Wie ihr agiles Arbeiten in eurem Unternehmen umsetzt

Immer mehr Unternehmen integrieren in ihre Arbeitsprozesse agile Methoden. Das große Ziel dabei ist, anpassungsfähiger zu werden und besser auf das dynamische Umfeld des Marktes und der sich verändernden Kundenanforderungen reagieren zu können.

Doch was genau bedeutet agiles Arbeiten überhaupt? Tatsächlich geht es hier nicht darum, einfach mehr Flexibilität in einzelne Prozesse zu bringen. Stattdessen ist die Etablierung einer Unternehmenskultur gefragt, in der Management, Führung, die einzelnen Teams und Mitarbeitenden proaktiv zusammenarbeiten, um so das Unternehmen besonders in komplexen Umgebungen handlungsfähig zu machen.

In diesem Artikel erklären wir euch, was Agilität genau bedeutet und wie ihr agiles Arbeiten sinnvoll in eure Unternehmensstrukturen integriert.

Definition: Was ist agiles Arbeiten?

Das Konzept des agilen Arbeitens kommt ursprünglich aus der Softwareentwicklung. Über die Jahre hat es sich zu einer sehr beliebten und effizienten Arbeitsweise entwickelt, die sich auch auf viele weitere Bereiche außerhalb der IT-Branche anwenden lässt.

Ob bei der Entwicklung von Software, eines Produktes oder einer Dienstleistung – das übergeordnete Ziel von agilem Arbeiten ist es, lineare Strukturen aufzubrechen und dadurch die Anpassungsfähigkeit sowie Handlungsfähigkeit des Unternehmens zu erhöhen.

Ein großer Aspekt dabei ist, einen Mehrwert für Kunden und Kundinnen zu schaffen, indem diese mehr in die Prozesse eingebunden werden. Anstatt auf ein perfektes Ergebnis hinzuarbeiten, wird Schritt für Schritt die optimale Lösung entwickelt. Ein wichtiger Bestandteil ist hier kontinuierliches Feedbacken, Testen und Reflektieren.

Agiles Arbeiten verfolgt somit einen iterativen Ansatz, der von Wiederholung und permanenter Optimierung geprägt ist. Agile Arbeitsweisen orientieren sich schließlich an bestimmten Werten und Prinzipien, auf die wir später noch näher eingehen werden. Insgesamt lassen sie aber auch viel Spielraum – und genau das verhilft eurem Unternehmen zu mehr Agilität.

Warum agiles Arbeiten?

Warum ist Agilität für Unternehmen so wichtig? Wir leben heute in einer sehr schnelllebigen und dynamischen Welt, in der sich Kundenbedürfnisse, Technologien und die Marktsituation rasch ändern können. Dadurch ergeben sich Herausforderungen, die sich mit klassischen Arbeitsweisen oft nicht zielführend meistern lassen.

Die Illusion

Lange hielt sich die Illusion, dass man vorab nur gut genug planen muss, um am Ende das optimale Ergebnis zu erreichen. Nach der Planungsphase muss demnach der perfekte Plan einfach nur noch umgesetzt werden.

Die Realität

So reibungslos wie in der Vorstellung laufen Entwicklungsprozesse aber selten ab. In der Realität bleibt bei diesem Vorgehen nach der Umsetzungsphase kaum noch Zeit, Anpassungen vorzunehmen und auf veränderte Anforderungen einzugehen. Stattdessen lauern an jeder Ecke Überraschungen, die man am Anfang nicht vorhersehen konnte. Die Folge: Es werden Abstriche in der Qualität gemacht und es wird weniger auf Kundenbedürfnisse eingegangen. Im schlechtesten Fall erweist sich der anfangs so sichere Plan am Ende als Fehlkalkulation.

Die Herausforderung

In der Realität zeigt sich, dass Perfektion oft nicht der Schlüssel zum Erfolg ist. Während ihr in eurem Unternehmen noch an dem perfekten Produkt feilt, haben sich die Kundenanforderungen und der Markt möglicherweise schon geändert. Und eure Konkurrenz hat während dieser Zeit höchstwahrscheinlich auch nicht geschlafen. All diese Aspekte erfordern schließlich neue Arbeitsweisen, die in diesem dynamischen Umfeld bestehen können und sogar davon profitieren.

Die Lösung

Im ersten Schritt geht es darum, den Entwicklungsprozess nicht mehr als lineare Abfolge von in sich abgeschlossenen Phasen zu verstehen. Planen, Umsetzen, Überprüfen und Anpassen sollten stattdessen in einen sich wiederholenden (iterierenden) Kreislauf eingegliedert werden. So wird ein fortlaufender Lernprozess in Gang gesetzt.

