9 Intranet-Beispiele und Best Practices für ein modernes Mitarbeiterportal

Kaum ein Unternehmen kommt heute noch ohne ein Intranet aus. Doch nicht alle nutzen auch wirklich das volle Potenzial des internen Netzwerks. Deshalb wollen wir euch in diesem Beitrag konkrete Ideen und Beispiele für das (Social) Intranet vorstellen und zeigen, wie euch ein modernes Mitarbeiterportal bei euren täglichen Kommunikationsherausforderungen unterstützt.

Das bringt ein (Social) Intranet

Wenn das (Social) Intranet vollumfänglich genutzt wird, wird es zu einer ganzheitlichen Lösung, um die Mitarbeiterkommunikation zu verbessern, das Mitarbeiterengagement zu erhöhen, die Gemeinschaft zu stärken und Mitarbeitende an das Unternehmen zu binden.

Identifikation fördern und Mitarbeitende binden

Das Intranet bildet eure Unternehmenskultur im digitalen Raum ab. Eure Unternehmenswerte, Philosophie und Vision sind eurer Belegschaft immer präsent. Indem ihr offen und transparent eure Ziele kommuniziert und mit allen euer Wissen teilt, baut ihr Vertrauen auf. Eure Mitarbeitenden können sich besser mit dem Unternehmen identifizieren. Langfristig stärkt ihr somit die Mitarbeiterbindung.

Gemeinschaft stärken und Kollaboration verbessern

In eurem Intranet kommen all eure Mitarbeitenden zusammen. Auch Mitarbeitende, die nicht vor Ort im Unternehmen sind, können sich hier mit ihren Kolleg:innen vernetzen. Dank unterschiedlicher Kommunikationsmöglichkeiten können sich die Mitarbeitenden abteilungsübergreifend austauschen und effizient zusammenarbeiten.

Nicht zuletzt stärkt die gemeinsame Plattform das Gemeinschafts- und Zugehörigkeitsgefühl. Das Intranet wird zur digitalen Heimat eures Unternehmens.

Informationen übersichtlich darstellen

In erster Linie ist das Intranet ein modernes Instrument der internen Kommunikation. Über Feeds und Nachrichtenseiten könnt ihr eure Mitarbeitenden immer auf dem Laufenden halten und mit wichtigen Informationen zum Unternehmen versorgen. Neben einer reinen Top-down-Kommunikation können aber auch eure Beschäftigten Inhalte erstellen und Wissen teilen. Euer Intranet wird so zum zentralen Zugriffsort für euer Unternehmenswissen.

Digital Workplace gestalten

Das Intranet verbindet verschiedene Tools in einer Plattform und schafft so einen digitalen Arbeitsplatz mit allen Werkzeugen, die eure Angestellten brauchen, um effizient zu arbeiten. Projekte managen, Events planen, sich weiterbilden, neue Mitarbeitende onboarden – all das ist in einem modernen Intranet möglich.

Mitarbeitende involvieren

Vor allem das Social Intranet mit seinen vielfältigen Interaktionsmöglichkeiten motiviert die Mitarbeitenden dazu, sich aktiv zu beteiligen, eigene Ideen einzubringen und das Unternehmen mitzugestalten.

So könnt ihr das Intranet im Unternehmen nutzen: 9 Beispiele

Wie ihr die genannten Aspekte konkret im Intranet umsetzen könnt, zeigen wir euch im Folgenden anhand von neun Anwendungsbeispielen.

1. Mitarbeiterverzeichnis & Expertenprofile

Mit einem öffentlichen Mitarbeiterverzeichnis habt ihr und eure Mitarbeitenden eine Übersicht über alle Beschäftigten im Unternehmen. Das erleichtert die Kommunikation und Zusammenarbeit enorm. So findet ihr bei allen Fragen und Anliegen immer die passende Ansprechperson. Je detaillierter die Mitarbeiterprofile sind, desto einfacher ist die Suche – und desto genauer der Treffer.

Folgende Informationen sollte ein gutes Profil auf jeden Fall enthalten:

• Name
• Position
• Stellenbezeichnung
• Abteilung
• Standort
• Kontaktdaten

Auch ein Mitarbeiterfoto sollte nicht fehlen. So ist der Name immer gleich mit einem Gesicht verbunden. Das hilft besonders neuen Mitarbeitenden, ihre Kolleg:innen kennenzulernen. Um sich auf persönlicher Ebene zu vernetzen, könnt ihr die Profile darüber hinaus mit Lieblingszitaten, Fotos von Haustieren, Angaben zu Hobbys oder Ähnlichem versehen.

