Interne Kommunikation entwickelt sich. Schnell. Und wenn du an vorderster Front dabei bist, fühlt es sich oft an, als würdest du ein Puzzle lösen, bei dem ständig neue Teile dazukommen: sinkendes Engagement, zu viele Kanäle, zu wenig Unterstützung durch die Führung… kommt dir das bekannt vor?
Im April haben wir den Haiilo Breakfast Club nach Köln gebracht – frischer Kaffee, Blick auf den Dom und interne Kommunikationsprofis aus Unternehmen jeder Größe, die zusammenkamen, um Ideen auszutauschen, Herausforderungen zu teilen und sich inspirieren zu lassen. Mit dabei: Sprecher:innen von SOS-Kinderdorf, Gallagher und Haiilo – und vor allem ein Raum voller engagierter Praktiker:innen, die voneinander lernen wollten.
💡 Lesetipp: Was die interne Kommunikation laut Gallagher Report 2025 wirklich belastet
Hier sind drei der wichtigsten Gespräche, die wir geführt haben – plus einige Takeaways, die helfen, von Problemen zu Lösungen zu kommen:
🧠 Herausforderung #1: „Warum interagieren Mitarbeitende nicht mit unserem Intranet?“
Das ist wohl die universellste Frustration in der internen Kommunikation: Man postet Updates, feiert Erfolge, bittet um Feedback. Und trotzdem – nichts.
Allerdings bedeutet Schweigen nicht gleich Scheitern. Oft lesen die Mitarbeitenden mit – sie fühlen sich nur nicht motiviert oder sicher genug, auch zu interagieren. Zeitdruck, unklare Erwartungen und mangelndes Vertrauen spielen eine große Rolle. Zudem verlagert sich der Austausch oft in private Chats – dort passiert das „Gute Zeug“, während die Communities untergenutzt bleiben und neue Kolleg:innen außen vor sind.
Wie kann man passive Leser:innen zu aktiven Teilnehmenden machen?
💡 Vorschläge der Teilnehmenden:
- Raum für einfache Interaktion schaffen: z. B. Umfragen, spielerische Beiträge, „Haustier der Woche“ – Inhalte, die zu lockerer Beteiligung einladen.
- Relevanz priorisieren: Inhalte nach Team oder Rolle ausrichten und Mitarbeitende fragen, was sie wirklich sehen wollen.
- Wirkung aufzeigen: deutlich machen, wie Mitarbeitenden-Feedback zu realen Entscheidungen geführt hat – z. B. „Dank eures Feedbacks haben wir X geändert.“
- Tonalität anpassen: wie eine echte Person schreiben, nicht wie eine Abteilung – für mehr Nähe und Vertrauen.
💡 Lesetipp: Intranet richtig starten – eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
✅ Takeaway: Bevor du über die Mechanik des Intranets nachdenkst, überleg dir, welche Kultur drumherum herrscht. Menschen müssen das Gefühl haben, dass es sicher, nützlich und ihr Raum ist – erst dann kommen sie und beteiligen sich.
Was für unsere Kundin Victoria Leipert wichtig ist, damit Mitarbeitende alle Informationen finden, die sie brauchen, erfährst du hier:
🗂 Herausforderung #2: „Wie helfen wir Mitarbeitenden, die richtigen Infos zu finden – ohne sie zu überfordern?“
Interne Kommunikation tappt oft in die Falle des „noch ein Update“. Unsere Teilnehmenden berichteten, dass Mitarbeitende in Nachrichten untergehen, weniger klicken und komplett abschalten.
💡 Lesetipp: Wie fragmentierte Tools deinem Team schaden
Das Problem ist nicht zwingend mangelnder Zugang – sondern fehlende Klarheit. Die meisten wissen nicht, wo sie suchen sollen, was sie abonniert haben oder welche Seiten für sie relevant sind. Und wenn sie suchen, sind die Ergebnisse oft veraltet oder unpassend.
💡 Vorschläge der Teilnehmenden:
- Einen zentralen Newsroom oder digitalen Startpunkt schaffen, um die wichtigsten Updates zu priorisieren und Informationsflut zu reduzieren.
- PDF-Anhänge und Massenmails ersetzen durch eine „Single Source of Truth“ – alle Updates gebündelt an einem vertrauenswürdigen Ort.