Agiles Arbeiten löst starre Hierarchien und Prozesse auf, lässt Veränderungen zu und nutzt diese zum eigenen Vorteil. Das Ergebnis: mehr Produktivität, mehr Effizienz, mehr Innovation. Und nicht zuletzt: ein klarer Wettbewerbsvorteil.

Die agile Arbeitsweise zieht nicht nur mehr Kundschaft an, sondern sichert euch in Zeiten des Fachkräftemangels auch motivierte Talente. Denn agiles Arbeiten, das Selbstorganisation und Eigenverantwortung fördert, ist zeitgemäßes Arbeiten und macht euch zu einem attraktiven Arbeitgeber.

Was sind die Vorteile von agilem Arbeiten?

Wir haben schon einige Vorteile für die Arbeit nach dem agilen Ansatz angesprochen. Hier findet ihr nun noch einmal alles, was für agiles Arbeiten spricht, im Überblick:

• Flexiblerer Umgang mit Veränderungen: Änderungen sind bei der agilen Arbeitsweise keine bösen Überraschungen oder Hindernisse, die den Projektablauf stören. Vielmehr steckt in ihnen ein großes Potenzial, das von vornherein einkalkuliert und genutzt wird. Letztendlich sorgt das auch für einen realistischeren Umgang mit den Ressourcen.
• Frühes Feedback: Kunden und Kundinnen wird nicht erst das fertige Endergebnis vorgelegt. Stattdessen werden sie von Anfang an in den Prozess miteinbezogen. Indem die Versionen des Produkts regelmäßig getestet werden, kann dieses laufend verbessert werden. Durch das Feedback in frühen Stadien der Entwicklung kann der Gesamtprozess letztendlich besser und effizienter gesteuert werden.
• Risikominimierung: Der flexible Umgang mit Veränderungen und frühem Feedback minimiert schließlich das Risiko. Fehler können schnell identifiziert und verbessert werden und durch angepasste Prozesse kann Misserfolgen entgegengesteuert werden.
• Weniger Verschwendung: Das Risiko, unnötig Ressourcen zu verschwenden und an Ideen festzuhalten, die letztendlich nicht funktionieren, reduziert sich ebenso. Agiles Arbeiten hilft euch dabei, Unnützes zu verwerfen und Potenziale richtig auszuschöpfen.
• Mehr Produktivität: Agiles Arbeiten ist fokussiertes Arbeiten mit greifbaren Zielen und einer gemeinsamen Vision. Dieses konzentrierte Vorgehen sorgt für motivierte und produktive Mitarbeitende.
• Erhöhte Erfolgschancen: Wer dazu bereit ist, ständig dazuzulernen, sich zu verbessern und die eigenen Denkweisen und Herangehensweisen zu überdenken, wird am Ende erfolgreich sein. Ein agiles Arbeitsumfeld ist erfüllt von lebendigen Lernprozessen und erhöht somit die Erfolgschancen der Projekte.
• Kontinuierlicher Wertstrom: Agiles Arbeiten bedeutet einen Mehrwert für alle Beteiligten. Nicht nur die Mitarbeitenden lernen stetig dazu, sondern auch die Kunden und Kundinnen, mit denen sie rege in Kontakt stehen. Diese bekommen nicht erst zum Projektende ein Ergebnis vor die Nase gesetzt, sondern regelmäßig wertvolle Einsichten in den Entwicklungsprozess.
• Höhere Kundenorientierung: Nichts ist ärgerlicher, als ein voll funktionsfähiges Produkt zu entwickeln, das aber letztendlich an den Kundenbedürfnissen vorbeigeht. Beim agilen Arbeiten ist der Kunde oder die Kundin von Anfang an nicht nur mitgedacht, sondern aktiv mit dabei.
• Mehr Transparenz: Agile Arbeitsweisen sorgen für mehr Transparenz und eine zielgerichtete Kommunikation.
• Eigenständiges Arbeiten fördern: Agile Projektmanagement-Methoden sehen in der Regel die Zusammenarbeit in kleinen, autonomen Teams vor. Das fördert das selbstständige und proaktive Arbeiten, das Engagement der Mitarbeitenden und die Mitarbeitermotivation.

Wann profitiere ich von agiler Arbeit?