Damit ihr auch immer die richtigen Expert:innen findet, sollten die Profile zudem Informationen zu speziellen Fähigkeiten, Kompetenzen und Fachgebieten enthalten. So können eure Mitarbeitenden zum Beispiel angeben, welche Sprachen sie sprechen oder welche Software sie beherrschen.

2. Chats & Communitys

Über integrierte Instant-Messaging-Dienste können eure Mitarbeitenden schnell und unkompliziert miteinander in Kontakt treten. Idealerweise reicht ein Klick auf das Mitarbeiterprofil, um eine Nachricht an die entsprechende Person zu schicken oder einen Anruf zu tätigen. Über das Profil kann man dann auch sehen, ob die Person gerade verfügbar ist.

Ebenso können sich eure Beschäftigten in Gruppenchats zusammentun. Jede Abteilung und jedes Team kann eigene Chaträume eröffnen und so langfristig die Kommunikation im Team fördern oder kurzfristig an einem gemeinsamen Projekt arbeiten. Nutzt das Intranet als unkompliziertes Kollaborationstool, um Projekte zu managen, Ideen zu sammeln, Dokumente zu teilen und Termine abzusprechen.

Darüber hinaus könnt ihr fachbezogene Communitys gründen. Darüber können sich Expert:innen sowie Interessierte zu bestimmten Fachthemen austauschen und beispielsweise neue Forschungsergebnisse diskutieren. Communitys regen den Wissenstransfer untereinander an. Sie geben den Mitarbeitenden die Möglichkeit, voneinander zu lernen, interdisziplinär Erfahrungen zu teilen, kreativ zu sein und gemeinsam innovative Ideen zu entwickeln.

3. Social Media

Ein Social Intranet nutzt Funktionen aus den sozialen Medien, wie Likes und Kommentare. Diese regen die Mitarbeitenden dazu an, mit dem bereitgestellten Content im Intranet zu interagieren. Über die Verbindung zu verschiedenen Kanälen können eure Beschäftigten die Beiträge auch direkt in ihren sozialen Netzwerken teilen.

Somit könnt ihr euer Intranet auch für die externe Unternehmenskommunikation nutzen, ein Employee-Advocacy-Programm aufbauen und authentisches Employer Branding betreiben.

4. Newsfeeds

Ein Must-have im Intranet ist ein unternehmensübergreifender Newsfeed beziehungsweise eine regelmäßig aktualisierte Nachrichtenseite. Darüber kommuniziert ihr Neuigkeiten aus dem Unternehmen, die für alle relevant sind. Auch wichtige Ankündigungen finden hier ihren Platz.

Ebenso bieten sich lokalisierte Feeds, zum Beispiel für jeden Unternehmensstandort oder sogar für einzelne Abteilungen an. Diese dienen euch sozusagen als digitale Schwarze Bretter. Die Mitarbeitenden können dann selbst auswählen, welche Feeds ihnen angezeigt werden – idealerweise direkt auf der Startseite. So verpassen sie nichts mehr. Gleichzeitig erhalten sie aber auch nur die Informationen, die sie wirklich benötigen.

Nutzt die Feeds darüber hinaus zur Anerkennung eurer Mitarbeitenden. Gratuliert aktuellen Geburtstagskindern, stellt neue Mitarbeitende vor, gratuliert zu Beförderungen und hebt besondere Leistungen hervor.

Die Newsseite eures Intranets sollte nicht nur der Management-Ebene beziehungsweise den Personal- und Kommunikationsverantwortlichen vorbehalten sein. Ladet auch eure Mitarbeitenden dazu ein, ihre Geschichten zu erzählen und Einblicke in ihren Alltag zu geben.

5. Kalender & Zeitpläne

Ein hilfreiches Intranet-Feature ist der Eventkalender. Auf einen Blick sehen eure Mitarbeitenden, was in den kommenden Tagen und Wochen ansteht. Zudem könnt ihr Veranstaltungen direkt über das Intranet planen, Einladungen verschicken und sogar die Anmeldungen managen.

Geburtstage und Dienstjubiläen lassen sich ebenso über den Kalender prominent darstellen. So habt ihr diese immer im Blick und könnt euch gegenseitig gebührend feiern.

Wenn ihr eure HR-Systeme einbindet, könnt ihr euren Mitarbeitenden zentral über das Mitarbeiterportal auch viele weitere Funktionen im Self-Service anbieten, zum Beispiel:

• Urlaubsanträge stellen
• Krankmeldungen einreichen
• Dienstreisen beantragen
• Schichtpläne erstellen

6. Push-Benachrichtigungen

Push-Benachrichtigungen sind ein wichtiges Feature, um die Aufmerksamkeit eurer Mitarbeitenden zu lenken. Steht zum Beispiel ein wichtiges Ereignis an? Habt ihr euren Wertekatalog geupdatet oder eine Pulsumfrage gestartet?

