Asynchrone Kommunikation: 6 Tipps für mehr Effizienz in der internen Kommunikation

In den Büros ist es stiller geworden. Das liegt nicht nur daran, dass viele Mitarbeitenden vermehrt im Homeoffice oder hybrid arbeiten, sondern auch an der Art der Kommunikation. Anstatt sich gleichzeitig in Meetings oder Telefonaten zu besprechen, wird in vielen Unternehmen immer mehr die asynchrone Kommunikation zur Normalität.

Wahrscheinlich fällt euch in diesem Zusammenhang als Erstes die E-Mail-Kommunikation ein. Jedoch gibt es in unserer digitalen Welt noch viel mehr Möglichkeiten. Darauf gehen wir in diesem Beitrag näher ein und zeigen euch, welche Auswirkungen asynchrone Kommunikation auf die Arbeit in eurem Unternehmen hat. Zudem geben wir euch konkrete Tipps für eine effiziente Unternehmenskommunikation an die Hand.

💡 Übrigens: Auch dieser Blogartikel ist asynchrone Kommunikation. Macht es euch mit einer Tasse Tee gemütlich und nehmt euch ein paar Minuten Zeit, um in die Welt der Asynchronität einzutauchen.

Was bedeutet asynchron?

Für die Bedeutung von asynchron schauen wir uns zunächst einmal die Herkunft des Wortes synchron an. Dieses setzt sich aus den altgriechischen Wörtern syn (mit, gemeinsam) und chronos (Zeit) zusammen, was insgesamt so viel wie gleichzeitig bedeutet. Die Silbe asynch dagegen lässt sich mit nicht mit übersetzen. Asynchronität beschreibt also Prozesse und Signale, die nicht zeitgleich, sondern zeitlich versetzt verlaufen.

Was ist asynchrone Kommunikation?

Asynchrone Kommunikation erfolgt zeitversetzt. Die Kommunikationspartner:innen müssen sich nicht zur gleichen Zeit in der Gesprächssituation befinden. Das heißt, dass die Nachrichten den oder die Empfänger:in zu einem späteren Zeitpunkt erreichen und erst mit einem gewissen zeitlichen Abstand beantwortet werden. Zwischen den Nachrichten gibt es also eine Verzögerung.

Vergleich: Synchrone vs. asynchrone Kommunikation

Im Unterschied zur asynchronen Kommunikation findet synchrone Kommunikation in Echtzeit statt. Die Gesprächspartner:innen können unmittelbar auf die einzelnen Beiträge eingehen und darauf antworten.

Beispiele für synchrone Kommunikation

• Persönliches Face-to-Face-Gespräch
• Videokonferenzen
• Online-Chat bzw. Instant Messaging
• Telefonate

Beispiele für asynchrone Kommunikation

• E-Mail
• Brief
• Geteilte Dokumente
• Aufgezeichnete Meetings
• Schulungsvideos
• Blogs

Was ist asynchrones Arbeiten?

Immer mehr Unternehmen setzen auf flexible Arbeitsmodelle, bei denen feste Arbeitszeiten und -orte aufgehoben werden. Asynchrones Arbeiten ermöglicht den Mitarbeitenden, ihren Arbeitsalltag selbstbestimmt nach ihren eigenen Bedürfnissen zu gestalten. Asynchronität führt dazu, dass die Mitarbeitenden ihre Arbeit und Kommunikation möglichst effizient strukturieren und zielgerichtet planen.

Die Vorteile von asynchroner Kommunikation

Für viele bedeutet eine verzögerte Kommunikation erst einmal nichts Gutes. Tatsächlich bringt asynchrone Kommunikation jedoch vor allem im Arbeitskontext viele Vorteile und kann die Produktivität im Unternehmen sogar deutlich steigern.

🕛 Weniger Zeitdruck

Bei der asynchronen Kommunikation steht ihr nicht unter dem Druck, sofort antworten zu müssen. Ihr könnt euch Zeit nehmen, über die Nachricht nachzudenken und eine passende Antwort zu formulieren. Das ist besonders dann hilfreich, wenn ein komplexeres Anliegen behandelt wird. Dann ist es besser, in Ruhe alle Punkte abzuwägen und eine durchdachte Lösung zu entwickeln.