Bei Projekten, bei denen das Endergebnis schon feststeht und sich vordefinierte Prozesse bewährt haben, führen klassische Ansätze sicherlich zum gewünschten Erfolg. In komplexen und dynamischen Umgebungen kommt ihr damit aber schnell an eure Grenzen.

Besonders bei der Entwicklung von neuen Produkten und innovativer Software solltet ihr besser auf einen agilen Ansatz setzen. Starre Prozesse führen hier nicht zum Ziel, da sich keine zuverlässigen Vorhersagen machen lassen. Durch agile Arbeitsweisen könnt ihr auch auf unkontrollierbare Einflüsse von innen und außen selbstsicher reagieren.

Voraussetzungen für agiles Arbeiten

Wichtig für erfolgreiches agiles Arbeiten im Team ist, nicht einfach nur entsprechende Methoden einzuführen, sondern eine agile Unternehmenskultur zu etablieren.

Diese sollte:

• das Gemeinschaftsgefühl stärken
• den Dialog fördern
• eine klare und offene Kommunikation pflegen
• Vertrauen aufbauen
• die Mitarbeitenden wertschätzen
• Fehler akzeptieren
• offen für Veränderung sein

Eine Unternehmenskultur, in der ihr eure Werte nicht nur auf Papier bescheinigt, sondern diese auch täglich lebt, ist die Voraussetzung für ein agiles Arbeitsumfeld.

Das Agile Manifest

Die Voraussetzungen für agiles Arbeiten lassen sich vom Agilen Manifest ableiten, das 2001 von Softwareentwicklern formuliert wurde.

Dessen Inhalte stützen sich auf vier Grundwerte:

1. Individuen und Interaktionen: Im Mittelpunkt stehen der Mensch und die Zusammenarbeit. Die Teammitglieder sollen in einem wertschätzenden und motivierenden Umfeld gefördert werden.
2. Funktionierende Produkte: Das Ziel ist, Produkte zu entwickeln, die funktionieren, die durch ihre Einfachheit und Qualität überzeugen.
3. Zusammenarbeit mit den Kundschaft: Die Zusammenarbeit mit Kunden und Kundinnen ist von Partnerschaftlichkeit geprägt. Das Projekt ist von Erfolg gekrönt, wenn die Kundschaft zufrieden ist.
4. Veränderungen: Veränderungen und regelmäßige Reflexionen sind maßgebliche Bestandteile des Projektprozesses.

Im Agilen Manifest sind ebenso zwölf agile Prinzipien aufgeführt, die auf den vier Grundwerten basieren und eine Art Leitfaden für agiles Arbeiten bilden. Auf diesem beruhen schließlich die meisten agilen Methoden.

Agiles Arbeiten – Methoden

Ihr könnt euch in eurem Unternehmen unterschiedlicher agiler Arbeitsmethoden bedienen, von Scrum über Kanban bis hin zum Extreme Programming. All diese Methoden fußen auf bestimmten Werten und Prinzipien und geben euren Mitarbeitenden geeignete Tools an die Hand. Welche Methode am besten zu euch passt, hängt unter anderem von euren Zielen, den Aufgaben und euren Teams ab. Wir stellen euch zwei beliebte agile Methoden näher vor.

Agiles Arbeiten mit Scrum

Scrum zählt sicherlich zu den beliebtesten agilen Methoden. Das liegt auch daran, dass sie leicht verständlich und gut für unterschiedliche Zwecke anwendbar ist. Die Scrum-Methode lebt von drei zentralen Parametern:

• Die Projektteams sind nach vorgegebenen Rollen aufgebaut, organisieren sich selbst und treffen autark Entscheidungen.
• Der Projektprozess ist in viele kurze Entwicklungszyklen, sogenannte Sprints, aufgeteilt.
• Es gibt regelmäßige Feedbackschleifen und Meetings zum Austausch von Ideen und Informationen.

Agiles Arbeiten mit Kanban

Die Kanban-Methode ist ideal, um bestehende Prozesse zu optimieren. Das Projekt wird in kleine Teilaufgaben eingeteilt, die strukturiert und Schritt für Schritt abgearbeitet werden.

Dabei wird mit einem Kanban-Board gearbeitet: Für jede Aufgabe wird eine Karteikarte erstellt, die dann übersichtlich auf einem Whiteboard angebracht wird. Das funktioniert mit den passenden Tools natürlich auch digital. Dadurch erhaltet ihr eine transparente Einsicht in alle Aufgaben, deren Verteilung und mögliche Engpässe.

Das Ziel ist ein gleichmäßiger Aufgabenfluss, bei dem Multitasking und paralleles Abarbeiten verhindert werden.