- Die Suche verbessern – mit Tags und KI-gestützter Relevanzsortierung.
- Fachbereiche ermutigen, ihre eigenen Räume zu betreuen – mit klarer Struktur und Qualitätsunterstützung.
✅ Takeaway: Mitarbeitende wollen informiert sein – sie wollen nur nicht danach graben müssen. Denk weniger in Menge, mehr an Sichtbarkeit und Nutzerfreundlichkeit. Gestalte deine Inhalte wie ein digitales Produkt: intuitiv, durchsuchbar und nutzerzentriert.
🧑💼 Herausforderung #3: „Wie bringen wir Führungskräfte dazu, sich zu zeigen – und sich zu äußern?“
Wenn Führungskräfte schweigen, merken das die Mitarbeitenden. In vielen Unternehmen wirkt das Intranet noch immer wie ein Ort, an dem HR und interne Kommunikation zu den Menschen sprechen – während die Führung im Hintergrund bleibt.
Was hält sie zurück? Angst, etwas Falsches zu sagen. Zeitmangel. Kein sichtbarer Mehrwert. Oder schlicht: Unsicherheit, wie man anfängt.
💡 Vorschläge der Teilnehmenden:
- Es ihnen einfach machen: Entwürfe vorbereiten, Coachings anbieten oder kurze Updates ghostwriten.
- Authentizität normalisieren: lockere, persönliche Kommunikation fördern – z. B. kurze Videos, persönliche Gedanken, sogar Emojis.
- Den Nutzen zeigen: nicht nur, warum Kommunikation wichtig ist, sondern auch das Risiko bei Schweigen – verpasstes Engagement, unklare Prioritäten, kulturelle Distanz.
✅ Takeaway: Sichtbarkeit von Führungskräften heißt nicht lange Reden oder perfekte Posts – es geht um Präsenz. Ein kurzer Kommentar, ein echtes Update, eine persönliche Nachricht kann Vertrauen aufbauen und zeigen: Wir ziehen an einem Strang.
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Abschließende Gedanken: Du bist nicht allein
Du kämpfst mit niedriger Interaktion, Informationsüberflutung oder distanzierter Führung und damit bist du nicht allein. Die gute Nachricht: Viele interne Kommunikationsprofis experimentieren bereits, passen sich an und unterstützen einander.
Und hier zeigt sich ein großer Wandel: Interne Kommunikation ist nicht mehr nur Content – sie ist Community. Die Tools sind wichtig. Aber das Vertrauen dahinter ist entscheidend.
Frag dich also:
- Schaffen wir echten Raum für Engagement – oder schieben wir nur Infos raus?
- Bereiten wir die Informationen so auf, dass sie übersichtlich sind – oder lassen wir die Mitarbeitenden sie selbst suchen?
- Helfen wir Führungskräften zu kommunizieren – oder setzen wir es einfach voraus?
Kleine Veränderungen summieren sich. Und mit der richtigen Haltung (und ein paar guten Ideen aus der Community) kannst du Großes bewirken.
💡 Lesetipp: Was die Daten über Intranet-Wirkung sagen
Wie kann Haiilo helfen?
Haiilo bietet internen Kommunikator:innen die Tools, um aus der Informationsflut hervorzustechen, das Engagement zu steigern und Kommunikation wieder relevant zu machen:
- Inhalte teilen, die Mitarbeitende wirklich sehen wollen – in Formaten, die sie ansprechen
- Klare, fokussierte Updates an einem Ort, der einfach zu navigieren ist
- Führungskräfte unterstützen, sich schnell und authentisch zu äußern
- Mitarbeitenden helfen, das zu finden, was sie brauchen – ohne langes Suchen
- Ein Intranet schaffen, das nützlich, vertraut und gern besucht ist
Neugierig geworden?
Wenn du Lust hast, demnächst selbst bei einem unserer Formate dabei zu sein, melde dich gerne für einen unserer nächsten Haiilo Breakfast Clubs an.
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Wir freuen uns, dich dort zu treffen – mit frischem Kaffee, ehrlichen Gesprächen und vielen guten Ideen aus der internen Kommunikations-Community. ☕✨