📝 Klarer formulieren

Wer Zeit für die Kommunikation hat, kann seine Äußerungen auch sorgfältiger planen, an den Formulierungen feilen und sie überarbeiten, bis die Aussagen klar und verständlich sind. Auch verhindert ihr so, dass im Eifer des Gefechts wichtige Informationen vergessen werden. Insgesamt kommuniziert ihr dadurch sehr effizient, vermeidet Missverständnisse, unüberlegte Entscheidungen und unnötige Kommunikationsschleifen.

🤸 Mehr Flexibilität

Asynchrone Kommunikation erlaubt euch, eure Arbeitsabläufe flexibel nach eurem eigenen Rhythmus zu gestalten. Ihr beantwortet Nachrichten, wann es euch zeitlich am besten passt und wann ihr den Kopf dafür frei habt.

🔎 Mehr Transparenz

Zeitversetzte Kommunikation bedeutet im Endeffekt, dass die Kommunikationsbeiträge zu jedem Zeitpunkt verfügbar sind und idealerweise der gesamte Gesprächsverlauf nachvollziehbar ist. Die Kommunikation ist dokumentiert und keine Informationen oder Daten gehen verloren.

🤝 Teamarbeit verbessern

Die transparente Vermittlung von Informationen über asynchrone Kanäle kommt insbesondere der Teamarbeit zugute. Alle Teammitglieder sind immer auf demselben Stand und können gemeinsam fundierte Entscheidungen treffen. Die zeitunabhängige Kommunikation erleichtert zudem den Austausch mit Teammitgliedern, die im Homeoffice arbeiten oder sich gerade auf einer Workation befinden.

🌎 Zielgruppe erweitern

Durch asynchrone Kommunikation könnt ihr wesentlich einfacher eine größere Zielgruppe erreichen. Anstatt alle Mitarbeitenden einzeln anzurufen oder mühsam in einem Videocall zu versammeln, könnt ihr eure Informationen auch einfach über den E-Mail-Verteiler verschicken, im Intranet posten oder eure Nachricht als Video aufnehmen. Anschließend stellt ihr das Video für das gesamte Unternehmen zur Verfügung und sogar neue Mitarbeitende können sich in Zukunft selbstständig die benötigten Informationen besorgen.

💪 Produktivität steigern

Der Kollege am Nebentisch verwickelt euch ständig in ein Gespräch, die Kollegin gegenüber bespricht sich seit Stunden in einem Videocall und alle paar Minuten klingelt irgendwo im Großraumbüro das Telefon – all das verursacht Lärm, stört beim Arbeiten und lenkt ab. Durch asynchrone Kommunikation habt ihr mehr Raum für konzentriertes Arbeiten und könnt euren Arbeitsalltag ohne ständige Störungen strukturieren. So seid ihr am Ende auch produktiver.

Das sind die Nachteile von asynchroner Kommunikation

Gleichzeitig bringt asynchrone Kommunikation aber auch einige Nachteile mit sich, unter anderem:

• Zu späte Antworten: Bei asynchroner Kommunikation ist immer mit einer Verzögerung zu rechnen. Wer ein dringendes Anliegen hat und eine sofortige Antwort auf seine Frage benötigt, bekommt dann schnell ein Problem.
• Keine Antworten: Wir kennen es alle: Wir bekommen eine Nachricht und nehmen uns vor, diese später zu beantworten – vergessen es dann aber. Das Risiko bei asynchroner Kommunikation ist also nicht nur, dass Antworten zu spät, sondern möglicherweise sogar gar nicht kommen und die Kommunikation abbricht.
• Fehlender Bezug: Durch die zeitliche Verzögerung kann der Kontext der Nachrichten verloren gehen. Dadurch können Missverständnisse entstehen oder der Bezug muss erst wiederhergestellt werden.
• Hoher Aufwand: Asynchrone Kommunikation kann sehr zeitaufwendig werden: Nicht nur vergeht zwischen den einzelnen Beiträgen mitunter viel Zeit, auch das Verfassen der Nachrichten ist je nach Umfang, Anliegen und Inhalt mit einigem Aufwand verbunden. Auch ist es schwieriger, aufeinander aufzubauen und sich kreativ auszutauschen – dazu wäre ein gewisser Grad an Spontaneität notwendig, der bei asynchroner Kommunikation nicht gegeben ist.
• Fehlende Zwischenmenschlichkeit: Bei der asynchronen Kommunikation fehlt der zwischenmenschliche Kontakt. Das ist auf Dauer schlecht fürs Teambuilding. Besonders bei Diskussionen, Konflikten sowie Kritik ist es wichtig, unmittelbar auf das Gegenüber eingehen und die Gesprächspartner:innen bestmöglich verstehen zu können. Dabei spielen zwischenmenschliche Faktoren eine große Rolle.