Agiles Arbeiten in der Praxis umsetzen

Mit diesen vier einfachen Schritten setzt ihr agiles Arbeiten in der Praxis um:

1. Agilität für euer Unternehmen definieren

Im ersten Schritt solltet ihr euch darüber klar werden, was Agilität für euer Unternehmen bedeutet. Mit welchen Herausforderungen habt ihr zu kämpfen, welche Vision verfolgt ihr? Daraus könnt ihr konkrete Ziele formulieren und auf deren Basis eure Prozesse und Arbeitsstrukturen aufbauen.

Sorgt dafür, dass eure Mitarbeitenden und Führungskräfte auch wissen, was agiles Arbeiten ist, welche Bedeutung und Vorteile diese Arbeitsweise für die Zusammenarbeit in eurem Unternehmen hat. Nur so können sich alle darauf einlassen. Eine wichtige Voraussetzung ist schließlich, dass alle an einem Strang ziehen.

2. Prozesse in kurze Sprints aufteilen

Die agile Arbeitsweise begreift Entwicklungsprozesse als Zyklen und nicht als lineare Abfolge. Der Gesamtprozess teilt sich in der Regel in mehrere kürzere Prozesse der Planung, Umsetzung, Überprüfung und Anpassung auf, die sich wiederholen.

Im Großen und Ganzen besteht eure Aufgabe darin, eure Prozesse in kurze Zyklen (Sprints) zu zerlegen. Dadurch könnt ihr Ideen schneller umsetzen, eure Arbeitsergebnisse fortlaufend reflektieren und besser auf Veränderungen reagieren.

3. Autonome Teams aufbauen

Agiles Arbeiten heißt zudem, in kleinen Teams zu agieren. Das Team arbeitet zwar an einem vorgegebenen Ziel, funktioniert dabei aber völlig autark und autonom. Das heißt, die Teammitglieder organisieren sich selbst, treffen eigenständig Entscheidungen und sind zu jedem Zeitpunkt handlungsfähig.

Agile Projektteams leben von der multidisziplinären Zusammenarbeit. Alle Kompetenzen und Fähigkeiten werden gebündelt und gezielt zum Einsatz gebracht. Dabei lernen alle voneinander sowie alle gemeinsam an den neuen Aufgaben und Herausforderungen. Eine rege Teamkommunikation ist dabei das A und O. Regelmäßige Meetings gehören daher auf jeden Fall zum agilen Arbeitsalltag.

4. Methoden definieren

Im letzten Schritt geht es nun daran, geeignete Methoden für das agile Arbeiten in eurem Unternehmen zu definieren. Welche Techniken und Tools brauchen eure Teams und Mitarbeitenden zur Umsetzung eurer Ziele?

Neben beliebten agilen Methoden wie Scrum und Kanban könnt ihr die Werkzeugkiste eurer Mitarbeitenden mit hilfreichen Kommunikations- und Kollaborationstools ausstatten.

Fazit: So fördert ihr agiles Arbeiten in eurem Unternehmen

In der modernen Arbeitswelt können klassische Ansätze im Projektmanagement schnell hinderlich werden. Dann eröffnet euch die agile Arbeitsweise viele Potenziale.

Agilität bedeutet für euer Unternehmen eine höhere Anpassungsfähigkeit, was euch vor allem in dynamischen und herausfordernden Umgebungen zugutekommt.

In diesem Artikel haben wir euch gezeigt, was agiles Arbeiten bedeutet und welche Voraussetzungen es braucht, um diese Arbeitsweise in der Praxis umzusetzen. Besondere Bedeutung kommt dabei der Unternehmenskultur zu. Denn nur wenn eure Kultur offen für Veränderungen, Fehler und Lernprozesse ist und durch die verbindenden Werte gleichzeitig Stabilität schafft, sind fruchtbare agile Prozesse möglich.

Um agiles Arbeiten in eurem Unternehmen zu fördern, solltet ihr also vor allem Folgendes tun:

• Agile Unternehmenskultur etablieren, die auf Wertschätzung, Vertrauen und Offenheit beruht
• Gemeinschaftsgefühl durch gemeinsame Vision und Werte stärken
• Eine transparente Kommunikationsstrategie entwickeln, die den Dialog fördert
• Zusammenarbeit in multidisziplinären Teams fördern
• Kontinuierliches Lernen unterstützen
• Eigenverantwortung und selbstständiges Arbeiten eurer Mitarbeitenden fördern
• Geeignete Methoden und Techniken zum agilen Arbeiten einführen