Auch für die Krisenkommunikation ist es notwendig, Informationen möglichst schnell und ohne Umwege an die Mitarbeitenden vermitteln zu können.

Wenn ihr euer Intranet über mobile Mitarbeiter-Apps nutzt, kommen die Push-Benachrichtigungen direkt auf die Handys eurer Beschäftigten. Auch Mitarbeitenden ohne festen PC-Arbeitsplatz oder auf Geschäftsreise entgeht so nichts.

Idealerweise können die Mitarbeitenden individuell einstellen, ob sie an Termine erinnert werden möchten oder beispielsweise bei neuen Nachrichten, Erwähnungen, Kommentaren oder Updates in bestimmten Feeds benachrichtigt werden.

7. Wissensseiten, Wiki & FAQ

Nutzt das Intranet als Sammlung eures Unternehmenswissens. Dafür könnt ihr Wissensseiten zu verschiedenen Themen aufbauen sowie Wikis erstellen, die eure Mitarbeitenden aktiv mitgestalten können.

Digitalisiert eure Handbücher und stellt sie allen zentral zur Verfügung. Haltet eure Arbeitsabläufe und wichtige Richtlinien fest. Um vor allem neue Mitarbeitende an eure Unternehmensstruktur sowie eure Prozesse heranzuführen und die häufigsten Fragen nur einmal klären zu müssen, bieten sich FAQ und Tutorials an.

Erstellt aber nicht nur lange Textbeiträge und Checklisten, sondern bindet anschauliche Videos ein, visualisiert eure Strukturen mit übersichtlichen Grafiken und untermalt eure Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit Bildern.

Hier ein paar Beispiele für weiteren Intranet-Content und Best Practices, um den Wissenstransfer zu fördern:

• Sicherheitsrichtlinien: Veröffentlicht Anleitungen und Hinweise, die wichtig für den Arbeitsschutz und die Sicherheit eurer Mitarbeitenden sind.
• Organigramm: Wie ist euer Unternehmen aufgebaut? Das stellt ihr am besten mithilfe eines Organigramms dar. Nutzt die digitalen Möglichkeiten, um interaktive Funktionen einzubauen und das Organigramm zum Beispiel direkt mit dem Mitarbeiterverzeichnis zu verknüpfen.
• Onboarding: Den Onboarding-Prozess könnt ihr euren Neuzugängen im Intranet zur Verfügung stellen und sogar direkt digital durchführen. Verknüpft eure Onboarding-Seite dafür mit allen relevanten Inhalten aus euren Wikis etc., gebt die wichtigsten Ansprechpersonen an und nutzt Gruppenchats, damit sich die neuen Kolleg:innen untereinander austauschen können.
• Unternehmenswerte: Den Wertekatalog eures Unternehmens solltet ihr an prominenter Stelle im Intranet bereitstellen. So können sich eure Mitarbeitenden eure Unternehmensphilosophie jederzeit wieder vor Augen führen.
• Ideenseite: Stellt euren Mitarbeitenden eine Ideenseite zur Verfügung. Dort können sie unter anderem eigene Ideen präsentieren, spannende Artikel teilen und gemeinsam brainstormen. Die Seite sollte als Kreativplatz angelegt sein, in der explizit unkonventionelle Herangehensweisen, innovative Gedanken und Experimente erwünscht sind. Eine solche Seite ist schnell aufgebaut und kann zu einer wahren Schatzgrube werden.
• „Ask your colleagues“-Seite: Bei manchen Problemen und Fragen ist Schwarmwissen gefragt. Auch für diesen Zweck könnt ihr eigene Seiten beziehungsweise Diskussionsforen in eurem Intranet einbinden.

Wie ihr seht, gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, wie ihr Wissen im Intranet vermitteln und teilen könnt. Das Wichtigste ist, alles übersichtlich zu ordnen, um die Suche nach Informationen zu erleichtern. Daher ist es sinnvoll, verschiedene thematische Seiten zu erstellen. So könnt ihr auf der einen Seite umfassende, vollständige Wissenssammlungen anlegen und auf der anderen Seite auch eine dynamische und kritische Auseinandersetzung mit dem Wissen fördern.

8. Gamification

Mithilfe von Gamification kommt auch der Spaßfaktor in eurem Mitarbeiterportal nicht zu kurz. Viele moderne Intranet-Anwendungen bieten die Möglichkeit, spielerische Elemente einzubinden. Zum Beispiel können eure Mitarbeitenden für das Teilen von Intranet-Content Punkte sammeln, bei einem Quiz ihr Wissen auf die Probe stellen oder sie bekommen Abzeichen, wenn sie sich bestimmte Tutorials angeschaut haben.

