattform. Euer Team arbeitet auf Hochtouren, das Management gibt grünes Licht – der große Rollout beginnt. Und dann … passiert nichts.
Eure Mitarbeitenden
- loggen sich ein, sehen die überladene Oberfläche – und steigen direkt wieder aus.
- irren klickend durch die Software – und kehren dann zu ihren alten Tools und Gewohnheiten zurück.
- fluten den IT-Support mit Tickets, weil selbst einfache Aufgaben nicht gelingen.
Das Ergebnis: Ein Friedhof teurer Tools, die kaum genutzt werden – und ein Team, das sich fragt, warum die digitale Adoption im Unternehmen so niedrig ist.
Die versteckten Kosten niedriger Softwarenutzung
Das eben beschriebene Szenario ist kein Einzelfall. Die Zahlen sprechen für sich:
- Bis zu 50 % aller Unternehmenssoftware wird gar nicht genutzt.
- Allein in den USA verschwenden Unternehmen jährlich 30 Milliarden Dollar durch ungenutzte Software.
- 68 % der digitalen Transformationsprojekte verfehlen ihre ROI-Ziele.
Was das bedeutet: Es werden Milliarden für Lizenzen, Implementierungen und Wartung ausgegeben, und das für Tools, die Mitarbeitende nicht nutzen (können oder wollen).
Wenn schlechte UX den IT-Support lahmlegt
Software, die nicht intuitiv nutzbar ist, sorgt für ein enormes Supportaufkommen:
- Das Zurücksetzen von Passwörtern macht 20 bis 50 % aller Helpdesk-Anfragen aus.
- Mitarbeitende verbringen täglich durchschnittlich 22 Minuten mit IT-Problemen – das sind 91 Stunden pro Jahr.
- Fast 20 % der Arbeitszeit gehen durch schlechte UX verloren.
Jede Minute, die damit vergeudet wird, vermeidbare Probleme zu lösen, fehlt für echte Wertschöpfung: Innovation, Zusammenarbeit, Sicherheit. Stattdessen sind IT-Teams damit beschäftigt, „digitale Hausmeister“ zu spielen und die Folgen einer schlechten digitalen Adoption zu beseitigen.
Das unterschätzte Sicherheitsrisiko: Shadow IT
Was passiert, wenn offizielle Tools nicht nutzbar sind? Mitarbeitende suchen sich Alternativen – oft ohne IT-Freigabe.
„Shadow IT“ entsteht. Und die Folgen sind gravierend:
- 80 % der Mitarbeitenden nutzen Tools, die nicht von der IT genehmigt wurden.
- Jede dritte Datenschutzverletzung geht auf Shadow IT zurück.
- Unternehmen riskieren erhebliche Sicherheitslücken, Bußgelder und Compliance-Verstöße.
Ein paar Beispiele:
- Wenn das System zur Datenablage zu kompliziert ist, wird das Dokument per privater E-Mail verschickt.
- Wenn das Chat-Tool unpraktisch ist, weichen Teams auf WhatsApp aus.
- Wenn das Projektmanagementtool nervt, landen Aufgaben wieder in Excel-Listen.
Das ist nicht nur ineffizient, sondern auch gefährlich.
So funktioniert digitale Adoption wirklich
Niedrige Softwarenutzung ist ein strukturelles Problem. Wer die Software Adoption verbessern will, muss verstehen, wie Mitarbeitende digitale Tools wirklich erleben – und wie man Akzeptanz aktiv fördert.
1. Integration first: Tools müssen miteinander sprechen
Wenn Mitarbeitende zwischen zehn verschiedenen Tools hin- und herwechseln müssen, nur um eine einzige Aufgabe zu erledigen, habt ihr sie längst verloren. Digitales Kontextwechseln frisst Produktivität – und das ist längst belegt:
- Mitarbeitende wechseln im Schnitt 25-mal am Tag zwischen 10 Softwareanwendungen.
- Der dadurch entstehende Produktivitätsverlust kostet Unternehmen jährlich über 450 Milliarden US-Dollar.
Statt Mitarbeitende durch fragmentierte Tool-Landschaften zu schicken, braucht es digitale Arbeitsplatzlösungen, die sich nahtlos in bestehende Workflows einfügen. Toolintegration muss mitarbeiterfreundlich sein – im besten Fall merken eure Mitarbeitenden gar nicht, dass sie gerade zwischen Systemen wechseln.