6 Tipps für eine effiziente asynchrone Kommunikation

Wie ihr die Vorteile asynchroner Kommunikation richtig nutzt und auch die Herausforderungen ohne Probleme meistert, erfahrt ihr im folgenden Abschnitt.

1. Kommunikationsplan erstellen

Asynchrone Kommunikation fördert die Teamarbeit. Dafür sollten sich aber auch alle Teammitglieder über die genauen Modalitäten im Klaren sein.

Erstellt einen strategischen Kommunikationsplan:

1. Welche Kommunikationskanäle wollt ihr nutzen? E-Mails gehören auf jeden Fall zu den beliebtesten Mitteln der asynchronen Kommunikation. Dafür brauchen eure Mitarbeitenden aber auch je eine eigene E-Mail-Adresse. Sorgt dafür, dass alle Zugang zu den genutzten Kommunikations- und Kollaborationstools haben.
2. Überlegt euch, wann es sinnvoll ist, auch synchron zu kommunizieren.
3. Besprecht untereinander, wer wann verfügbar ist. Am besten haltet ihr eure Arbeitszeiten im Kalender fest und blockiert Zeiten, in denen ihr nicht gestört werden wollt.
4. Wie wollt ihr wichtige Informationen dokumentieren? Projektfortschritte und gemeinsames Wissen sollten immer zentral festgehalten und für alle zugänglich sein.

2. Geeignete Tools für die asynchrone Kommunikation wählen

Die interne Kommunikation im Unternehmen ist sehr komplex und vielfältig. Dementsprechend viele unterschiedliche Kommunikationskanäle gibt es, ob für die reine Informationsvermittlung, für den Wissenstransfer, für die Projektarbeit im Team oder den Austausch im Kollegium.

Überlegt euch genau, welche Instrumente der internen Kommunikation ihr für welchen Zweck verwenden wollt. Achtet darauf, nicht zu viele unterschiedliche, isolierte Tools zu verwenden, da ihr sonst an Transparenz und Effizienz verliert, die euch die asynchrone Kommunikation eigentlich bietet.

3. Gemeinsamen Arbeitsbereich einrichten

Am besten sorgt ihr dafür, dass eure Mitarbeitenden sowohl einen zentralen Arbeitsbereich haben, über den sie Zugriff auf alle relevanten Unternehmensinformationen haben, als auch getrennte Kommunikationsbereiche für den Austausch in kleineren Gruppen.

💡 Unser Tipp: Das Social Intranet von Haiilo ist die ideale Plattform für eine übersichtliche und zielgerichtete asynchrone Kommunikation. Ihr könnt über den Newsfeed regelmäßige Unternehmensupdates posten, ein umfassendes Wiki erstellen oder auch spannende Blogartikel teilen. Gleichzeitig haben eure Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich in geschlossenen Communities oder Chat-Gruppen auszutauschen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Somit habt ihr einen zentralen Zugriffsort, der euch alle Vorteile der asynchronen Kommunikation bietet.

4. Synchrone und asynchrone Kommunikation sinnvoll verbinden

Idealerweise nutzt ihr in eurem Unternehmen sowohl Mittel der synchronen als auch der asynchronen Kommunikation. So könnt ihr die Vorteile beider ideal kombinieren. Es ist beispielsweise sinnvoll, die Projektarbeit einerseits in passenden Projektmanagement-Tools zu strukturieren und zu dokumentieren. Andererseits solltet ihr euch im Team auch regelmäßig für den zwischenmenschlichen Austausch in Meetings treffen, um den Teamspirit zu stärken, gemeinsam Brainstorming zu betreiben oder Probleme persönlich zu klären.

💡 Beispiel für eine sinnvolle Kombination von synchroner und asynchroner Kommunikation

Für Bottom-up-Feedback bietet es sich an, asynchrone und synchrone Kommunikation zu kombinieren. Im ersten Schritt führt ihr schriftliche Mitarbeiterbefragungen durch. Gebt euren Mitarbeitenden Zeit, sich in einer ruhigen Minute ausführlich mit den Fragen zu beschäftigen, sich gute Argumente zu überlegen und den Fragebogen sorgfältig sowie ehrlich auszufüllen.