Gamification im Intranet hat viele Vorteile:

• Die Spiele sind eine willkommene Abwechslung und heben die Stimmung.
• Der Wettbewerb steigert die Mitarbeitermotivation.
• Gamification fördert den Teamspirit und bietet eine schöne Möglichkeit, sich im Spiel besser kennenzulernen.
• Die Mitarbeitenden können die Funktionen des Intranets spielerisch erkunden.

9. Umfragen

Ein weiteres Intranet Best Practice sind Mitarbeiterbefragungen. Startet zum Beispiel eine Pulsumfrage, um die aktuelle Stimmung in der Belegschaft zu messen. Fragt eure Mitarbeitenden nach Feedback zu den unterschiedlichsten Themen.

Das Intranet sollte generell eine Plattform sein, die den Dialog und den offenen Austausch fördert. Nutzt das Netzwerk nicht einfach, um eure Kommunikation und eure Arbeitsabläufe von oben zu steuern. Lasst euch stattdessen von den Best Practices und Ideen für euer Intranet inspirieren und kreiert eine Plattform, die zu euch und euren Mitarbeitenden passt.

Firmen-Intranet aufbauen: Darauf solltet ihr achten

Zum Abschluss möchten wir euch noch ein paar Tipps für den Aufbau eures Intranets mitgeben:

• Übersichtliche Navigation: Achtet darauf, dass eure Intranet-Seiten immer ordentlich und übersichtlich aufgebaut sind. Ein intuitives Navigationsmenü sorgt dafür, dass sich eure Mitarbeitenden stets zurechtfinden und keine Zeit für die Suche nach relevanten Informationen verlieren.
• Zugänglichkeit: Das Intranet sollte für alle zugänglich sein – idealerweise nicht nur über den Desktop, sondern auch über mobile Endgeräte. So haben auch Mitarbeitende im Homeoffice, im Außendienst oder in der Produktionshalle ohne eigenen PC immer Zugriff.
• Multimediale Inhalte: Ein modernes Intranet sollte unterschiedliche Content- und Dateiformate unterstützen. So könnt ihr eure Mitarbeitenden mit vielfältigen, kreativen Beiträgen begeistern und Dokumente aller Art teilen.
• Individualisierbarkeit: Jedes Unternehmen ist anders. Habt bei der Auswahl und dem Aufbau eures Intranets also immer vor Augen, was genau ihr braucht, welche Ziele ihr verfolgt und wie ihr die Funktionen am besten für euch nutzen könnt.
• Integrationen: Damit eure Mitarbeitenden das (Social) Intranet als zentralen digitalen Arbeitsplatz nutzen können, sollte es die Integration von Drittsystemen ermöglichen. Sinnvoll ist zum Beispiel die Verbindung mit den Microsoft-Office-Anwendungen, euren HR-Systemen und Projektmanagementtools.

Unkomplizierter Aufbau des Intranets mit Haiilo

Wenn ihr euch für Haiilo Home als euer Social Intranet entschieden habt, stehen wir euch mit umfassenden Support zur Seite, um das Beste aus allen Funktionen herauszuholen. Mit uns als Partner profitiert ihr von folgenden Vorteilen:

• Ganzheitliche Betreuung: Wir stehen euch persönlich von der ersten Beratung bis zur Implementierung des Social Intranets und darüber hinaus zur Seite.
• Onboarding und Trainings: Wir arbeiten euch und eure Mitarbeitenden ausführlich in das System ein und zeigen euch, wie ihr das System bestmöglich nutzen könnt.
• Hohe Individualisierbarkeit: Wir passen das Social Intranet individuell an euer Unternehmen an und kümmern uns um die nahtlose Integration von Drittsystemen.
• Nachträglich erweiterbar: Gerne könnt ihr eure gewählte Lösung jederzeit erweitern und zum Beispiel mit Haiilo Share ein modernes Employee-Advocacy-Programm aufbauen oder euer Intranet mit einer individualisierten Mitarbeiter-App mobil machen.
• Ständige Weiterentwicklung der Funktionen: Wir wollen unsere Intranet-Anwendungen mit eurer Hilfe stetig weiterentwickeln. Ihr wünscht euch weitere Funktionen und habt spannende Ideen für ein noch besseres Intranet? Dann freuen wir uns über eure Vorschläge!

Mit unseren Intranet-Lösungen könnt ihr die unterschiedlichsten Herausforderungen in eurem Unternehmen meistern und eure interne Kommunikation stetig verbessern. Gerne geben wir euch in einer Produktdemo noch mehr Intranet-Beispiele, die ihr mit Haiilo umsetzen könnt.