2. Ohne UX kein Erfolg
Wenn Mitarbeitende eine Schulung brauchen, nur um die Oberfläche zu verstehen, ist das Tool gescheitert. Die wichtigsten UX-Fakten:
- Erste Eindrücke entstehen in 0,05 Sekunden.
- 88 % der Nutzer:innen kehren Tools nach einer schlechten Erfahrung den Rücken.
- Tools, die länger als 2 Minuten zur Orientierung brauchen, werden aufgegeben.
Eine benutzerfreundliche Software heißt:
✅ Minimale Klickpfade, um Aufgaben zu erledigen
✅ Intuitive Benutzeroberflächen, die an Verbraucher-Apps erinnern
✅ Automatisierungen, die Kontexte erkennen
3. Services in bestehende Tools einbetten
Mitarbeitende sollen keine neuen Systeme lernen. Die Nutzerakzeptanz lässt sich am besten fördern, wenn die Nutzer:innen in ihrer gewohnten Umgebung produktiv sein können.
Beispiele:
- Mikro-Learnings direkt im Digital Workplace statt separatem Schulungstool
- Interne News direkt in der Hauptplattform statt über separate Kommunikationskanäle
- Single Sign-on und rollenbasierter Zugriff statt ständiger Logins
Nutzerfreundliche digitale Tools, die sich natürlich in den Arbeitsalltag integrieren, sind die Grundlage für echte digitale Workplace Adoption.
Das neue Playbook für digitale Adoption im Unternehmen
Alt:
🚫 Unternehmenssoftware kaufen
🚫 Implementieren
🚫 Mitarbeitende sich selbst überlassen
🚫 Scheitern
Neu:
✅ User Experience priorisieren – Tools bereitstellen, die Mitarbeitende wirklich nutzen wollen
✅ Services in Workflows einbetten – Reibung reduzieren, Adoption fördern
✅ Adoption kontinuierlich messen und optimieren – Daten nutzen, iterieren, verbessern
IT-Verantwortliche sind heute nicht mehr nur für die Implementierung von Softwarelösungen zuständig – sie sind digitale Architekt:innen.
Der Erfolg digitaler Transformation misst sich nicht daran, wie viele Tools eingeführt werden. Sondern daran, ob Menschen diese Tools wirklich nutzen – intuitiv, gerne und produktiv. Es geht darum, ein Erlebnis zu schaffen, das so durchdacht und nahtlos ist, dass sich Mitarbeitende kaum noch vorstellen können, anders zu arbeiten.
Und wenn das gelingt, wird IT nicht länger als Kostenfaktor wahrgenommen – sondern als echter Treiber für Business Impact.
Die heutige Belegschaft ist überlastet
- Mitarbeitende jonglieren täglich mit über 35 Apps und verschwenden dadurch 61 % mehr Zeit als nötig.
- 70 % der Mitarbeitenden verlieren jede Woche 20 Arbeitsstunden durch fragmentierte Systeme.
- 68 % der Unternehmen erreichen nicht den gewünschten ROI ihrer digitalen Transformationsinitiativen.
Wie Haiilo euch bei der digitalen Adoption unterstützt
Wir wissen: IT-Teams stehen unter Druck. Mehr Tools sind nicht die Lösung. Bessere digitale Einführung schon.
Was ihr braucht, sind bessere Integrationen, smarte Automatisierungen und eine benutzerfreundliche digitale Arbeitsplatzlösung, die Mitarbeitende tatsächlich nutzen. Wir unterstützen euch dabei, mit weniger Aufwand mehr zu erreichen – und das ohne zusätzliche Komplexität.
Haiilo ist eure intuitive digitale Heimat – eine zentrale Plattform zur Vereinheitlichung der internen Kommunikation, die IT nicht überlastet, sondern entlastet.
- Einbinden: Fördert die digitale Adoption durch eine Oberfläche, die Mitarbeitende gerne nutzen.
- Ausrichten: Reduziert die Informationsflut mit smarten, automatisierten und relevanten Updates.
- Optimieren: Vermeidet Tool-Wildwuchs mit über 130 Integrationen – alles an einem Ort.
- Messen: Erfasst die Nutzung, messt das Engagement und verbessert kontinuierlich.
Die Auswirkung:
- 75 %+ Adoption bei Frontline-Mitarbeitenden
- 67 % mehr Produktivität durch nahtlose Prozesse
- 2,4 Mio. $ jährliche Einsparung durch weniger Fluktuation und Ineffizienz
Interesse? Vereinbart jetzt ein Gespräch!