Nach der Auswertung des Fragebogens setzt ihr ein persönliches Feedbackgespräch an. Dort könnt ihr dann näher auf die Antworten eingehen, gegebenenfalls Nachfragen stellen und die wichtigsten Punkte miteinander diskutieren.

Zusätzlich könnt ihr im Gespräch auch noch Fragen stellen, bei denen euch eine spontane Einschätzung wichtig ist. Das kann zum Beispiel bei Fragen zur Mitarbeiterzufriedenheit sinnvoll sein. Hier sind Antworten aus dem Bauch heraus besonders aufschlussreich.

Der Vorteil eines Fragebogens ist, dass ihr das Feedback schriftlich dokumentiert habt. Auch das Gespräch solltet ihr im besten Fall protokollieren und anschließend beiden Parteien zukommen zu lassen.

5. Zeiten für konzentriertes Arbeiten und Kommunikation planen

Damit die Kommunikation nicht ständig euren Arbeitsfluss unterbricht, solltet ihr euch Zeit für das ungestörte, konzentrierte Arbeiten im Kalender blocken. Vielleicht ist es möglich, unternehmensweit den Vormittag zum meetingfreien Zeitfenster zu erklären, sodass eure Mitarbeitenden produktiv in den Tag starten können.

Ebenso sollten die Mitarbeitenden selbst feste Zeiten einplanen, in denen sie für andere verfügbar sind und sich um Nachrichten kümmern. Zum Beispiel können sie sich nach der Mittagspause einen Slot freihalten, um E-Mails zu beantworten. Zwischendrin solltet ihr Benachrichtigungen stummschalten. In modernen Messaging-Tools ist das ganz einfach möglich. Ebenso könnt ihr euch dort für alle sichtbar als nicht verfügbar markieren.

Wenn ihr Meetings ansetzt, plant diese am besten als Block. Dann könnt ihr diese sozusagen in einem Rutsch erledigen und müsst in den Zeitfenstern dazwischen nicht immer wieder neu in eure Arbeit hineinfinden. Zögert auch nicht, Meetings ohne einen konkreten Anlass oder Mehrwert für euch selbst abzulehnen.

6. Bewusste Kommunikation fördern

Last but not least: Macht allen klar, welche Ziele ihr mit der asynchronen Kommunikation verfolgt, zum Beispiel die interdisziplinäre Zusammenarbeit zu erleichtern oder Raum für konzentriertes Arbeiten zu schaffen. Wenn eure Mitarbeitenden die Vorteile und Ziele kennen, ist es einfacher, eine bewusste Kommunikation als Teil der Teamkultur zu etablieren.

Eine wichtige Rolle spielt hier wieder der Kommunikationsplan. Kommuniziert klar, wann welche Kommunikation geeignet ist und achtet darauf, dass eure Richtlinien auch eingehalten werden. Motiviert eure Teammitglieder dazu, Kommunikationsmittel bewusst einzusetzen, sodass sie ihnen und dem Team dienlich sind. Dazu gehört auch, mal ein irrelevantes Meeting abzulehnen oder den schriftlichen Projektabschlussbericht zusätzlich in einem Videocall zu besprechen.

Fazit: Asynchrone Kommunikation als Kommunikation der Zukunft?

Asynchrone Kommunikation gehört heute in den meisten Unternehmen zum Alltag. Anstatt Telefonate zu führen, werden Kurznachrichten hin- und hergeschickt. Anstatt sich in langen Meetings zu besprechen, organisieren sich die Teams in einem Projektmanagement-Tool. Anstatt Seminare durchzuführen, werden Webinare aufgezeichnet und Schulungsvideos zur Verfügung gestellt.

Asynchrone Kommunikation entlastet eure Mitarbeitenden. Sie können Informationen nach ihren eigenen Bedingungen konsumieren und sich Zeit für ihre Nachrichten nehmen. Dadurch arbeiten sie letztendlich produktiver und kommunizieren effizienter.

In Zeiten von New Work wird asynchrone Kommunikation zudem immer wichtiger, da sie eure Mitarbeitenden zeit- und ortsabhängig miteinander verbindet und flexible Arbeitsweisen ermöglicht.

Je mehr die asynchrone Kommunikation zum Standard wird, desto zielgerichteter solltet ihr auch die Vorteile der synchronen Kommunikation nutzen. Erstellt euch einen Kommunikationsplan, legt fest, zu welchem Anlass sich welcher Kommunikationskanal am besten eignet und vereint die Stärken der synchronen und asynchronen Kommunikation sinnvoll miteinander.